Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ? Ses avantages et comment en obtenir un

Les petites entreprises qui se développent sur de nouveaux marchés locaux et mondiaux le font grâce à des numéros de téléphone virtuels. Ceux-ci offrent plus de flexibilité que les numéros de téléphone traditionnels car il n'y a pas de connexion câblée.

Les numéros de téléphone virtuels, parfois appelés numéros de composition directe à l'arrivée (DID), vous permettent d'atteindre des clients distants et d'ajouter une présence nationale à votre entreprise, même si vous venez de commencer à vous développer en dehors de votre marché domestique.

Voyons ce qu'est un numéro de téléphone virtuel, son fonctionnement, ses avantages et où en obtenir un.

• Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?
• Comment fonctionne un numéro de téléphone virtuel ?
• Limites des numéros de téléphone traditionnels
• Avantages d'un numéro de téléphone virtuel
• Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel
• 5 meilleurs fournisseurs de numéros de téléphone virtuels
• Comparaison des fournisseurs côte à côte
• FAQ sur les numéros de téléphone virtuels

Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone virtuel ?

Un numéro de téléphone virtuel est un numéro basé sur le cloud qui permet de joindre une entreprise sans dépendre des réseaux fixes traditionnels. Les numéros de téléphone virtuels utilisent Internet pour se connecter aux réseaux téléphoniques sans avoir besoin d'une ligne ou d'un échange traditionnel. Il y a très peu de matériel physique avec un numéro de téléphone virtuel, de sorte que les appels entrants peuvent être répondus sur n'importe quel appareil qui se connecte au cloud.

Votre entreprise peut acheter autant de numéros de téléphone virtuels qu'elle en a besoin auprès d'un fournisseur de services VoIP pour atteindre les habitants de divers marchés. Chaque numéro est facilement géré via un logiciel VoIP, et les indicatifs régionaux locaux, les codes 800 et les numéros internationaux sont tous attribuables à votre entreprise. Le logiciel permet également aux entreprises comme la vôtre d'accepter des appels en fonction des besoins de l'entreprise.

Vous souhaitez recevoir des appels après 17 h sur la côte Est après la fin des heures d'ouverture d'un centre d'appels ? Le logiciel de numéro de téléphone virtuel achemine automatiquement les appels entrants du service client vers les centres d'appels de la côte ouest, qui sont ouverts plus tard.

Comment fonctionne un numéro de téléphone virtuel ?

Un numéro de téléphone virtuel utilise Internet pour passer des appels téléphoniques. Il ne nécessite pas de carte SIM, de couverture de tour de téléphonie cellulaire ou d'adresse physique pour passer ou recevoir des appels. Il suit les mêmes règles que les numéros fixes traditionnels - les numéros locaux et nationaux ont 10 chiffres, qui comprennent l'indicatif régional, le central à trois chiffres et le numéro d'abonné à quatre chiffres.

Pour utiliser un numéro de téléphone virtuel, vous avez besoin d'une connexion Internet rapide via un câble, un réseau LTE ou Wi-Fi, et un appareil comme un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un smartphone. Si votre connexion Internet n'est pas fiable, la qualité des appels peut en souffrir.

Il n'est pas nécessaire d'être connecté au réseau de fils de cuivre, ce qui entraîne des frais d'interurbain, des installations coûteuses et des exigences de câblage.

Il existe quatre principaux types de numéros de téléphone virtuels utilisés par les entreprises.

• Numéros de vanité – Ceux-ci utilisent des phrases ou des chiffres alphanumériques accrocheurs qui facilitent la mémorisation de votre marque.
• Numéros sans frais - Ce sont des numéros nationaux que les clients utilisent pour joindre une marque de n'importe où sans frais d'interurbain.
• Numéros locaux - Les numéros de téléphone locaux utilisent des indicatifs régionaux spécifiques pour faire apparaître une entreprise plus locale, même lorsqu'elle est située loin.
• Numéros internationaux locaux – De la même manière que les numéros locaux, les numéros internationaux locaux donnent l'impression qu'une entreprise est locale sur les marchés étrangers.

