10 avantages de la VoIP pour les entreprises en 2023

Alors que de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des lignes téléphoniques traditionnelles, un nombre croissant d'entre elles utilisent des systèmes de voix sur protocole Internet (VoIP) pour communiquer en raison de leur flexibilité accrue, de leurs fonctionnalités d'appel puissantes et de leurs tarifs d'appel nationaux et internationaux avantageux. Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux avantages de la VoIP que nous allons explorer dans ce guide.

Par exemple, les entreprises effectuant des appels internationaux accumuleraient une énorme facture de téléphone en utilisant des lignes téléphoniques traditionnelles. Puisqu’ils utilisent une connexion Internet, les meilleurs systèmes VoIP peuvent également être utilisés n’importe où, permettant ainsi de connecter des équipes distantes et hybrides.

Les avantages de la VoIP sont si évidents qu'ils sont actuellement utilisés par près d'un tiers des entreprises américaines, selon les dernières statistiques VoIP . Le changement est encore plus spectaculaire dans la société au sens large, avec des données récentes du National Center for Health révélant que 73 % des adultes américains n’ont plus de ligne fixe chez eux !

Les systèmes VoIP présentent quelques inconvénients mineurs , mais leurs avantages dépassent de loin leurs inconvénients, en particulier pour les entreprises modernes. Si vous n'avez pas encore exploré les riches fonctionnalités et avantages de la VoIP, examinons de plus près pourquoi la VoIP est essentielle pour les entreprises aujourd'hui et comment choisir le bon fournisseur.

Qu’est-ce que la VoIP ? Une définition simple

Voice Over Internet Protocol (VoIP) est une technologie de communication qui vous permet de passer des appels via Internet. Lorsque vous comparez la VoIP aux téléphones fixes , vous constatez que même si ces derniers reposent sur un réseau physique de fils de cuivre, les systèmes VoIP basés sur le cloud peuvent être utilisés n'importe où avec une connexion Internet stable. Ils sont également compatibles avec un large éventail d'autres systèmes d'entreprise tels que les conférences Web et les logiciels CRM pour petites entreprises .

La technologie VoIP se présente sous deux formes principales : les téléphones de bureau et les softphones. Les téléphones de bureau VoIP sont des téléphones physiques d'apparence traditionnelle qui se connectent à un logiciel VoIP, et les softphones sont des applications logicielles qui peuvent s'exécuter sur plusieurs appareils tels que des téléphones mobiles, des tablettes, des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables.

Avantages de la VoIP : 10 avantages pour votre entreprise

Ci-dessous, nous explorons 10 avantages majeurs que les systèmes VoIP peuvent apporter aux entreprises en 2023.

1. Organiser des conférences téléphoniques

Les lignes téléphoniques traditionnelles sont assez limitées lorsqu'il s'agit de conférences téléphoniques, ce qui peut s'avérer problématique pour de nombreux propriétaires d'entreprise. Lorsque vous utilisez les services VoIP, vous pouvez inclure autant de personnes que vous le souhaitez dans votre conférence téléphonique, à condition que votre vitesse Internet soit suffisante pour transférer toutes les données vocales. La technologie VoIP est constamment développée et améliorée, de sorte que tous les paquets vocaux sont compressés et transférés efficacement afin d'améliorer la qualité de la connexion et des appels.

2. Réduisez vos coûts

Si vous n'utilisez pas la VoIP pour le moment, vous utilisez probablement des lignes téléphoniques traditionnelles qui existent depuis des décennies. Dans cette situation, vous finissez par payer pour chaque minute passée à parler au téléphone, ce qui signifie que votre facture mensuelle peut être très élevée, surtout si vous passez régulièrement des appels internationaux. La situation avec la VoIP est complètement différente et vos coûts seront considérablement réduits. Les standards téléphoniques modernes sont basés sur le cloud et beaucoup moins chers à exploiter.

Pour profiter des services VoIP, il vous suffit de disposer d’une connexion Internet de haute qualité, de préférence ADSL. De cette façon, vous pourrez profiter d'une excellente qualité vocale, d'une fiabilité des appels et votre coût mensuel sera d'un montant fixe. Selon les statistiques, les petites entreprises qui passent à la VoIP réduisent le coût de leurs coûts locaux jusqu'à 40 % et économisent jusqu'à 90 % sur les appels internationaux.

