Comment écrire des signatures électroniques professionnelles (avec 15 exemples)

Selon une étude de Radicati, la communication par e-mail est devenue l'un des moyens les plus courants d'envoyer des messages entre collègues sur site et hors site. Malgré les nouvelles applications de communication annonçant de temps en temps la fin des temps du courrier électronique, le courrier électronique semble toujours continuer comme avant, indifférent aux dogmes des temps modernes, au progrès et au culte du futur.

Eh bien, peut-être que ça ne continue pas si poétiquement. Mais dans un avenir prévisible, le courrier électronique restera un élément essentiel de la communication professionnelle. Nous pouvons adapter notre correspondance par e-mail pour répondre à nos objectifs commerciaux - qu'il s'agisse de correspondance commune ou de marketing par e-mail - et comme le support porte son contexte, non seulement notre contenu est important, mais sa présentation aussi.

De nombreuses premières impressions sont effectuées par e-mail. Votre excellente signature électronique est la chance de façonner cette impression. Une signature électronique professionnelle est à la fois visuellement attrayante tout en transmettant nos compétences, notre expérience et nos coordonnées.

Il y a beaucoup de subjectivité lorsque l'on apprend à faire ressortir une signature d'e-mail professionnelle tout en contrôlant l'autorité. Heureusement, en ce qui concerne le style et la mise en œuvre, il existe une liste assez courte de ce qui est acceptable - et pas besoin de pousser l'enveloppe pour présenter une signature soignée et professionnelle.

Les meilleurs exemples de signatures de courrier électronique professionnelles

1. Soyez bref.

Une signature électronique professionnelle doit être courte et douce. Indiquez votre nom, votre titre, votre entreprise, vos coordonnées et vos centres d'intérêt professionnels. Il peut s'agir de trois ou quatre lignes de texte - six peuvent fonctionner mais vous l'étirez. Lorsqu'il s'agit de design, considérez « moins c'est plus » : votre signature est destinée à compléter, et non à détourner les yeux des gens de ce qu'ils veulent lire.

Cette signature électronique est conventionnelle, équilibrée et transmet tous les points essentiels - un minimum de peluches. N'ayez pas peur d'utiliser un générateur de signature d'e-mail pour garder le contrôle sur votre signature.

2. Utilisez votre marque comme guide thématique.

Votre entreprise peut avoir des restrictions créatives sur les signatures d'e-mails. Logique – la marque passe en premier. Vous devrez vous exprimer dans les limites thématiques – police de caractères, couleurs, images, icônes, disposition – fournies par votre logo. Certains pourraient se sentir soulagés, d'autres pourraient s'irriter. Ne vous inquiétez pas, parfois les limitations produisent le meilleur art. Jetez un œil à cette signature électronique de Sombras Blancas Design.

Cet exemple de signature électronique intègre les couleurs de la marque et les thèmes de conception - découvrez les bords légèrement flous - pour présenter le nom, le titre et les informations de contact dans la voix de la marque. Harmonie totale. Que vous utilisiez un client de messagerie professionnel comme Outlook ou un service de messagerie grand public gratuit comme Gmail, vous devez continuer à promouvoir votre marque.

3. Inclure une photo dans la tête.

Attacher un visage à un nom aide les gens à faire des associations personnelles. Si vous cherchez à établir une relation avec votre destinataire, ou simplement à obtenir des commentaires positifs, joignez une photo avec votre visage à côté de votre nom pour établir une connexion avec votre destinataire. Un headshot professionnel doit être bien éclairé et bien tourné. Vous voulez qu'il transmette les attributs souhaitables pour votre (ou n'importe quelle) profession - compétence, intelligence, fiabilité. Il n'a pas besoin d'être glamour. N'utilisez pas de selfie.

Les bordures rondes ou carrées dépendent de votre goût. Dans cette signature électronique, la photo du sujet a le même poids que ses coordonnées avec la marque présentée en bas. Cette astuce de signature d'e-mail personnelle fera un bon travail pour équilibrer cette sensation professionnelle, vous rendant plus accessible, ce qui est toujours un plus.

