Numéro de téléphone virtuel : comment ça marche et comment en obtenir un ?

Un numéro de téléphone virtuel, parfois appelé numéro de composition directe à l'arrivée (DID), vous permet d'atteindre des clients distants et d'ajouter une présence nationale à votre entreprise, même si vous venez de commencer à vous développer en dehors de votre marché domestique.

Il offre plus de flexibilité qu'un numéro de téléphone traditionnel car il n'y a pas de connexion câblée et vous pouvez l'utiliser depuis pratiquement n'importe où dans le monde.

Voyons ce qu'est un numéro virtuel, comment il fonctionne, ses avantages et comment en obtenir un.

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• Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?
• Comment fonctionne un numéro de téléphone virtuel ?
• Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel
• Numéros de téléphone virtuels vs numéros de téléphone traditionnels
• Avantages d'un numéro de téléphone virtuel
• Aperçu Fournisseurs de numéros de téléphone virtuels
• FAQ sur les numéros de téléphone virtuels

Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?

Un numéro de téléphone virtuel est un numéro de téléphone basé sur le cloud qui permet de joindre une entreprise sans dépendre des réseaux fixes traditionnels. Les numéros de téléphone professionnels virtuels utilisent Internet pour se connecter aux réseaux téléphoniques sans avoir besoin d'une ligne ou d'un échange traditionnel. Il y a très peu de matériel physique avec un numéro virtuel, de sorte que les appels entrants peuvent être répondus sur n'importe quel appareil qui se connecte au cloud.

Votre entreprise peut acheter autant de numéros de téléphone virtuels qu'elle en a besoin auprès d'un fournisseur de services VoIP pour atteindre les habitants de divers marchés. Chaque numéro est facilement géré via un logiciel VoIP, et les indicatifs régionaux locaux, les codes 800 et les numéros internationaux sont tous attribuables à votre entreprise.

Comment fonctionne un numéro de téléphone virtuel ?

Un numéro de téléphone virtuel utilise Internet pour passer des appels téléphoniques. Il ne nécessite pas de carte SIM, de couverture de tour de téléphonie cellulaire ou d'adresse physique pour passer ou recevoir des appels. Il suit les mêmes règles que les numéros de téléphone fixe traditionnels - les numéros locaux et nationaux ont 10 chiffres, qui comprennent l'indicatif régional, le central à trois chiffres et le numéro d'abonné à quatre chiffres.

Pour utiliser un numéro virtuel, vous avez besoin d'une connexion Internet rapide par câble, réseau LTE ou Wi-Fi, et d'un appareil comme un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un téléphone mobile. Si votre connexion Internet n'est pas fiable, la qualité des appels peut en souffrir.

Il n'est pas nécessaire d'être connecté au réseau de fils de cuivre, ce qui entraîne des frais d'interurbain, des installations coûteuses et des exigences de câblage.

Il existe quatre principaux types de numéros de téléphone virtuels utilisés par les entreprises :

• Numéros de vanité : Ceux-ci utilisent des phrases ou des chiffres alphanumériques accrocheurs qui facilitent la mémorisation de votre marque.
• Numéros sans frais : il s'agit de numéros nationaux que les clients utilisent pour joindre une marque de n'importe où sans frais d'interurbain.
• Numéros locaux : les numéros de téléphone locaux utilisent des indicatifs régionaux spécifiques pour faire apparaître une entreprise plus locale, même lorsqu'elle est située loin.
• Numéros internationaux locaux : à l'instar des numéros locaux, les numéros internationaux locaux donnent l'impression qu'une entreprise est locale sur les marchés étrangers.

Le service de téléphonie virtuelle permet aux entreprises d'accepter des appels en fonction des besoins de l'entreprise.

Vous souhaitez recevoir des appels après 17 h sur la côte Est après la fin des heures d'ouverture d'un centre d'appels ? Le logiciel de numéro de téléphone virtuel achemine automatiquement les appels entrants du service client vers les centres d'appels de la côte ouest, qui sont ouverts plus tard.

Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel

Que vous ayez besoin de numéros locaux, personnalisés ou sans frais, la plupart des fournisseurs vous proposent un numéro de téléphone virtuel lors du processus d'inscription. En règle générale, ils facturent par ligne téléphonique, par mois et transfèrent les anciens numéros vers leur service.

Bien qu'il existe des fournisseurs de numéros de téléphone virtuels qui proposent des numéros gratuits, ils n'offrent pas les options d'appels illimités ou la possibilité de se connecter à plusieurs utilisateurs. Lorsque vous souhaitez que les appels des clients soient acheminés au bon endroit sans restrictions, un service d'abonnement est la solution.

