Le temps, c'est de l'argent : comment devenir résilient avec le suivi du temps Planfix pour les petites entreprises

Ce n’est un secret pour personne que les petites entreprises sont souvent dans une position plus faible que les grandes entreprises. Disposant de ressources financières et humaines limitées, les petites entreprises doivent constamment être sur leurs gardes et optimiser leur utilisation de ces ressources. Cependant, certains outils peuvent contribuer à atténuer les faiblesses, à accroître l’efficacité du travail et à permettre à ces entreprises de rivaliser avec les grands acteurs de leur secteur. L'un de ces outils logiciels est un système de gestion de la relation client (CRM) doté de fonctionnalités de suivi du temps.

Pourquoi le suivi du temps est-il si crucial pour les petites entreprises ?

Le suivi du temps joue un rôle crucial dans la gestion efficace des ressources et la répartition des tâches. Selon une étude d'AffinityLive, de l'American Payroll Association et de TSheets, les entreprises perdent chaque jour près de 7,4 milliards de dollars en raison d'activités professionnelles non suivies. C'est pourquoi le suivi du temps est essentiel pour les petites entreprises, où chaque heure travaillée compte. Non seulement cela permet aux entreprises de surveiller le temps consacré aux tâches, mais cela leur permet également d'optimiser les processus de travail et d'identifier les goulots d'étranglement et les zones problématiques.

Gestion des ressources : si une entreprise sait combien de temps est consacré aux tâches et aux projets, elle peut redistribuer la charge de travail et utiliser plus efficacement les ressources de son équipe.

Informations financières : les logiciels de suivi du temps destinés aux petites entreprises peuvent fournir des données précieuses pour la budgétisation et la gestion des ressources financières.

Productivité des employés : le suivi du temps de projet aide les employés à se concentrer sur leurs tâches, tandis que les chefs d'équipe et les superviseurs reçoivent des rapports sur le temps et l'argent consacrés à diverses activités.

Motivation et contrôle : en gardant une trace des heures de travail de vos employés, vous pouvez les motiver à faire preuve d'autodiscipline, aider les RH à développer des systèmes de motivation et éviter la procrastination des équipes.

Ce n'est là qu'une petite partie de la façon dont la gestion du temps peut augmenter l'efficacité du flux de travail et optimiser les processus métier.

Comment les petites entreprises peuvent-elles optimiser le suivi du temps ?

Pour optimiser les processus métier et créer un environnement commercial individuel pour la gestion du temps et des ressources, plusieurs options sont disponibles. Chaque outil de suivi du temps avec ses propres fonctionnalités et avantages. Voici un aperçu :

Méthodes traditionnelles de suivi du temps

Bien sûr, les méthodes traditionnelles de chronométrage sont peut-être un peu dépassées, mais elles sont toujours utilisées. Pensez aux feuilles de calcul Excel, aux journaux papier ou même aux machines dédiées au suivi du temps. Le mauvais côté? Ces méthodes ne fournissent souvent pas un aperçu complet du temps passé sur des projets ou des tâches, et l'exactitude des données collectées peut être discutable.

Logiciel de suivi du temps

Ce logiciel spécialisé de suivi du temps destiné aux petites entreprises permet aux employés de suivre leurs heures de travail, y compris les heures de début et de fin, les pauses et les activités liées à diverses tâches. Le marché propose des options telles que Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime et Clockify. Bien qu'ils soient très puissants, l'inconvénient est le temps et les ressources nécessaires pour s'intégrer aux systèmes de gestion des tâches existants ; par conséquent, le nombre de programmes que les employés doivent utiliser augmente.

Applications mobiles de suivi du temps

Certaines applications permettent aux employés de suivre leurs heures de travail à l'aide d'appareils mobiles tels que des smartphones ou des tablettes. Ces applications de suivi du temps destinées aux petites entreprises offrent généralement une interface conviviale et simple pour le suivi du temps et des fonctions supplémentaires. Cependant, tous les employés ne sont pas contents d’installer de telles applications sur leurs appareils. Ces applications ne peuvent pas fournir une image complète sans une intégration transparente dans les processus métier d'une organisation.