4. Utilisez des couleurs pour la texture plutôt que pour l'attention.

Les signatures électroniques colorées peuvent être un atout dans une industrie créative. Dans une industrie plus traditionnelle, une abondance est visuellement distrayante et peut sembler amateur. Si vous ne savez pas dans quelle mesure vous pouvez y parvenir, ou si votre industrie n'est pas si fabuleuse, il vaut mieux pécher par excès de prudence. De toute façon, une signature électronique professionnelle peut parler davantage à travers des arrangements de bon goût que des couleurs vives. Encore une fois, restez dans la palette de la marque.

Cet exemple, également de Sombras Blancas Design, a un fond légèrement blanc cassé, deux couleurs de police différentes et deux polices de caractères légèrement différentes. (Notez que la police de caractères de la marque a des empattements tandis que l'autre texte est sans empattement.) La conception douce rassure - certainement un point d'intérêt professionnel pour un psychologue - et la coloration subtile aide à y parvenir.

5. Tenez-vous en à une ou deux polices de caractères standard.

En ce qui concerne les polices de caractères, la lisibilité est la barre la plus basse que vous devez respecter. Il n'est pas rare d'avoir plus d'une police de caractères - l'exemple précédent en utilisait deux - mais à part le lettrage de la marque, une signature électronique professionnelle n'en a pas besoin de plus de deux. Et ne le laissez pas devenir trop extravagant ou ludique. Le premier – imaginez-en un avec de grands empattements larges – donnera l'impression que vous envoyez des invitations de mariage. Ce dernier – pensez Comic Sans – vous fera paraître stupide et sapera votre crédibilité. Trouvez une police nette et propre et gardez la taille entre 10 et 12 points.

L'exception est une longue clause de non-responsabilité légale que vous devez inclure, qui est une horreur inévitable que vous pouvez garder petite.

Notez les deux polices de caractères dans l'exemple ci-dessus - une pour le logo et une pour les détails. Cette police de caractères donne à sa signature électronique un aspect cool et lisse.

6. Dirigez l'œil avec la hiérarchie visuelle.

Concevez votre signature électronique en fonction de ce qui attire l'œil, afin que les lecteurs passent naturellement d'un élément à l'autre sans points maladroits. L'échelle, la couleur et le poids de la police attirent l'attention sur les éléments les plus importants de la signature, que ce soit votre nom ou le nom de l'entreprise. Les gens lisent de haut en bas, du gros au petit, du gras au mince. Utilisez-le judicieusement - mettre en surbrillance tous les autres mots de cette manière aura l'effet inverse. (Si tout est unique, rien ne l'est.)

Cette conception par Email Signature Rescue indique clairement où votre œil doit aller en fonction du poids de la police, de la couleur et de la disposition. Votre œil est naturellement attiré par son image, puis passe à son nom et à son titre tandis que les détails suivants sont classés par ordre de pertinence jusqu'au bas de la signature.

7. Séparez le texte avec des séparateurs.

Les séparateurs peuvent être graphiques ou ils peuvent être des glyphes. Un glyphe est un symbole dans la police de caractères. Je pense spécifiquement au glyphe de la barre verticale : |. La barre verticale vous permet de séparer les longues lignes maladroitement ou les détails sans rapport, d'éviter les espaces vides et de réduire les éléments graphiques si vous préférez garder leur nombre bas. Le glyphe de la barre verticale est courant dans les signatures de courrier électronique professionnelles, mais n'en faites pas trop. La modération s'applique à tout, particulièrement au bon goût.

Ce modèle de signature électronique horizontale par Email Signature Rescue utilise le glyphe de ligne verticale pour séparer les informations de contact. Notez que le concepteur opte pour une puce entre le nom et le titre - cela brise le modèle, évitant ainsi un sentiment de surutilisation, ce qui est utile étant donné que la photo est séparée des détails par une barre verticale similaire.

8. Gardez les graphiques simples.

Plus le graphique est compliqué, plus il attire l'œil – vous ne voulez pas qu'il submerge le texte. Si vous ne travaillez pas dans une industrie visuelle, vous feriez mieux de limiter les graphiques aux icônes, en dehors du logo de votre entreprise. Dans tous les cas, gardez vos graphiques simples et équilibrez-les avec une quantité appropriée de texte pour réduire l'encombrement visuel.

