Taxes et frais VoIP : ce que votre fournisseur est légalement autorisé à facturer

Le coût total des services VoIP dépend de nombreux facteurs, notamment le prix du matériel et de la configuration initiale, le nombre d'utilisateurs, les fonctionnalités, l'hébergement et le forfait d'abonnement.

Alors que les frais de service et les frais influencent également le coût d'un système de téléphonie virtuelle d'entreprise comme ceux de Vonage ou de Grasshopper, des entreprises peu scrupuleuses tentent de gonfler ou de cacher ces frais excessifs.

Ils peuvent également essayer de surcharger les services qu'ils sont légalement tenus de fournir aux États-Unis.

Avant de signer un contrat, familiarisez-vous avec les réglementations de la FCC, les taxes des gouvernements nationaux et locaux et les frais que les fournisseurs de VoIP peuvent et ne peuvent pas facturer.

La VoIP est-elle réglementée par la FCC ?

Les services VoIP et de télécommunications sont soumis aux réglementations mises en place par la Federal Communications Commission (FCC) concernant la structure des frais, le respect de la loi, etc.

Les fournisseurs de voix sur protocole Internet doivent se conformer à la loi sur l'assistance aux communications pour les forces de l'ordre (CALEA), plus communément appelée « loi sur la téléphonie numérique ». Cette loi permet aux agents fédéraux de mettre sur écoute et d'intercepter les conversations téléphoniques effectuées sur Internet.

Ils doivent également contribuer au Fonds de service universel, qui fournit un accès téléphonique fixe et VoIP aux zones et aux personnes à faible revenu. Il fournit également un accès téléphonique et Internet aux services de santé ruraux, aux écoles et aux bibliothèques.

De plus, tous les fournisseurs de systèmes téléphoniques virtuels sont légalement tenus de s'assurer que leurs systèmes téléphoniques sont accessibles aux personnes souffrant de troubles de la parole ou de l'audition par le biais d'un service de relais, de la synthèse vocale, d'un service téléphonique sous-titré, etc.

Frais juridiques VoIP

Étant donné que l'industrie VoIP est soumise à des taxes gouvernementales et réglementée par la Federal Communications Commission, il existe plusieurs frais qu'elle est légalement autorisée à facturer aux clients.

Bien qu'il soit important d'examiner attentivement ce qu'un fournisseur vous facture, notez que les frais ci-dessous ne doivent pas être une cause de suspicion immédiate.

Frais E911

Les frais 911 améliorés (E911) couvrent le coût de la garantie que les fournisseurs respectent les réglementations VoIP de la FCC concernant la capacité de localiser un appelant qui compose le 911.

Ils obligent les fournisseurs à :

• Fournir le service 911 en tant que fonctionnalité obligatoire et standard de chaque plan, sans possibilité de retrait
• Transmettre et acheminer un appel 911 au centre d'appels d'urgence approprié si les services d'urgence ne peuvent pas traiter l'emplacement ou le numéro de rappel de l'appelant
• Obtenir et fournir aux services d'urgence l'emplacement physique et le numéro de rappel d'un client
• Affirmer que les clients comprennent les limites du service 911

Les frais E911 financent également les systèmes d'intervention d'urgence et sont facturés par ligne de service par le gouvernement local et national. Les frais spécifiques dépendront de l'état du client. Généralement, leur prix varie de 0,20 $ à 2,00 $ par ligne. Les utilisateurs peuvent également être facturés pour l'utilisation des services d'information 411.

Frais USF

Les frais de l'USF aident à couvrir les coûts du fournisseur associés à l'adhésion au Fonds pour les services universels, comme mentionné ci-dessus.

Ces frais sont facturés par ligne et par mois et ne doivent couvrir que le montant minimum nécessaire pour couvrir ces frais.

Notez que ces frais peuvent fluctuer, car le facteur de cotisation requis change quatre fois par année.

Frais de portabilité du numéro

Les fournisseurs de services sont autorisés à facturer le portage du numéro, souvent appelé frais TNL.

La bonne nouvelle est que dans la plupart des cas, il s'agit d'une charge unique.

Cela couvre le coût du portage (transfert) des numéros de téléphone locaux, de fax et sans frais des anciennes compagnies de téléphone vers le nouveau fournisseur souhaité. Ils sont facturés à la ligne.

