Qu'est-ce que la gestion de portefeuille de projets (PPM) ?

La gestion de portefeuille de projets, ou PPM, est un type de gestion centralisé autour des technologies, processus et méthodes utilisés par les chefs de projet. PPM aide les bureaux de gestion de projet à analyser et à gérer les projets proposés en fonction de divers traits clés qu'ils peuvent comporter.

• Importance de la gestion de portefeuille de projets
• Le processus de gestion de portefeuille de projets
• Phases PPM
• Avantages de la gestion de portefeuille de projets
• Industries utilisant le PPM
• Quel est le rôle du gestionnaire de portefeuille de projets ?
• Meilleures pratiques PPM
• Gestion de projet vs gestion de portefeuille

L'importance de la gestion de portefeuille de projets

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les chefs de projet peuvent bénéficier de la gestion de portefeuille de projets. La mise en œuvre de ce type de pratique dans votre environnement de travail peut modifier efficacement les habitudes organisationnelles et gérer efficacement les entreprises.

L'importance de la gestion de portefeuille de projets peut non seulement diminuer les risques de désorganisation, mais aussi aider l'ensemble de l'entreprise à se concentrer sur l'image principale de certains projets.

Par exemple, lors de la supervision des objectifs pour atteindre des objectifs commerciaux spécifiques, il est important de se rappeler que la gestion de portefeuille de projets peut améliorer le processus et la technique de sélection globale au sein d'un projet pour un client ou une organisation.

L'utilisation des ressources peut également être utilisée avec succès à l'aide de la gestion de portefeuille de projets, car elle peut clarifier les bons outils ou lesdites ressources qui peuvent aider à choisir et à revoir les projets de votre équipe. Enfin, la collaboration avec votre équipe dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets équilibre à la fois les concepts de collaboration et de compétition au sein d'une équipe.

Processus de gestion de portefeuille de projets

1. Créer un inventaire et établir une stratégie

   Le premier projet du processus de gestion de portefeuille serait d'établir des stratégies pour votre projet. Lors du lancement d'un projet, la meilleure solution serait de déterminer quels sont les avantages et les inconvénients de la création d'une stratégie, et comment cela contribuera à leur inventaire.

2. Analyser la stratégie

   Après avoir créé des stratégies pour un projet, l'étape suivante consiste à analyser en profondeur. Lors de l'analyse des solutions vers un projet, il est important de prendre les types d'étapes que vous et votre équipe aimeriez prendre pour faire avancer un projet. Vous devez avoir des objectifs pour réussir. Par conséquent, une analyse desdites stratégies.

3. Assurer les alignements

   Aligner vos convictions sur vos objectifs est la prochaine étape dans la mise en œuvre des stratégies d'un projet. C'est à côté d'être réaliste dans ce type de processus car tout dépend de l'exécution du projet.

4. Gestion

   En supposant qu'il y ait un calendrier avec votre projet, les équipes sous gestion de portefeuille de projets doivent toujours gérer le temps efficacement et avoir toutes les tâches et tous les concepts en ordre. Dans le cadre de la planification des stratégies et de l'alignement de ces stratégies sur les objectifs du projet, le respect des délais fait partie du processus global de gestion du portefeuille de projets.

5. Tester et adapter

   Réussir la performance du projet et déterminer comment ce projet s'adaptera est la dernière étape du processus de gestion de portefeuille de projets. Le suivi et l'évaluation de l'ensemble du projet peuvent créer plus de temps pour améliorer et identifier les problèmes qui surviennent tout au long du projet.

   Parce qu'il y a un manque de place en raison d'un délai, il est important d'identifier avec diligence vos problèmes ainsi que d'effectuer plusieurs tests avant d'envoyer le projet final.

( Lire aussi : La gestion de portefeuille agile simplifiée)

Phases de la gestion de portefeuille de projets

Phase 1. Le groupe des processus d'alignement

• Identification : La première étape du processus d'alignement consiste à identifier les projets dans le pipeline. Il peut s'agir de tous les types de projets, qu'ils soient récents ou continus. Cependant, l'objectif principal de l'identification des projets est de recueillir des informations organisationnelles clés sur le projet avant de passer à l'étape suivante.

