Outils de travail à distance essentiels pendant COVID-19 et au-delà

Des mois avant qu'il ne fasse la une des journaux en mars 2020, le CDC cherchait à atténuer la propagation du coronavirus ou du COVID-19. Bien avant que la pandémie ne dégénère au niveau de la quarantaine, les écoles, les institutions et les employeurs saisissent cette occasion pour enseigner à tout le monde la distanciation sociale.

Les universités se tournent vers l'apprentissage en ligne le plus rapidement possible. Des entreprises technologiques comme Google mettent en œuvre des politiques volontaires de travail à domicile. Bien que tous les employeurs ou employés n'aient pas la possibilité de travailler à distance, ceux qui le font sont encouragés à le faire. Cependant, il est essentiel que les employés restent productifs et organisent des réunions efficaces même lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

Alors que les entreprises s'appuient déjà sur des logiciels de suivi du temps et de gestion de projet comme Asana, Trello, Toggl, Jira ou Basecamp, la plupart de ces outils ne parviennent pas à générer une véritable connectivité d'équipe. Les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt peuvent être utiles en tant qu'outils de productivité d'équipe, mais la communication est un élément important qui manque aux outils de productivité.

Passer au travail à distance peut semer la panique dans les petites entreprises, mais chacun doit construire une infrastructure durable de travail à distance et de distanciation sociale en cas d'urgence. Le bon logiciel de collaboration d'équipe et de travail à distance maintiendra la croissance de l'entreprise même lorsque le bureau est une ville fantôme.

• Logiciel de collaboration d'équipe
  • Fonctionnalités essentielles de collaboration d'équipe
    • Flux d'activité
    • Intégration du calendrier
    • Accès aux fichiers à distance
    • Gestion des versions de fichiers
  • Principaux fournisseurs de collaboration d'équipe
• Logiciel de conférence Web
  • Fonctionnalités essentielles de conférence Web
    • Partage d'écran
    • Tableau blanc
    • Co-navigation
  • Meilleures solutions de conférence Web
• Applications VoIP mobiles
  • Fonctionnalités VoIP mobiles essentielles
    • Basculement d'appel
    • Affichage d'appel partagé
    • Réunions vidéo
  • Meilleures applications VoIP mobiles
• Logiciel de centre d'appels et outils de numérotation
  • Fonctionnalités essentielles du logiciel de centre d'appels
    • Numéroteurs automatiques
    • Systèmes RVI
    • Journalisation des appels et enregistrement des appels
  • Principaux fournisseurs de logiciels de centre d'appels
• Préparer les entreprises à la distanciation sociale maintient la croissance sur la bonne voie

Logiciel de collaboration d'équipe

Les meilleures solutions de collaboration d'équipe sont soit des logiciels basés sur un navigateur, soit des applications qui aident les équipes à rester en contact les unes avec les autres. Sur une plate-forme unifiée, les équipes peuvent suivre les conversations, la productivité, les e-mails et même les fichiers partagés au sein d'une entreprise. Plusieurs canaux permettent aux équipes de se décomposer aussi granulairement que nécessaire pour maintenir des discussions organisées sur chaque aspect d'un projet.

Bien que Slack soit un nom familier pour la collaboration d'équipe, il existe des dizaines d'alternatives Slack qui offrent encore plus de fonctionnalités que les offres de solutions gratuites populaires.

Fonctionnalités essentielles de collaboration d'équipe

Avec les flux d'activités, les intégrations de calendrier, le partage de fichiers, la gestion des versions et les fonctionnalités que vous attendez des outils de gestion de projet, la collaboration d'équipe organise les membres de l'équipe à distance, quels que soient les obstacles auxquels ils sont confrontés. Tout le monde se sentira connecté au travail, peu importe si le mauvais temps maintient les employés à la maison ou si une pandémie menace les employés lors de leurs déplacements.

Flux d'activité

Peu importe la taille d'une entreprise, il y a toujours plusieurs projets en cours à la fois. Les projets à long terme et à court terme peuvent être comptabilisés avec des flux d'activités. Les dépendances peuvent être liées entre elles afin que les membres de l'équipe sachent prioriser le travail que leur collègue attend, même lorsqu'ils sont séparés par des fuseaux horaires.

Associés à des outils de messagerie instantanée et à des applications mobiles pour les outils de collaboration d'équipe, les employés distants et les pigistes dans différents fuseaux horaires peuvent faire partie des communications d'équipe.

