Les applications de messagerie d'équipe sont là - Voici comment trouver celle qui convient à votre équipe

Les applications de messagerie d'équipe ne sont pas incroyablement nouvelles, mais une fois que Slack est entré en scène, elles sont rapidement devenues l'un des outils de collaboration en milieu de travail les plus largement adoptés. À ce stade, il est sûr de dire que de nombreuses équipes se retrouveront perdues au milieu d'un océan d'applications de messagerie et de collaboration si elles cherchent à adopter une nouvelle solution.

Avec autant d'options disponibles, il peut être impossible de décider quelle solution convient le mieux à votre équipe. Malheureusement, à moins que votre entreprise ne soit une grande entreprise, les ressources pour un CTO dédié ne sont tout simplement pas là. Alors, comment votre équipe passe-t-elle au crible ce labyrinthe d'options ? Comment commencent-ils même à comprendre quelle solution correspond le mieux à vos besoins et à votre culture de travail ?

C'est l'idée derrière notre série de tête-à-tête Chat Wars, dans laquelle nous comparons des alternatives populaires à Slack - considéré à ce stade comme la norme. Cependant, il peut encore être difficile de déterminer sur quelles applications se concentrer. Après tout, de nouveaux concurrents apparaissent constamment, comme Zang d'Avaya. C'est pourquoi nous sommes là pour aider votre équipe à comprendre ce qui se passe dans ces solutions et comment donner un sens à tout cela.

Pourquoi votre équipe devrait-elle même s'en soucier ?

Pourquoi même utiliser une application de messagerie d'équipe et de collaboration ? Après tout, les e-mails et les appels téléphoniques peuvent faire le travail, n'est-ce pas ? Les appels téléphoniques offrent une communication totalement instantanée et en temps réel (si l'autre extrémité décroche, c'est-à-dire). Les e-mails nous permettent d'enchaîner de longues conversations au fil du temps et d'inclure des fichiers et des liens pertinents. Alors, quel est le problème - pourquoi abandonner ce que nous savons qui fonctionne ?

Eh bien, je ne suis certainement pas le premier à souligner que notre façon de travailler est en train de changer - et de manière drastique. Bien que je n'aime pas les généralisations, étant un millénaire, je peux comprendre le besoin - ou même le désir - de ce qui est essentiellement des applications de messagerie instantanée au travail. Quand j'ai découvert Slack pour la première fois, je n'ai pas compris le battage médiatique. Je ne le fais toujours pas, dans une certaine mesure, mais c'est une autre histoire pour un autre jour. Cependant, j'ai au moins compris le besoin de quelque chose comme Slack au bureau.

Avantages par rapport à la communication traditionnelle

J'utilise des messageries instantanées depuis que j'ai découvert Internet, et Slack semblait être une jolie version du même vieux, du même vieux - et c'est une bonne chose. Ma génération est devenue compétente avec la technologie, et à ce stade, il est tout à fait normal de mener des conversations complètes via des SMS ou des applications de chat grand public.

Bien que le chat persistant et une plate-forme cloud alimentant le tout soient nouveaux , le concept ne l'est pas. Je n'hésite pas à qualifier ces solutions de « jolis clients IRC ». Pourquoi votre équipe devrait-elle même s'embêter avec l'une de ces applications ? J'ai rédigé un article détaillé sur les avantages, mais pour bien résumer ici, les applications de messagerie d'équipe permettent :

• Collaboration au-delà de la simple communication : les applications de collaboration d'équipe structurent notre communication de manière beaucoup plus efficace, en se concentrant spécifiquement sur le contenu et pas seulement sur le message. Les e-mails sont cloisonnés et encombrés, les appels téléphoniques ne sont que des conversations qui disparaissent dans les airs.
• Les applications de messagerie favorisent l'organisation : comme je l'ai dit, les e-mails peuvent devenir désordonnés très rapidement. Je suis sûr que nous connaissons tous les horreurs de fouiller dans des chaînes de messagerie massives, des CC manquants, des fichiers manquants, peu importe. Les applications de collaboration permettent nativement aux utilisateurs d'organiser leur espace de travail et de dédier des sections à des équipes, des conversations ou des projets spécifiques.
• Persistance via le cloud : tout est stocké dans le cloud, et tout votre contexte et votre communication sont totalement cohérents, peu importe où et quand vous accédez à l'application. Commencez à discuter sur votre ordinateur, prenez votre téléphone pour prendre un café et continuez à discuter sans perdre de temps. Tout est enregistré dans le cloud, même vos fichiers et projets et cela reste, presque, pour toujours.
• Personnalisation intense : ces applications de collaboration d'équipe ne sont pas seulement une version plus jolie des messageries instantanées de la vieille école, mais offrent des expériences de collaboration de travail personnalisables et puissantes. Grâce à l'esprit créatif d'un développeur et aux API fournies, les équipes peuvent entièrement personnaliser leurs solutions pour créer une expérience vraiment unique et combler le fossé entre les autres outils de productivité.
• Contexte toujours visible : tous vos fichiers partagés, brouillons, réunions rapides et mises à jour de projet sont directement dans votre application de chat. Avec le contenu au premier plan de la collaboration, le dépôt de fichiers n'est qu'une autre partie de ce qui rend ces solutions de collaboration si puissantes pour les groupes qui cherchent à en faire plus. Le contenu est au cœur de la tâche à accomplir et, lorsqu'il est partagé sur des applications de collaboration, le fichier vit directement dans la pièce.

