VoIP vs ligne fixe - Comparez les fonctionnalités, les coûts, les avantages et les inconvénients

Plus de 60 % des entreprises disposant d'un téléphone fixe passent à un système téléphonique VoIP une fois leur contrat de téléphone fixe traditionnel terminé.

Étant donné que des études récentes montrent que la téléphonie Internet peut réduire les coûts de démarrage des petites entreprises de 90 % et économiser plus de 30 minutes de temps d'appel quotidien, il n'est pas étonnant que le marché mondial de la VoIP ait un taux de croissance annuel composé estimé à 3,1 % de 2021 à 2026.

Avec plus de 204,8 milliards d'abonnés VoIP, vous êtes pratiquement assuré de trouver une solution parfaitement adaptée à vos besoins de communication d'entreprise.

Bien que ces chiffres parlent d'eux-mêmes, examinons de plus près pourquoi la VoIP est une alternative valable aux lignes fixes - et si oui ou non la téléphonie virtuelle est le bon choix pour vous.

Table des matières

1. Comment les lignes fixes et les téléphones VoIP passent-ils des appels ?
2. Caractéristiques de la VoIP par rapport aux lignes fixes
3. Matériel téléphonique pour VoIP et lignes fixes
4. Comparaison des coûts des appels VoIP et des services de téléphonie fixe
5. Qui devrait encore utiliser une connexion fixe ?
6. Qui profite le plus des services VoIP ?
7. Comment trouver le meilleur fournisseur VoIP d'entreprise

Comment les lignes fixes et les téléphones VoIP passent-ils des appels ?

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Les lignes fixes analogiques reposent sur un réseau téléphonique PSTN de câbles à fibres optiques et de fils de cuivre pour passer et recevoir des appels. Voice Over Internet Protocol, (VoIP) comme son nom l'indique, effectue des appels téléphoniques sur Internet.

Dans un système téléphonique virtuel, les troncs SIP servent de lignes téléphoniques numériques qui peuvent passer des appels locaux, interurbains et internationaux via Wi-Fi et des routeurs.

Pour cette raison, vous devrez vous assurer que vous disposez d'une connexion Internet fiable avec une bande passante pour pouvoir gérer les appels VoIP. La vitesse dont vous aurez besoin dépend du nombre d'appels virtuels simultanés que vous souhaitez passer, mais généralement, 10 KBPS est un bon point de départ.

Contactez votre fournisseur de services Internet pour plus de détails sur votre connexion actuelle.

Caractéristiques de la VoIP par rapport aux lignes fixes

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En 2004, plus de 90 % des foyers américains possédaient un téléphone fixe. Mais en 2020, seulement environ 40 % des ménages ont encore une ligne fixe - et seulement 6,5 % n'utilisent qu'une ligne fixe pour les appels téléphoniques.

Les lignes fixes deviennent également obsolètes sur le lieu de travail, d'autant plus qu'environ 79 % des entreprises utilisent un logiciel VoIP dans au moins un de leurs sites.

L'une des principales raisons pour lesquelles tant de personnes abandonnent les lignes fixes au profit de la VoIP ?

L'avantage évident que la VoIP offre par rapport aux téléphones analogiques en termes de commodité et de fonctionnalités d'appel. Le tableau ci-dessous illustre quelques-unes des principales fonctionnalités VoIP qui font pencher la balance en faveur de la téléphonie virtuelle.

Mobilité

Lorsque vous passez des appels à partir d'un service de ligne fixe, vous ne pouvez vous déplacer que dans la mesure où le cordon ou la portée d'appel d'un téléphone sans fil vous emmène.

Donc, si vous attendez un appel sur votre téléphone de bureau, vous devez décider entre le manquer, donner votre numéro de téléphone portable personnel ou rester assis après les heures d'ouverture en attendant qu'un client vous rappelle.

Aucune de ces options n'est particulièrement attrayante.