3. Utilisation de la bande passante

Optimiser votre forfait VoIP en fonction de vos besoins peut être un peu délicat au début, mais si votre fournisseur vous donne des statistiques détaillées sur votre utilisation mensuelle des données, le processus sera alors beaucoup plus simple. Ce qui est génial avec les services VoIP, c'est que vous pouvez voir chaque petit détail qui peut vous aider à optimiser les appels entrants/sortants afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

4. Logiciels et matériel abordables

La VoIP élimine complètement le besoin de lignes téléphoniques, de postes téléphoniques et d'autres matériels sous-jacents coûteux qui peuvent augmenter le coût initial des communications de votre entreprise jusqu'à plusieurs milliers de dollars.

Outre le logiciel VoIP, tout ce dont vous avez besoin est une bonne connexion Internet, un ordinateur, une carte son, un microphone et des haut-parleurs ou des écouteurs – des éléments assez courants dans tous les bureaux du monde. La plupart des forfaits VoIP sont également très raisonnables, avec des prix allant d'environ 10 $ à 30 $ par utilisateur et par mois , en fonction des besoins et des circonstances de votre entreprise.

Apprenez-en davantage sur le coût des systèmes VoIP.

5. Un large éventail de fonctionnalités intéressantes

Les fonctionnalités fournies avec les services VoIP sont bien meilleures que celles offertes par les lignes téléphoniques traditionnelles. Vous aurez plus de flexibilité en termes de gestion des appels et profiterez d'avantages supplémentaires tels que la messagerie vocale, les numéros extra-virtuels, les listes de contacts, les identifications des appelants, etc. Voici quelques-uns des avantages plus spécifiques dont vous disposerez. l'opportunité de profiter lorsque vous utilisez des solutions VoIP pour votre entreprise :

Routage des appels VoIP

Si vous devez souvent répondre à des appels importants, pourquoi risquer de les manquer ? Grâce au « Find Me Call Routing » proposé par la plupart des fournisseurs de services VoIP, l'appelant sera transféré via plusieurs numéros avant d'être envoyé vers la messagerie vocale. Par exemple, il sonnera deux fois sur votre téléphone portable, deux fois sur votre téléphone de bureau et enfin deux fois sur votre téléphone personnel avant d'être envoyé vers la messagerie vocale.

Musique d'attente personnalisée

Une autre fonctionnalité intéressante dont de nombreuses entreprises profitent est la « Musique d'attente ». Attendre qu'on réponde à votre appel peut être très fastidieux et ennuyeux, alors pourquoi ne pas pimenter ce processus avec un peu de musique ? Les systèmes VoIP modernes vous permettent d'ajouter des mélodies uniques et relaxantes à chaque appelant mis en attente.

6. Communication efficace entre les travailleurs à distance

Contrairement aux téléphones fixes, le système VoIP permet aux employés de travailler n’importe où avec une connexion Internet stable. Cette flexibilité fait de cette technologie le choix idéal pour les entreprises gérant des équipes distantes et hybrides. Outre les fonctions d'appel de base, la plupart des systèmes VoIP offrent également des fonctionnalités de collaboration polyvalentes telles que le partage de documents et la gestion des tâches, offrant ainsi aux travailleurs de multiples façons de communiquer et de relayer des informations.

Les systèmes VoIP créent également des informations basées sur les données en temps réel, permettant aux responsables de surveiller la productivité des travailleurs à distance. Cela aide les entreprises à surmonter les obstacles à la productivité beaucoup plus facilement que si elles s'appuyaient sur des systèmes téléphoniques existants moins technologiques.

7. Évolutivité de l'entreprise

Si votre entreprise espère se développer à l'avenir, les systèmes VoIP sont parfaitement équipés pour évoluer aux côtés de votre entreprise. La plupart des fournisseurs proposent des forfaits modulaires et personnalisables qui peuvent être ajustés pour répondre à vos besoins spécifiques. De plus, si votre équipe s'agrandit et que vous avez besoin de services différents à l'avenir, vous pouvez également passer à un forfait offrant un plus grand choix de fonctionnalités et des limites d'utilisateurs plus généreuses.

Cela donne aux logiciels de téléphonie VoIP un énorme avantage par rapport aux systèmes téléphoniques fixes pour les entreprises en croissance, car il est plus coûteux d'étendre les périphériques matériels et le nombre de câbles téléphoniques que vos locaux peuvent installer peut être limité.

