La fonctionnalité de collaboration la plus négligée : les avantages du partage d'écran

Les applications de communications unifiées sont absolument remplies à ras bord de fonctionnalités uniques. À tel point que nous oublions probablement que la plupart existent. Il semble que beaucoup oublient quelles sont vraiment certaines des fonctionnalités de collaboration les plus puissantes que votre entreprise peut acquérir. Auparavant, nous avons examiné l'indication de présence comme l'une de nos fonctionnalités de collaboration préférées qui passe inaperçue - et de la même manière, je voulais poursuivre la discussion avec certaines de nos autres fonctionnalités préférées.

Le partage d'écran en particulier doit être l'une des fonctionnalités les plus utiles qui aient jamais existé, et on n'a vraiment pas l'impression qu'il reçoit l'amour qu'il mérite. Maintenant, je ne dis pas que personne ne sait que l'indication de présence et le partage d'écran existent, bien sûr, et je suis sûr que beaucoup les utilisent déjà quotidiennement.

Mais je voulais vraiment prendre le temps de mettre en lumière tout ce que votre équipe, votre entreprise ou votre organisation peut vraiment gagner en tirant parti de ces fonctionnalités simples.

Qu'est-ce que le partage d'écran ?

Nous allons d'abord éliminer les choses faciles. Pour ceux qui ne le savent pas, le partage d'écran est probablement l'une des fonctionnalités UC les plus explicites que vous rencontrerez. Que vous l' appeliez Partage de bureau ou Partage d'écran , c'est la même chose

Le partage d'écran est un moyen simple mais puissant de favoriser une collaboration immédiate, n'importe où et n'importe quand. Les utilisateurs peuvent partager un flux vidéo en direct de ce qui se passe sur l'écran de leur ordinateur avec les autres participants de la conférence Web.

Je veux faire une distinction ici : certaines des solutions les plus avancées permettront même aux utilisateurs de transférer le contrôle du bureau, afin que les professionnels de l'informatique puissent apporter des modifications à distance. Ce serait une fonctionnalité de bureau à distance . Les deux vont généralement de pair, mais toutes les solutions de partage d'écran n'offrent pas de commandes de bureau à distance.

Tout comme dans ce petit diagramme que j'ai emprunté à HipChat, le partage d'écran est l'un des moyens les plus simples de favoriser une collaboration efficace et d'ajouter un élément dynamique à des réunions autrement statiques. Le partage d'écran permet aux conférences Web d'aller au-delà des simples voix sur le téléphone ou de voir le flux de la webcam de votre collègue.

Ajoutez des commandes de bureau à distance et votre entreprise dispose désormais d'un outil incroyablement puissant qui peut faire plus que simplement pimenter vos réunions.

Pourquoi s'embêter de toute façon ?

Maintenant, je suis sûr que certains d'entre vous lisent ceci, me disant que je me trompe parce que le partage d'écran ne fonctionne jamais, ou c'est trop maladroit, ou à quoi ça sert ? Bien sûr, une partie de cela peut être vraie dans les anciennes solutions, j'ai eu ma part d'ennuis en essayant d'établir une connexion à distance. Mais à l'heure actuelle de la domination des communications unifiées, ce n'est pas comme si vous aviez besoin de tout un personnel informatique pour établir des sessions de partage d'écran, même la version grand public de base de Skype le rend aussi simple qu'un clic de menu. Un certain nombre de solutions gratuites existent également, donc ce n'est pas comme si vous deviez même casser le portefeuille pour y arriver.

Alors pourquoi s'embêter avec le partage de bureau dans vos réunions Web ? Selon ce que fait votre entreprise, il peut y avoir un certain nombre de cas d'utilisation différents pour cette fonctionnalité puissante. Par exemple, les éditeurs de logiciels adoreront la possibilité de montrer aux acheteurs ou aux clients comment un produit fonctionne, sans avoir besoin d'organiser une réunion en personne et de payer les frais de déplacement. Les centres de contact devraient également l'avoir sur leur liste de fonctionnalités indispensables.

Et ce n'est qu'un scénario, bien sûr. Quelle que soit la taille de votre équipe, le partage d'écran est pratique de plusieurs façons :

Améliorer les réunions en ligne

Probablement le plus évident de tous, le partage d'écran ajoute un élément entièrement nouveau à vos réunions en ligne. Au lieu d'envoyer par e-mail une copie de ce PowerPoint à chaque participant ou de déposer un fichier dans le client Web en espérant qu'ils s'ouvriront tous et suivront sur la bonne page, les utilisateurs peuvent contrôler leur présentation sur leur propre bureau avec le partage d'écran.

Les participants peuvent ensuite simplement suivre en regardant le flux, sans avoir besoin de télécharger de fichiers supplémentaires, sans se soucier des problèmes de compatibilité.

Démonstrations approfondies de produits

J'ai déjà mentionné cet exemple ci-dessus, mais cela peut être l'un des avantages les plus importants du partage d'écran. Les vendeurs de produits doivent absolument profiter du partage d'écran lorsqu'ils travaillent avec des clients potentiels.

Au lieu de vous fier aux réponses standardisées génériques aux questions d'un client, montrez-les simplement. Le partage d'écran permettra à vos agents de mettre la main à la pâte et de vraiment montrer la puissance de ce que fait votre plateforme.

Formation et conseils à distance

Semblable à l'idée d'une démonstration de produit, votre organisation peut utiliser le partage d'écran pour proposer des programmes de formation aux clients. Encore une fois, au lieu d'obliger les clients à s'appuyer sur une présentation PowerPoint ou à regarder des vidéos génériques YouTube How-To, passez directement à la pratique avec le produit et le client en même temps.