Obtenir un numéro de téléphone virtuel est un processus simple qui peut se faire en quelques étapes :

1. Trouvez le bon fournisseur de services de téléphonie virtuelle et inscrivez-vous à leur service
2. Lors de l'inscription, choisissez une ville ou un indicatif régional de votre futur numéro
3. Terminez le processus d'inscription en saisissant vos informations de paiement. Remarque, cette étape sera différée en fonction d'un fournisseur

Une fois que tout est configuré, vous serez prêt à commencer à utiliser le système téléphonique virtuel.

Numéros de téléphone virtuels vs numéros de téléphone traditionnels

La principale différence entre les numéros de téléphone virtuels et les numéros de téléphone traditionnels est que les numéros de téléphone virtuels permettent aux utilisateurs de passer et de recevoir des appels sur Internet, tandis que les lignes fixes filaires traditionnelles reposent sur le RTPC physique pour les communications téléphoniques.

Le tableau ci-dessous donne un aperçu rapide des téléphones virtuels par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels :

Les téléphones PSTN sont limités à un numéro de téléphone et à une ligne par adresse physique, ce qui signifie qu'ils n'ont pas la mobilité et la portabilité des numéros de téléphone virtuels. Les téléphones câblés obligent les entreprises à acheter des numéros de téléphone distincts pour chaque lieu où elles exercent leurs activités.

Étant donné qu'un système téléphonique PBX traditionnel est hébergé sur site, l'ajout de nouvelles lignes téléphoniques ou la mise à niveau de la technologie est un problème chronophage pour les équipes informatiques, sans parler d'une dépense importante pour les propriétaires d'entreprise. De plus, pour que plusieurs agents puissent utiliser la ligne téléphonique simultanément, les services informatiques doivent passer par le processus perturbateur d'installation d'un système téléphonique multiligne.

Un numéro virtuel, en revanche, n'est lié ni par des fils ni par un emplacement physique, s'appuyant entièrement sur la VoIP (Voice over Internet Protocol) pour passer/recevoir des appels téléphoniques sur Internet.

La VoIP facilite les appels vocaux via une application de softphone mobile accessible simultanément sur plusieurs appareils. Les utilisateurs du système téléphonique virtuel peuvent passer/recevoir des appels vocaux à tout moment, de n'importe où et sur n'importe quel appareil avec une connexion Internet comme les smartphones, les ordinateurs de bureau et portables et les tablettes.

Les systèmes téléphoniques virtuels sont également beaucoup plus évolutifs que les systèmes traditionnels, et l'ajout de nouvelles lignes téléphoniques/extensions à un numéro de téléphone VoIP existant ne nécessite pas d'installation physique. Au lieu de cela, les administrateurs ajoutent simplement de nouvelles lignes téléphoniques en les achetant et en les attribuant directement sur le site Web du fournisseur VoIP. L'ensemble du processus ne prend que quelques minutes et élimine les temps d'arrêt causés par l'installation manuelle de la ligne téléphonique.

Avec un numéro de téléphone professionnel virtuel, des équipes entières d'agents, et non un seul utilisateur, peuvent avoir des conversations vocales ou envoyer des SMS professionnels simultanément en utilisant le même numéro de téléphone.

Les numéros de téléphone virtuels sont également dotés de fonctionnalités plus avancées que leurs homologues fixes.

Par exemple, les administrateurs peuvent acheminer les appels entrants vers des appareils prédéfinis à certaines heures, en fonction des horaires de travail des agents. Chaque numéro de téléphone ou extension peut remplir une fonction spécifique - par exemple, les utilisateurs peuvent composer un numéro pour le service commercial ou ajouter une extension pour se connecter au service client.

Bref?

Le système téléphonique professionnel virtuel offre beaucoup plus de commodité, de mobilité, de fonctionnalité et d'abordabilité que les téléphones fixes standard.

Avantages d'un numéro de téléphone virtuel

Les numéros de téléphone virtuels présentent plusieurs avantages uniques. Pour les petites entreprises, ces numéros sont souvent utilisés lorsque le propriétaire de l'entreprise ne souhaite pas divulguer des données personnelles ou un numéro personnel. Un numéro de téléphone professionnel virtuel fait sonner n'importe quel téléphone compatible, et la plupart des services permettent même la messagerie texte et la messagerie vocale.

Tout cela est géré avec la même technologie de commutation de paquets que celle utilisée avec d'autres services Internet. Il n'y a pas besoin d'entretenir les fils téléphoniques et il n'y a pas de circuits ouverts à prendre en compte lorsque les appels sont passés.

Il existe plusieurs autres raisons d'envisager un service de téléphonie virtuelle pour une petite entreprise.

Associer des emplacements commerciaux avec un seul numéro de téléphone

Avec un numéro de téléphone virtuel, plusieurs emplacements dans le monde utilisent un seul numéro centralisé pour répondre aux appels. Si un client dans un fuseau horaire particulier a besoin d'aide, il l'obtient auprès d'agents dans sa région du monde. L'utilisation d'extensions avec un numéro virtuel est également possible, donc si un client a besoin d'une aide plus spécialisée, il est mis en relation avec le bon service. Cela se fait même lorsque le centre du numéro initial est situé à des centaines de kilomètres de l'extension.

