Communication virtuelle : défis, choses à faire, à ne pas faire et meilleurs outils

Avec le déclenchement de la pandémie de coronavirus, la communication professionnelle en face à face a été anéantie pour le moment. Les réunions en personne et les conversations sur les refroidisseurs d'eau ont été rapidement remplacées par des outils de communication virtuels. Le travail à distance était en hausse avant la pandémie, mais l'épidémie de coronavirus l'a fait complètement accélérer.

En raison du manque de communication en personne, il est essentiel que votre entreprise maîtrise les plateformes de communication à distance. Dans cet article, nous discuterons de tout ce que vous devez savoir sur la communication virtuelle, des outils eux-mêmes à l'étiquette que vous devriez suivre. Nous couvrirons les sections suivantes dans l'article:

• Qu'est-ce que la communication virtuelle ?
• Défis de communication virtuelle
• Les choses à faire et à ne pas faire en matière de communication virtuelle
• Principaux outils de communication virtuelle
• Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que la communication virtuelle ?

Ce logiciel permet aux gens de communiquer sans être dans la même pièce. Cela se fait grâce à une combinaison d'outils audio et vidéo qui permettent une communication en temps réel. L' utilisation de ces outils a peut-être explosé en raison du COVID-19 , mais ils existent depuis des années. Au fur et à mesure que la technologie progresse, ces outils ont évolué rapidement.

Outils disponibles pour la communication virtuelle

Outils de visioconférence — Ces solutions comptent parmi les outils de communication virtuelle les plus précieux du marché. Ils vous permettent de mener des réunions en direct en envoyant de l'audio et de la vidéo entre deux terminaux. Ils remplacent facilement les réunions en personne.

Logiciel de chat d'équipe — Ces outils vous permettent d'envoyer des messages instantanés à vos collègues. Ils sont une excellente option pour poser des questions rapides et suivre les plaisanteries de bureau amicales qui vous manquent peut-être dans vos espaces de travail précédents.

Outils de gestion de projet — Ce logiciel vous aidera à organiser, déléguer et gérer toutes les tâches liées à vos projets en cours.

Systèmes téléphoniques VoIP d'entreprise - Ces plates-formes permettent aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques sur Internet. De cette façon, les employés n'ont pas besoin d'utiliser leur téléphone portable personnel pour les affaires.

E- mail — L'e-mail a été proéminent pendant assez longtemps pour qu'il n'ait pas besoin d'être défini. Mais c'est un atout vital au sein de la pile logicielle de communications virtuelles de toute entreprise.

Défis de communication virtuelle

Cette technologie offre un niveau de commodité important lorsque les interactions en personne ne sont tout simplement pas possibles. Mais juste parce qu'ils sont un bon deuxième choix, cela ne signifie pas qu'ils n'ont pas leurs défis. Voici quelques obstacles que vous pourriez rencontrer lors de l'utilisation de ce logiciel.

Manque de langage corporel — Le langage corporel est la clé de la communication. Les mots ne représentent qu'une petite partie du message que vous essayez de transmettre. En fait, Business Know How indique que 93 % de votre message est non verbal, 55 % étant du langage corporel.

Cela peut notamment poser problème si vous communiquez via un système de messagerie instantanée, tel que Slack. Par exemple, un responsable peut envoyer à son subordonné direct un simple message d'une phrase. Mais sans contexte supplémentaire, tel que le langage corporel, le message peut être mal interprété. Cette mauvaise interprétation pourrait entraîner des distractions susceptibles de nuire à la productivité des employés.

Le directeur et psychologue de Humintell , le Dr David Matsumoto, déclare que ce problème découle du fait que les humains n'ont pas évolué pour faire de la communication bidimensionnelle. Nous sommes simplement conçus pour fonctionner dans un monde en trois dimensions. Ainsi, peu importe à quel point nous devenons dépendants de la technologie, nos esprits ne s'y adapteront tout simplement jamais complètement.