Systèmes de suivi du temps intégrés au CRM

Des systèmes CRM spécifiques tels que Planfix, monday.com, ClickUp et Wrike offrent des fonctionnalités de suivi du temps sur leurs plateformes. Les systèmes de suivi du temps pour les petites entreprises permettent de surveiller le temps consacré à la communication avec les clients, à l'exécution des tâches et à d'autres activités directement dans le système de gestion client. Cette option constitue l’approche optimale pour intégrer de manière transparente le suivi du temps des petites entreprises dans le flux de travail quotidien.

Choisir la bonne solution de suivi du temps peut augmenter considérablement la productivité et l’efficacité opérationnelle, en particulier pour les petites entreprises confrontées aux complexités de la gestion des ressources.

Augmentez l'efficacité de votre petite entreprise avec Planfix

Le système Planfix CRM est un outil puissant pour gérer les petites entreprises. Il s'agit bien plus qu'une simple plateforme permettant une gestion efficace des relations clients et un traitement des projets et des tâches ; il comprend également une fonction de suivi du temps qui permet de surveiller le temps passé sur les tâches.

Avantages de l'utilisation de Planfix pour l'optimisation du flux de travail

Planfix est un système de gestion d'entreprise, mais au-delà de cela, c'est aussi un transformateur CRM unique. Avec Planfix, vous pouvez suivre le temps passé sur une variété de tâches, ainsi que :

• Organiser le travail : le système vous permet de structurer les tâches, de créer des projets et de fixer des délais. Cela augmente la productivité et le respect des délais et permet d'identifier les goulots d'étranglement du projet et de minimiser les risques.
• Personnalisez les espaces de travail de manière flexible : avec Planfix, vous pouvez adapter les processus commerciaux à l'ensemble de l'entreprise ou à des départements ou équipes spécifiques. Vous décidez quelles données suivre et analyser – qu'il s'agisse de temps, de dépenses financières, d'utilisation des ressources, etc.
• Suivre et enregistrer le temps : la fonction de suivi du temps enregistre le temps passé sur chaque tâche ou projet, ce qui facilite l'analyse de l'efficacité du travail et l'optimisation de l'allocation du temps.
• Gérer les ressources : Planfix fournit des outils pour gérer les ressources de l'équipe, attribuer des tâches, suivre leur progression et contrôler les dépenses en temps et en ressources.

Grâce à la flexibilité et aux fonctionnalités complètes de Planfix, il peut croître et évoluer avec les besoins de votre entreprise.

Outils pour optimiser le flux de travail dans Planfix

En ce qui concerne le suivi du temps et des ressources, Planfix se distingue par ses outils de suivi et d'analyse intégrés qui vous permettent de suivre pratiquement toutes les ressources.

• Planfix Timer : Cette fonctionnalité vous permet de suivre avec précision le temps passé par les employés sur des tâches individuelles ou des activités liées à un projet. Vous pouvez générer divers rapports à partir des données collectées, du temps passé aux calculs des coûts du projet et à l'attribution des bonus. Grâce à l'interface utilisateur intuitive, vous n'avez pas à investir de temps dans la formation ou l'intégration de vos employés. La minuterie peut être activée directement dans le système ou via des extensions de navigateur.
• Suivi du temps : les balises de données de Planfix fournissent un aperçu complet des heures de travail, ventilées par tâches, projets, heures de travail de l'équipe et charge de travail. Ces données facilitent la gestion et l'optimisation des processus commerciaux et permettent un calcul précis des heures travaillées, l'attribution de primes et un aperçu des dépenses réelles dans diverses catégories.
• Balises de comptabilité et de données : Au-delà des heures de travail, Planfix vous permet de suivre toutes les données que vous gérez dans le système. Vous décidez quoi suivre ; des données peuvent être collectées sur les projets, les tâches et les performances des employés. Calculez le retour sur investissement d'un projet, le temps et les ressources nécessaires pour développer un produit ou un service, prévoir les revenus et prendre en compte les frais clients et généraux ou la maintenance des bureaux.

Conclusion

La mise en œuvre d'un système CRM doté de fonctionnalités de suivi du temps telles que Planfix peut augmenter considérablement l'efficacité opérationnelle des petites entreprises. Il permet de surveiller le temps et les ressources, d'optimiser les processus de travail et d'augmenter la productivité des équipes. De cette manière, les petites entreprises peuvent rester compétitives sur le marché et croître avec succès.