L'un des plus grands avantages des systèmes téléphoniques VoIP est que vous pouvez passer/recevoir des appels depuis n'importe quel endroit - et n'importe quel appareil - avec une connexion Internet, y compris votre téléphone mobile.

Passez des appels professionnels depuis votre smartphone tout en faisant la queue à l'épicerie, dans le bus pour aller au travail en utilisant votre tablette, ou depuis votre ordinateur de bureau ou votre téléphone VoIP dédié au bureau.

La téléphonie virtuelle vous permet de garder vos numéros de téléphone personnels privés en suivant des règles de transfert d'appel personnalisables qui acheminent les appels passés vers votre numéro de téléphone professionnel vers vos autres appareils.

Bien que le renvoi d'appel soit possible avec une ligne fixe, il s'accompagne d'un coût supplémentaire et nécessite souvent plusieurs étapes.

Fonctions de messagerie vocale

Bien que les téléphones fixes et VoIP aient une boîte vocale, les façons dont vous pouvez accéder à vos messages vocaux diffèrent considérablement.

Vous devrez soit attendre de retourner au bureau pour vérifier la messagerie vocale de votre téléphone traditionnel, soit suivre plusieurs étapes déroutantes pour vous connecter à votre boîte vocale de bureau pour accéder à vos messages.

La messagerie vocale virtuelle envoie une notification immédiate lorsque vous avez un nouveau message vocal et vous donne la possibilité de transférer ce message vocal vers un autre appareil. Une fonction de messagerie vocale virtuelle envoie un fichier audio du message vocal dans votre boîte de réception, tandis que la messagerie vocale en texte vous envoie une transcription textuelle du message.

Fonctionnalités IVR, ACD et de standard automatique

Les systèmes de réponse vocale interactive (IVR) des solutions VoIP aident les clients à obtenir les informations dont ils ont besoin sans jamais avoir à se connecter directement à un agent en direct.

Le système IVR utilise l'analyse vocale pour aider les clients à faire des réservations, à vérifier l'état de la commande ou à répondre aux questions qui fourniront des réponses enregistrées utiles ou les mettront en contact avec un représentant s'ils ont encore besoin d'aide.

Différents paramètres ACD (distribution automatique des appels) peuvent également aider à acheminer les appels vers l'agent le plus qualifié pour résoudre un problème de service client ou de vente spécifique.

Bien qu'il n'y ait certainement rien de mal avec une réceptionniste de bureau, les préposés automatiques virtuels sont un excellent moyen de libérer vos agents pour qu'ils soient disponibles pour des problèmes plus urgents et permettent un niveau plus élevé de libre-service client.

Ces standards automatiques guideront vos appelants entrants à travers les options de menu, les enverront aux services et accepteront même les paiements.

Et si vous décidez toujours que vous préférez opter pour un agent d'assistance en direct ? La plupart des fournisseurs de VoIP offrent des fonctionnalités de réceptionniste virtuelle qui connectent les appelants entrants à de vraies personnes qui peuvent répondre à leurs questions ou prendre des messages détaillés.

Analyse des appels

Les lignes fixes peuvent stocker des informations limitées sur le journal des appels, telles que la durée totale des appels, les numéros de téléphone et les informations disponibles via les enregistrements téléphoniques de base.

Mais la téléphonie VoIP offre des informations sur les appels qui peuvent vous aider à optimiser votre service client, à améliorer les scripts d'appel, à évaluer la productivité des employés et à identifier exactement où les agents ont du mal.

Les utilisateurs peuvent choisir entre différents types de modèles de rapport ou créer leurs propres rapports d'appels personnalisés en fonction de leurs KPI les plus importants.

L'analyse des appels VoIP d'aujourd'hui peut suivre :

• Volume d'appels quotidien/hebdomadaire/mensuel moyen
• Durée moyenne des appels
• Nombre d'appels passés/reçus par des agents individuels
• Temps de garde moyen
• Journaux d'appels en temps réel et statut de l'agent
• Taux de résolution au premier appel
• Taux d'abandon d'appel
• Satisfaction du client

Fonctions d'appel VoIP avancées

Les téléphones fixes offrent des fonctionnalités d'appel de base telles que l'identification de l'appelant, l'appel en attente, le blocage des appels, la numérotation abrégée et les fonctionnalités de base d'audioconférence.

