VoIP d'entreprise vs systèmes PBX traditionnels : tout ce que vous devez savoir

Lorsque nous avons précédemment examiné les services de téléphonie fixe traditionnels par rapport aux solutions VoIP professionnelles, l'un des plus grands écarts entre les deux était la différence des fonctionnalités incluses. Cependant, cette différence ne se répercute pas directement sur la comparaison traditionnelle entre PBX et VoIP d'entreprise. Les solutions PBX traditionnelles ont été développées à l'origine pour permettre aux organisations de créer et de gérer plusieurs appels entrants et sortants sur des lignes individuelles tout en utilisant le même service d'appel.

Pour le dire plus simplement : un PBX segmente simplement différents numéros de téléphone et lignes en interne tout en n'utilisant qu'un petit nombre de lignes téléphoniques externes. Au lieu d'acheter 1 000 lignes téléphoniques individuelles, le PBX permet à une organisation d'utiliser seulement quelques lignes téléphoniques externes tout en fournissant aux employés et aux équipes leurs extensions. Parallèlement à cela, les solutions PBX traditionnelles incluent généralement des fonctionnalités et des fonctionnalités supplémentaires que l'on ne trouve pas sur les connexions fixes standard.

En ce qui concerne généralement le contrôle et le routage des appels, les solutions PBX traditionnelles sont depuis longtemps la norme pour les organisations qui ont besoin de plus que des appels entrants et sortants. Cependant, avec l'introduction des solutions VoIP d'entreprise hébergées, les caractéristiques et fonctionnalités disponibles n'ont cessé de croître, tout en maintenant un coût inférieur. Regardons de plus près pour mieux comprendre ce clivage entre les solutions.

* Ces fonctionnalités ne seront pas toujours incluses directement dans le forfait et peuvent nécessiter du matériel supplémentaire ou, dans le cas de la VoIP hébergée, un coût accru.

Un examen plus approfondi des fonctionnalités VoIP professionnelles

Tout comme nous l'avons mentionné dans notre comparaison précédente, cette liste de caractéristiques et fonctions VoIP n'est en aucun cas exhaustive à 100 %. Différents fournisseurs mettront un accent différent sur leurs plates-formes et peuvent offrir plus ou moins de fonctionnalités pour des scénarios et des cas d'utilisation spécifiques. De nombreux fournisseurs différents dont les fonctionnalités sont réparties en différents plans de paiement, permettant aux organisations de choisir exactement ce dont elles ont besoin, au lieu de payer pour tout et d'avoir à éliminer les fonctionnalités inutiles.

Certains fournisseurs étendront même leurs fonctionnalités au-delà de ces contrôles d'appel de base et plus modernes. Par exemple, Vonage continue d'étendre sa plate-forme et a récemment inclus des API basées sur la vidéo avec son acquisition de TokBox, et désormais des fonctionnalités avancées de centre de contact. Cela est dû à la nature des solutions hébergées, car elles ne nécessitent pas de matériel physique, leurs fonctionnalités peuvent être étendues avec de simples mises à jour sur Internet.

C'est, bien sûr, l'un des plus grands avantages d'une solution hébergée comme VoIP d'entreprise, sans avoir besoin de matériel, les fournisseurs peuvent inclure des fonctionnalités beaucoup plus importantes à un casting inférieur. Ces solutions ont également poussé plus loin dans l'ère numérique moderne avec une prise en charge mobile améliorée, y compris des applications mobiles et des fonctionnalités telles que "Find Me, Follow Me" qui permettent aux utilisateurs de recevoir des appels téléphoniques sur plusieurs appareils, et pas seulement sur un téléphone de bureau physique.

Les solutions VoIP d'entreprise hébergées peuvent à juste titre être considérées comme l'évolution moderne des systèmes PBX traditionnels.

Un examen plus approfondi des fonctionnalités PBX traditionnelles

Je l'ai noté lors de l'introduction de cette ventilation et je souhaite revenir en arrière. Les solutions PBX traditionnelles ont été conçues à l'origine pour les entreprises, avec l'idée d'une fonctionnalité accrue sur une ligne fixe typique à l'esprit. À l'origine, un PBX était simplement utilisé pour augmenter le nombre de lignes téléphoniques et d'extensions dans une entreprise, et les heures supplémentaires pouvaient ajouter des fonctionnalités et des fonctionnalités plus avancées.

