L'importance de la collaboration visuelle : peser le pour et le contre

La plupart des travaux que nous effectuons nécessitent désormais une sorte de collaboration et, grâce au logiciel de collaboration dans le cloud, ont atteint des niveaux d'efficacité entièrement nouveaux. Mais avec autant d'outils et de solutions parmi lesquels choisir, il est difficile d'inciter votre équipe à les utiliser tous. Beaucoup d'outils que nous avons à notre disposition ne sont pas utilisés. Les vidéoconférences sont formidables pour certains, mais pénibles pour d'autres.

La collaboration visuelle commence à conquérir le monde des affaires. Les entreprises de toutes formes et tailles profitent des avantages uniques que la collaboration visuelle a à offrir, allant de la réduction des coûts à la garantie que votre entreprise est sur la même page avec des projets, des objectifs et des délais.

La vidéo n'est qu'une partie de la collaboration visuelle, et tout ce parapluie apporte un tout nouveau niveau de productivité qui manque à la plupart. La collaboration visuelle dans son ensemble comprend des outils tels que le tableau blanc en ligne et le partage d'écran.

Mais, il est temps de changer le paysage de votre entreprise, si vous ne l'avez pas déjà fait, vers une expérience plus productive et conviviale pour tout le monde au bureau et en dehors.

Qu'est-ce que la collaboration visuelle exactement ?

La collaboration visuelle n'est pas une chose singulière. C'est une idée composée de plusieurs parties pour s'assurer que les entreprises travaillent ensemble, quel que soit leur emplacement, pour atteindre un objectif commun.

• La vidéoconférence vise à rendre les vidéoconférences et les téléconnexions aussi fluides et visuellement attrayantes que possible pour les employeurs et les employés. De nombreuses personnes travaillent à distance, donc avoir la possibilité de se connecter aux gens et de donner l'impression qu'ils sont dans la même pièce ensemble est essentiel pour que tout le monde se sente plus comme une équipe. Notre épreuve de visioconférence détaille trois solutions différentes que les entreprises peuvent utiliser, en fonction, bien sûr, de leurs besoins.
• Le partage d'écran permet à un utilisateur de montrer aux autres exactement ce qu'il fait sur son écran d'ordinateur en temps réel. Pensez à ce que fait Microsoft lorsque vous rencontrez un problème avec votre ordinateur. Ils prennent le relais et vous pouvez les voir résoudre le problème au fur et à mesure. Cela présente d'énormes avantages pour la collaboration avec les présentations, la formation et même le support informatique. Pour plus d'avantages sur l'une des fonctionnalités de collaboration les plus sous-estimées, consultez notre article plus approfondi sur le partage d'écran.
• Le partage de contenu permet aux utilisateurs d'utiliser des aides visuelles dans les conférences textuelles ou même audio. Il suffit de regarder Google Docs, plusieurs utilisateurs peuvent modifier et collaborer sur le même document en même temps, au lieu de discuter des modifications par téléphone et d'envoyer plusieurs copies du même brouillon.
• Les tableaux blancs numériques existent depuis plus longtemps que vous ne le pensiez. Êtes-vous un millénaire? Vous souvenez-vous de la première fois où vous avez utilisé un tableau intelligent à l'école ? C'est ce qu'est un tableau blanc numérique. Ils utilisent un projecteur connecté à un ordinateur pour afficher des documents, regarder des vidéos et écrire avec un stylet spécial. Les tableaux blancs numériques ne se limitent pas aux écrans physiques dans les salles de classe et les salles de conférence. Il existe également des tableaux blancs numériques en ligne. Voici une liste des dix meilleurs tableaux blancs en ligne.

Avantages de la collaboration visuelle

La collaboration visuelle peut vraiment apporter beaucoup à la table. Qu'il s'agisse de réunions plus rapides ou d'économies sur les déplacements vers différents endroits, différentes équipes trouveront différents avantages.

Polycom croit fermement qu'il faut donner la priorité à cette technologie pour l'avenir. Leur récent événement Polycom Executive Roundtable la semaine dernière a souligné l'importance de faire des moniteurs 4k la norme sur le lieu de travail.

Le concept simple du tableau blanc numérique peut à lui seul apporter une toute nouvelle façon de travailler que les équipes n'avaient jamais imaginée auparavant, et le partage d'écran peut transformer des appels téléphoniques ennuyeux en sessions de collaboration visuelle. Examinons de plus près certains des principaux avantages répertoriés sur le site Web de Polycom.

Augmenter l'efficacité des réunions à distance

Au lieu de perdre du temps à se rendre au bureau ou à se rencontrer à un autre endroit en dehors du bureau, deux personnes peuvent simplement se connecter et se lancer directement dans les affaires.

Réduction des coûts de déplacement des réunions en personne

Il en coûte également beaucoup moins cher de se concentrer sur la collaboration visuelle lorsque vous devez rencontrer des personnes hors de l'État ou dans d'autres pays. Si votre entreprise a un partenaire en Europe ou en Asie et que vous devez vous rencontrer régulièrement, prendre des mesures pour une collaboration visuelle réduira considérablement les coûts des billets d'avion, des hôtels et des voitures.

Intégrer la collaboration visuelle dans les tâches quotidiennes

Parfois, les mots ne suffisent pas. Peut-être que ce qui manque à votre powerpoint est une diapositive où vous pouvez vous connecter directement à la source. Que se passe-t-il si la sortie scolaire d'une école au musée est annulée en raison du mauvais temps ? Cela signifie-t-il que les enfants n'apprennent pas ?

Et s'ils pouvaient contacter un guide touristique sans quitter la salle de classe ? Des moments comme celui-ci peuvent changer la direction de toute l'année en donnant aux étudiants une opportunité aussi proche de la vie réelle chaque jour au lieu de simplement regarder le manuel.

