Conférences téléphoniques RingCentral : ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire

RingCentral se démarque déjà car le fournisseur est reconnu comme leader dans le Gartner Magic Quadrant pour UCaaS, mais qu'en est-il de leur web conférence ? Cela est devenu de plus en plus critique car de nombreuses entreprises se tournent vers le travail à distance. Pour cette raison, les communications professionnelles audio et vidéo aident à combler le fossé entre les équipes.

Ces types de solutions comblent également des lacunes physiques ; une solution comme celle proposée par RingCentral aide les équipes internationales à se sentir plus connectées en favorisant des communications faciles malgré les distances géographiques. Dans ce guide, nous allons vous montrer ce que les conférences téléphoniques RingCentral ont à offrir ainsi que ce qu'elles peuvent et ne peuvent pas faire pour ceux qui cherchent à combler le fossé entre les équipes et les clients.

Que sont les conférences téléphoniques RingCentral ?

Les conférences téléphoniques RingCentral permettent aux membres de l'équipe de communiquer et de collaborer entre eux. Ces conférences téléphoniques se font par vidéo ou par voix et sont accessibles depuis n'importe quel appareil, qu'il s'agisse d'un ordinateur de bureau, d'une tablette ou d'un smartphone. Les conférences téléphoniques RingCentral ont certaines limitations pour chaque type d'appel. Par exemple, il existe un plafond de 500 participants pour la vidéo et un plafond de 1 000 participants pour les réunions audio en ligne. Pour la plupart des petites entreprises, c'est plus que suffisant.

RingCentral est une option raisonnable pour plusieurs types d'entreprises. Premièrement, ils sont connus pour leur structure de prix à quatre niveaux. Cela offre des options de conférence pour les entreprises avec des budgets variés. Tous les niveaux ne sont pas égaux, mais chacun fournit des fonctionnalités essentielles, et l'entreprise peut toujours évoluer vers un autre plan au fur et à mesure de sa croissance.

La communication via ce fournisseur est également utile pour les grandes organisations. Pour les entreprises ayant plusieurs bureaux internationaux, RingCentral propose des numéros d'appel internationaux et une vidéo haute définition pour une communication simplifiée sur de vastes distances géographiques. Les plafonds de participants sont également élevés pour les appels de conférence audio et vidéo, de sorte que les grandes équipes ne seront pas restreintes.

Une ventilation de l'audioconférence

Les conférences audio sont essentiellement un appel téléphonique qui permet à votre équipe de communiquer simultanément. Ainsi, au lieu qu'une seule personne fasse cinq appels pour joindre chaque membre de l'équipe, une conférence audio aidera toute l'équipe à se connecter avec un seul appel. Pour se connecter, chaque personne composera le numéro de la ligne de conférence envoyée par l'hôte. Il existe également une option de connexion en un clic pour ceux qui préfèrent utiliser un appareil sur lequel ils ne peuvent pas se connecter. Voici quelques fonctionnalités audio qui se démarquent :

Audioconférences illimitées

L'un des aspects les plus pratiques des appels de conférence audio RingCentral est le fait que les participants n'ont pas besoin d'être sur le réseau RingCentral pour se joindre. Cela permettra à une équipe de communiquer avec une autre équipe et d'amener des clients ou des clients potentiels dans la conversation. Chaque conférence téléphonique ne dure que six heures, mais si vous avez besoin de plus de temps, il n'y a pas de limite au nombre d'appels passés.

Avec ces types d'appels audio, il n'y a aucune limitation en place qui limite qui se joint à cet appel. Il n'y a pas non plus de restrictions sur le nombre de conférences qu'un utilisateur peut organiser, et chaque appel a une limite maximale de 1 000 participants. Pour commencer les appels de conférence audio, les présentateurs doivent avoir un abonnement RingCentral Office. Les participants n'ont pas besoin de télécharger d'application pour participer ; ils doivent simplement recevoir une invitation pour l'appel.

Conférence sur tous les appareils

Les conférences audio sont accessibles depuis les téléphones de bureau, les ordinateurs Windows ou MAC et les smartphones. Les téléphones Apple et Android ont des applications qui fonctionnent avec les conférences téléphoniques RingCentral. Si vous devez vous déplacer au milieu d'un appel, la conférence peut facilement changer d'appareil pendant la conférence.