Intégration du calendrier

Pour les chefs de projet et les membres de l'équipe, la gestion de différents calendriers et conflits peut nécessiter beaucoup de démarches. Dans un bureau, il est facile de rester au coin de la rue et de voir si Susan peut se rencontrer au sujet du projet de Mike lundi. Pendant les périodes de distanciation sociale ou de travail à distance, l'intégration du calendrier vous permet de savoir quel sera le meilleur moment pour une réunion.

Ces outils offrent la possibilité de créer des tâches, des délais et des listes de tâches tout en ajoutant des collaborateurs en cours de route.

Accès aux fichiers à distance

Les équipes qui sont en déplacement ou qui sont éloignées les unes des autres peuvent avoir du mal à organiser leurs fichiers. Les serveurs de fichiers distants nécessitent une configuration et une maintenance, ce qui n'est pas possible pour les entreprises de toutes tailles. Heureusement, l'accès aux fichiers à distance est disponible lors de l'utilisation du stockage de fichiers basé sur le cloud via des applications de collaboration d'équipe.

Bien que peu de logiciels de collaboration d'équipe permettent le stockage dans le cloud, la plupart s'intègrent à des outils de partage courants tels que Github, Dropbox et G-Suite ou Google Drive.

Gestion des versions de fichiers

Dans le monde des logiciels, du journalisme, de la médecine, du droit ou partout où vous trouvez des documents partagés par plusieurs collaborateurs, la gestion des versions est indispensable. Si Jane a travaillé toute la journée sur des modifications majeures d'un document et n'est pas au courant du travail que Larry fera juste avant son départ, elle pourrait faire écraser son travail sans s'en apercevoir.

Le contrôle de version alerte les collaborateurs lorsque des modifications sont apportées, met à jour automatiquement les documents ou permet aux utilisateurs de travailler simultanément sur un document. Avec les modifications enregistrées dans le suivi des documents, tout le monde saura ce qui s'est passé pendant la durée de vie d'un projet ou d'un document. Dans la plupart des cas, le travail que vous faites peut être exporté dans un type de fichier familier compatible avec Microsoft Word, Excel ou Google Docs.

Principaux fournisseurs de collaboration d'équipe

• Glisse
• Chanty
• Équipes Microsoft
• Fleep
• Mou

Logiciel de conférence Web

La communication en face à face est essentielle pour éviter les malentendus. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de couvrir les détails de projets complexes et de diriger des employés. Étant donné que le ton de la voix peut entraîner de graves malentendus, son absence totale dans les communications textuelles pose des problèmes aux membres de l'équipe.

Avec un logiciel de conférence Web, les membres de l'équipe peuvent interagir intimement indépendamment de la distance sociale ou de la barrière du travail à distance. Des conférences Web peuvent être mises en place entre deux parties ou avec des centaines de téléspectateurs en direct, capables de sonner, de discuter par SMS ou de partager leurs écrans. Les ponts téléphoniques de conférence permettent à votre équipe de rester connectée pendant vos réunions régulières, même pendant une quarantaine.

La conférence Web offre des fonctionnalités plus larges que les outils gratuits tels que Google Hangouts ou les appels vidéo sur les réseaux sociaux. Vous pouvez partager l'écran et envoyer des captures d'écran importantes, organiser des webinaires de formation ou des enregistrements rapides lorsque votre équipe en a besoin. Au lieu d'envoyer des Powerpoints ou des Google Docs qui ne seront peut-être jamais vus, la conférence Web vous permet de communiquer avec tous les autres travailleurs à distance en même temps.

Fonctionnalités essentielles de conférence Web

La plus grande force d'un logiciel de conférence Web est sa capacité à prendre l'expérience de regarder une vidéo et à la rendre aussi interactive qu'une réunion en personne. Lorsque vous discutez de problèmes par téléphone ou via un chat vidéo, il est important de pouvoir montrer des exemples du problème qui est isolé. Le partage d'écran, le tableau blanc et la co-navigation ne sont que quelques-unes des façons dont ces solutions favorisent la collaboration, quel que soit l'endroit où se trouvent physiquement les membres de l'équipe.

Partage d'écran

Les développeurs de logiciels, les écrivains et les concepteurs s'appuient tous sur des écrans pour afficher leur travail. Si un projet est en cours, une solution en un clic comme le partage d'écran permet à tous les participants à la conférence Web de regarder le même problème en même temps. Obtenir des commentaires sur un problème spécifique n'a jamais été aussi simple grâce au partage d'écran.