• Catégorisation : Catégoriser un projet permet de mieux organiser tous les types de projets. Lorsque vous catégorisez un projet, votre équipe peut facilement gérer la recherche des bons projets ainsi que l'évaluation d'un projet un à la fois.

• Évaluation : L'évaluation d'un projet lors de l'assurance de l'alignement sur un projet aidera à déterminer si un projet est réussi ou non. Cela peut permettre à votre équipe de déterminer si le produit final d'un projet est interdit ou acceptable.

• Sélection : sélectionner le bon type de projets revient à atteindre les critères de gestion de votre portefeuille de projets. Quelques qualités à rechercher dans un projet réussi sont la pertinence, l'impact, la cohérence et l'efficacité.

• Priorisation : Faire de projets spécifiques une priorité est tout aussi essentiel que de créer un calendrier pour le projet lui-même. Réfléchissez aux principaux objectifs qui doivent être atteints et comment allez-vous y collaborer avec votre équipe. Il est préférable de considérer les principales priorités d'un projet avant d'établir un plan stable.

• Autorisation : Avoir une autorisation sera l'une des principales choses à obtenir lorsque vous travaillez sur des projets et des portefeuilles dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets. Tout comme le fonctionnement des piles à l'intérieur d'une télécommande, votre équipe doit avoir la possibilité d'autoriser le processus d'alignement d'un projet.

Phase 2. Le Groupe de suivi

• Examen périodique du portefeuille et rapports : Il y aura des moments où les portefeuilles seront examinés périodiquement et recevront un rapport global. C'est là que la surveillance se produit lorsque l'on néglige un projet ou un portefeuille. C'est en soi la quintessence de la gestion de portefeuille de projets car elle permet une analyse approfondie des retours sur investissement, des KPI et d'autres types de critères qui ont été établis pour le projet.

• Changements stratégiques : Après examen et rapport, j'ai proposé des changements stratégiques. Il y a une marge d'amélioration constante, en particulier pour les mauvais projets. Si une équipe devait tomber sur un projet mal évalué, des stratégies nouvelles et améliorées doivent entrer en jeu une fois que des changements sont autorisés à être apportés.

Phase 3 : Le processus des composants

• Exécution des composants et rapports : l'utilisation d'indicateurs clés et de critères pondérés fait partie du processus des composants. Le reporting d'un projet permet une évaluation globale dudit projet. Il détermine la qualité de l'exécution des composants tout au long du projet et implique éventuellement des commentaires pour votre équipe.

Avantages pour la gestion de portefeuille de projets

• Minimiser les risques

  L'un des plus grands avantages de la gestion de portefeuille de projets est plus d'organisation et moins de risques que vous prenez avec certains projets. La minimisation des portefeuilles de projets peut conduire à une plus grande flexibilité de gestion et à une concentration accrue sur les principales priorités d'un projet.

• Autoriser les alignements budgétaires

  Le but de la gestion de portefeuille de projets est l'équilibre. Le concept d'équilibre entre les idées et votre budget facilite la gestion du portefeuille de projets, car vous avez la possibilité de vous concentrer sur la vue d'ensemble de ce projet particulier.

• Optimisation de la gestion des ressources

  Avec la gestion de portefeuille de projets, la recherche opérationnelle et l'optimisation s'améliorent. Les chefs de projet peuvent avoir le contrôle et la capacité de superviser les ressources nécessaires pour des objectifs spécifiques qui contribuent à un projet. Ce concept peut aider les employés à atteindre leurs objectifs sous un jour beaucoup plus grand.

• Encourager la prise de décision collaborative

  Un autre avantage que la gestion de portefeuille de projets apporte à la table est la prise de décision collaborative. La prise de décision avec d'autres employés au sein de votre équipe est encouragée plus souvent en raison de la structure de la gestion du portefeuille de projets.