Notez que ces frais ne sont pas exigés par la FCC et sont fixés par votre fournisseur. Vous souhaiterez peut-être trouver un moyen de négocier la réduction ou l'élimination pure et simple des frais TNL.

De plus, les entreprises ne sont pas légalement autorisées à refuser le portage d'un numéro parce que le client n'a pas payé pour le portage du numéro. Ces fournisseurs sont autorisés à facturer uniquement ce qu'il leur en coûte pour transférer un numéro, mais ces frais peuvent varier en fonction de l'emplacement et de l'opérateur.

Les frais se situent généralement entre 10 $ et 20 $ par numéro de téléphone transféré.

Impôt fédéral, étatique et local

Les entreprises de téléphonie virtuelle sont légalement tenues de facturer et de verser les taxes aux clients aux niveaux fédéral, étatique et local.

Le coût exact des taxes sur les télécommunications variera en fonction de l'emplacement ainsi que du type spécifique de service fourni. Cependant, de nombreux clients ne réalisent pas que, dans certains cas, le fournisseur a le contrôle sur le montant qu'il facture aux utilisateurs pour la communication et la taxe d'utilisation.

La fiscalité VoIP peut inclure :

• Taxe de vente locale
• ​Fiscalité au niveau de l'État
• Taxe d'accise fédérale
• Taxe de séjour
• Taxes d'État supplémentaires
• Taxe de licence
• Taxe de franchise
• Taxe de péage intra-état
• Taxe de transit
• Taxe sur les services publics

Notez qu'à ce jour, les fournisseurs ne sont pas tenus de facturer une taxe sur le réseau téléphonique public commuté (RTPC).

Supplément de revenu brut

La surtaxe sur les revenus bruts couvre le coût des taxes fédérales et étatiques que les fournisseurs (et toutes les compagnies de téléphone) sont légalement tenus de payer sur leurs revenus totaux.

La surtaxe sur les revenus bruts d'un client correspond à son pourcentage des taxes facturées sur les revenus qu'il a rapportés au fournisseur.

Notez que, si bien sûr, les paiements des lois fiscales sont mandatés par le gouvernement, la surtaxe sur les revenus bruts pour les clients ne l'est pas.

Compensation inter-opérateurs

La compensation inter-opérateurs correspond aux frais qu'un opérateur verse à un autre pour établir, envoyer et terminer des télécommunications sur son réseau.

Les frais sur votre facture de téléphone professionnel varient en fonction de l'emplacement de l'origine et de la fin de l'appel, si les opérateurs sont locaux, interurbains ou sans fil, et du type d'appel.

La compensation inter-opérateurs se compose de redevances d'accès et d'une compensation réciproque.

Les frais d'accès sont des frais que les opérateurs longue distance paient aux fournisseurs de services locaux, leur permettant à la fois de passer et de terminer des appels VoIP sur un réseau local.

Les compensations réciproques, quant à elles, sont les charges relatives aux appels passés dans la même zone locale.

Dans la plupart des cas, les redevances d'accès seront plus coûteuses que la compensation réciproque.

Notez que les frais d'accès inter-États sont imposés par les lois fédérales, tandis que les frais intra-États sont gérés au niveau local.

Supplément d'infrastructure Internet

Bien qu'ils ne soient pas mandatés par les gouvernements fédéral ou des États, certains fournisseurs peuvent facturer aux clients les coûts de l'infrastructure et du réseau Internet locaux.

Frais VoIP à surveiller

Bien que les frais et charges ci-dessous soient légaux, certains fournisseurs gonflent grossièrement leurs coûts pour tenter de couvrir les coûts liés au respect des réglementations ou d'augmenter leur marge bénéficiaire.

Évaluez les frais ci-dessous sur votre relevé de facturation pour voir si vous êtes financièrement responsable de la compensation d'une partie anormalement importante des frais réglementaires d'un fournisseur.

Si l'un des frais suivants sur votre facture semble particulièrement élevé ou s'il n'a pas été entièrement divulgué, parlez-en immédiatement à votre fournisseur.

Frais de résiliation anticipée

Le coût numéro un à surveiller est les frais de résiliation anticipée du fournisseur (ETF) qui sont facturés lorsqu'un client met fin à sa relation avec un service VoIP avant la fin officielle du contrat.