Accès à un bassin de talents plus large

Il n'y a pas de limites physiques lorsqu'il s'agit d'ouvrir un centre téléphonique dans le monde entier avec un téléphone virtuel. Cela signifie que votre système téléphonique d'entreprise relie les clients à leur bon agent, quel que soit le point d'origine ou l'emplacement de l'agent. Étant donné que les numéros de téléphone virtuels sont indépendants du matériel PSTN et PBX traditionnel, les agents en déplacement reçoivent des appels professionnels sur leurs smartphones et ordinateurs portables. Avec ce type de connectivité, les clients sont facilement mis en relation avec des agents qui les ont déjà aidés.

Faire correspondre le point d'origine avec un centre d'appels dans la région est également beaucoup plus facile. Les États-Unis et le Canada regorgent de dialectes régionaux et les centres d'appels locaux qui traitent les cas locaux permettent aux agents de mieux comprendre les besoins des clients. Avec un téléphone virtuel local, les entreprises associent facilement des appels spécifiques à des agents qui parlent le dialecte ou l'argot. Même s'ils sont situés à des centaines de kilomètres, l'appelant voit l'indicatif régional et pense que l'appel est acheminé localement.

Recevez des appels n'importe où

Les numéros de téléphone virtuels offrent plus de flexibilité aux employés en dehors du bureau. Par exemple, si un réceptionniste doit travailler à distance, il reçoit toujours tous les appels dirigés vers l'entreprise. Cela se fait via des applications de bureau ou mobiles. Étant donné que les numéros virtuels sont fournis avec un logiciel de gestion des appels, il est facile d'utiliser le renvoi d'appel ou le routage d'appel pour se connecter avec d'autres services.

Certains logiciels VoIP ont la fonctionnalité de transfert d'appel d'un appareil à l'autre. Un appel reçu sur un softphone est rapidement envoyé vers un smartphone ou un téléphone portable lorsque l'employé doit changer de lieu. Lorsqu'un employé a un rappel programmé, il vaque à ses occupations sans avoir à attendre au téléphone. En raison de la pandémie de COVID-19, cela est devenu important car les numéros virtuels permettaient aux employés de recevoir des appels depuis leur domicile, même lorsqu'ils étaient socialement éloignés.

Fournir des numéros d'appel pour les marchés internationaux

Certains produits prospèrent à l'étranger, et l'un des meilleurs moyens de se développer sur les marchés étrangers consiste à fournir aux clients un numéro local pour joindre votre organisation. Les numéros de téléphone virtuels ne sont pas limités aux indicatifs régionaux américains et aux numéros 800. Vous pouvez également acheter des numéros internationaux auprès de certains fournisseurs pour que vos clients étrangers puissent vous joindre.

Avec un numéro de téléphone virtuel, il est facile de mettre en place un centre d'appels dans une région comme la Nouvelle-Écosse et de recevoir des appels de clients basés sur des marchés étrangers comme l'Italie. L'appelant n'aura pas à composer de numéro interurbain et le logiciel du centre d'appels achemine ces types d'appels vers des agents qui connaissent bien l'italien. Pour l'appelant, rien n'indique qu'il compose à l'extérieur du pays, et vous offrirez une solide expérience de service client à ceux qui accèdent à votre marque depuis les marchés étrangers sans avoir besoin d'ouvrir des centres d'appels locaux.

Étant donné que cette technologie achemine tous les appels vers un seul numéro, elle offre un moyen de garantir que les marchés internationaux disposent d'un numéro d'appel localisé où les clients peuvent joindre l'entreprise et le service auxquels ils doivent parler et régler rapidement leurs problèmes. .

Mesurer la performance des ventes et du marketing

Dans le marketing ou les ventes, vous devez être en mesure de suivre le nombre d'appels que vous recevez, surtout si vous recevez des appels de plusieurs campagnes. Vous pouvez associer des numéros de téléphone spécifiques à des campagnes marketing, au lieu d'utiliser votre numéro de téléphone principal, et mesurer efficacement les performances et les taux de conversion de ces campagnes.

Avec un numéro de téléphone virtuel, il est facile de cartographier le succès sur divers marchés. Par exemple, si les appelants composent plus souvent votre numéro dans l'indicatif régional 515, cela indique que votre campagne peut avoir plus d'appelants Des Moines. Peut-être que la campagne dans cette ville pourrait bien se transférer dans une autre région pour augmenter les ventes.

Présentation des fournisseurs de numéros de téléphone virtuels

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des cinq fournisseurs qui proposent des numéros de téléphone virtuels gratuits, locaux et personnalisés dans leurs forfaits.

FAQ sur les numéros de téléphone virtuels

Ci-dessous, nous avons répondu à certaines des principales FAQ sur les numéros de téléphone virtuels.