Mise en œuvre réussie de la CLM : jeter les bases
Publié: 2020-12-18La mise en œuvre réussie d'un logiciel de gestion des contrats dans votre entreprise - quel que soit le secteur, la taille de votre entreprise ou tout autre facteur - est une entreprise louable qui contribuera à réduire les heures de travail manuel, à économiser de l'argent et du temps.
De plus, un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats ne doit pas être difficile à introduire dans votre entreprise.
Pourquoi une entreprise devrait-elle mettre en place un logiciel de gestion des contrats ?
Ce n'est un secret pour personne que traiter des contrats juridiques est une épreuve qui prend un temps précieux et peut parfois entraîner des frais juridiques si elle n'est pas effectuée correctement.
Un autre fait est que les contrats dans le paysage commercial moderne deviennent de plus en plus complexes. Non seulement cela, mais le volume de contrats que les entreprises doivent aujourd'hui gérer pour fonctionner augmente également.
Naturellement, plus les contrats sont nombreux et plus nos contrats sont complexes, plus les problèmes surgissent.
Ces problèmes sont exacerbés par un problème préexistant… les systèmes traditionnels de gestion des contrats ne sont tout simplement pas adaptés aux entreprises d'aujourd'hui.
À l'ère numérique dans laquelle nous vivons, bon nombre de nos opérations et processus sont simplifiés grâce aux solutions en ligne et logicielles.
Et, en ce qui concerne la gestion des contrats, le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats a rendu beaucoup plus facile la gestion du débordement de contrats qui afflige les entreprises ( de toutes tailles ) aujourd'hui.
En rationalisant l'ensemble du cycle de vie des contrats - de la création à la signature en passant par le renouvellement - les outils logiciels de gestion des contrats aident les entreprises à gérer les contrats de manière plus efficace et efficiente, tout en économisant du temps et de l'argent.
Si votre entreprise ou organisation n'a pas encore mis en place un logiciel de gestion des contrats, il est préférable de le faire le plus tôt possible.
Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles une entreprise devrait envisager de mettre en œuvre solutions logicielles de gestion des contrats :
Stockage en ligne
L'un des principaux avantages d'un logiciel de gestion des contrats est la possibilité de stocker tous les contrats dans une base de données en ligne, qui ne nécessite aucun matériel physique pour stocker les données, mais utilise à la place un « cloud ».
Cela signifie qu'il n'y a plus de classeurs, de dossiers informatiques, de papiers perdus… chaque document est stocké en toute sécurité ( et automatiquement ) dans une base de données sécurisée et accessible uniquement aux personnes autorisées à le voir.
Création facile
Avec le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, les contrats peuvent être créés sur la base de contrats antérieurs et de modèles juridiquement valables.
La meilleure partie du processus de création de contrat à l'aide d'outils logiciels de gestion de contrat est qu'il n'y a pas de stylo ni de papier.
Il n'y a pas d'erreurs d'origine humaine ( puisque le logiciel ne le permet pas ) et les contrats seront automatiquement envoyés pour approbation à ceux qui doivent les signer - se promener sans but dans le bureau pour essayer de faire signer des contrats n'est plus un problème. problème.
Alertes d'expiration
La gestion des contrats est intrinsèquement difficile, et l'un des aspects les plus délicats est de savoir quand les contrats expirent et doivent être soit revus et/ou renouvelés.
En utilisant logiciel de gestion des contrats, les utilisateurs peuvent personnaliser le moment où ils souhaitent être alertés sur des contrats spécifiques afin qu'aucun document juridique ne devienne "invalide" sans que les parties concernées le sachent.
Aide juridique
Un autre des nombreux avantages des logiciels de gestion des contrats est la manière dont ces programmes empêchent toute entrave à la loi lors de la rédaction et de la signature des contrats.
L'intelligence artificielle dans les logiciels garantit qu'aucun contrat ne peut être créé s'il contient des clauses qui ne correspondent pas au contrat et à ce que le document tente d'établir en premier lieu.
Le logiciel de gestion des contrats pour les équipes juridiques est essentiellement un autre membre du service juridique et aide grandement.
Accès universel
Avec les contrats traditionnels, l'accès à ces documents est pénible - s'ils sont stockés dans des armoires légales, le personnel doit être physiquement présent pour consulter un contrat... s'il est stocké sur un dossier informatique, le fichier doit être envoyé à l'utilisateur afin que ils peuvent y accéder.
Grâce aux solutions logicielles de gestion des contrats, tous les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent accéder à n'importe quelle version de n'importe quel contrat tant qu'ils ont accès à Internet.
Cela signifie qu'il n'y a pas de demandes par e-mail ou de fax tard dans la nuit.
Rapports automatisés
Encore un autre avantage du logiciel de gestion du cycle de vie des contrats sont les rapports automatisés que le programme peut générer pour les entreprises.
Les utilisateurs peuvent personnaliser le type de données qu'ils souhaitent voir dans un rapport et, en quelques clics, obtenir un rapport complet complet impliquant un nombre quelconque de contrats au sein d'une organisation.
Ces contrats peuvent ensuite être envoyés à d'autres membres de l'équipe pour présenter des informations clés, aucun travail manuel n'est nécessaire.
Comment mettre en œuvre un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats
Maintenant que vous connaissez l'importance des logiciels de gestion des contrats et les avantages des logiciels de gestion des contrats pour les petites et les grandes entreprises, voici comment vous pouvez mettre en œuvre ces solutions logicielles dans votre entreprise :
- Créer suffisamment d'instructions pour les employés et les membres de l'équipe pour les aider à commencer à utiliser le logiciel de manière transparente
- Personnalisez les instructions en fonction du rôle, du service, etc. d'un employé.
- Ayez un objectif clair avec ce que vous espérez accomplir en utilisant un logiciel de gestion des contrats
- Identifier les clauses préalables et les modèles pouvant être installés dans le logiciel pour faciliter la création de contrats
- Sachez exactement quel type de contrats vous espérez générer avec un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats
- Identifier et établir des rôles et des autorisations clés pour tous les employés
- Établir les devoirs et responsabilités relatifs à la gestion des contrats
- Suivre et enregistrer en permanence les progrès en utilisant un logiciel de gestion des contrats
Avantages du logiciel de gestion des contrats
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats présentent des avantages infinis, qui permettent tous de réduire le temps et l'argent consacrés à la gestion des contrats.
Que peut garantir un logiciel de gestion des contrats ?
Un logiciel de gestion des contrats garantit que les entreprises consacrent le moins de temps possible à la gestion des contrats, libérant ainsi plus de temps et de ressources à consacrer à ce qui compte vraiment pour l'entreprise : la croissance et les ventes.
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