Pour accéder à un message sur n'importe quel appareil, il vous suffit d'utiliser la connexion en un clic au lieu d'un code d'accès. Des invitations sont envoyées aux participants potentiels par SMS pour faciliter les conférences mobiles. Les invitations sont également envoyées par e-mail, ce qui permet de passer directement des appels sur n'importe quel appareil. L'intégration Gmail qu'une PME peut avoir ressemblera à ceci :

Conférences internationales faciles

Si vous avez des membres d'équipe à travers le monde, vous devrez également prendre en compte les conférences internationales. Si vous utilisez un numéro local pour la conférence, les participants peuvent simplement composer le numéro pour se joindre. Les numéros locaux sont disponibles dans plus de 50 pays, et c'est une méthode de communication qui n'a pas de frais supplémentaires tant qu'ils ont une invitation.

Il existe également des numéros de téléphone virtuels gratuits disponibles dans plus de 80 pays. Cela permet aux participants internationaux d'accéder à l'appel audio sans acquérir de frais pour l'appel. Pendant un appel, l'hôte peut configurer la conférence pour avoir jusqu'à 20 numéros sans frais disponibles pour être utilisés par les participants à la réunion à travers le monde.

Contrôles de réunion affinés

Dans ces types de conférences audio, l'hôte de la réunion aura accès à des commandes précises. Si vous contrôlez l'appel, vous pourrez couper le son des participants à l'appel, activer l'enregistrement de l'appel et mettre fin à l'appel à tout moment. Le basculement d'appel est également disponible pour les participants afin qu'ils puissent facilement changer d'appareil lors de leurs déplacements.

En tant qu'hôte, la tabulation du nombre de participants à la conférence est facile à gérer, et vous pourrez même entendre des alertes qui vous informeront lorsque quelqu'un entre ou sort. Les participants indésirables peuvent également être facilement bloqués des appels.

Une ventilation de la visioconférence

Les conférences vidéo sur la plate-forme permettent aux réunions d'équipe d'aller plus loin et de leur donner la possibilité de se rencontrer en face à face, même si elles sont situées dans différentes régions du globe. Cela permet une collaboration d'équipe avec jusqu'à 500 personnes en toute simplicité.

La vidéo RingCentral a des numéros entrants disponibles dans plus de 40 pays, donc une réunion mondiale prend quelques secondes pour se connecter, et plusieurs fonctionnalités rendent ce type d'appel fiable et intéressant pour une PME.

Flux de conférence fiables

Lors d'une conférence vidéo, le flux audio et le flux vidéo sont en haute définition. Cela garantit que vos réunions sont toujours claires et engageantes, de sorte que votre équipe reste sur la même page en ce qui concerne les tâches.

RingCentral a également un haut niveau de stabilité avec une garantie de disponibilité de cinq neuf. Cela signifie qu'ils garantissent que leur service fonctionnera 99,999 % du temps, ce qui ne laisse qu'un peu plus de cinq minutes d'indisponibilité par an.

Partage d'écran interactif

Au lieu de simplement regarder le présentateur ou les autres participants pendant la visioconférence, il existe des options qui vous permettent de partager des applications, des présentations, des tableaux blancs et des fichiers pendant la réunion. Cela aide l'hôte à partager des informations avec les participants et à les maintenir engagés.

Avec la participation de tous à la réunion, votre équipe devient plus efficace. Les participants pourront accéder à distance à l'écran partagé afin de pouvoir interagir avec celui-ci. Cela peut être utile lorsqu'une équipe essaie de résoudre un problème et qu'un membre de l'équipe à l'appel a une solution qu'il peut montrer à tout le monde.

De plus, le partage peut se faire avec jusqu'à 500 participants, ce qui permettra d'accueillir de grandes équipes lorsqu'elles ont besoin de se réunir et de discuter de projets. Ce sera également un excellent outil à utiliser lorsqu'une équipe a besoin de formation.

Besoin de démontrer comment utiliser une solution particulière ? Le partage d'application vous permet de partager uniquement les détails de l'application dont vous faites la démonstration. Ceci est utile lorsque vous ne voulez pas que les participants voient des informations ou des applications que vous pourriez exécuter simultanément sur votre ordinateur.