Les frais varient en fonction du nombre d'utilisateurs et de la durée du contrat.

Si vous ne comprenez pas les frais de résiliation anticipée avant de signer un contrat de trois ans, vous pourriez vous retrouver à payer pour deux services VoIP, dont un seul que vous utilisez réellement, pendant plusieurs mois.

En règle générale, vous devrez annuler l'ancien service au moins 30 jours avant le prochain cycle de facturation annuel ou mensuel pour éviter d'être facturé à nouveau. Pour cette raison, vous souhaiterez peut-être éviter une option de facturation automatisée.

Dans certains cas, le nouveau fournisseur vers lequel vous changez peut être en mesure de négocier ces frais de résiliation anticipée avec votre ancien fournisseur en votre nom.

Frais de fonctionnalité supplémentaire

Lors de l'évaluation d'une entreprise, comprenez quelles fonctionnalités font partie d'un plan de service groupé et lesquelles sont achetées à la carte.

Dans de nombreux cas, les fournisseurs offriront ce qui semble être beaucoup sur un forfait mensuel, mais tenteront de cacher le fait que les fonctionnalités les plus importantes doivent être achetées en plus du forfait de base.

Cela signifie que vous pourriez finir par payer plus pour améliorer le plan le moins cher que si vous aviez initialement sélectionné le plus cher.

Notez que les coûts supplémentaires pour les minutes d'appel audio supplémentaires, l'espace de stockage et les mesures avancées du centre d'appels sont standard.

Frais RCIP

Les frais de réglementation, de conformité et de propriété intellectuelle ne sont pas imposés par le gouvernement, mais sont plutôt déterminés entièrement par le fournisseur.

Ces frais sont conçus pour aider l'entreprise à payer des éléments tels que la prévention de la fraude, le dépôt de marques et la protection des brevets/droits d'auteur, ainsi que la conformité aux réglementations fédérales et étatiques.

Les frais RCIP sont souvent facturés par ligne, ce qui signifie qu'ils peuvent s'additionner rapidement.

Frais du programme fédéral

Comme indiqué ci-dessus, les fournisseurs de services VoIP sont tenus de payer des frais réglementaires pour les frais de service universel fédéral, le service de relais de télécommunications, etc.

Bien que ces frais ne soient pas illégaux, ils sont souvent un autre moyen pour les fournisseurs d'entasser des frais supplémentaires sur une facture mensuelle déjà élevée.

Frais de recouvrement réglementaires

Semblables aux frais de programme fédéraux, les frais de recouvrement réglementaires compensent également le coût de la conformité du fournisseur aux lois nationales, locales et fédérales sur les télécommunications.

Ils peuvent également inclure l'entretien du système E911, couvrant le coût des exigences de dépôt et de déclaration, et la tenue de livres.

Frais administratifs, de service et de soutien

Bien qu'il soit normal que des frais soient facturés pour le service client en ligne, les SMS et l'assistance téléphonique, les fournisseurs utilisent également le terme générique "frais administratifs" pour ajouter des frais forfaitaires mensuels ou des frais supplémentaires qui ne semblent pas couvrir un service spécifique.

Ceci est particulièrement courant chez les revendeurs.

Les fournisseurs doivent être en mesure d'expliquer de manière adéquate la raison de ces frais, qui sont souvent utilisés pour compenser les frais imposés par le gouvernement.

Si ces frais administratifs mystérieux sont encore plus chers que le coût de l'abonnement mensuel, c'est un drapeau rouge.

Tarifs et forfaits des meilleurs fournisseurs VoIP d'entreprise

N'oubliez pas que la répartition des coûts des frais potentiels, des taxes et des frais récurrents ne représente qu'une partie de la facture totale des services VoIP.

Cela signifie qu'il est essentiel d'évaluer les besoins actuels et futurs de votre entreprise en matière de téléphonie virtuelle, ainsi que le coût total pour vous, avant de signer avec un fournisseur.

Pour une ventilation complète des fonctionnalités et une comparaison des meilleurs fournisseurs de VoIP professionnels, consultez nos tableaux de comparaison, les avis des utilisateurs et une analyse approfondie.