C'est pourquoi vous remarquerez qu'une solution PBX traditionnelle comprend des fonctionnalités avancées telles que la conférence, l'ACD, l'IVR, les extensions individuelles, etc. Les principaux arguments de vente d'un PBX traditionnel seront l'inclusion du routage automatique des appels, ainsi qu'un système IVR qui permet aux appelants de trouver le bon service ou l'extension sans avoir à composer plusieurs fois ou à rechercher le numéro de téléphone dans un répertoire.

Dans l'ensemble, alors qu'un PBX traditionnel peut étendre les fonctionnalités d'un système téléphonique analogique traditionnel au-delà des appels de base, le principal inconvénient est l'augmentation du coût et de la complexité de chaque fonctionnalité ajoutée. Encore une fois, l'objectif principal d'un PBX est d'introduire plus de lignes téléphoniques ou de « succursales » basées uniquement sur des lignes téléphoniques téléphoniques. L'inclusion de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités, même quelque chose comme un IVR ou un ACD, nécessitera généralement soit l'installation de matériel supplémentaire sur site, soit simplement un coût supplémentaire en plus du service déjà coûteux.

Encore une fois, les solutions VoIP d'entreprise hébergées peuvent être considérées comme l'évolution des solutions PBX traditionnelles, déplaçant simplement l'idée dans le domaine numérique.

Sans aucun doute, la plus grande différence entre un PBX traditionnel et une solution VoIP d'entreprise hébergée sera les coûts associés à chacun, respectivement. Comme mentionné à plusieurs reprises déjà, un PBX traditionnel à lui seul sera un système coûteux, nécessitant l'achat d'un PBX physique et du matériel associé, l'achat de téléphones propriétaires compatibles avec le système, un coût accru pour les lignes téléphoniques et les utilisateurs, ainsi que que la nécessité d'un service informatique interne pour maintenir et contrôler la solution.

D'autre part, les solutions VoIP d'entreprise représentent ce pic absolu d'économies de coûts, car elles ne nécessitent pas de matériel coûteux et offrent simplement beaucoup plus pour beaucoup moins. Cependant, ceci, bien sûr, ne raconte pas toute l'histoire. Nous voulions examiner de plus près et proposer des chiffres approximatifs pour aider votre organisation à mieux comprendre en quoi ces deux solutions différeront en termes de coûts initiaux et récurrents.

Maintenant, je vais préfacer ceci en disant que les coûts des PBX traditionnels sont difficiles à trouver. Pour cette raison, nous allons proposer des estimations approximatives et fournir des sources et des exemples lorsque cela est possible pour permettre à votre équipe de regarder plus en profondeur.

Un regard sur les tarifs des PBX traditionnels

Comme déjà mentionné, la tarification PBX traditionnelle sera basée sur plus que le nombre de lignes ou d'utilisateurs pour lesquels votre organisation paie, ou le nombre de minutes par mois qui seront utilisées. Ces solutions nécessiteront l'installation de matériel dans les locaux de votre organisation, ce qui représente un coût supplémentaire qui ne peut être négligé. Généralement, une solution PBX traditionnelle nécessitera :

• Un PBX matériel physique
• Un ordinateur dédié à la maintenance du système
• Locations de ligne
• Un contrat dédié avec un prestataire
• Maintenance associée à la solution
• Coûts supplémentaires pour plus de matériel requis pour les fonctionnalités avancées

Généralement, contrairement à une solution VoIP d'entreprise hébergée, les plates-formes PBX traditionnelles factureront les organisations en fonction du nombre d'appels passés, ainsi que du nombre de lignes nécessaires. VirtualPBX offre une excellente ventilation de certains des coûts associés aux systèmes PBX traditionnels, et comme ces informations peuvent être difficiles à obtenir, nous voulions utiliser cette recherche pour aider votre équipe à mieux comprendre ce qu'elle paiera.