Heureusement, il s'agit d'une fonctionnalité si populaire qu'il est facile de trouver des applications de conférence Web gratuites avec partage d'écran.

Tableau blanc

Le remue-méninges spontané du passé a été déplacé vers la vidéoconférence. Les collaborateurs peuvent saisir le marqueur virtuel, dessiner des diagrammes et créer des listes en temps réel à l'aide de tableaux blancs en ligne ou de conférences Web avec tableau blanc. La plupart des tableaux blancs permettent également le glisser-déposer directement de votre bureau à la conférence.

Grâce aux fonctionnalités d'enregistrement et d'envoi, ces sessions de brainstorming peuvent être instantanément partagées et modifiées par votre équipe, même si tout le monde est assis à la maison.

Co-navigation

Que vous construisiez un site Web ou que vous fassiez des recherches, la navigation conjointe grâce à la co-navigation permet à tout le monde d'être littéralement sur la même page. Lorsque vous dirigez une équipe ou une présentation à travers une variété d'options sur un site, la co-navigation fait ce que le partage d'écran ne peut pas faire. Il permet à tous les participants à la conférence Web de suivre un chemin guidé sans avoir à repartir de zéro par eux-mêmes.

Attendez-vous à ce que les outils soient compatibles avec Firefox, Chrome, IE et Safari.

Meilleures solutions de conférence Web

• Zoom
• Cisco WebEx
• Aller à une réunion
• Réunions Ringcentral
• MiCollab

Applications VoIP mobiles

Alors que les solutions VoIP d'entreprise ont aidé les entreprises à créer leurs propres centres d'appels et à déployer des communications unifiées dans toute l'entreprise, la VoIP mobile permet à ces mastodontes de rester flexibles. Les applications VoIP mobiles permettent à votre équipe d'accéder à des outils de communication intégrés tout en travaillant à distance. Les équipes resteront connectées et les clients bénéficieront du même type de service et d'assistance qu'ils attendent, quel que soit l'endroit où votre personnel est dispersé.

Au-delà de la simple gestion productive du temps et de la gestion des tâches, ces outils de travail à distance offrent une expérience utilisateur familière de chat ou de conférence sur un appareil Android ou un iPhone natif.

Fonctionnalités VoIP mobiles essentielles

Les applications VoIP mobiles ne fournissent qu'une partie de la suite complète de solutions que vous attendez au bureau, mais avec l'aide d'intégrations, elles peuvent combler les lacunes en cas d'urgence. Les applications offrant le retournement d'appel, l'affichage d'appel partagé et les réunions vidéo rendent votre équipe indépendante de l'appareil sans perdre la qualité de service que les clients attendent.

Basculement d'appel

Le basculement d'appel est une fonctionnalité nécessaire pour les équipes en déplacement car il permet aux utilisateurs de transférer un appel d'un appareil à un autre. Pendant qu'un appel est toujours en cours, un employé de bureau peut aller vérifier quelque chose dans l'entrepôt tout en étant connecté à un appareil mobile. Les employés à distance peuvent passer des appels à partir de leurs ordinateurs portables à la maison et les transférer vers leurs appareils mobiles tout en se déplaçant vers un espace plus calme.

Affichage d'appel partagé

Lorsque les employés travaillent à distance, vous ne voulez pas que votre numéro d'entreprise reste sans réponse. Les entreprises doivent également pouvoir appeler à partir d'une ligne officielle plutôt qu'à partir d'une multitude d'appareils personnels.

Avec l'apparence d'appel partagée, un numéro s'affichera pendant les appels sortants, quel que soit le nombre d'appareils qui passent des appels. Pendant qu'un membre du personnel à distance passe un appel en utilisant ce numéro, le même numéro peut être utilisé pour un deuxième appel distinct. L'apparence d'appel partagée permet aux entreprises de fonctionner comme d'habitude en ce qui concerne vos clients et vos clients.

Réunions vidéo

Alors que les logiciels de conférence Web offrent une longue liste de fonctionnalités essentielles à la collaboration d'équipe, des réunions vidéo rapides peuvent être organisées avec des applications VoIP mobiles. Plutôt que de lancer un autre logiciel, les réunions vidéo de dernière minute peuvent résoudre les problèmes qui surviennent lorsque les travailleurs sont à distance. La distanciation sociale avec les applications VoIP mobiles permet aux membres du personnel de se diriger virtuellement vers une réunion en cours.