Communiquer avec des personnes dans différents fuseaux horaires - Il s'agit d'un problème courant en matière de communication à distance, mais qui n'est pas propre à COVID-19. Il y a de fortes chances que vous ayez des employés dans différents fuseaux horaires, que ce soit dans votre même pays ou dans le monde entier. Cela signifie que si vous avez besoin de vous connecter avec l'un de ces employés, vous ne disposerez peut-être que d'un court laps de temps pour organiser une réunion.

La culture d'entreprise en souffre - Pour de nombreux employés, ils viennent pour le travail et restent en raison de la culture d'entreprise florissante. Mais si vous dépendez entièrement de la communication à distance, la culture d'entreprise peut disparaître. Pendant la pandémie de COVID-19, les entreprises du monde entier ont fait preuve de créativité avec des happy hours et des soirées jeux virtuelles.

Mais malheureusement, il y a certaines choses qui ne sont tout simplement pas aussi bonnes que la vraie chose. Selon Clutch.co , 63 % des employés ont passé moins de temps à socialiser avec leurs collègues depuis le début de la pandémie de COVID-19. Même une fois que la propagation du virus aura diminué, de plus en plus d'employés continueront probablement à travailler à distance. Cela signifie que la culture du travail continuera à souffrir.

Le travail à domicile a ses distractions — Tout environnement de travail comporte ses distractions. Mais si votre équipe utilise ce logiciel à domicile, cela s'accompagne d'un niveau de distraction différent.

Il est facile pour les employés de prendre une pause qui se transforme en une sieste d'une heure ou en une séance de jeu avec le chien - sans être présent au bureau, personne n'est là pour les tenir responsables. Les distractions à la maison peuvent rapidement s'accumuler avant qu'il n'y ait aucune récupération.

Selon KDSDK , 54 % des Américains interrogés dans le cadre d'une enquête ont signalé plus de distractions en travaillant à domicile. 86% des répondants déclarent également avoir profité de leur liberté de travail à domicile. De tels incidents sont inévitables lorsque votre équipe travaille à domicile.

Connexions Internet instables — Votre bureau est probablement connecté à une connexion Internet stable. Ce n'est pas le cas pour tout le monde à la maison. Certaines personnes peuvent avoir une mauvaise connexion Internet en raison de la région dans laquelle elles vivent ou du coût du service.

Malheureusement, ces outils dépendent entièrement de votre connexion Internet. Ainsi, une connexion inégale peut entraîner des interruptions de service, ce qui peut amener les membres de l'équipe à prendre du retard.

Les choses à faire et à ne pas faire de la communication virtuelle

Ces outils sont un énorme atout, tant que vous les exploitez de la bonne manière. Voici une liste de choses à faire et à ne pas faire.

Définir des canaux pour chaque type de communication - Cette technologie offre un énorme avantage aux équipes car elle offre un large éventail d'options pour collaborer avec des collègues. Mais en même temps, cela peut être accablant. Avec autant de voies de communication, il est important de savoir quel type de conversation est approprié pour quels outils.

C'est pourquoi il serait judicieux d'établir des protocoles pour des solutions de communication spécifiques. Par exemple, un enregistrement rapide est le plus approprié pour votre outil de messagerie d'équipe. Les conversations plus longues et approfondies sont mieux adaptées à la visioconférence .

Tenez compte des fuseaux horaires – Étant donné que vous avez probablement des employés dispersés dans différents fuseaux horaires, vous devez en tenir compte en matière de communication. N'envoyez rien d'urgent sur la plateforme de messagerie de votre équipe, car votre collègue pourrait ne pas y accéder pendant des heures.

Vous devez également être conscient de l'heure à laquelle vous planifiez des appels de vidéoconférence. Essayez de trouver une heure qui se situe dans les heures ouvrables pour toutes les parties à l'appel. Envisagez d'utiliser cet outil pour vous aider à trouver une heure de réunion qui vous convient, à vous et à vos collègues, dans un autre fuseau horaire.