Activer et engager la main-d'œuvre à distance Plus

Si un nombre important de personnes travaillent à distance, elles peuvent se sentir plus isolées et moins comme si elles faisaient partie de quelque chose de plus grand, ce qui peut être très démotivant. Tendre la main à votre main-d'œuvre distante garantira qu'elle est au top de son travail, qu'elle a l'impression de faire partie d'une équipe et que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Capturez et distribuez rapidement des informations importantes

Si votre entreprise veut voir un produit en personne, mais ne peut pas sortir du bureau, vous ne voulez pas regarder des photos d'archives toute la journée, organisez une vidéoconférence pour voir le produit dans le monde réel. Avec un moniteur de haute qualité, vous aurez l'impression de tenir le produit entre vos mains.

Comment votre entreprise peut-elle l'intégrer avec succès ?

Les entreprises de toutes sortes peuvent intégrer la collaboration visuelle dans leur vie professionnelle quotidienne. L'objectif de la collaboration visuelle est de faire fonctionner la technologie de manière transparente pour vous. L'utiliser ne devrait rien avoir d'autre que naturel. Voici quelques façons dont votre entreprise peut intégrer la collaboration visuelle :

Mobilité

Lorsqu'il est utilisé avec un appareil mobile, vous pouvez être sur le chemin du travail, à la maison, dans un autre pays ou au café du coin, et être toujours connecté à tout ce qui se passe au travail. Si vous êtes en vacances et qu'il y a un effondrement complet au bureau, vous pouvez vous connecter au bureau en quelques secondes et résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Expérience utilisateur

La collaboration visuelle implique une technologie facile à utiliser avec une petite courbe d'apprentissage permettant aux personnes de tous les domaines d'en profiter. Ces nouvelles technologies comme les tableaux blancs numériques sont conçues en pensant à l'utilisateur. Les boutons sont plus gros, l'écran tactile est plus sensible, les paramètres sont facilement accessibles et les intégrations les rendent naturels.

L'expérience utilisateur a joué un rôle important dans le récent succès d'Avaya. Découvrez comment vous pouvez intégrer l'expérience utilisateur d'Avaya en lisant notre article sur la plate-forme Equinox d'Avaya.

Quelques inconvénients possibles

Dans l'ensemble, la collaboration visuelle améliore le lieu de travail de bien plus de façons que celles déjà mentionnées. Cela ne signifie pas qu'il y a des inconvénients à adopter les nouvelles entreprises technologiques comme Polycom.

Tarification

Une grande partie de cette nouvelle technologie coûte tout simplement cher. Certaines des technologies les plus développées peuvent coûter jusqu'à 50 000 $. En dehors des grandes entreprises, il est difficile d'imaginer que les écoles et les petites entreprises puissent faire de la place dans leurs budgets serrés pour les tableaux blancs numériques, les moniteurs 4k, l'Internet haut débit et les équipes informatiques.

Bien que certaines technologies de salle de réunion puissent aider à maintenir les coûts bas pour les petites équipes, les bonnes choses valent la peine de dépenser du capital. Ici, vous pouvez lire un excellent article expliquant pourquoi les huddle rooms devraient être équipées d'une caméra 4k.

Il peut également coûter une tonne d'argent pour tout installer et ensuite le maintenir. Ces technologies sont conviviales, mais pas lorsqu'il s'agit de les réparer. Ces choses doivent être gardées à l'esprit avant d'aller de l'avant.

Il n'y a pas de coins coupés

Polycom a souligné l'importance de la qualité vidéo lors de son événement Polycom Executive Roundtable pour une bonne raison. Ils disent, à juste titre, que les gens sont des animaux visuels, ce qui signifie qu'ils se souviendront à quel point quelque chose est bon ou mauvais en fonction de son apparence.

Il n'y a pas de raccourcis avec la collaboration visuelle. Si votre entreprise veut laisser une impression durable sur les autres, la qualité de leurs moniteurs, caméras et micros doit faire croire à la personne ou à l'équipe à l'autre bout du fil qu'elle se trouve dans la même pièce que vous. , signifie qu'il y a très peu de marge de manœuvre face aux coûts élevés.

Notre article sur les douze meilleurs microphones pour n'importe quelle salle de conférence peut vous aider à prendre une décision sur ce qui convient le mieux à vos moniteurs et caméras vidéo.

Notre avis

Utiliser la collaboration visuelle pour votre entreprise sera bientôt une étape nécessaire et coûteuse pour faire face à la concurrence. La visioconférence à elle seule contribue à augmenter la productivité et l'efficacité au bureau, tout en laissant une impression visuelle durable sur vos employés, clients et partenaires.

Il est temps de tirer parti du fait que les humains sont des animaux visuels en mettant à niveau votre infrastructure de communication d'entreprise pour rendre la visioconférence plus naturelle. L'accent mis sur les caméras se retrouve également dans d'autres technologies.

Les nouveaux iPhones sont loués pour leurs doubles caméras. Une entreprise considère le téléphone strictement comme un appareil photo, car c'est ce que la plupart des gens utilisent pour l'instant. Les utilisateurs ont partagé jusqu'à 10 milliards de vidéos sur Snapchat. Améliorer la qualité des images et des films ne laissera que des impressions durables sur les gens.

Comme les nouveaux iPhones, la collaboration visuelle coûte plus cher que ce que vous voulez payer. Si votre entreprise prend des raccourcis, elle risque de perdre le facteur wow qui accompagne les tableaux blancs numériques, les moniteurs 4k et les puissantes caméras vidéo. Selon Polycom, tous ces éléments sont essentiels pour que votre entreprise se démarque. Si l'argent est là, envisagez d'intégrer la collaboration visuelle dans votre bureau.