Comprendre les cartes de crédit professionnelles et comment les utiliser au mieux

Diriger une entreprise peut être stressant, avec des dépenses constantes pour satisfaire les fournisseurs, et maintenir un flux de trésorerie suffisant peut parfois être difficile. Un moyen pratique de surmonter ce problème et d'augmenter le pouvoir d'achat de toute entreprise consiste à en savoir plus sur les cartes de crédit professionnelles, car elles constituent un moyen simple d'accéder à une ligne de crédit renouvelable pour les achats professionnels et les retraits en espèces.

En comprenant les caractéristiques, les utilisations et les avantages des cartes de crédit professionnelles, vous pouvez prendre une décision éclairée quant à savoir si c'est la bonne option pour votre entreprise et comment tirer le meilleur parti d'une carte de crédit professionnelle. Nous explorons en détail le monde des cartes de crédit professionnelles ci-dessous.

Qu'est-ce qu'une carte de crédit professionnelle ?

Une carte de crédit professionnelle a une ligne de crédit renouvelable qui devrait généralement être utilisée uniquement pour les dépenses professionnelles. De la même manière que pour les cartes de crédit personnelles, des relevés sont émis sur une base mensuelle fournissant des détails sur le solde dû et le paiement minimum dû. Si le solde d'une carte de crédit professionnelle est payé en totalité chaque mois, aucun intérêt n'est payable sur les dépenses, cependant, si un paiement minimum est effectué, des intérêts seront dus.

Avantages des cartes de crédit professionnelles

Les avantages des cartes de crédit professionnelles sont nombreux. Ils offrent une flexibilité maximale aux propriétaires d'entreprise tout en facilitant la gestion de la trésorerie. Voici quelques-uns des fantastiques avantages offerts par de nombreuses cartes de crédit professionnelles :

• Remise en argent
• Cartes d'employés
• Fonctions comptables intégrées pour se synchroniser avec les comptes professionnels
• Contrôle des dépenses
• Assurance voyage
• Possibilité de constituer un crédit commercial.

Considérations avant de demander une carte de crédit professionnelle

De nombreux facteurs doivent être pris en compte avant de demander une carte de crédit professionnelle. Par exemple, considérez les différentes façons dont une carte de crédit professionnelle fonctionnera pour l'entreprise et comment son utilisation sera surveillée. Notez les avantages et les inconvénients à l'avance, pour vous assurer que la bonne décision est prise.

De nombreuses cartes comportent des frais annuels, il est donc important d'être à l'aise avec le paiement de ces frais ainsi que le niveau d'intérêt facturé sur les soldes impayés. Idéalement, vous devriez envisager de compenser les soldes sur une base mensuelle pour éviter tout coût inutile.

Si vous avez l'intention d'utiliser une carte de crédit professionnelle à l'étranger, il est important de trouver celles qui offrent des transactions sans frais à l'étranger. Vous voudrez également vous procurer une carte offrant des taux de change compétitifs.

Utilisation d'une carte de crédit professionnelle

Une fois que vous avez reçu votre carte de crédit professionnelle, il est important de mettre en place des contrôles rigoureux pour suivre les dépenses de l'entreprise, car ces dépenses ont finalement un impact sur les bénéfices nets. Certaines mesures à envisager sont décrites ci-dessous.

Responsabilité

La responsabilité de toutes les dépenses de carte de visite est primordiale. Il peut être judicieux d'insister pour que toutes les dépenses effectuées par carte de crédit professionnelle soient pré-approuvées, afin de s'assurer qu'il n'y a pas de surprises lorsque les relevés mensuels arrivent.

La plupart des entreprises optent pour un reporting rigoureux des recettes recoupées avec toutes les dépenses. Il peut être nécessaire de retirer les cartes de crédit des employés qui ne soumettent pas de demandes de remboursement complètes pour justifier leurs dépenses par carte.

Qui devrait recevoir une carte de crédit professionnelle ?

Il est important de limiter l'accès aux cartes de crédit professionnelles et de ne les fournir qu'à ceux qui en ont réellement besoin pour des besoins commerciaux essentiels. Il est également judicieux d'établir une politique claire sur les limites de dépenses pour les titulaires de carte individuels, car cela permet de garantir que les dépenses ne dépassent pas la limite fixée.