Limites des numéros de téléphone traditionnels

Les lignes PSTN traditionnelles étant enchaînées aux fils, une entreprise doit faire beaucoup plus pour obtenir les mêmes connexions qu'elle aurait avec des numéros de téléphone virtuels. Le RTPC est limité à un numéro, une ligne, de sorte que les centres d'appels seraient tenus d'acheter plusieurs lignes pour que leurs agents continuent de recevoir des appels téléphoniques.

Ces numéros sont également câblés, de sorte que les entreprises ne peuvent pas répartir leurs services d'appels entrants sur plusieurs centres d'appels utilisant le même numéro d'appel. Si vous allez avoir un centre à Tuscon, AZ, et un autre à Edison, NJ, vous devrez avoir des numéros spécifiques pour les appels passés à chaque emplacement. Le réseau PSTN est mondial et dispose d'une base d'installation massive, mais VoIP (Voice over Internet Protocol) supprime les entraves d'avoir besoin d'un matériel spécifique pour des connexions spécifiques.

Avantages d'un numéro de téléphone virtuel

Les numéros de téléphone virtuels présentent plusieurs avantages uniques. Pour les petites entreprises, ces numéros sont souvent utilisés lorsque le propriétaire de l'entreprise ne souhaite pas divulguer des données personnelles ou un numéro personnel. Les numéros virtuels sonnent sur n'importe quel téléphone compatible, et la plupart des services permettent même la messagerie texte et la messagerie vocale.

Tout cela est géré avec la même technologie de commutation de paquets que celle utilisée avec d'autres services Internet. Il n'y a pas besoin d'entretenir les fils téléphoniques et il n'y a pas de circuits ouverts à prendre en compte lorsque les appels sont passés.

Il existe plusieurs autres raisons d'envisager des numéros de téléphone virtuels pour une petite entreprise.

Associer des emplacements commerciaux avec un seul numéro de téléphone

Avec un numéro de téléphone virtuel, plusieurs emplacements dans le monde utilisent un seul numéro centralisé pour répondre aux appels. Si un client dans un fuseau horaire particulier a besoin d'aide, il l'obtient auprès d'agents dans sa région du monde. L'utilisation d'extensions avec des numéros virtuels est également possible, donc si un client a besoin d'une aide plus spécialisée, il est mis en relation avec le bon service. Cela se fait même lorsque le centre du numéro initial est situé à des centaines de kilomètres de l'extension.

Accès à un bassin de talents plus large

Il n'y a pas de limites physiques lorsqu'il s'agit d'ouvrir un centre téléphonique dans le monde entier avec des numéros de téléphone virtuels. Cela signifie que votre système téléphonique d'entreprise relie les clients à leur bon agent, quel que soit le point d'origine ou l'emplacement de l'agent. Étant donné que les numéros virtuels sont indépendants du matériel PSTN et PBX traditionnel, les agents qui sont sur la route reçoivent des appels sur leurs smartphones et ordinateurs portables. Avec ce type de connectivité, les clients sont facilement mis en relation avec des agents qui les ont déjà aidés.

Faire correspondre le point d'origine avec un centre d'appels dans la région est également beaucoup plus facile. Les États-Unis et le Canada regorgent de dialectes régionaux et les centres d'appels locaux qui traitent les cas locaux permettent aux agents de mieux comprendre les besoins des clients. Grâce aux numéros virtuels locaux, les entreprises associent facilement des appels spécifiques à des agents qui parlent le dialecte ou l'argot. Même s'ils sont situés à des centaines de kilomètres, l'appelant voit l'indicatif régional et pense que l'appel est acheminé localement.

Recevez des appels n'importe où

Les numéros de téléphone virtuels offrent plus de flexibilité aux employés en dehors du bureau. Par exemple, si un réceptionniste doit travailler à distance, il reçoit toujours tous les appels dirigés vers l'entreprise. Cela se fait via des applications de bureau ou mobiles. Étant donné que les numéros virtuels sont fournis avec un logiciel de gestion des appels, il est facile d'utiliser le renvoi d'appel ou le routage d'appel pour se connecter avec d'autres services.