• Coûts initiaux - Ceux-ci différeront selon le fournisseur et le matériel spécifiques que votre organisation utilise, mais peuvent aller jusqu'à 10 000 $ et au-delà. Cela inclut généralement le PBX physique lui-même, ainsi que l'installation du système. Virtual PBX estime qu'un système à 5 utilisateurs peut coûter jusqu'à 60 000 $ pour le matériel et l'installation, ce chiffre tombant à environ 50 000 $ pour un système à 40 utilisateurs.
• Lignes téléphoniques – Encore une fois, en fonction du fournisseur de solution individuel, ce coût peut aller de 50 $ à 100 $, voire 1 000 $ par ligne nécessaire.
• Paiement mensuel du matériel – Les coûts associés au matériel nécessaire ne disparaissent pas toujours une fois le système établi. Certains fournisseurs peuvent facturer un coût mensuel pour entretenir et prendre en charge le matériel, qui peut aller de 500 $ à 5 000 $ selon la taille du système.
• Minutes sans frais - Contrairement aux solutions VoIP hébergées, les fournisseurs de PBX traditionnels facturent généralement l'utilisation de minutes sans frais ou même internationales, ce qui augmente le coût et limite le service de votre organisation.
• Maintenance mensuelle - Là encore, cela variera considérablement en fonction de la solution et de la configuration exacte de votre système, mais peut aller jusqu'à 1 000 $. Cela peut également différer selon que votre organisation s'appuie sur le fournisseur pour la maintenance ou embauche son propre service informatique.

Bien que ces chiffres soient des estimations très, très approximatives, cela peut donner à votre organisation une idée des coûts nécessaires associés. Contrairement à un fournisseur de VoIP hébergé, dont beaucoup ne facturent qu'en fonction du nombre d'utilisateurs, les solutions PBX traditionnelles incluent une liste beaucoup plus longue de coûts associés, tarifant la solution hors budget pour la plupart des PME.

Un regard sur les tarifs VoIP d'entreprise

Nous avons proposé une explication très similaire dans notre comparaison de la téléphonie fixe et de la VoIP professionnelle, et bien sûr, les chiffres peuvent également être reportés ici. Dès le départ, les solutions VoIP professionnelles sont beaucoup moins chères que les options comparables. Sans nécessiter l'installation et la maintenance de matériel coûteux sur place, vous pouvez supprimer ces coûts initiaux et récurrents de l'équation.

L'accessibilité et la disponibilité sont l'un des plus grands avantages d'une solution VoIP d'entreprise. Ces solutions ne sont généralement pas limitées à une région, à moins de rechercher des fournisseurs internationaux, et il existe un grand nombre d'options parmi lesquelles choisir. Ces solutions sont généralement personnalisables et offrent simplement une plateforme plus rentable. Les fournisseurs de VoIP d'entreprise peuvent offrir le même service, et même plus de fonctionnalités, qu'un PBX traditionnel à une fraction du coût en hébergeant la solution sur leurs propres centres de données et en fournissant la plate-forme sur Internet.

Parce qu'il existe un si grand nombre d'options en matière de téléphonie IP professionnelle, nous allons proposer une estimation plus générale des prix et des fonctionnalités incluses. En fonction des besoins exacts de votre organisation, les prix et les fonctionnalités nécessaires changeront.

Coût typique du service VoIP :

• Les plans de base peuvent commencer à partir de 15,99 $ par mois et par utilisateur. Les prix fluctueront en fonction du nombre d'utilisateurs ou même de la durée de l'abonnement. Certains fournisseurs peuvent offrir une remise sur les tarifs annuels par rapport à la facturation mensuelle.
• Pas de frais d'installation - Il est rare que les fournisseurs de VoIP d'entreprise exigent ou facturent des frais d'installation, car aucune configuration matérielle physique n'est requise dans le processus. Le fournisseur générera des informations de compte et des numéros de téléphone (ou transférera des numéros existants) et votre organisation aura accès à la plateforme.

