Les 5 principaux avantages de l'adoption d'une solution de collaboration d'équipe par e-mail

Le courrier électronique est le roi des communications d'entreprise depuis un certain temps maintenant, battant auparavant les téléphones de bureau et les appels entre collègues. Avec le courrier électronique, la communication entre collègues pourrait se faire plus rapidement et à des moments plus pratiques. Le courrier électronique offrait un endroit unique pour garder une trace de tous vos contacts entrants et sortants, avec une tentative de garder tout organisé. Mais le téléphone n'a jamais disparu, pas plus que le bon vieux courrier postal. Le courrier électronique ne disparaîtra probablement jamais, mais il devrait devenir moins fiable.

Le prochain changement le plus important dans les communications sur le lieu de travail semble graviter vers les solutions de collaboration en équipe. Slack a fait des vagues dans l'actualité et est probablement l'un des exemples les plus rapides de collaboration d'équipe bien faite. Cependant, ne vous contentez pas de supposer que ces solutions sont la prochaine génération de Yahoo ou AOL Messenger. En détournant l'attention des e-mails, ces services de collaboration d'équipe permettent aux travailleurs d'accomplir plus de travail et de le faire plus rapidement. Basées sur le Cloud, ces solutions conservent les fichiers là où vous en avez besoin et permettent la persistance de vos messages - ils sont toujours là où vous les avez laissés. Les solutions de collaboration d'équipe libèrent les équipes pour faire exactement cela, collaborer. Si vous êtes toujours sur la clôture et que vous ne savez pas s'il est temps de rompre avec la dépendance au courrier électronique, nous avons dressé une liste décrivant certains des avantages que l'adoption d'une solution de collaboration d'équipe par rapport au courrier électronique traditionnel apporte à la table.

1) Collaboration au-delà de la simple communication

Le courrier électronique nous permet de mettre rapidement nos pensées par écrit et d'envoyer le message. D'un autre côté, le courrier électronique nous offre également un emplacement spécifique pour accéder à toutes nos communications. Mais le courrier électronique repose sur une approche cloisonnée et fonctionne souvent davantage comme une rue à sens unique qui ne fait que transmettre des informations. Si vous avez un nouveau mémo à partager avec l'équipe, vous le publiez dans un seul envoi d'e-mails pour que tout le monde puisse le voir. Toutes les questions ou demandes arrivent dans les canaux de chaque destinataire individuel, et il s'avère difficile de les suivre toutes.

Les applications de collaboration d'équipe structurent notre communication de manière beaucoup plus efficace, en se concentrant spécifiquement sur le contenu et pas seulement sur le message. Avec le contenu au premier plan, les applications de collaboration promeuvent non seulement la diffusion d'informations à d'autres personnes, mais également un effet d'attraction opposé. Au lieu d'envoyer un e-mail à 10 personnes avec une mise à jour sur votre dernier projet, les applications de collaboration vous permettent de démarrer une salle ou une conversation avec les 10 personnes nécessaires et pertinentes, de l'étiqueter "Q2 Memo", de déposer le fichier directement et de regarder comme vos collègues commencer non seulement une conversation, mais un processus de collaboration. Le chat fluide des applications de collaboration permet à chaque membre de l'équipe d'interagir directement avec le groupe, au lieu que les questions arrivent une par une. La structure des solutions de collaboration permet également aux employés d'intervenir au moment qui leur convient le mieux, de rattraper tout ce qu'ils ont manqué et d'intervenir chaque fois que quelque chose de pertinent se présente. Le courrier électronique ne permet pas cette libre circulation, cette structure conversationnelle, mais limite la collaboration dans les deux sens.

