Qu'est-ce qu'une plateforme de gestion SaaS et en avez-vous besoin ?

Les organisations se sont empressées de découvrir de nouveaux outils et technologies pour interagir et travailler avec des employés à distance en raison du phénomène de travail à domicile au début de la pandémie. Et plusieurs de ces entreprises ont adopté des alternatives au logiciel en tant que service (SaaS).

Le SaaS, ou logiciel qui fonctionne dans le cloud plutôt que sur du matériel ou des réseaux locaux, fait désormais partie intégrante du fonctionnement quotidien de plusieurs organisations. Les exemples incluent Google Workspace, Slack et Salesforce. Selon Forrester, 57 % des administrateurs informatiques ont l'intention d'investir dans le SaaS dans le cadre de leur transformation numérique.

Alors que votre organisation utilise un nombre croissant d’applications SaaS, une plateforme de gestion SaaS (ou SMP en abrégé) apparaît comme une nécessité cruciale.

L'expansion des applications SaaS dans les organisations est devenue une préoccupation urgente et débilitante pour les responsables informatiques. Ils doivent garder un œil sur ce qui est fait, si les applications sont sécurisées et l'ampleur des investissements déjà réalisés.

Sans plateforme de gestion SaaS, vous devrez gérer tout cela manuellement, avec un risque extrêmement élevé d'oubli ou d'erreur.

• Définition de SMP
• Comment fonctionne la plateforme de gestion SaaS ?
• Avantages des plateformes de gestion SaaS
• Défi dans la gestion SaaS

Qu'est-ce qu'une plateforme de gestion SaaS ?

Plus d'un tiers des professionnels de l'informatique et de la technologie interrogés par SaaSOps ont déclaré passer au moins une semaine à effectuer des tâches manuelles de gestion SaaS. Une plateforme de gestion SaaS est conçue pour résoudre ce problème via une solution unique et centralisée.

Une plateforme de gestion SaaS (SMP) est un outil indépendant qui peut découvrir, administrer et protéger plusieurs applications SaaS à partir d'une interface d'administration centralisée, offrant ainsi une visibilité sur le(s) cycle(s) de licence du logiciel.

L'une des tâches critiques d'une plate-forme de gestion SaaS consiste à effectuer la découverte SaaS. Un SMP doit être capable d'afficher à la fois les applications sanctionnées (celles approuvées et validées par le service informatique) et les applications non autorisées (celles utilisées par des individus sans autorisation et sans la connaissance du service informatique). De plus, la plateforme sécurisera vos applications SaaS à l'aide de notifications et de réparations automatiques.

Comment fonctionne une plateforme de gestion SaaS ?

Un SMP se connecte à l'ensemble de votre environnement informatique pour découvrir les applications utilisées et visualiser toutes les activités d'administration associées. Pour ce faire, il consomme en permanence d'énormes quantités de données provenant de différentes applications, les régule et examine tous les objets de données au sein de l'environnement SaaS.

Cela fait des SMP une plateforme essentielle pour surveiller les applications SaaS utilisées dans toute une organisation. Vous pouvez également sécuriser les données tout en supervisant les consommateurs, les applications, les archives et les interactions des utilisateurs avec les informations de l'organisation.

Certaines des fonctionnalités critiques des plates-formes SMP sont :

• Accès SaaS basé sur les rôles : restreindre l'accès de l'administrateur aux paramètres et contrôles nécessaires à un utilisateur pour effectuer sa tâche

• Optimisation de la facturation : combinez l'analyse d'utilisation avec des politiques d'automatisation pour vous débarrasser des licences inactives et des dépenses associées

• Gestion des données sensibles : découvrez le contenu sensible conservé dans les applications SaaS et corrigez instantanément la divulgation excessive de données sensibles

• Surveillance du comportement des utilisateurs : Détectez les modifications et les activités inhabituelles pour éviter la perte et l'intrusion de données

• Gestion du cycle de vie des utilisateurs : automatisez l'intégration, le départ et la gestion des changements des consommateurs à mi-cycle de vie pour minimiser les erreurs humaines et gagner du temps.

La plupart de ces tâches sont interdisciplinaires et englobent les fonctions financières, informatiques, administratives du personnel et de cybersécurité.

Les plateformes de gestion SaaS interagissent avec vos autres applications métiers pour cette raison. Il peut s'agir d'un courtier de sécurité d'accès au cloud (CASB), d'un outil de gestion des services informatiques (ITSM) ou d'un système d'information sur les ressources humaines (SIRH).

4 signes indiquant que vous avez besoin d'une plateforme de gestion SaaS

Si vous hésitez à investir dans un SMP, surveillez ces quatre signes révélateurs dont vous avez besoin pour renforcer vos capacités de gestion SaaS :

1. Les flux de productivité dans votre entreprise sont souvent fragmentés

   Cela se produit fréquemment avec les applications de gestion de projet dans les grandes organisations. Pensez aux outils Monday.com, Airtable, Smartsheet et ClickUp que plusieurs équipes pourraient utiliser. Cela vous interdit de réaliser des économies d’échelle en matière d’approvisionnement. En outre, cela complique le support et la formation des utilisateurs.