Cet exemple inclut à la fois la cohérence de la marque et des graphismes efficaces et simples. Le logo lui-même est assez minimal, donc le reste de la signature de l'e-mail doit faire attention à ne pas le submerger. Remarquez comment votre ligne de mire est tirée du logo à son nom à son titre (accentué par l'épaisseur de la police) puis à ses coordonnées - la hiérarchie visuelle en action.

9. Utilisez des icônes pour créer des liens vers des comptes de médias sociaux.

Vous avez vu cela dans les exemples précédents montrés ici. Presque tout le monde a des comptes sur les réseaux sociaux ; même ceux qui n'ont pas de compte reconnaissent au moins les symboles. La présentation de vos profils sous forme d'icônes cliquables permet d'économiser de l'espace visuel et de donner une apparence fluide à votre signature d'e-mail. Les liens vers les réseaux sociaux donnent plus d'informations et ont une belle apparence sur le plan du design - deux choses que vous voulez dans une signature d'e-mail professionnelle et créative.

N'offrez pas toutes les options. Restez simple avec votre LinkedIn, Google et toutes les icônes sociales liées à votre entreprise ou petite entreprise.

Cet exemple, de l'artiste Kalachakravarthi, est composé principalement d'icônes de médias sociaux. Dans une industrie plus conventionnelle, ce style minimal peut être un peu clairsemé sur les détails de votre signature, mais vous avez une idée claire de la façon dont les icônes elles-mêmes envoient un message.

10. Adaptez votre signature aux mobiles.

En plus de maintenir l'équilibre visuel grâce à la philosophie "moins c'est plus", la conception réactive garantit que votre signature d'e-mail est cohérente sur toutes les plateformes. Les gens lisent plus que jamais les e-mails sur leurs appareils mobiles - ne soyez pas cette personne dont la signature devient odieusement grande ou si petite qu'elle est illisible sur un écran mobile. Soyez prudent avec les graphiques contenant du texte de petite taille - ils peuvent ne pas être correctement mis à l'échelle. En ce qui concerne les icônes de médias sociaux, mettez un peu d'espace entre elles ou rendez-les suffisamment grandes pour être pressées par un doigt.

Cette signature électronique a une mise en page simple mais frappante avec un arrangement qui se traduit bien sur mobile. Le motif noir et blanc est net et visible. Notez la taille relative des icônes des réseaux sociaux. L'omission d'un headshot est un choix de conception ; étant donné que la signature appartient au propriétaire de l'entreprise, une identification visuelle peut ne pas être nécessaire.

Ce qu'il faut laisser de côté dans votre signature d'e-mail professionnelle

1. N'incluez pas d'informations non pertinentes.

Evitez un excès de texte. Cela inclut les citations. Ce qu'une personne trouve inspirant, une autre pourrait le trouver banal. Conservez les informations de votre signature d'e-mail pertinentes pour votre fonction, votre entreprise, vos compétences ou vos coordonnées - vous n'envoyez pas votre CV dans votre signature d'e-mail. Et vous n'avez pas besoin d'inclure toutes les méthodes possibles pour vous joindre. Enfin, il n'est pas non plus nécessaire d'y mettre votre adresse e-mail. Donnez du crédit à vos destinataires – ils trouveront comment répondre.

Il se passe tellement de choses ici. Il est rempli d'informations sans importance et engloutira tous les messages de tous vos fils de discussion. Les gens devront écrire des essais pour rivaliser avec cette signature électronique. Un seul numéro de téléphone devrait suffire.

Remarque : Cela ne compte pas pour les clauses de non-responsabilité. Si vous êtes tenu de l'inclure, insérez-le. Le design importe moins lorsqu'il s'agit de rester dans les limites légales. Faites des affaires dans la légalité.