Cependant, en plus des fonctionnalités ci-dessus, la VoIP offre des options d'appel avancées qui facilitent la vie de vos employés et de vos clients.

Ceux-ci inclus:

• Enregistrement d'appel
• Parcage d'appel
• Appel en file d'attente
• Options avancées de routage des appels
• Bureau partagé
• Trouvez-moi/Suivez-moi
• Chuchotement d'appel, surveillance d'appel et insertion d'appel

Matériel téléphonique pour VoIP et lignes fixes

Le tableau ci-dessous donne un aperçu de base du matériel essentiel nécessaire pour faire fonctionner les téléphones standard et les téléphones fixes VoIP.

Si vous souhaitez pouvoir passer des appels avec la technologie VOIP en cas de panne de courant, achetez également une alimentation de secours.

Matériel de ligne fixe

Le matériel de téléphonie fixe est plus abordable et moins complexe à configurer que les téléphones fixes et accessoires VoIP.

Dans la plupart des cas, les utilisateurs de téléphones fixes ont besoin du téléphone lui-même, d'une prise téléphonique et éventuellement de casques filaires pour une expérience mains libres.

La plupart des téléphones de bureau standard coûtent 40,00 $, plus un supplément mensuel de 20,00 $ à 30,00 $ par ligne téléphonique. Des téléphones analogiques plus avancés avec des fonctionnalités telles que l'identification de l'appelant, des boutons de fonction fixes, un système d'interphone et un écran LCD fixe sont également disponibles.

Matériel VoIP

Le matériel dont vous aurez besoin pour un système téléphonique VoIP dépend en grande partie des appareils à partir desquels vous souhaitez pouvoir passer des appels.

Grâce aux applications de softphone, vous pouvez accéder aux appels VoIP à partir de vos appareils mobiles et ordinateurs existants, ce qui signifie que vous n'aurez pas besoin d'acheter de nouveaux téléphones durs VoIP. Cependant, la plupart des propriétaires de moyennes et grandes entreprises finissent par acheter des téléphones IP, souvent auprès du même fournisseur auprès duquel ils achètent des services VoIP. Bien que ceux-ci puissent être coûteux, n'oubliez pas qu'ils ne sont pas obligatoires.

Cependant, les téléphones IP sont dotés de fonctionnalités qui améliorent l'expérience d'appel globale, telles que des écrans tactiles, des haut-parleurs audio HD/de qualité supérieure pour une meilleure qualité d'appel, de longues portées intérieures, des ports USB et RJ9 et une connectivité Bluetooth.

Notre liste des meilleurs téléphones IP propose des options allant de 75,00 $ à 719,00 $.

En plus du téléphone lui-même, les autres besoins matériels VoIP peuvent inclure :

• Câbles Ethernet et routeur
• Casques téléphoniques
• Microphone/haut-parleurs
• Une webcam, si des capacités d'appel vidéo sont nécessaires
• Téléphone fixe de conférence IP
• Cartes PCI
• Sources d'alimentation de secours (UPS)
• Adaptateurs ou passerelles téléphoniques analogiques

Coûts des appels VoIP par rapport aux services de téléphonie fixe

Des études récentes sur les économies de coûts VoIP indiquent que la téléphonie virtuelle permet aux entreprises d'économiser :

• 90% sur les appels internationaux
• 75% sur les frais de fonctionnement
• 40 % sur les appels locaux

Comment est-ce possible? Jetons un coup d'œil aux chiffres.

Coût de l'abonnement

Les plans moyens de système de téléphonie fixe coûtent généralement en moyenne 42,00 $ par ligne téléphonique et par mois, chaque ligne coûtant 25,00 $ supplémentaires par mois. Ces forfaits incluent généralement uniquement les appels locaux illimités.