   

   De plus, la fragmentation entrave la capacité des différents groupes à travailler ensemble sur un seul projet. Vous pouvez déterminer quelles applications peuvent être consolidées avec les outils de gestion SaaS appropriés pour faciliter la collaboration inter-équipes.

2. Vous n'avez aucun moyen de récupérer les détails d'accès pour des applications ou des individus spécifiques

   Avec les plateformes de gestion SaaS, il est plus facile de tenir un journal complet et exhaustif de qui a accès à quelles applications et services et comment ils sont utilisés.

   Supposons que votre vice-président du marketing se soit connecté à un outil logiciel de collaboration de projet à l'aide de l'authentification unique (SSO) sept fois au cours du premier trimestre. Mais au cours du même premier trimestre, le reste du service marketing ne s'est connecté que quatre fois avec des mots de passe uniques. Un ancien employé parti à l'amiable vous informe qu'il a toujours accès aux dossiers de l'entreprise via le logiciel.

   Le DSI et le service informatique ne peuvent pas savoir qui fait quoi. Lorsque les employés quittent l’organisation, ils ne peuvent pas désactiver efficacement tous les comptes et effacer les informations de connexion, sauf en respectant les listes de contrôle.

3. Votre SaaS dépense lentement mais sûrement en spirale

   Indépendamment des coupes budgétaires et des licenciements, les entreprises consacrent chaque année plus de fonds au SaaS. Les piles SaaS des organisations incluent désormais de très nombreuses applications basées sur le cloud. Entre 2021 et 2023, par exemple, un portefeuille SaaS typique a augmenté de 32 %.

   Personne ne conteste les aspects positifs du SaaS. Cependant, les dépenses SaaS deviennent rapidement un problème auquel il faut remédier. Supposons que vous ayez des abonnements inactifs que vous continuez à payer mensuellement, voire annuellement, malgré leur mauvaise utilisation.

   Certaines applications sont utiles mais impliquent des coûts cachés préjudiciables aux résultats de votre entreprise. Si vous dépassez les budgets SaaS trimestre après trimestre, vous aurez probablement besoin de l'intervention d'une plateforme de gestion SaaS.

4. La gestion des fournisseurs SaaS et des SLA est un cauchemar

   Les acheteurs entreprennent généralement des recherches et un examen approfondis avant d'acheter une application, mais les fournisseurs SaaS modifient régulièrement leurs produits.

   Les fournisseurs modifient souvent leurs plans tarifaires et ajustent leurs directives en matière de réglementation, de sécurité et de support, ce qui rend difficile pour vous de suivre le rythme. Puisqu'il n'existe pas de référentiel central pour les accords et les informations de facturation, ces enregistrements essentiels pourraient être égarés sur le serveur de messagerie, le disque dur ou le cloud d'un employé.

   Avec une plateforme de gestion SaaS, vous pouvez appliquer les SLA et maximiser vos investissements SaaS.

Le défi de la gestion SaaS

Les applications SaaS sont basées sur un abonnement, généralement facturées mensuellement ou annuellement par utilisateur ou « siège », et ne nécessitent pas l'investissement initial substantiel exigé par les logiciels sur site traditionnels.

Grâce à la flexibilité de configuration des applications SaaS, les responsables de secteurs d'activité, les petites équipes et même les particuliers peuvent facilement commencer à les utiliser.

Cela conduit à de nombreuses applications SaaS dans de nombreuses entreprises, nécessitant souvent plus de capacité. Okta, un fournisseur de gestion des accès, a constaté dans un rapport de 2021 que ses clients ont mis en œuvre en moyenne 88 applications par entreprise, soit une augmentation de 22 % au cours des quatre dernières années.

Les grandes organisations (2 000 travailleurs ou plus) ont environ 175 candidatures.

En conséquence, les responsables informatiques sont désormais confrontés à une énorme augmentation des dépenses en raison des licences logicielles acquises au-delà du processus d'approvisionnement standard. De plus, des licenciements sont survenus parce que différentes divisions achètent les mêmes logiciels sans savoir ce qui se passe dans le reste de l'entreprise.

Prochaines étapes : choisir la plateforme de gestion SaaS adaptée à vos besoins

Pensez à utiliser un logiciel de gestion SaaS si :

• Vous constatez une hausse des coûts d’abonnement
• Plusieurs départements commencent à acheter des logiciels identiques
• Votre service de sécurité a des inquiétudes
• Vous utilisez des feuilles de calcul pour gérer les achats de logiciels

Recherchez des outils capables de gérer au moins trois tâches principales : la découverte automatisée des applications, l'administration et l'automatisation des fonctions d'administration telles que l'intégration et la désintégration, et la fourniture d'un hub central pour l'application des politiques.

Ensuite, recherchez les fonctionnalités qui ajoutent de la valeur, comme la possibilité de résilier, de changer et de mettre à jour les licences logicielles. Plusieurs fonctions d'automatisation dépendent des intégrations avec les fournisseurs SaaS ; par conséquent, vous devez examiner toutes les intégrations fournies par le SMP en cours d'examen.

À mesure que la transformation numérique s’étend au cloud, les plateformes de gestion SaaS seront essentielles pour les entreprises confrontées à la prolifération des logiciels.

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