Meilleures applications VoIP mobiles

• Skype Entreprise
• Appel aérien
• Vonage
• Sauterelle
• AnneauCentral

Logiciel de centre d'appels et outils de numérotation

Si vous êtes inquiet à l'idée qu'une équipe entière tombe avec un virus, l'image d'un centre d'appels bondé devrait vous faire frissonner. Si vous avez envisagé de remplacer votre matériel de numérotation et votre système téléphonique de bureau obsolètes par un logiciel de centre d'appels, c'est le moment.

Avec seulement un jour ou deux de configuration et de test, les entreprises de n'importe quelle taille peuvent déplacer leurs opérations à distance. À condition qu'ils disposent d'un appareil mobile dédié et d'un ordinateur sur lequel le logiciel est installé, ils peuvent accéder à n'importe laquelle de vos campagnes de centre d'appels à tout moment.

Fonctionnalités essentielles du logiciel de centre d'appels

Les solutions logicielles pour centres d'appels incluent un large éventail de fonctionnalités nécessaires aux centres de contact d'entreprise. Les principaux fournisseurs de logiciels de centre d'appels proposent des fonctionnalités essentielles telles que les numéroteurs automatiques, l'IVR et les outils de journalisation des appels à chaque niveau de leurs services d'abonnement.

Numéroteurs automatiques

Les numéroteurs automatiques étaient autrefois des solutions matérielles qui automatisaient le processus de numérotation pour parcourir une liste de numéros de téléphone pour un centre d'appels. Aujourd'hui, les principaux numéroteurs de centres d'appels sont des solutions logicielles permettant de parcourir rapidement les numéros tout en s'intégrant au logiciel CRM pour fournir aux agents des centres d'appels sortants des informations client à jour.

Lors de l'utilisation d'un numéroteur automatique, le logiciel peut parcourir une liste de numéros et acheminer les appels vers les clients tout en raccrochant automatiquement sur les numéros déconnectés, les télécopieurs et les signaux occupés.

Systèmes IVR (réponse vocale interactive)

Les systèmes IVR sont indispensables pour les centres d'appels entrants. Si votre entreprise dispose d'une ligne d'assistance, les appelants pourront parcourir un menu en faisant part de leurs préoccupations au système. Le système d'intelligence artificielle achemine ensuite les appelants vers vos agents distants qui sont connectés via leur connexion Internet à domicile.

Les systèmes IVR acheminent les appels concernant des informations de base vers des réponses enregistrées et envoient des appels urgents à des agents en direct.

Journalisation des appels et enregistrement des appels

La journalisation des informations sur les appels entrants ou sortants est essentielle pour optimiser un entonnoir de vente. Connaître la dernière fois que votre équipe a eu un contact avec un client, de quoi il s'agissait et quels produits ou services il préfère fournit des informations sur l'état d'avancement de sa prise de décision. À chaque contact, l'équipe constituera un corpus de données qui pourra être analysé par le marketing pour décider quels nouveaux services ou produits proposer et à qui ils doivent s'adresser.

Les logiciels d'enregistrement d'appels intégrés à ces outils vous permettent de capturer les appels anormaux ou les appels traités par les meilleurs agents. Ces appels peuvent être utilisés à des fins de formation. L'enregistrement des appels est également un outil juridique important pour la conformité dans les secteurs hautement réglementés de la finance, de la médecine ou du gouvernement.

Principaux fournisseurs de logiciels de centre d'appels

• Cinq9
• Bureau Zen
• 8×8
• AnneauCentral
• NICE InContact

Préparer les entreprises à la distanciation sociale maintient la croissance sur la bonne voie

Qu'il s'agisse d'un événement climatique, d'une pandémie comme le coronavirus ou d'une tragédie locale, fournir au personnel les outils nécessaires pour travailler à domicile empêche votre entreprise de subir un coup dur. En mars 2020, les marchés boursiers américains ont été touchés par la pandémie de COVID-19 qui a provoqué des états d'urgence dans tout le pays. Les gouverneurs de New York, du New Jersey, de Californie et de l'État de Washington ont exhorté les gens à éviter les transports en commun bondés et à travailler à domicile.

Bien qu'il y ait une certaine panique autour de ces politiques de travail à distance de dernière minute, le travail à distance présente également des avantages, notamment l'amélioration de la santé mentale et la satisfaction globale au travail.

Pour les entreprises novices dans le logiciel qui permet le travail à distance, cela pourrait provoquer sa propre sorte de panique. Cependant, les équipes qui tireront le meilleur parti de cette période stressante seront celles qui auront configuré et intégré leur personnel à l'aide des meilleurs logiciels de VoIP et de collaboration d'équipe.