Sur quoi votre équipe s'appuie-t-elle déjà ?

Le premier point de départ serait simplement de décider si votre entreprise a besoin ou non d'une solution de messagerie et de collaboration d'équipe, ou de ce dont votre équipe a exactement besoin pour l'un de ces outils. Nous savons déjà à quel point ils peuvent être bénéfiques lors de la collaboration par e-mail et par téléphone. Mais à ce stade, appeler ces solutions "applications de chat simples" ne fait pas vraiment mouche.

Même Slack s'est développé pour inclure les appels vidéo et le partage d'écran. Pendant ce temps, d'autres options comme Cisco Spark se concentrent sur les fonctionnalités collaboratives lourdes depuis le début. Certaines options sur le marché sont même trop embourbées en essayant d'entasser autant qu'elles le peuvent dans une seule application. Une partie du succès de Slack est qu'ils se sont d'abord concentrés sur une fonction spécifique .

Comprendre ce dont votre équipe a besoin et ce dont elle n'a pas besoin

La visioconférence peut être un outil incroyablement puissant pour favoriser une collaboration approfondie lorsque les SMS ou les appels téléphoniques ne suffisent pas. Cependant, si votre équipe est petite et toujours dans le même bureau, pourquoi payer pour cela ?

Une excellente façon d'aider à décomposer exactement ce dont votre équipe a besoin est d'identifier comment vous travaillez, et même de demander à vos employés d'énumérer les outils qu'ils utilisent actuellement, et pourquoi. Pour une ventilation rapide, les fonctions de collaboration et de messagerie les plus courantes incluent :

• Chat persistant sur tous les appareils
• Salons de discussion individuels pour organiser le contenu et la conversation
• Une interface utilisateur facile à comprendre et une expérience utilisateur simple
• Partage de fichiers en temps réel par simple glisser-déposer
• Intégrations avec d'autres applications et solutions
• Chat vidéo, partage d'écran et parfois appels vocaux

Il est tout à fait possible que votre équipe ait commencé à adopter ses propres solutions pour résoudre ces problèmes, ou que votre équipe jongle entre les e-mails, Skype, les appels téléphoniques et Dropbox pour tout faire.

Une fois que vous avez une idée des outils dont votre équipe a besoin pour faire avancer les choses avec succès, vous pouvez vous concentrer sur les fonctionnalités spécifiques dont votre équipe aurait besoin et rayer celles qu'elle n'utiliserait pas. Cela vous aidera à simplifier votre recherche en supprimant les solutions qui ne correspondent pas à la facture. Par exemple, si votre équipe n'utilisera jamais la visioconférence, une solution avec la vidéo au premier plan ne sera pas la meilleure pour votre équipe.

Comparer vos options

Maintenant que vous avez une idée de ce dont votre équipe peut bénéficier, nous allons examiner de plus près comment comparer différentes solutions. Dans nos matchs précédents, nous avons tendance à nous concentrer sur quelques points clés spécifiques pour offrir le meilleur match pomme contre pomme possible. Sur la base des critères que nous avons utilisés, nous parcourons généralement la liste des fonctionnalités et des fonctions ainsi que ce que c'est que d'utiliser l'application, à quel point elle permet aux utilisateurs d'être organisés et combien tout cela coûte. Décomposons-les un par un.

Caractéristiques et fonctions incluses

Nous en avons un peu parlé dans les sections précédentes, mais cela vaut la peine de le souligner à nouveau en profondeur. Beaucoup de ces applications se concentreront sur une idée et s'articuleront autour d'elle, comme Slack, ou certaines essaieront de vous proposer toutes les petites fonctionnalités et fonctions dans une approche «taille unique». Selon la façon dont votre équipe travaille et communique, cela éliminera rapidement certains prétendants.

Même Slack a commencé à élargir sa liste de fonctionnalités : autrefois une simple application de communication par chat, elle propose désormais des appels vidéo et vocaux natifs. D'un autre côté, des solutions comme GoToMeetings ou le nouveau Chime d'Amazon sont principalement des options axées sur la vidéo. D'autres solutions comme Glip se concentrent fortement sur l'idée de collaboration et de partage de fichiers, tout comme Microsoft Teams, qui s'appuie sur l'écosystème Office 365 existant.

