Pensez au-delà de la feuille de calcul : 3 outils qui peuvent améliorer votre efficacité opérationnelle

Les opérations quotidiennes sont au cœur de chaque entreprise. Les employés, les bons de commande, les processus, les équipements et les outils assurent le fonctionnement d'une entreprise. Chacune de ces pièces doit souvent bouger comme sur des roulettes pour qu'une entreprise réussisse. Lorsque des interruptions ou des goulots d'étranglement apparaissent, ils peuvent réduire la productivité, perturber les fonctions de l'entreprise et compromettre la sécurité et la sûreté.

La gestion efficace et fluide de leur entreprise est une priorité absolue pour les propriétaires d'entreprise. Et cette tâche ne pourrait pas être plus critique à une époque de menaces en ligne croissantes et de normes de conformité complexes. Ci-dessous, nous discuterons de trois outils qui peuvent améliorer l'efficacité opérationnelle d'une entreprise tout en assurant sa sécurité.

1. Logiciel de gouvernance, de risque et de conformité

Les lois sur la confidentialité des consommateurs, les menaces de ransomware et le risque de violation de données rendent les opérations à l'ère numérique de plus en plus complexes. Cependant, les technologies de réseau comme Internet ne sont pas les seules à blâmer. Les personnes et les processus sont les autres facteurs qui peuvent exposer les entreprises à des risques et à des problèmes de conformité.

Supposons que votre entreprise construise des tours cellulaires et loue l'équipement à d'autres entreprises et opérateurs de téléphonie mobile. Votre objectif est de terminer la construction des tours avec le moins de coûts possible, afin de maximiser les profits. Mais opérer dans cette industrie signifie que vous devez vous conformer aux réglementations municipales, étatiques et fédérales.

Votre concentration sur les processus et les coûts de construction lean n'est pas nécessairement la mauvaise approche. Cependant, cela a amené l'entreprise à choisir des équipements de qualité inférieure dans le passé. L'équipement était non seulement inférieur aux normes de l'industrie, mais le gouvernement fédéral l'a également interdit pour des raisons de sécurité nationale. L'entreprise a dû passer par le processus douloureux et coûteux de remplacement de l'équipement radio de chaque tour.

Les solutions de gouvernance, de risque et de conformité aident à évaluer les technologies, les supervisions humaines et les processus qui créent des vulnérabilités commerciales. Également connue sous le nom de GRC, cette approche considère les opérations d'une entreprise comme un système holistique. Au lieu de lever le drapeau rouge sur une seule procédure, un outil GRC montre comment des opérations entières créent des risques potentiels. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent alors clairement identifier les méthodes et les décisions qui peuvent ne pas être dans le meilleur intérêt de l'entreprise.

2. Systèmes de gestion des stocks

Les entreprises qui vendent des produits doivent trouver des moyens d'héberger, de déplacer et de suivre les stocks. Vos opérations dépendent également de fournitures et d'équipements internes, même si votre entreprise ne vend pas de produits tangibles. Vous devez garder un œil sur les actifs de votre entreprise, tels que les ordinateurs, les licences de logiciels et le matériel de bureau. Sinon, la diminution ou la perte des stocks pourrait devenir incontrôlable et les sources pourraient être difficiles à déterminer.

La réduction des stocks peut rapidement devenir coûteuse et les sources peuvent indiquer des problèmes de sécurité plus importants. Certaines recherches révèlent que le vol et le vol à l'étalage des employés sont à l'origine de 78,3 % des pertes de stocks. Les erreurs de calcul et de paperasserie représentent 15,4 % des cas, tandis que la fraude des fournisseurs en entraîne 3,7 %. Un autre 3,9 % provient de causes inconnues que les entreprises ne peuvent pas retracer, parfois en raison de processus médiocres ou insuffisants.

Les systèmes de gestion des stocks aident à améliorer les processus de suivi, de surveillance et de contrôle des stocks d'une entreprise. Ces applications synchronisent également les changements de distribution des actifs et des produits à mesure qu'une entreprise augmente ses emplacements. Vous pouvez voir où se trouvent les produits et autres actifs en temps réel, y compris la valeur qu'ils représentent. Les systèmes de gestion des stocks automatisent également les calculs, tels que les coûts d'achat et d'amortissement, ce qui peut aider à déterminer où se produit la démarque inconnue.

Lorsque vous avez plusieurs entrepôts qui reçoivent et expédient des produits vers plusieurs magasins, il est difficile pour les feuilles de calcul de suivre le rythme. Pour les entreprises autres que la vente au détail, les feuilles de calcul ne sont pas suffisamment dynamiques pour suivre la destination des ordinateurs portables et des appareils mobiles fournis par l'entreprise. Vous avez besoin d'un système automatisé qui gère efficacement les niveaux de stock et les actifs et ne nécessite pas d'intervention humaine constante.

3. Applications de gestion de la relation client

Votre entreprise gère-t-elle toujours sa clientèle avec des feuilles de calcul ? En plus de prendre du temps, cette approche peut exposer votre entreprise à des problèmes de sécurité et de confidentialité. Étant donné que les feuilles de calcul nécessitent une saisie et une manipulation continues des données, elles peuvent contenir des informations obsolètes. Vous pouvez avoir des personnes dans votre feuille de calcul qui ne sont plus des clients ou qui ne souhaitent pas recevoir certaines communications.

Par exemple, certains clients peuvent souhaiter désactiver les e-mails marketing ou promotionnels. Quelqu'un devrait créer une colonne dans votre feuille de calcul pour l'indiquer. De plus, le marketing serait chargé de parcourir manuellement la feuille de calcul pour déterminer qui retirer de sa liste. Ensuite, il y a la question du partage et du stockage de la feuille de calcul, y compris la gestion de l'accès des employés et le respect des règles de confidentialité.

Les applications de gestion de la relation client rationalisent les données client, les préférences de communication et la sécurité des informations. Une application CRM vous permet de restreindre l'accès des employés et d'accorder différents niveaux d'autorisation. Par exemple, le personnel de vente et de service peut avoir besoin d'autorisations d'affichage et de modification pour ajouter ou modifier des informations sur les clients. Cependant, ils n'ont probablement pas besoin d'un accès administrateur leur permettant d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs ou d'intégrer d'autres programmes.

Les capacités du logiciel CRM s'étendent aux communications marketing, y compris les listes de diffusion. Supposons qu'un client reçoive des messages promotionnels chaque mois, mais qu'il ne veuille plus les voir. Ils peuvent se désinscrire, les supprimant automatiquement de la liste de contacts du marketing. Alors que leurs informations resteront dans la base de données, l'application CRM enregistrera également les actions du client. Les employés verront immédiatement pourquoi ce client ne reçoit pas d'e-mails promotionnels.

Outils pour améliorer l'efficacité opérationnelle

Atteindre l'efficacité opérationnelle implique de trouver et de mettre en œuvre les meilleures pratiques qui améliorent la qualité, l'efficacité ou les performances. Les applications logicielles sont des outils essentiels qui aident les entreprises à appliquer les meilleures pratiques. Bien que les feuilles de calcul aient pu le réduire dans le passé, elles peuvent désormais devenir un obstacle à la conformité, à la productivité et à la sécurité. Des solutions plus dynamiques, telles que les logiciels GRC, les systèmes de gestion des stocks et les applications CRM, suppriment les obstacles opérationnels susceptibles de compromettre le succès de l'entreprise.