Rencontres en face à face

Lorsque vous avez une équipe, il est toujours préférable de s'assurer qu'il y a de temps en temps des réunions en face à face. Avec la vidéo RingCentral, l'équipe peut avoir le même effet d'être dans une salle de réunion sans frais de déplacement. Cela élimine également le temps nécessaire pour que les participants se déplacent pour se trouver dans le même espace.

Les invitations sont envoyées soit individuellement à chaque personne, soit en groupe, ce qui simplifie l'envoi d'une invitation à une équipe complète. En fait, les intégrations de calendrier que toute l'équipe utilise quotidiennement sont également utiles pour inviter rapidement des participants aux vidéoconférences.

RingCentral Meetings est conçu pour fonctionner de manière transparente lorsqu'il est synchronisé avec Microsoft Outlook. Planifier une réunion, inviter des participants à la conférence, mettre à jour les détails de la réunion et démarrer des réunions se font en quelques clics. iCal ou Google Agenda facilite également la participation aux réunions et l'envoi d'invitations sur votre appareil mobile.

L'appel sera accessible sur les ordinateurs de bureau pour toute personne se trouvant dans un bureau ou souhaitant utiliser un softphone. Cependant, la vidéo RingCentral permet également de participer à la conférence téléphonique sur une tablette ou un smartphone pour les participants qui doivent rester mobiles.

Séances en petits groupes faciles à créer

Lors de grandes conférences téléphoniques, parfois, l'hôte décide de diviser le groupe en sessions plus petites, appelées sessions en petits groupes. Ces sessions permettent une approche d'apprentissage plus pratique qui permettra à plus de membres du groupe de participer. Ces petits groupes permettent également à l'équipe de réfléchir et de revenir facilement au groupe plus large après un certain temps.

Avec la vidéo RingCentral, jusqu'à 50 groupes de discussion peuvent être créés simultanément à partir de la même conférence. De plus, lorsque les participants sont dans ces petits groupes, ils auront accès à des fonctions telles que le partage d'écran pour améliorer leur productivité et aider à concentrer le groupe de formation. La vidéo, l'audio, les tableaux blancs et le chat peuvent être partagés sur tous les écrans.

Où RingCentral Conferencing se démarque-t-il ?

Il existe un contingent virtuel de plates-formes de conférence sur le marché, en particulier dans le monde après COVID-19, alors qu'est-ce qui fait que RingCentral se démarque des autres ? Dans les avis des utilisateurs de RingCentral de GetVoIP , nous avons constaté que l'accueil des clients est largement positif. Voici quelques-uns des aspects les plus positifs du service selon ces avis et notre propre analyse de plateforme :

• Il n'y a aucune limite quant au nombre de conférences téléphoniques pouvant être effectuées ou si elles peuvent être effectuées simultanément.
• RingCentral utilise le protocole SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) et le protocole TLS (Transport Layer Security) pour s'assurer que toutes les données sont protégées et que la perte de paquets est évitée.
• Ils surveillent tous les appels audio et vidéo pour vérifier les activités suspectes afin d'éviter les failles de sécurité VoIP .
• RingCentral dispose d'une assistance par téléphone et par chat en ligne disponible 24h/24 et 7j/7.
• Il existe une base de connaissances en ligne pour les questions courantes que vous pourriez avoir concernant les conférences téléphoniques RingCentral.
• Le portail RingCentral est facile à naviguer, ce qui vous permet de modifier rapidement les paramètres de conférence.
• L'hôte n'a pas à être présent lors des conférences.
• Il existe une grande variété de téléphones de bureau et d'appareils de conférence compatibles avec le service. RingCentral aidera également à l'approvisionnement des appareils qu'ils ne vendent pas.

Y a-t-il des faiblesses ?