Ceux qui peuvent bénéficier d'une carte de crédit professionnelle comprennent les commerciaux, qui peuvent avoir besoin de cartes pour couvrir leurs frais de déplacement. Les gestionnaires et les cadres peuvent également avoir besoin d'un accès pour effectuer des achats réguliers pour leurs services. Et enfin, les entrepreneurs et les propriétaires d'entreprise eux-mêmes peuvent trouver qu'une carte de crédit professionnelle est la meilleure option pour gérer les flux de trésorerie.

David Luck, co-fondateur et PDG de Capital On Tap, déclare : « L'utilisation d'une carte de crédit professionnelle est un excellent moyen de gérer les flux de trésorerie, mais il est essentiel de respecter un budget et de s'assurer que toutes les dépenses sont comptabilisées. Avec la bonne approche et les contrôles en place, cela peut être un véritable sauveur pour les finances des entreprises. »

Fixer des limites de carte

La politique de carte de crédit professionnelle devrait également détailler les règles concernant les dépenses acceptables. Les employés doivent être informés des dépenses qu'ils peuvent mettre sur les cartes et du montant qu'ils peuvent dépenser. Il est également important de réglementer la fréquence d'utilisation des cartes.

Lors de la délivrance d'une carte de crédit professionnelle à un employé, il convient de lui remettre une copie de la politique et de la signer en tant qu'accord afin qu'il soit lié par ces règles. Certains fournisseurs de cartes de visite travaillent avec des entreprises pour limiter les transactions autorisées sur certaines cartes. Il est même possible de spécifier que les transactions ne peuvent avoir lieu qu'à certains moments.

Damian Brychcy, COO et US MD de Capital On Tap, déclare : « Avoir une carte de crédit professionnelle peut être un outil inestimable, vous donnant la possibilité de faire des achats tout en laissant respirer votre trésorerie. Il est important de se rappeler que tout ce que vous achetez avec la carte doit être remboursé, alors assurez-vous que toutes les dépenses sont responsables et respectent le budget.

Surveiller l'activité des cartes de crédit professionnelles

Les services comptables devraient être chargés de surveiller l'activité des cartes de crédit professionnelles pour s'assurer que les dépenses sont acceptables.

Des alertes d'activité par SMS ou par e-mail peuvent être demandées aux fournisseurs de cartes de crédit professionnelles pour faciliter cela. Les chefs d'entreprise peuvent spécifier s'ils veulent des alertes pour chaque transaction ou juste chaque fois qu'un employé essaie d'utiliser une carte pour un achat d'un certain montant ou dans une zone non approuvée.

Utilisation judicieuse des cartes de crédit professionnelles

Les cartes de crédit professionnelles peuvent être un outil utile pour de nombreuses entreprises, offrant une ligne de crédit renouvelable à court terme qui est remboursée à la fin de chaque période comptable. Cependant, ce n'est généralement pas une bonne idée d'utiliser une carte de crédit d'entreprise pour les grandes dépenses d'entreprise qui pourraient être financées au moyen de prêts aux entreprises. Une dépense d'entreprise très importante pourrait maximiser la carte de crédit et la rendre inutile pour d'autres dépenses tout au long du mois.

S'il semble probable que les dépenses ne puissent pas être réglées le mois suivant, il peut être plus pratique de demander un prêt commercial car le taux d'intérêt sur les cartes de crédit est plus élevé que pour la plupart des prêts. Cela libère votre limite de carte de crédit pour que les employés puissent l'utiliser au besoin.

Conclusion

Les cartes de crédit professionnelles peuvent être une solution incroyablement flexible pour améliorer les flux de trésorerie, offrant une gamme d'avantages utiles. Ils peuvent être délivrés à un grand nombre d'employés, ce qui leur permet de payer les services selon leurs besoins.

Cependant, il est important de mettre en place une politique de dépenses par carte et des conseils aux employés pour s'assurer que les employés sont conscients de ce qui peut et ne peut pas être débité d'une carte de crédit professionnelle. De plus, il n'est pas conseillé de faire des dépenses importantes avec une carte de crédit professionnelle. Il peut être plus rentable d'opter pour un prêt commercial pour les gros articles, et cela évite également de dépasser les limites de crédit qui pourraient empêcher les employés d'utiliser des cartes pour les dépenses essentielles.