Si un client ne sait pas comment utiliser des fonctionnalités spécifiques ou rencontre un problème, le partage d'écran fonctionne aux deux extrémités en supprimant les conjectures. Les clients peuvent montrer aux agents exactement ce qui ne va pas, et les agents peuvent montrer aux clients exactement ce qu'ils doivent faire.

Gardez le contrôle des machines distantes

Avec des solutions et des fonctionnalités de partage d'écran plus avancées, les utilisateurs peuvent céder le contrôle de leur bureau à la personne qui se trouve à l'autre bout de la réunion. Il s'agit d'une fonctionnalité intéressante pour les équipes informatiques d'entreprise, qui étend le contrôle des machines distantes, où qu'elles se trouvent.

Votre entreprise peut conserver le personnel informatique au siège principal, et le partage d'écran ainsi que les conférences Web peuvent être utilisés pour fournir le soutien nécessaire aux emplacements dispersés.

Collaboration d'équipe et travail à distance

Suite aux réunions en ligne améliorées, le partage d'écran peut considérablement stimuler la collaboration en ligne de votre équipe tout en permettant des capacités de travail à distance. Si les utilisateurs travaillent à distance, ils peuvent accéder à leur ordinateur de bureau de n'importe où en utilisant le partage d'écran, et bien sûr les réunions en ligne entrent dans un nouveau domaine de productivité.

Avec le partage d'écran, les utilisateurs peuvent travailler sur un document côte à côte, sans être physiquement côte à côte.

Le meilleur exemple du monde réel

Le partage d'écran et le contrôle du bureau à distance existent depuis un certain temps déjà. Demandez à vos amis informatiques à ce sujet, et ils ont probablement des histoires d'horreur sur la difficulté absurde d'établir une session avec d'anciennes solutions.

Mais à ce stade, le partage d'écran est devenu si populaire que même Google vous permet de partager des écrans, ou même de contrôler à distance un bureau avec une parfaite facilité.

En fait, grâce aux progrès du WebRTC, le partage d'écran ne fera que croître en termes d'utilisation et de facilité. J'ai déjà mis en évidence cet échantillon exact, mais Amazon utilise une forme de partage d'écran pour ses tablettes Fire.

Si des utilisateurs ont besoin d'aide avec leur appareil, ils peuvent cliquer sur le bouton Mayday pour obtenir de l'aide dans l'application. Cela établit une visioconférence unidirectionnelle, les utilisateurs pouvant voir un flux en direct de l'agent qui les assiste. Les agents ne voient pas qui demande de l'aide, mais peuvent voir exactement ce qui se passe sur l'écran de votre appareil ou de l'application Amazon, et même prendre le contrôle direct ou utiliser des outils de dessin.

De cette façon, l'agent peut montrer à l'utilisateur exactement ce qu'il doit faire, au lieu de simplement lui dire par téléphone. Comme je l'ai dit, cela aide vraiment à éliminer une grande partie des conjectures.

L'avenir du partage d'écran ?

Ce qui m'intéresse vraiment, ce n'est pas tant où en est le partage d'écran en ce moment, mais plutôt où il peut aller en quelques années seulement. Nous savons déjà que la réalité virtuelle et augmentée prend son envol dans le monde des affaires, et je pense que la réalité augmentée peut spécifiquement être directement liée au concept de partage d'écran.

Au lieu de partager des écrans de bureau, que se passe-t-il si les travailleurs dans un endroit éloigné peuvent porter des lunettes AR, ou des lunettes, qui peuvent diffuser un flux vidéo en direct dans une salle de conférence à l'emplacement principal de l'organisation. Les utilisateurs à l'autre bout peuvent voir exactement ce que voit la technologie à distance, et tout comme le partage d'écran, cela peut aider à éliminer les conjectures ennuyeuses impliquant des communications normales.

Mais vous pouvez vraiment le faire maintenant avec une webcam, donc aller plus loin, les utilisateurs qui regardent le flux en direct peuvent également obtenir des outils similaires à ceux d'Amazon Mayday. Avec la possibilité de dessiner directement sur le flux vidéo ou de télécharger des schémas ou des diagrammes, les travailleurs à distance peuvent recevoir des instructions réelles et utiles. Si un tuyau semble fuir, quelqu'un à la maison peut mettre en évidence ce tuyau pour que le travailleur puisse le voir dans ses lunettes. Ou, ils peuvent afficher des schémas à afficher directement sur les lunettes du travailleur.

Maintenant, cela ressemble plus à un "partage dans le monde réel" qu'à un "partage d'écran", mais cela ne fait que faire passer le même concept au niveau supérieur. Et ce type de technologie n'est pas loin de nous, du tout.

Même aujourd'hui, le partage d'écran est puissant

Maintenant, avant de nous exciter à propos de ce qui pourrait être, nous devrions prendre du recul et nous rappeler où en est le partage d'écran en ce moment, et c'est dans un très bon endroit. Le concept est simple, il existe de nombreux outils pour le rendre possible - même Slack et HipChat proposent désormais un partage d'écran natif.

Que votre entreprise exploite un centre de contact et souhaite tirer parti de toutes les fonctionnalités possibles pour offrir le meilleur support possible, ou un fournisseur de produits espérant décrocher plus de ventes, le partage d'écran est l'un de ces outils que vous ne devriez pas manquer.