Certains logiciels VoIP ont la fonctionnalité de transfert d'appel d'un appareil à l'autre. Un appel reçu sur un softphone est rapidement envoyé vers un smartphone ou un téléphone portable lorsque l'employé doit changer de lieu. Lorsqu'un employé a un rappel programmé, il vaque à ses occupations sans avoir à attendre au téléphone. En raison de la pandémie de COVID-19, cela est devenu important car les numéros de téléphone virtuels permettaient aux employés de recevoir des appels depuis leur domicile, même lorsqu'ils étaient socialement éloignés.

Fournir des numéros d'appel pour les marchés internationaux

Certains produits prospèrent à l'étranger, et l'un des meilleurs moyens de se développer sur les marchés étrangers consiste à fournir aux clients un numéro local pour joindre votre organisation. Les numéros virtuels ne sont pas limités aux indicatifs régionaux américains et aux numéros 800. Vous pouvez également acheter des numéros internationaux auprès de certains fournisseurs pour que vos clients étrangers puissent vous joindre.

Avec un numéro de téléphone virtuel, il est facile de mettre en place un centre d'appels dans une région comme la Nouvelle-Écosse et de recevoir des appels de clients basés sur des marchés étrangers comme l'Italie. L'appelant n'aura pas à composer un numéro interurbain et le centre d'appels achemine ces types d'appels vers des agents qui connaissent bien l'italien. Pour l'appelant, rien n'indique qu'il compose à l'extérieur du pays, et vous offrirez une solide expérience de service client à ceux qui accèdent à votre marque depuis les marchés étrangers sans avoir besoin d'ouvrir des centres d'appels locaux.

Étant donné que cette technologie achemine tous les appels vers un seul numéro, elle offre un moyen de garantir que les marchés internationaux disposent d'un numéro d'appel localisé où les clients peuvent joindre l'entreprise et le service auxquels ils doivent parler et régler rapidement leurs problèmes. .

Mesurer la performance des ventes et du marketing

Dans le marketing ou les ventes, vous devez être en mesure de suivre le nombre d'appels que vous recevez, surtout si vous recevez des appels de plusieurs campagnes. Vous pouvez associer des numéros de téléphone spécifiques à des campagnes marketing, au lieu d'utiliser votre numéro de téléphone principal, et mesurer efficacement les performances et les taux de conversion de ces campagnes.

Avec un numéro de téléphone virtuel, il est facile de cartographier le succès sur divers marchés. Par exemple, si les appelants composent plus souvent votre numéro dans l'indicatif régional 515, cela indique que votre campagne peut avoir plus d'appelants Des Moines. Peut-être que la campagne dans cette ville pourrait bien se transférer dans une autre région pour augmenter les ventes.

Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel

Que vous recherchiez un numéro sans frais ou un numéro local, la plupart des fournisseurs vous proposent des numéros de téléphone professionnels virtuels au cours du processus d'inscription. En règle générale, ils facturent par ligne téléphonique, par mois et transfèrent les anciens numéros vers leur service. Les numéros personnalisés, gratuits et locaux sont tous disponibles via des fournisseurs de services de téléphonie virtuels tels que Grasshopper, RingCentral, GoToConnect, Nextiva et UniTel Voice.

Bien qu'il existe des services qui offrent des numéros de téléphone virtuels gratuits, ils n'offrent pas les options d'appels illimités ou la possibilité de se connecter à plusieurs utilisateurs. Lorsque vous souhaitez que les appels des clients soient acheminés au bon endroit sans restrictions, un service d'abonnement est la solution.

5 meilleurs fournisseurs de numéros de téléphone virtuels

Plusieurs fournisseurs proposent des numéros de téléphone virtuels dans leurs forfaits. Dans cette prochaine section, nous allons en examiner cinq qui fournissent des numéros sans frais, locaux et personnalisés.