Intégrations et flexibilité

Certaines des fonctionnalités d'une application de messagerie d'équipe ne sont pas nécessairement ce qu'elles font nativement, mais à quel point votre équipe peut plier l'application à sa volonté et construire presque sa propre solution unique. Les intégrations sont facilement l'une des plus grandes tendances de collaboration d'équipe en 2017, car elles vont nous aider à gagner beaucoup de temps et à augmenter la productivité. Les intégrations nous permettent simplement de nous connecter à deux plates-formes différentes pour joindre des fonctionnalités et des fonctions.

Sans aucun doute, les intégrations et la flexibilité globale de la plate-forme sont parmi les facteurs les plus importants à prendre en compte lors de la recherche d'une solution. Slack, par exemple, est suffisamment puissant pour transformer l'application en une solution complète de gestion des travailleurs à distance. Slack possède facilement la plus grande bibliothèque d'intégration prête à l'emploi, et elle ne fera que continuer à se développer. Pendant ce temps, les solutions moins connues auront des listes plus petites et peuvent même être plus compliquées à développer.

Expérience utilisateur et facilité d'utilisation

Je reviens sans cesse à cette phrase, mais c'est tout à fait vrai : si votre produit ou votre solution n'est pas simple et même parfois amusant à utiliser, les gens ne l'utiliseront tout simplement pas. Apple a cloué cela sur la tête et comprend UX avant toute autre chose. La conception et l'interface utilisateur sont également importantes, mais UX et UI vont généralement de pair - une mauvaise interface utilisateur entraîne une mauvaise expérience utilisateur. Donc vraiment, nous discutons de l'interface utilisateur mais nous nous concentrons fortement sur l'UX qu'elle apporte.

Au-delà des choix de conception, l'expérience utilisateur sera influencée par un certain nombre de facteurs. Celles-ci peuvent aller des fonctionnalités natives offertes par la plate-forme à la facilité d'accès aux menus et aux paramètres de personnalisation. Mais aussi, la cohérence du fonctionnement des notifications et des aspects encore plus mineurs tels que la messagerie filaire ou un outil de recherche réactif. Certaines de ces applications essaient d'intégrer chaque fonctionnalité dans une seule offre, ou essaient de proposer un nouveau design audacieux - et l'expérience de l'utilisateur final en souffre.

Tarification et limites

Maintenant, le véritable atout, et sans doute l'aspect le plus important en fin de compte, est de savoir combien la solution vous coûtera. Bien sûr, nous voulons tous économiser de l'argent et en avoir pour notre argent, et ces applications de messagerie ne sont pas différentes. En fonction de la structure tarifaire, du nombre de forfaits disponibles et même de la manière dont les utilisateurs sont facturés, les fonctionnalités incluses changeront – certains fournisseurs imposeront même des limitations artificielles aux forfaits moins chers.

Maintenant, c'est normal - c'est ainsi qu'un modèle freemium fonctionne : vous avez besoin d'inciter vos utilisateurs à effectuer une mise à niveau si nécessaire. Cependant, il convient de noter que certains fournisseurs sont un peu plus libéraux que d'autres en ce qui concerne les fonctionnalités et fonctionnalités incluses, ainsi que la structure des prix. Par exemple, Slack verrouille certains de ses plans moins chers avec de grandes limitations. Mais ils sont également connus pour ne facturer une entreprise qu'aux utilisateurs ACTIFS, et pas seulement à tous les membres de votre entreprise qui ont un compte mandaté.

Mettre tous ensemble

Une fois que vous avez compris le fonctionnement de votre équipe et les outils dont elle a besoin, il est temps de commencer la recherche. L'approche la plus évidente pourrait être une simple recherche sur Google, avec une liste ou une feuille de calcul Excel pour garder une trace de toutes les options pertinentes que vous trouvez.

Il serait utile de créer également une liste de toutes les fonctionnalités clés dont votre équipe a besoin et de vérifier si chaque solution de votre liste inclut cette fonctionnalité, ou même si elle la facture spécifiquement. N'ayez pas peur de pousser ces fournisseurs sur leurs lignes d'assistance également pour comprendre à quoi ressemble leur service et à quel point l'assistance peut être efficace en cas d'urgence.

Essayez avant d'acheter

N'ayez pas peur de télécharger des essais gratuits ou des versions des applications également, essayez avant d'acheter est toujours une stratégie solide - c'est pourquoi les constructeurs automobiles proposent des essais routiers. Presque toutes les solutions de messagerie sur le marché proposent une version d'essai ou une version freemium.

Votre équipe peut essayer de faire pivoter différents outils, ou simplement essayer celui qui semble le mieux pour voir s'il colle. Nos critiques pratiques consistent à jouer, à cliquer et à explorer. N'oubliez pas de jeter un coup d'œil à notre page de comparaison de collaboration d'équipe, ainsi qu'à nos critiques pratiques et tête à tête.