Surcommuniquer — Puisque vous ne pouvez pas lire le langage corporel avec ces outils, vous devez surcompenser en surcommunicant. Avec une conversation en personne régulière, vous pouvez évaluer le contexte complet de ce qu'une personne essaie de dire avec son langage corporel. Ce n'est évidemment pas le cas ici.

Assurez-vous de trop communiquer avec vos collègues afin de ne rien négliger en ce qui concerne le message que vous essayez de transmettre. Entrez dans les moindres détails lorsque vous envoyez un e-mail ou un message instantané pour vous assurer de couvrir tous les détails.

Définissez et travaillez sur la culture de votre entreprise — La culture est un aspect clé de toute entreprise. Bien que ce soit un peu plus difficile de le faire à distance, c'est tout à fait possible. Tirer parti des outils de visioconférence est un excellent moyen de le faire. Utilisez votre outil de visioconférence pour des événements virtuels. Vous pouvez même tirer parti du partage d'écran pour héberger des anecdotes virtuelles. Assurez-vous que votre plate-forme de messagerie d'équipe accueille les conversations de refroidisseur d'eau dans les espaces appropriés afin d'établir des relations entre collègues.

Utilisez la vidéo lorsque cela est possible - Le travail à distance peut être isolant et cette solitude peut avoir un impact négatif sur la qualité du travail de votre équipe. La meilleure façon de lutter contre cela est d'utiliser la vidéoconférence au lieu des appels téléphoniques lorsque cela est possible. Voir des collègues aidera votre équipe à se sentir beaucoup moins seule qu'auparavant.

Ne planifiez pas de réunions juste pour le plaisir - Alors que les équipes virtuelles en ont probablement déjà fait l'expérience auparavant, le terme «fatigue du zoom» est devenu important pendant la crise du COVID-19.

La BBC déclare que les employés sont plus épuisés par les réunions Zoom que par les réunions en personne, car les gens doivent travailler plus dur pour interpréter divers indices, expressions faciales et langage corporel – c'est épuisant. Assurez-vous de trop communiquer dans vos réunions en ligne pour faire passer le message et supprimer le besoin de réunions inutiles.

Ne mesurez pas la productivité en fonction de la fréquence à laquelle quelqu'un communique — Les gens communiquent différemment en ligne qu'ils ne le font en personne, vous ne pouvez donc pas leur en vouloir. Ce n'est pas parce qu'une personne ne participe pas beaucoup aux réunions virtuelles qu'elle n'excelle pas. Assurez-vous simplement de les juger uniquement sur la qualité de leur travail.

Faites savoir à votre équipe comment vous contacter — Ceci est particulièrement important pour les managers. Si votre équipe est distante, elle ne peut pas simplement se rendre à votre bureau pour poser des questions. Sans compter que de nombreuses personnes gardent des horaires assez sporadiques si elles sont éloignées. Vous devez vous assurer que votre équipe sait quand et comment vous joindre. Assurez-vous qu'ils ne s'accrochent pas à des pailles lorsqu'il s'agit de trouver comment vous joindre. Si vous utilisez Slack ou Microsoft Teams, une excellente option serait de laisser vos coordonnées dans votre statut.

Repensez votre liste d'invitations à une réunion - Cela concerne la fatigue de Zoom. Si quelqu'un n'a pas besoin d'être dans un appel, ne l'incluez tout simplement pas. Assurez-vous toujours de vérifier la liste des invités avant de l'envoyer.

Ne vous concentrez pas uniquement sur le travail - Lorsque vous travaillez dans un bureau, les entreprises ont tendance à organiser des sorties d'entreprise au cours desquelles les collègues peuvent créer des liens et parler de la vie en dehors du travail. Les équipes distantes signifient généralement que les employés sont dispersés dans différents bureaux, ce n'est donc pas vraiment possible. Si vous vous concentrez uniquement sur le travail, les employés s'épuiseront rapidement. Assurez-vous donc de trouver un moyen d'inviter des conversations personnelles au travail, le cas échéant, pour lutter contre cela.