• Fournir de la valeur du projet aux parties prenantes

  La gestion de portefeuille de projets apporte également de la valeur au projet lui-même pour vos parties prenantes. Non seulement votre équipe comprend les intérêts de votre partie prenante au sein de l'entreprise, mais elle a également l'avantage de déterminer comment vos parties prenantes peuvent renforcer leurs valeurs fondamentales dans leur ensemble.

• Augmenter le taux de réussite des projets

  Si le mot « gestion » dans le terme gestion de portefeuille de projets n'a pas encore frappé, nous vous suggérons de continuer à lire pour vous convaincre du contraire. En raison de la structure et de l'organisation flexible, les chefs de projet peuvent facilement gérer des projets à un rythme plus élevé. C'est un processus simple qui peut vous permettre d'obtenir le travail plus rapidement et à temps.

Industries et organisations utilisant PPM

Chaque industrie a un PPM personnalisé, ce qui permet aux industries et aux organisations de prospérer plus efficacement. Vous trouverez ci-dessous les industries suivantes qui utilisent la gestion de portefeuille de projets comme moyen d'intégrer avec succès le flux de travail et des stratégies commerciales claires. Découvrez nos suggestions de logiciels PPM pour chaque industrie.

• CE
• Hôpitaux/soins de santé
• BTP, automobile
• Non lucratif
• Services financiers et bancaires
• Service et recrutement de personnel
• Assurance
• Télécommunications
• Administration gouvernementale

Quel est le rôle du gestionnaire de portefeuille de projets ?

Maintenant que nous avons couvert l'objectif de la gestion de portefeuille de projets, il est temps que nous vous disions le rôle principal d'un gestionnaire de portefeuille de projets. Ce poste consiste simplement à gérer de petits projets qui ont plusieurs tâches et besoins complétés dans un délai. Un gestionnaire de portefeuille de projets doit superviser toutes les responsabilités liées à l'ensemble du projet lui-même.

1. Gestion des demandes de projet

   En tant que gestionnaire de portefeuille de projets, vous pouvez choisir les types de projets qui semblent appropriés pour une entreprise ou une organisation. Cependant, la gestion des demandes fait partie d'un système où un projet doit passer par des critères basés sur la valeur afin d'être approuvé.

   Déterminer où certaines ressources doivent être allouées au sein d'un projet est un autre rôle que les gestionnaires de portefeuille de projets doivent jouer pour mener à bien un projet. Lors de l'allocation des ressources, les gestionnaires de portefeuille de projets doivent affecter et planifier lesdites ressources disponibles.

2. Gestion des risques

   Minimiser le nombre de problèmes potentiels est une autre responsabilité que les gestionnaires de portefeuille de projets doivent assumer lorsqu'ils prennent ce poste. Ils doivent s'assurer que rien n'impacte négativement le calendrier d'un projet.

3. Identifier et réduire les inefficacités

   Étant donné que les portefeuilles de projets supervisent les tâches et les objectifs généraux des projets, il est également important que les chefs de projet identifient les inefficacités et réduisent les risques que ces inefficacités se produisent dans un calendrier de projet.

4. Collaborer avec les principaux intervenants

   Maintenir une relation commerciale stable entre les systèmes de gestion de portefeuille de projets et les parties prenantes est une autre tâche essentielle pour les gestionnaires de portefeuille de projets. Garder la communication avec les parties prenantes seniors devient efficace pour réussir les projets à venir les impliquant.

5. La gestion du changement

   Apprendre à mettre en œuvre la gestion du changement permet d'améliorer les performances d'exécution des projets dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets. Il est crucial que les chefs de projet saisissent les opportunités et résolvent les problèmes majeurs avant de passer à la prochaine décision qui doit être prise tout au long du processus.

6. Suivi du ROI commercial des projets

   Le retour sur investissement (ROI) des projets est tout aussi important que ce poste. Le retour sur investissement est un indicateur de performance clé qui détermine la rentabilité des décaissements. Les chefs de projet doivent garder une trace de cela pour mesurer le succès cumulé des investissements d'une entreprise.