2. N'utilisez pas de graphiques trop grands.

La vue sur le sommet de la montagne vue à travers votre reflex numérique lors de vos récentes vacances en Norvège est, sans aucun doute, à couper le souffle dans sa majesté naturelle. Il occupera également un espace considérable dans les e-mails de vos destinataires. Dans un long fil, il devient ennuyeux de défiler devant. N'oubliez pas non plus que la plupart des destinataires d'e-mails chargeront votre conception de signature d'e-mail via leur smartphone.

Belle, vierge et à ne pas afficher mille fois dans votre signature de courrier électronique professionnelle. Enregistrez-le pour vos médias sociaux personnels où il sera plus apprécié.

3. Ne déployez pas une surabondance de couleurs.

Comme beaucoup de règles en art, celle-ci est subjective. Si votre domaine professionnel favorise la créativité artistique, alors avoir beaucoup de couleur peut être une bonne chose. Cela dépend également en grande partie de votre propre capacité à coordonner les couleurs et de vos instincts de conception. Le problème avec une abondance de couleurs est qu'il y a beaucoup plus d'occasions de se tromper - déséquilibre visuel des couleurs qui s'affrontent, surcomplication et éviction de l'objectif principal - la présentation de vos attributs professionnels. Par conséquent, je ne recommande pas de mettre trop de couleur dans votre signature d'e-mail professionnelle, mais si vous êtes sûr de pouvoir y parvenir, c'est à vous de décider.

Pour me saper, je vous montre un exemple de Miguel Oliva Marquez, qui a fait un excellent travail.

Pourquoi ça marche ? Dans ce cas, parce que la couleur est concentrée vers une extrémité d'une fine bande avec l'autre extrémité équilibrée par son nom en gros caractères avec un motif minimaliste dans l'ensemble.

Peut-être que vous pouvez bien le faire. Si oui, super. Si vous n'êtes pas sûr… eh bien, pour votre signature d'e-mail professionnelle, je vous conseille de pécher par excès de prudence. Mais ce n'est que moi.

4. N'utilisez pas de polices personnalisées ou "amusantes".

Plus tôt, j'ai mentionné Comic Sans. Vous vous souviendrez peut-être que je n'ai rien dit de positif à ce sujet. Tout d'abord, je pense que c'est un peu idiot d'utiliser un ordinateur pour imiter l'écriture enfantine, mais ce n'est pas la question. Plus important encore, des polices comme celles-ci minent votre crédibilité en tant que professionnel sérieux.

L'utilisation d'un modèle de signature électronique professionnel peut vous empêcher de faire ce genre d'erreurs.

5. Ne le laissez pas stagner.

Au fur et à mesure que vos informations professionnelles changent, mettez à jour l'apparence de votre signature électronique. Assurez-vous que les liens fonctionnent, que les profils de médias sociaux sont toujours pertinents, que le contenu urgent et les appels à l'action sont supprimés après la date spécifiée. Restez au courant – si cela vous semble banal, il est peut-être temps de faire une mise à jour. Les styles technologiques changent aussi.

Cette signature électronique avait autrefois fière allure. Maintenant, je pense qu'il a l'air obsolète. Les éléments individuels ne sont pas mauvais, mais nous avons dépassé les gros boutons rectangulaires, et deux appels à l'action semblent excessifs. Ces deux boutons seraient mieux présentés sous forme d'icônes.

Soyez créatif lorsque vous créez une signature électronique professionnelle

L'art est subjectif et certains faux pas stylistiques peuvent fonctionner, selon le caractère de votre entreprise. Adaptez-vous à votre public, à votre domaine de travail, à sa qualité d'affichage sur différentes plates-formes et à ce que vous pensez devoir être inclus dans chaque e-mail. Si vous incluez un CTA, utilisez un langage et un ton similaires à ceux utilisés ailleurs dans la signature. La cohérence est la clé.

Envisagez une nouvelle signature d'e-mail ou une nouvelle signature à mesure que votre carrière évolue. Les meilleures signatures d'e-mail donnent une idée de qui est l'expéditeur sans influencer le ton d'un e-mail professionnel.

Certains styles sont classiques, d'autres changent rapidement - l'objectif est de rester dans l'air du temps, voire en avance sur la courbe, et toujours bien conçu.