Nextiva

Nextiva fournit des numéros de téléphone virtuels dans chaque état. Cela inclut les numéros sans frais de tous les préfixes, vanités et options locales. Nextiva est un fournisseur qui fournit des communications unifiées aux propriétaires d'entreprise, et des fonctionnalités telles que la messagerie vocale virtuelle et un standard automatique sont intégrées à leurs plans. Selon leur site, Nextiva est "le plus grand fournisseur de numéros de téléphone virtuels d'entreprise locale du pays".

Nextiva propose trois plans de communication d'entreprise qui incluent Basic, Pro et Enterprise. Chacun d'entre eux est construit avec des communications avec les clients et entre les membres de l'équipe à l'esprit. Nextiva facilite également le portage d'anciens numéros vers leur système téléphonique virtuel.

Nextiva propose à ses clients :

• Assistance par téléphone, e-mail et chat en direct 24h/24 et 7j/7
• Affichage d'appel partagé
• Messagerie vocale virtuelle et standard automatique groupés

AnneauCentral

RingCentral facilite la sélection d'un numéro sans frais avec les préfixes 800, 888, 877, 866, 855 ou 844. RingCentral dispose également d'une plate-forme UCaaS complète pour ses utilisateurs afin qu'ils puissent profiter d'une suite complète d'options de communication professionnelle.

Par rapport à Grasshopper, RingCentral a une structure qui s'adapte à la plupart des tailles d'entreprises, et il y a quatre plans d'affaires à sélectionner : Essentials, Standard, Premium et Ultimate.

RingCentral propose à ses clients :

• Des centaines d'intégrations
• Messagerie vocale visuelle et messagerie vocale par e-mail ou SMS
• Assistance 24h/24 et 7j/7 pour le forfait Standard et supérieur

Sauterelle

Grasshopper est un fournisseur VoIP conçu pour les entrepreneurs individuels jusqu'aux propriétaires d'entreprises de taille moyenne. Il est livré avec des fonctionnalités telles que l'intégration de Gmail, les messages texte professionnels, l'identification de l'appelant, la transcription de la messagerie vocale et, bien sûr, les numéros de téléphone personnalisés. Notre examen complet des prix et des plans de Grasshopper a révélé les nombreuses raisons pour lesquelles il s'agit d'un choix de premier ordre pour les petites entreprises.

Grasshopper propose à ses clients :

• Transcription de la messagerie vocale
• Fax virtuel
• Intégration Gmail

GoToConnect

GoToConnect propose de choisir parmi plus de 200 indicatifs régionaux. Il facture à la minute les appels entrants sur les numéros professionnels virtuels, mais des tarifs mensuels fixes sont également disponibles. Vous pouvez également acheter des téléphones sur leur site Web.

Ils peuvent proposer plusieurs préfixes, notamment les numéros 800, 888, 877, 866, 855 ou 844 aux clients. Pour ceux qui souhaitent passer d'un système PSTN, des adaptateurs téléphoniques analogiques (ATA) sont également proposés. Ceux-ci permettent aux téléphones traditionnels de fonctionner comme des téléphones VoIP.

GoToConnect offre à ses clients :

• Journaux d'appels individuels
• Filtre d'appels entrants pour bloquer les robots appelants et les spams
• Intégration LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pour rationaliser la connexion des utilisateurs

Voix UniTel

UniTel Voice est un fournisseur de services qui accorde des numéros virtuels gratuits avec les préfixes 800, 888, 877, 866, 855 et 844. Il permet également d'accéder à 833 numéros, qui ont été ajoutés en 2017 par la FCC. UniTel différencie le moment où les appelants contactent via le numéro d'entreprise virtuel en affichant le numéro entrant sur l'écran de l'appareil. De là, il est facile de répondre ou de transférer des appels.

UniTel Voice propose à ses clients :

• Extensions illimitées
• Transcription de la messagerie vocale en e-mail
• Voice Talent Studio pour des messages personnalisés

Comparaison des fournisseurs côte à côte

FAQ sur les numéros de téléphone virtuels

Ci-dessous, nous avons répondu à certaines des principales FAQ sur les numéros de téléphone virtuels.