8. Qualité de la voix

Bien que les lignes fixes offrent une qualité d'appel légèrement supérieure aux systèmes VoIP, il n'y a presque rien dedans. La qualité de la voix VoIP dépend de la puissance de votre connexion Internet. Tant que votre réseau est fiable, vous n'aurez rien à craindre.

Certains fournisseurs VoIP sont meilleurs que d'autres en ce qui concerne cet aspect, donc si vous recherchez une qualité sonore cristalline, nous vous recommandons de choisir un système leader comme RingCentral ou GoTo Connect.

9. Portabilité

Un autre avantage clé des systèmes VoIP est leur flexibilité. Comparée aux téléphones fixes limités à un emplacement spécifique, la technologie VoIP est entièrement portable, car elle peut être utilisée sur une gamme d'appareils professionnels.

Cela permet aux employés de transporter la technologie partout où ils le souhaitent, que ce soit au bureau, à la maison ou dans un autre lieu de travail flexible. Non seulement c'est une aubaine pour les équipes distantes et hybrides, mais c'est également une victoire pour les travailleurs qui voyagent beaucoup et organisent des réunions d'affaires depuis plusieurs endroits.

10. Sécurité

Alors que les cyberattaques telles que les violations de données et les logiciels malveillants deviennent plus courantes, la sécurité devient une priorité absolue pour les entreprises qui cherchent à échapper aux menaces. Bien qu'Internet soit plus sujet aux risques de sécurité que les lignes fixes, les services VoIP peuvent être tout aussi sécurisés que les systèmes existants, à condition que vous choisissiez un fournisseur doté de mesures de sécurité adéquates.

Par exemple, la plupart des fournisseurs VoIP déploient un certain nombre de mécanismes de sécurité tels que l'authentification multifacteur, les autorisations des utilisateurs et le cryptage des appels. Si vous souhaitez aller plus loin, nous recommandons des fournisseurs comme Google Voice et 8×8, car ils offrent des garanties avancées telles que des règles de mot de passe strictes et des certifications de conformité. En choisissant un fournisseur sécurisé, vous pouvez profiter des avantages des systèmes VoIP tout en ayant l'esprit tranquille.

Consultez notre guide complet sur la sécurité VoIP pour en savoir plus.

Comment choisir un fournisseur VoIP pour votre entreprise

Si vous souhaitez découvrir vous-même les avantages de la VoIP, vous avez le choix entre une multitude de fournisseurs de qualité. Cependant, voici quelques considérations à prendre en compte avant de vous engager dans un service :

• Quel est mon budget ? Les systèmes VoIP sont beaucoup plus abordables que les systèmes existants, mais certains sont plus rentables que d'autres. Avant d’aller de l’avant avec une solution, assurez-vous qu’elle complète le budget de votre entreprise. Ne considérez pas seulement les prix mensuels. Faites attention aux coûts cachés, aux frais de démarrage et aux frais d’installation, pour avoir un aperçu complet de ce que cela pourrait coûter à votre entreprise.
• Quelle est la taille de mon équipe ? Différents forfaits VoIP auront des limites d'utilisateurs différentes. Vous devrez donc sélectionner des forfaits adaptés à la taille de votre entreprise. De plus, si votre équipe est susceptible de s'agrandir au fil du temps, nous vous recommandons également d'opter pour des packages évolutifs et ceux dotés de solides fonctionnalités d'intégration et de formation.
• De quelles fonctionnalités VoIP ai-je besoin ? Bien que la plupart des fournisseurs VoIP offrent des fonctionnalités similaires, les ensembles de fonctionnalités varient selon chaque système. Par exemple, alors que certains peuvent donner la priorité aux fonctionnalités de communication entrantes telles que la file d’attente d’appels et les groupes d’appels, d’autres peuvent proposer des outils de collaboration plus puissants. Travaillez à rebours en établissant les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin avant de choisir un fournisseur qui reflète ces besoins.
• Ai-je besoin de matériel ? Les softphones VoIP ne suffiront pas à toutes les entreprises. Si votre entreprise gère de gros volumes d'appels et nécessite une qualité d'appel supérieure, il peut être préférable d'opter pour l'un des meilleurs téléphones durs VoIP . Pour les entreprises restantes – en particulier celles ayant des politiques flexibles – les applications de téléphonie VoIP seront probablement mieux adaptées.