UCaaS vs VoIP : tout ce que vous devez savoir

La communication d'entreprise est en constante évolution. Comment atteignez-vous vos clients et comment votre équipe collabore-t-elle ? Il existe deux principaux mots à la mode lorsque vous parlez de la façon dont les entreprises restent au courant : VoIP et communications unifiées en tant que service (UCaaS). Dans ce guide, nous allons expliquer chacun et vous montrer en quoi les deux technologies diffèrent.

Qu'est-ce que la VoIP ?

VoIP, qui signifie voix sur protocole Internet, est une technologie qui utilise Internet pour émuler le processus d'appel traditionnel. Le service VoIP se connecte de manière transparente aux réseaux téléphoniques publics commutés (RTPC) standard sans les nombreuses limitations associées à ces lignes. La VoIP dépend moins du matériel. Avec le PSTN, vous êtes attaché à des lignes de cuivre centenaires, qui doivent être câblées à vos points de terminaison (téléphones).

Avec le RTPC, ces fils doivent être entretenus, c'est pourquoi les appels interurbains coûtent plus cher. Avec les connexions VoIP, la technologie est utilisée pour transmettre votre voix sur Internet via des paquets de données. Ils sont cryptés au fur et à mesure que vous passez votre appel et transmis à un autre téléphone VoIP ou à une ligne fixe traditionnelle. Une grande partie du matériel qui favorise les appels fixes est étrangère à la VoIP, il n'y a donc pas besoin de frais d'interurbain massifs. En fait, la plupart des fournisseurs de VoIP se replient aux États-Unis et au Canada en appelant sans frais supplémentaires dans leurs forfaits.

Toutes les fonctionnalités que vous pourriez trouver sur un téléphone fixe standard sont disponibles avec VoIP. Cela inclut Ne pas déranger, l'identification de l'appelant, la messagerie vocale et le transfert d'appel. VoIP offre même des fonctionnalités telles que :

• Renvoi d'appel à distance - Cela vous permet d'envoyer des appels là où vous en avez besoin, même lorsque vous êtes sur mobile.
• Numéros de téléphone virtuels - Ceux-ci vous permettent d'utiliser des numéros personnalisés (c'est-à-dire 1-800-YOURBIZ), des numéros locaux ou des numéros sans frais pour étendre la portée de votre entreprise.
• Routage d'appel avancé - L'IVR hébergé et le standard automatique sont des systèmes de routage basés sur le cloud et sans matériel. Ces technologies dirigent les appelants vers le bon service via des menus et offrent des options de libre-service.

La VoIP est beaucoup plus polyvalente que le service téléphonique PBX traditionnel sur site. Par exemple, avec les appels PSTN, vous êtes limité aux communications téléphoniques. Avec VoIP, vous pouvez recevoir et passer des appels sur des téléphones de bureau, des softphones qui sont des logiciels basés sur le cloud et sur des smartphones Apple iOS, Windows Phone et Google Android. Cela rend les communications plus transparentes et plusieurs technologies existent pour favoriser un changement rapide entre les terminaux VoIP sans temps d'arrêt.

Qu'est-ce que l'UCaaS ?

UCaaS est une plate-forme unifiée de technologies de communication que les entreprises utilisent pour favoriser toutes les communications et collaborations internes et externes. Autrefois, la salle de conférence occasionnelle était utilisée pour relier deux bureaux via des connexions téléphoniques traditionnelles. De nos jours, des fournisseurs comme Zoom, 8×8, RingCentral et Nextiva proposent des solutions de conférence Web et d'autres outils que les équipes utilisent pour rester connectées. Ceux-ci sont particulièrement utiles lorsque les distances géographiques séparent les équipes.

Par exemple, une vidéoconférence complète n'est pas nécessaire pour communiquer avec un seul collègue. Un outil de communication unifié que les fournisseurs accordent est le chat d'affaires. À l'instar des programmes de messagerie instantanée, les solutions de chat d'entreprise offrent aux collègues un moyen basé sur le texte de se parler. Grâce à l'application de chat, les membres de l'équipe partagent rapidement des idées et des fichiers en cas de besoin.

Une autre fonction de la solution UCaaS souvent intégrée aux offres de la plupart des fournisseurs est le partage d'écran. Le partage d'écran est un outil de conférence que les membres de l'équipe utilisent pour montrer à leurs collègues ce qui se passe sur les écrans de leurs ordinateurs de bureau/smartphones. Ceci est utile lors de présentations PowerPoint ou lors de la démonstration d'un nouveau logiciel.

Les outils de gestion de projet sont également souvent inclus dans les suites de communications unifiées. Ceux-ci aident les responsables à suivre les flux de travail et à attribuer des tâches aux membres de l'équipe tout en gardant des fonctionnalités telles que la conférence et le partage de fichiers disponibles pour l'équipe.