2) Restez organisé

Une conversation à la fois, avec une longue liste d'allers-retours, il est facile de se perdre dans une série d'e-mails. "Où est ce message que Steve m'a envoyé à propos des nouveaux rapports TPS ?" Avant que vous ne vous en rendiez compte, 15 minutes se sont écoulées et vous ne trouvez toujours pas la pièce jointe dont vous avez désespérément besoin avant la réunion ! Les applications de collaboration facilitent l'organisation, car elles sont conçues autour de l'idée de rester organisé, avec du contenu et des fichiers vivant directement dans vos pièces. Avec la possibilité d'organiser des projets et des équipes dans des salles ou des conversations spécifiques, cela réduit le temps passé à rechercher entre 15 e-mails différents de la même personne, juste pour trouver cet e-mail pertinent ou une chaîne d'informations spécifique. Au lieu de cela, avec les solutions de collaboration d'équipe, vous pouvez simplement vous rendre directement dans la pièce clairement étiquetée et trouver tout ce dont vous avez besoin en faisant défiler le contenu.

En plus des communications organisées, les applications Team Collaboration contiennent une fonction de recherche puissante pour parcourir à la fois le texte écrit et tous les fichiers stockés dans les salles. Comme ces applications de collaboration sont persistantes, la conversation que vous avez eue il y a deux jours ne disparaît pas - il vous suffit de faire défiler vers le haut et de voir ce que Steve vous a dit à propos de la réunion. Ces salles individuelles pour des projets spécifiques ou une collaboration avec des collègues spécifiques signifient que rester au courant des projets est aussi simple que de déposer un message rapide dans la salle concernée, favorisant à nouveau la collaboration - toutes les parties peuvent voir le message et sonner si nécessaire, et quand il vaut mieux qu'ils aient une chance. Il n'est plus temps de démarrer un fil de discussion par e-mail, de mettre en copie la mauvaise personne ou de remarquer à mi-chemin que votre conversation manque la moitié de l'équipe.

3) Persistance à travers le cloud

Je fais sans cesse référence à cette notion de persistance, mais qu'est-ce que cela signifie réellement ? Tout (messages, fichiers, réunions) envoyé et reçu dans ces applications de collaboration d'équipe est stocké dans le cloud, y est conservé et accessible par tous les clients de presque n'importe où. Avec tout ce qui est géré dans un réseau cloud, tout peut rester exactement là où il se trouve, quel que soit l'appareil sur lequel vous y accédez. Et contrairement au courrier électronique, ces applications de collaboration ne sont pas seulement individuelles, mais permettent une discussion de groupe toujours mobile et toujours active. Si vous voulez travailler et résoudre un problème, vous avez besoin de plus d'une personne pour participer à la conversation, et les applications de collaboration d'équipe sont les outils qui permettent aux équipes de travailler en groupe. Mais à mesure que la taille d'un groupe augmente, les chances que tout le monde soit en ligne en même temps pour lire vos messages sont minces. C'est là encore qu'intervient la nature persistante du cloud.

Avec les applications Team Collaboration, entre un client de bureau, un client de téléphone mobile ou même un client de navigateur Web en ligne, il est possible de rester connecté sur n'importe quel appareil, n'importe où. Combiné avec le chat persistant et l'hébergement de fichiers, l'accès aux informations dont vous avez besoin pour faire le travail peut se faire instantanément. Vous avez manqué une journée au bureau ? Lancez l'application sur votre téléphone et restez à jour pendant que le cloud récupère tous les messages que vous avez manqués. Vous avez oublié votre ordinateur portable avec le rapport TPS mis à jour au bureau ? Pas de problème, connectez-vous simplement à votre application de collaboration d'équipe sur votre smartphone ou même sur votre ordinateur personnel, jetez un coup d'œil dans la pièce où le fichier a été déposé et téléchargez-le sur votre appareil.

4) Personnalisez pour répondre à vos besoins

Ces applications de collaboration d'équipe ne sont pas seulement une version plus jolie des messageries instantanées de la vieille école, mais offrent des expériences de collaboration de travail personnalisables et puissantes. Grâce à l'esprit créatif d'un développeur et aux API fournies, les équipes peuvent entièrement personnaliser leurs solutions pour créer une expérience vraiment unique et combler le fossé entre les autres outils de productivité. De simples ajouts tels que les robots de discussion peuvent permettre aux utilisateurs de conserver des listes de tâches en cours directement dans leur salle de collaboration, ou de définir des rappels, ou même de faciliter le partage de fichiers. Des ajouts tels que la technologie Watson d'IBM à Cisco Spark engendreront un nouveau niveau d'assistant personnel qui vit directement à l'intérieur de votre plate-forme de collaboration.