Meilleures pratiques pour la gestion de portefeuille de projets

• Comprendre les stratégies commerciales

  Connaître le plan de match avant de plonger dans une situation est nécessaire pour réussir dans la gestion de portefeuille de projets. Avoir une idée claire des stratégies commerciales à utiliser pour un projet est tout aussi efficace que de passer en revue certaines idées que vous souhaitez mettre en œuvre avant de prendre une décision.

• Identifier le bon ensemble de projets

  Identifier le bon ensemble de projets revient au rôle d'un gestionnaire de portefeuille de projets. En tant que chef de projet, il est de leur responsabilité de déterminer s'il convient de poursuivre un projet en fonction du processus de gestion des demandes de projet.

• Mise en place d'un bureau de gestion de projet (PMO)

  Le PMO est le premier signe de bonne pratique vers une gestion efficace du portefeuille de projets. La mise en place d'un bureau de gestion de projet donne un sentiment de contrôle et d'influence lors de la gestion de projets. C'est pourquoi c'est une excellente stratégie pour établir l'épine dorsale du concept de gestion de portefeuille de projets.

• Créer des normes pour l'évaluation des projets

  Lors de l'évaluation de projets, il est important que vous créiez des normes à respecter. La création de normes pour vos projets vous laissera avec un état d'esprit que votre équipe devrait avoir lors d'un processus d'évaluation. Ces critères devraient inclure la cohérence, l'efficacité, la pertinence et même l'impact du projet.

• Formuler des stratégies de gestion des risques

  La gestion des risques continuera d'être un problème à surveiller en permanence. C'est pourquoi, en matière de gestion de portefeuille de projets, votre équipe doit avoir formulé des stratégies afin de se préparer au pire.

• Formuler des stratégies de conduite du changement

  À la gestion des risques s'ajoute la gestion du changement. La formulation de stratégies de gestion du changement devrait être tout aussi pertinente que les stratégies élaborées pour la gestion des risques. N'oubliez pas que l'amélioration des performances est l'un des éléments les plus importants du marketing numérique et de la gestion de portefeuille de projets.

• Utiliser les outils PPM

  Il existe des tonnes de logiciels PPM que votre équipe peut utiliser. Les outils PPM sont très utiles et constituent un bon début pour réussir dans la gestion de portefeuille de projets. Les logiciels célèbres à considérer et à vivre peuvent être Wrike, Asana et Planview.

Les différences entre la gestion de projet et la gestion de portefeuille

Bien que sonnant similaire, il existe une différence entre la gestion de projet et la gestion de portefeuille. Pour être clair, la gestion de projet est le fait de diriger une équipe pour atteindre les objectifs d'un projet. Alors que la gestion de portefeuille se concentre principalement sur la sélection et le choix de différents types d'investissements qui peuvent répondre aux objectifs financiers d'un client à long terme.

En fin de compte, il est préférable pour les organisations d'exécuter des projets et des portefeuilles de manière PPM, car cela offre plus de contrôle et de flexibilité pour tous les types de tâches qui doivent être gérées dans un projet ou un portefeuille.

Dernières pensées

Il existe de nombreux outils qui peuvent aider les chefs de projet dans la gestion de portefeuille. Des exemples de cela peuvent inclure des logiciels tels que Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink et Trello. Grâce à l'utilisation de ces outils PPM, les chefs de projet peuvent établir des PMO ou des bureaux de gestion de projet plus rapidement et plus efficacement.

PPM est également compatible dans tout type d'industrie. Cela peut varier des soins de santé, de la construction et même de l'administration gouvernementale. Dans l'ensemble, les avantages de la gestion de portefeuille de projets peuvent non seulement aider à améliorer l'organisation des projets récents et proposés au sein de votre entreprise, mais également aider les chefs de projet à travailler efficacement dans leurs domaines.

Autres ressources utiles :

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