La conférence Web, le chat, la gestion de projet et le partage d'écran sont tous des outils de travail à distance utiles, mais les communications unifiées se distinguent par la capacité de les intégrer dans une expérience transparente. Certaines suites UC vous permettent de passer d'une discussion en tête-à-tête à une vidéoconférence en quelques clics seulement.

En fait, l'intégration est l'une des caractéristiques les plus essentielles d'un outil de communications unifiées en tant que service (UCaaS). Avec de nombreuses solutions, votre plate-forme UCaaS s'interface avec des logiciels tiers tels que Salesforce, Miscrosoft, Oracle, etc. Lorsque cela se produit, votre équipe discute et appelle les prospects directement depuis le CRM.

Les communications unifiées font des progrès significatifs dans les centres de contact. D'après une étude de Frost et Sullivan, la communication unifiée et la collaboration (UCC) améliorent la productivité (85 %), accélèrent la prise de décision (84 %), améliorent l'expérience client (83 %) et stimulent l'innovation (82 %).

UCaaS vs VoIP : la répartition complète

À présent, vous pouvez voir que la VoIP et les communications unifiées sont deux technologies puissantes qui favorisent de meilleures communications. Pourtant, comment les deux technologies se comparent-elles ? Il est important de comprendre que les communications unifiées et les logiciels VoIP sont associés par de nombreux fournisseurs.

Par exemple, RingCentral propose à la fois des fonctionnalités de communications unifiées et VoIP dans tous les plans tarifaires de RingCentral. Avec leur offre de base, le plan Essentials, vous bénéficiez d'appels illimités aux États-Unis et au Canada, ainsi que de la messagerie d'équipe et du partage de documents. La quantité de fonctionnalités de communications unifiées augmente considérablement à mesure que vous naviguez vers des niveaux supérieurs.

Même dans cet esprit, la VoIP est quelque peu limitée à plus grande échelle. Avec uniquement la VoIP, vous n'aurez que des appels vocaux. Il n'intègre pas grand-chose en dehors des appels point à point et des fonctionnalités telles que l'identification de l'appelant et les numéros virtuels. Il présente des économies par rapport aux appels traditionnels, mais ce n'est certainement pas la fin des communications professionnelles.

Les packages UCaaS, en revanche, ont tendance à intégrer les appels VoIP dans leurs suites plus larges de solutions de communication. Cela vous permet de discuter avec un collègue et de transformer instantanément le chat en un appel ou une conférence sur Internet en quelques pressions de touches.

Les communications unifiées ont une portée beaucoup plus large que les appels VoIP simples puisque les communications unifiées se concentrent sur tous les domaines du profil de communication d'une entreprise. Les communications unifiées sont également utilisées pour collaborer ou communiquer très facilement avec les clients via des méthodes omnicanales telles que les SMS et les e-mails.

Ces technologies interagissent-elles sur le plan technique ? Ils le font certainement. La VoIP et les communications unifiées dépendent du protocole d'initiation de session (SIP). SIP est un protocole qui permet l'ouverture et la fermeture de connexions de données, ce qui fait de SIP une option stable pour les appels SIP ou simplement pour les transferts d'informations. VoIP a besoin de SIP pour établir des appels et les connecter aux réseaux PSTN existants - il définit les messages envoyés et établit et ferme la connexion si nécessaire.

UCaaS utilise également SIP pour toutes ses fonctions. Si vous allez ouvrir un chat, une conférence, partager des fichiers ou envoyer des affectations via un logiciel de workflow, alors SIP est utilisé dans la plupart des packages UCaaS pour gérer et fermer les connexions.

Étant donné que ces deux technologies dépendent de SIP, il n'est pas surprenant qu'elles soient souvent interconnectées. Pour cette raison, il est préférable de trouver un fournisseur qui propose les deux technologies afin d'avoir un profil de communication d'entreprise plus solide. Néanmoins, si vous constatez que votre entreprise n'a pas besoin des fonctionnalités de collaboration, une simple solution d'appel VoIP vous fera économiser de l'argent, surtout si vous effectuez de nombreux appels interurbains.

Les communications unifiées nécessitent presque toujours une certaine forme d'investissement matériel, surtout si vous ne disposez pas du réseau ou de l'architecture informatique existante pour prendre en charge les exigences logicielles. Pourtant, ceux qui intègrent l'UCaaS sont souvent plus mobiles, surtout en cas de crise, et il y a un besoin de travail à distance. Le MIT a constaté qu'en avril 2020, 34 % des travailleurs qui faisaient auparavant la navette travaillaient à domicile en utilisant des outils de communications unifiées.

VoIP et communications unifiées vont de pair

En termes simples, élargissez vos capacités de communication professionnelle en adoptant à la fois la VoIP et les communications unifiées.

Il existe plusieurs points d'intersection entre les deux types de technologies de communication d'entreprise, il existe plusieurs fournisseurs VoIP d'entreprise qui vous aideront à démarrer.