La conférence RingCentral n'est pas parfaite. Nous avons analysé les fonctionnalités de la solution et examiné ce que certains clients de RingCentral disaient des capacités de réunion de la plateforme. Voici où le système de téléphonie cloud prend du retard :

• Seuls 100 employés distants peuvent rejoindre des conférences à distance avec le plan standard. Cela passe à 200 avec le plan Premium et atteint 500 pour Ultimate. Cela pourrait gêner les grandes entreprises.
• Les liens de conférence échouent parfois à envoyer les destinataires à la conférence réelle.
• La reprise d'écran est limitée aux appareils de bureau.
• La vidéo RingCentral n'a pas de chiffrement de bout en bout pour les flux vidéo.
• Les audioconférences illimitées ne sont disponibles qu'avec le forfait Standard et supérieur.
• Alors que 500 participants à la réunion pour la vidéo HD et 1 000 pour l'audio sont forts, il existe des solutions de conférence pouvant compter jusqu'à 2 500 participants (Civicom).

Comment se configurer avec RingCentral Conferencing

Lancer des conférences téléphoniques à l'aide de RingCentral est relativement facile. Une fois connecté au système téléphonique professionnel RingCentral, vous sélectionnez Conférence dans les options. Le système vous demandera alors de sélectionner un numéro d'appel que les participants utiliseront lorsqu'ils se connecteront à la conférence. Les hôtes qui se connectent auront besoin d'un code d'hôte, qui est utilisé au démarrage de la conférence. Chaque fois qu'un utilisateur commence une conférence RingCentral, il est automatiquement considéré comme l'hôte de la conférence, mais s'il arrive après le début de la réunion, il aura besoin du code.

Une fois qu'un participant s'est connecté, il aura également besoin d'un code de participant pour se connecter en toute sécurité. Cela empêche les faux utilisateurs de se connecter à la conférence. Lors de la configuration de la réunion, les hôtes ont également la possibilité de créer jusqu'à 20 numéros entrants internationaux pour les utilisateurs à l'étranger. Ceux-ci sont adaptés aux participants confirmés et les aident à éviter les frais d'appels internationaux. Lors de la configuration, un lien vers tous les numéros internationaux sera créé pour que les participants puissent l'utiliser.

Pour les hôtes qui ne seront pas immédiatement disponibles, la solution de conférence dispose également d'une fonction "Rejoindre avant l'hôte" qui permet aux participants de commencer la réunion. Ceci est utile dans les situations où les parties prenantes affectent leurs équipes pour travailler sur des projets et développer des stratégies avant leur arrivée à la réunion.

De plus, les hôtes ont la possibilité d'ajouter des participants lors d'une conférence réelle. Depuis l'application RingCentral, les options d'invitation avec texte et d'invitation avec e-mail restent disponibles. Il y a aussi un bouton "Ajouter des participants" qui vous permet d'entrer le numéro de téléphone ou le nom des personnes que vous souhaitez ajouter à la conférence. Chacune de ces fonctionnalités est utile pour les conférences impromptues - il vous suffit de démarrer la réunion et d'ajouter les participants au fur et à mesure. Il existe également une icône plus qui vous permet d'ajouter des participants à partir de vos contacts RingCentral.

Les conférences sont disponibles depuis un bureau avec un téléphone de bureau, l'application de bureau RingCentral Phone (softphone) et des smartphones Android ou iPhone. Pour l'application mobile, le logiciel est facilement téléchargeable via le Google App Store ou l'Apple App Store.

RingCentral a-t-il les bonnes fonctionnalités de conférence ?

En tant que solution pour connecter des équipes ou même rencontrer des clients, RingCentral est plus que suffisant pour la plupart des entreprises. Il est utile pour les entreprises contraintes à la distance sociale et constitue une solution solide pour les entreprises ayant des bureaux disparates avec de grandes distances géographiques.

Les plafonds de participants sont également très compétitifs avec cette solution. Comparez RingCentral à des fournisseurs comme BlueJeans, qui a un plafond de 100 participants, et vous commencerez à voir comment RingCentral est une solution robuste pour les grandes entreprises. Le fournisseur a déjà gagné dans notre pièce RingCentral vs Dialpad cette année, et il fonctionne également bien comme alternative à plusieurs autres fournisseurs de conférence Web.

Si vous recherchez un fournisseur disposant de fonctionnalités de conférence Web étendues similaires à RingCentral, consultez nos tableaux interactifs sur les principaux fournisseurs de logiciels de conférence Web et comparez RingCentral à Zoom ici. Nous fournissons des critiques détaillées et vous montrerons les avantages et les inconvénients de chacun.