Principaux outils de communication virtuelle

Si vous cherchez à améliorer votre pile de communication virtuelle, envisagez de mettre en œuvre ces outils.

Messagerie d'équipe — Slack

Slack est une excellente option pour la plateforme de messagerie de votre équipe. Avec cet outil, vous pouvez envoyer des messages directs ou de groupe à des collègues et démarrer des canaux applicables aux sujets de travail ou de refroidisseur d'eau. Slack propose plus de 2 200 intégrations et permet même à ses utilisateurs de passer des appels vidéo ou vocaux.

Voici quelques pros de Slack sur sa page de révision :

• La possibilité d'épingler des messages
• Offre un lieu sûr et sécurisé pour partager des données
• La possibilité de définir des notifications et des heures de ne pas déranger est utile

Visioconférence — Zoom

Zoom est un outil idéal à utiliser pour vos besoins de visioconférence. C'est un acteur bien connu dans le domaine, car il a été nommé leader dans le Magic Quadrant 2020 de Gartner pour les solutions de réunion et leader dans le Magic Quadrant pour UCaaS, Worldwide.

Il offre une expérience de réunion vidéo cohérente qui offre aux entreprises la possibilité d'utiliser des réunions et des discussions, des webinaires vidéo, des conférences, etc.

Voici quelques pros de Zoom sur sa page de critiques :

• Pouvoir voir qui est en sourdine est une fonctionnalité intéressante
• Son intégration PowerPoint est utile
• Les réunions protégées par mot de passe sécurisent les réunions

Gestion de projet — Asana

Asana est un excellent choix pour vos besoins en gestion de projet. Vous pouvez afficher les projets en cours à partir d'une vue d'ensemble ou accéder aux tâches individuelles de chaque membre de l'équipe. Associez toutes ces tâches à plus de 100 intégrations.

Voici quelques pros d'Asana sur sa page d'évaluation :

• Le marquage des projets permet aux équipes de rester organisées
• Permettre aux responsables de fixer des dates d'échéance définit des directives claires pour les équipes
• Outil très flexible

Téléphone VoIP professionnel — RingCentral

RingCentral est l'option idéale pour vos besoins de téléphonie VoIP. Cette plate-forme offre une expérience de communications unifiées transparente , qui inclut sa solution de téléphonie professionnelle. Il offre un son HD fiable, la possibilité de renvoyer des appels vers n'importe quel appareil et vous pouvez tout gérer à partir d'un portail d'administration.

Voici quelques pros de RingCentral sur sa page de révision :

• L'appel intercom est simple à utiliser
• RingCentral est facile à installer
• Le transfert d'appel est une fonctionnalité intéressante

E-mail — Gmail

Si vous recherchez une nouvelle solution de messagerie, Gmail est une excellente option. C'est une plateforme intuitive et efficace. Gmail offre 15 Go de stockage, moins de spam et un accès aux appareils mobiles. Comme il fait partie de la riche suite G de Google, vous pouvez également tirer parti des outils Google tels que Google Meet et Google Docs à partir de la même interface.

Voici quelques pros de Gmail sur sa page G2 :

• Gmail est incroyablement convivial
• Google offre d'excellentes fonctionnalités telles que l'option de demande, la planification des e-mails, le filtrage et la répétition
• Vous pouvez lier plusieurs comptes sous une seule interface

Conclusion : maîtriser la communication virtuelle aidera votre entreprise

Si la pandémie de coronavirus a appris quelque chose au monde des affaires, c'est que le travail à distance est là pour rester. Cela signifie que ce logiciel ne va nulle part. Si votre entreprise prend une longueur d'avance et apprend ce qu'il faut faire et ne pas faire, tout en maîtrisant les défis de la communication à distance, vous vous retrouverez avec des employés plus heureux. Des employés heureux mènent à un milieu de travail prospère et prospère.

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