Un examen approfondi : notre examen pratique des équipes Webex en 2019

Les communications unifiées semblent toujours connaître une nouvelle évolution sur le marché, qu'il s'agisse de l'adoption de solutions cloud ou d'un nouvel accent mis sur l'IA. Il existe toujours une solution ou une technologie nouvelle, la plus récente et la plus performante qui peut nous simplifier la vie.

À un moment donné, Slack était le roi régnant et la réponse évidente en matière de communication et de collaboration simples et efficaces. Nous avons empilé un certain nombre de concurrents, mais Slack a continué à souffler, absorbant même l'un de leurs plus grands concurrents, HipChat, d'Atlassian.

D'autres options ont existé, mais ce n'est que récemment que nous avons commencé à voir des fissures commencer à apparaître dans la forteresse de Slack. Alors que les entreprises commencent à se tourner vers le cloud et les plates-formes UCaaS, un besoin pour quelque chose de plus performant s'est fait sentir en 2019 - un besoin pour une véritable plate-forme de communication d'entreprise complète.

À l'époque où nous avons comparé ce qui était alors connu sous le nom de Cisco Spark à Slack, j'ai d'abord remarqué une comparaison des pommes aux oranges : Spark fait tellement plus qu'une conversation persistante, et aujourd'hui, cela sonne toujours vrai. Malgré un changement de nom, la vision de collaboration de Cisco continue de croître et de se développer en tant que Webex Teams. La meilleure comparaison directe serait donc Webex Teams vs Microsoft Teams, car Microsoft Teams est actuellement le plus grand concurrent de Webex Teams pour le titre de meilleure plate-forme de communication unifiée d'entreprise.

Auparavant Spark, Webex Teams a mûri

Cisco Webex est un peu un vieil ami à moi, nous revenons à l'époque Spark de l'application. Lorsque j'ai jeté un coup d'œil pour la première fois à l'entrée en force de Cisco dans le monde de la collaboration, je l'ai vraiment appréciée. Je pense maintenant qu'une comparaison avec Slack était injuste, avec ce qui est maintenant connu sous le nom de Webex Teams allant au-delà de la forme d'application de discussion et de collaboration plus basique.

"Webex Teams est une application pour le travail d'équipe continu avec des réunions vidéo, la messagerie de groupe, le partage de fichiers et le tableau blanc."

Alors que l'équipe de collaboration a beaucoup changé au cours des dernières années, Webex Teams a continué à se présenter comme une plate-forme de collaboration d'entreprise très solide. Depuis, nous avons vu d'autres plates-formes se développer sur le marché, et même Slack a légèrement modifié son orientation pour intégrer le côté Entreprise de l'équation, bien qu'avec des résultats mitigés.

Lorsque Cisco a renommé Spark en WebEx Teams, ils ont inclus plus qu'une simple couche de peinture. L'idée principale était de créer une plate-forme unique et cohérente en utilisant un seul nom, Webex.

En mettant l'accent sur les aspects visuels de la collaboration, Webex Teams prend le concept dans une toute nouvelle direction et inclut un large éventail de fonctions de collaboration :

• Chat – Messagerie de groupe, chat permanent toujours actif et notifications personnalisables pour rester toujours connecté
• Meet - N'importe qui peut démarrer des réunions n'importe où et utiliser de puissants outils de collaboration comme le partage d'écran et le tableau blanc
• Tableau blanc - Collaboration visuelle sur les stéroïdes avec des tableaux blancs numériques virtuels et physiques pour le dessin, l'écriture, l'édition de documents en temps réel et plus encore
• Calendrier – Gérez et organisez efficacement et simplement les calendriers pour des réunions productives. S'intègre également aux outils de calendrier existants
• Fichier – Tous vos fichiers partagés sont enregistrés dans le même espace que celui dans lequel vous travaillez avec votre équipe, les fichiers restent dans les salles dans lesquelles ils ont été partagés et une recherche puissante permet de tout trouver facilement.