Un pas de plus est la puissance des intégrations. Grâce à des intégrations avec des applications de travail populaires d'Office 365 et DropBox, à des intégrations avec des CRM populaires comme Salesforce et Zendesk, les équipes peuvent créer leur propre application de collaboration qui fonctionne avec les autres applications qu'elles utilisent déjà. Les intégrations permettent une personnalisation que le courrier électronique ne peut tout simplement pas faire. Lier directement Salesforce à votre application de collaboration peut créer une nouvelle salle de discussion chaque fois qu'un nouveau ticket d'appel est ouvert, afin que les travailleurs puissent écrire les informations nécessaires, déposer les fichiers nécessaires et suivre la progression de l'appel ou du ticket. Étant donné que ces salles sont persistantes et liées à Salesforce, toutes les informations restent même après l'appel. Si vous avez même besoin de l'aide d'un autre agent, ajoutez simplement l'agent ou tout membre de l'équipe concerné à la salle et commencez à collaborer ! Ce que vous pouvez faire avec les intégrations et les chatbots n'est limité que par votre créativité.

5) Fichiers en direct dans l'application

Avec le contenu au premier plan de la collaboration, le dépôt de fichiers n'est qu'une autre partie de ce qui rend ces solutions de collaboration si puissantes pour les groupes qui cherchent à en faire plus. Le contenu est au cœur de la tâche à accomplir et, lorsqu'il est partagé sur des applications de collaboration, le fichier vit directement dans la pièce. De cette façon, vous pouvez agir, réagir et conserver un historique permanent de tout changement. Combien de fois avez-vous envoyé un e-mail mais avez-vous oublié d'inclure la pièce jointe ? Cela ne se reproduira plus jamais avec les applications de collaboration comme principale méthode de communication.

Les fichiers n'ont pas besoin d'être envoyés en tant que pièces jointes aux messages et peuvent être facilement glissés et déposés directement dans votre salle ou votre conversation. Grâce à la puissance du cloud et à la persistance de la messagerie, les pièces jointes ne se perdront pas dans les chaînes de messagerie plus longtemps que votre boîte de réception. Le partage de fichiers par e-mail ne fait qu'augmenter l'encombrement et oblige les travailleurs à rester au courant de leur boîte de réception, les éloignant du travail. Encore une fois, avec la persistance sur toutes les plateformes, les fichiers peuvent être accessibles n'importe où et à tout moment, ainsi que toute la collaboration et le travail qui vont avec.

L'essentiel

À mesure que le lieu de travail change, les outils que nous utilisons pour faire le travail changent également. Le courrier électronique était autrefois le roi, battant le téléphone et même les appels vidéo pour rester connecté. Les applications de collaboration d'équipe offrent un nouveau changement dans la façon dont nous effectuons le travail. La persistance de la messagerie et le puissant partage de fichiers maintiennent le contenu au centre de l'attention et permettent une collaboration naturelle entre les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent.

Bien qu'elles ne remplacent jamais vraiment les e-mails, les applications de collaboration d'équipe et de messagerie d'entreprise fonctionneront pour compléter le flux quotidien d'e-mails et garder votre boîte de réception sans encombrement. Les réunions auront lieu constamment, instantanément et la productivité peut atteindre de nouveaux niveaux lorsque la collaboration est au centre des préoccupations. Si vous pensez qu'une application de collaboration d'équipe conviendrait à votre entreprise, vous pouvez consulter notre répartition de chaque fournisseur et ce que leurs services offrent. Pour mieux comprendre quelle plate-forme fonctionne le mieux, vous pouvez également consulter notre série de comparaisons Chat Wars où nous comparons Cisco Spark et HipChat à l'application de collaboration la plus populaire, Slack.