Les appels interurbains et internationaux ne sont pas inclus dans les forfaits de téléphonie fixe standard et peuvent coûter 0,12 $/minute supplémentaire pour les appels interurbains et jusqu'à 0,39 $/minute pour les appels internationaux.

Bien que certains fournisseurs de compagnies de téléphonie VoIP puissent fournir un nombre défini de minutes par mois dans chaque forfait, la grande majorité propose des appels illimités gratuits aux États-Unis et au Canada dans le cadre de leurs forfaits mensuels.

Cela signifie que les clients VoIP évitent les coûts des appels téléphoniques locaux, interurbains et interétatiques et doivent payer un supplément pour les minutes internationales uniquement. Les coûts des appels internationaux varient selon les pays, mais de nombreux fournisseurs de VoIP permettent aux abonnés d'acheter un nombre mensuel fixe de minutes internationales pour un tarif forfaitaire.

En général, les abonnements VoIP coûtent entre 20,00 $ et 40,00 $ par utilisateur chaque mois, souvent avec des extensions téléphoniques illimitées incluses. Ces plans sont hautement évolutifs, donc plus vous ajoutez d'utilisateurs, plus votre coût mensuel moyen sera faible. Certains forfaits facturent un tarif mensuel fixe pour plusieurs utilisateurs par tranches de 5 à 10.

Notez que les clients qui choisissent de s'abonner à un forfait VoIP annuel plutôt qu'à une option mensuelle peuvent réaliser des économies importantes, généralement entre 10 et 20 %.

N'oubliez pas que certains fournisseurs VoIP peuvent facturer des frais de service réglementaires pour récupérer les coûts qu'ils sont tenus de payer au Fonds de service universel, au Fonds TRS et à la FCC.

Assurez-vous de consulter notre ventilation des taxes et frais VoIP pour éviter de vous faire prendre pour un tour par une entreprise peu recommandable.

Coût du matériel

Les coûts matériels des systèmes VoIP varient considérablement selon que vous choisissez ou non d'acheter un téléphone VoIP ou si vous souhaitez passer des appels à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile existant.

Le prix d'un téléphone VoIP lui-même commence à environ 75,00 $, tandis que les téléphones analogiques standard peuvent être achetés à partir de 40,00 $.

Les routeurs pour téléphones VoIP commencent généralement à 25,00 $, tandis que les prix des casques pour la technologie fixe et les téléphones numériques varient de 25,00 $ à 200,00 $. Les adaptateurs téléphoniques analogiques peuvent être achetés pour aussi peu que 27,00 $.

Frais d'installation/configuration

Des études montrent que l'installation de prises téléphoniques fixes et de câblage peut coûter entre 150,00 $ et 300,00 $.

Si vous disposez déjà d'une connexion Internet fonctionnelle, vos coûts d'installation VoIP sont nettement inférieurs à ce qu'ils sont si vous devez mettre à niveau/installer votre service Internet de bureau. La configuration Internet coûte généralement entre 100,00 $ et 200,00 $, car la plupart des fournisseurs facturent un tarif forfaitaire. Les électriciens, si nécessaire, coûteront environ 40 $ à 120 $/heure.

Les fournisseurs de VoIP et de téléphonie fixe peuvent également vous facturer des frais d'installation uniques qui commencent à environ 50,00 $. Cependant, les entreprises VoIP de qualité renoncent généralement à ces frais.

Coût des mises à niveau

Pour mettre à niveau une ligne fixe, vous devrez acheter un tout nouveau téléphone ou acheter des fonctions d'appel supplémentaires.

Le téléphone physique peut coûter entre 40,00 $ et bien plus de 200,00 $, tandis que le coût de l'ajout de fonctionnalités telles que l'identification de l'appelant s'accompagne de frais d'initiation plus des frais mensuels de 3,00 $ à 10,00 $.

Les services VoIP exécutent des mises à jour/mises à jour gratuites et automatiques, généralement sur une base hebdomadaire.