Ce qu'il est important de reconnaître, cependant, c'est la manière dont les différents fournisseurs de VoIP d'entreprise segmenteront et hiérarchiseront leurs offres de solutions. Il n'y a pas de structure de prix universellement convenue, et trouver le bon ajustement nécessitera un peu de recherche. Généralement, les fournisseurs de VoIP différencieront leurs offres en fonction de :

• Nombre d'utilisateurs - Certaines solutions factureront un tarif unique pour un nombre X d'utilisateurs. Par exemple, 1 à 5 utilisateurs pour 20 $ par mois. Certains fournisseurs factureront spécifiquement en fonction du nombre d'utilisateurs, ce qui signifie 15 $ par utilisateur et par mois.
• Limitations des fonctionnalités – Bien que les solutions VoIP professionnelles soient capables de fournir des fonctionnalités supplémentaires sans frais supplémentaires, de nombreux fournisseurs segmenteront leurs fonctionnalités et limiteront les fonctionnalités avancées aux plans de niveau supérieur. Cependant, il convient de noter que même les forfaits VoIP professionnels les plus élémentaires incluront plus de fonctionnalités qu'une ligne fixe - il suffit de regarder ci-dessus les offres AT&T répertoriées pour voir à quel point elles sont limitées.

Ainsi, bien que les tarifs VoIP varient en fonction des besoins de votre équipe, cela permet aux organisations de payer un tarif beaucoup plus bas pour un service beaucoup plus riche en fonctionnalités.

En regardant le service de Nextiva, par exemple, le fournisseur divise ses offres en trois niveaux :

• Office Pro – À partir de 19,95 $/mois
  • Aucun frais d'installation
  • PBX en nuage
  • Portage de numéro gratuit
  • Appels illimités
  • Télécopie virtuelle illimitée
  • Gestion avancée des appels
  • Numéro local gratuit et sans frais
  • Messagerie vocale vers e-mail
  • Affichage d'appel partagé
  • Faire irruption
  • Musique d'attente HD
• Office Pro Plus – À partir de 20,95 $/mois
  • Toutes les fonctionnalités d'Office Pro, plus
  • Un message d'accueil enregistré par un professionnel
  • Appelle-moi maintenant
  • Pont de conférence
  • Application mobile Nextiva
  • Présence de l'équipe
• Office Entreprise – À partir de 27,95 $/mois
  • Toutes les fonctionnalités Office Pro, plus
  • Enregistrements d'appels
  • Trois salutations enregistrées par des professionnels
  • Nextiva n'importe où

Comme autre exemple, nous pouvons également examiner la structure tarifaire de RingCentral :

• Essentials – à partir de 19,99 $ par mois, par utilisateur
  • Jusqu'à 10 utilisateurs
  • Réunions vidéo et audio illimitées avec partage d'écran - 4 utilisateurs par réunion
  • Appels téléphoniques illimités
  • 100 minutes sans frais
  • SMS professionnels illimités
  • Gestion des appels et administration du système téléphonique
  • Options de location de téléphone : téléphones de bureau et de conférence
  • Application mobile
  • Voix HD
  • Messagerie vocale visuelle et messagerie vocale par e-mail
  • La collaboration d'équipe
  • Intégrations avec Microsoft, Google, Box et Okta
• Standard – à partir de 24,99 $ par mois, par utilisateur
  • Toutes les fonctionnalités Essentials, plus
  • Utilisateurs illimités
  • 1 000 minutes sans frais
  • Standard automatique à plusieurs niveaux
  • Télécopie Internet
  • Rapports du journal des appels
• Premium – à partir de 34,99 $ par mois, par utilisateur
  • Utilisateurs illimités
  • Réunions vidéo et audio illimitées avec partage d'écran - 100 utilisateurs par réunion
  • Toutes les fonctionnalités standard, plus
  • 2 500 minutes sans frais
  • Enregistrement automatique des appels
  • Assistance multi-sites
  • Développement/déploiement d'applications personnalisées
  • Intégration avec Salesforce, Zendesk et Desk.com
  • Authentification unique
  • Transcription de la messagerie vocale en texte

Comme vous pouvez le constater, la disponibilité de la VoIP professionnelle englobe un large domaine d'accessibilité. Les prix commencent suffisamment bas pour que même les plus petites équipes puissent s'offrir une solution tout en offrant encore plus de fonctionnalités que la plupart des entreprises n'en ont besoin. En fin de compte, les solutions VoIP d'entreprise parviennent à rester rentables, flexibles aux besoins de votre entreprise et riches en fonctionnalités. Les solutions PBX traditionnelles ont du mal à rivaliser, et cela devient de plus en plus évident au fil du temps.