Alors que les nouvelles fonctionnalités telles que les capacités d'appel vidéo peuvent être achetées à la carte, la plupart des fournisseurs de VoIP incluent des fonctionnalités telles que l'identification de l'appelant et le routage avancé des appels dans leurs forfaits standard. Vous n'aurez donc pas à payer de frais supplémentaires comme vous le feriez avec une ligne fixe. téléphoner.

Frais de maintenance

Les frais de maintenance pour les systèmes téléphoniques d'entreprise varient en fonction :

• Le nombre d'utilisateurs
• Que vous ayez ou non une équipe informatique interne
• La qualité/garantie de votre matériel
• Toute formation d'équipe nécessaire
• Si vous avez hébergé ou sur place un autocommutateur privé (PBX)
• Le niveau de maintenance du système, de réparations matérielles et de service inclus dans votre plan/contrat VoIP

Des études montrent que les frais de maintenance moyens pour un téléphone fixe sont de 145,00 $ par réparation, la maintenance VoIP coûtant 75,00 $ par réparation.

Le tableau ci-dessous fournit une comparaison côte à côte des coûts d'exploitation moyens de la VoIP par rapport aux lignes fixes.

Comme le montre le tableau, les services VoIP permettent aux clients d'économiser en moyenne 525,00 $ par utilisateur et par an.

Qui devrait encore utiliser une connexion fixe ?

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Bien que de nombreux experts pensent que les lignes fixes seront obsolètes d'ici 2025, d'ici là, elles peuvent encore être utiles pour certains modèles commerciaux.

Les entreprises qui ne comptent pas sur les communications téléphoniques pour obtenir de nouvelles affaires et celles qui offrent uniquement un service client en ligne ou en magasin pourront probablement se débrouiller avec une ligne fixe. Le service téléphonique professionnel traditionnel peut également fonctionner pour les entreprises individuelles ou les micro-entreprises qui ne reçoivent pas d'appels vocaux fréquents de la part des clients et n'ont pas besoin de fonctionnalités téléphoniques avancées.

Si vous choisissez de vous en tenir à votre ligne fixe, assurez-vous de rechercher d'autres solutions de communication d'entreprise, telles que des logiciels de marketing par e-mail ou des outils de gestion des médias sociaux.

Qui profite le plus des services VoIP ?

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Les services VoIP profiteront aux entreprises de toutes tailles dans une variété d'industries, mais ils ont un impact particulier sur les moyennes et grandes entreprises qui effectuent l'essentiel de leur marketing, de leur vente et de leur service client par téléphone.

Le logiciel VoIP est également idéal pour les centres d'appels qui ont de nombreux agents effectuant des appels simultanés tout au long de la journée, ainsi que ceux qui utilisent une solution de communication d'entreprise comme les appels vidéo et les logiciels CRM qui doivent s'intégrer à leur système téléphonique professionnel.

Les startups ou les entreprises en phase de croissance actuelle qui ont besoin de forfaits téléphoniques évolutifs, ainsi que les équipes principalement distantes, bénéficieront des avantages offerts par les services téléphoniques VoIP.

Par-dessus tout, la VoIP convient à toute entreprise nécessitant des fonctionnalités d'appel avancées telles que le libre-service client IVR, la mise en file d'attente des appels et l'analyse des appels.

Comment trouver le meilleur fournisseur VoIP

Si cet article vous a convaincu d'abandonner votre ligne fixe pour un système téléphonique VoIP, vous devez maintenant rechercher quel fournisseur convient le mieux à votre entreprise.

Tenez compte de facteurs tels que les prix et les forfaits disponibles, les fonctionnalités standard et complémentaires, la disponibilité garantie et la mobilité.

Notre tableau des fournisseurs VoIP professionnels et VoIP résidentiels les plus populaires et les mieux notés est un excellent point de départ. Comparez les prix des fournisseurs, lisez les avis des utilisateurs et apprenez les bonnes questions à poser à un fournisseur potentiel avant de vous engager envers ses services téléphoniques et sa plate-forme de communications unifiées.