La version originale du tableau blanc numérique de Cisco et son intégration profonde dans la plate-forme globale ont ajouté une orientation unique à la plate-forme et poussé un peu plus vers une plate-forme axée sur le matériel, en raison de l'histoire de Cisco dans le matériel, mais a depuis vu moins de rôle de premier plan dans le développement et la croissance de Webex Teams. Par exemple, nous avons vu plus récemment une extension de la technologie Huddle Room et même Webex Calling.

Mais en fin de compte, le plus grand avantage que vous tirez de Cisco est leur expertise de longue date dans les communications, en particulier l'accent mis sur le développement de solutions de visioconférence. Alors que Webex Teams peut absolument être utilisé sans visioconférence, les utilisateurs peuvent bien sûr ajouter Webex Meetings à leur solution pour étendre les fonctionnalités de base.

Mais dès le départ, chaque abonnement et plan de Webex Teams peut tirer pleinement parti des capacités uniques de tableau blanc intégrées directement dans la plate-forme. La collaboration visuelle est l'une des forces de Cisco dans ce domaine, et permet même de rivaliser avec les capacités de collaboration intenses offertes par une utilisation cohérente d'Office 365.

Utilisation de Webex : l'interface utilisateur

Bien que Webex ait subi quelques modifications tout au long de notre séparation, la plupart des fonctionnalités de base sont restées cohérentes, ce qui est une bonne chose. J'ai toujours aimé utiliser Webex (quand c'était Spark) et j'ai apprécié les changements subtils, mais percutants, qui se sont produits au fil du temps.

La conception globale reste fidèle à la simplicité qui est nécessaire dans une solution comme celle-ci, combiner un large éventail de fonctionnalités et garder le tout facile à utiliser n'est pas une mince tâche. En parcourant rapidement l'interface utilisateur, Webex utilise un contraste saisissant pour séparer votre contenu de travail et votre navigation.

Ceci est essentiel, permettant aux utilisateurs de comprendre très facilement et rapidement ce qu'ils regardent. S'ils ont besoin de trouver quelqu'un à qui parler ou une pièce où se trouver, ils utilisent la section sombre. S'ils ont besoin de trouver le message qui vient d'arriver ou de se concentrer sur la conversation, ils se tournent vers les sections plus claires.

La navigation est simplifiée avec un petit menu sur le côté gauche de l'application, fournissant des icônes digestes pour basculer entre votre vue d'accueil, la sélection de l'équipe, la page d'appel et le hub de réunion. Ce qui est vraiment unique dans l'onglet "Accueil", c'est la possibilité de personnaliser cette vue à la volée, comme si vous pouviez voir le chat de votre équipe, la liste des conversations et les tableaux blancs en même temps.

Cet onglet contient une liste des conversations et des discussions dans lesquelles vous vous trouvez, ainsi qu'un bouton de recherche et d'accès rapide pour démarrer une nouvelle discussion. Tout cela est toujours dans le panneau sombre de gauche. En regardant vers le centre de l'application, nous sommes accueillis par le contenu réel, qu'il s'agisse d'un chat d'équipe ou d'un chat 1: 1.

Mais ce que je pense être vraiment puissant, c'est le deuxième menu situé en haut à droite de l'application, quelque chose qui a été introduit avec le Spark Board. À partir de là, vous pouvez élargir votre vue pour inclure d'autres formes de collaboration. Par exemple, si vous êtes au milieu d'une vidéoconférence, vous pouvez en faire votre vue principale au centre et garder votre chat à droite.

Alternativement, les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers ou même aux tableaux blancs directement à partir de ce menu tout en gardant le contenu principal en vue, qu'il s'agisse d'un appel vidéo, d'un appel audio ou d'une conversation textuelle.

C'est la véritable puissance de Webex, ce mariage cohérent de collaboration, sans parler des capacités de réunion extrêmement puissantes intégrées également à Teams. Tout ce que vous devez savoir est toujours à portée de main et rien n'est jamais caché.

Les utilisateurs ne sont pas nécessairement obligés de basculer entre leur vue de chat et leur vue de tableau blanc, ou pour se concentrer sur le flux vidéo et inclure le chat, sacrifier la possibilité de tableau blanc. Tout fonctionne ensemble de manière transparente et minimise l'encombrement général et la confusion qui pourraient être hérités d'une collaboration à grande échelle.

Collaborer avec Webex Teams : l'expérience utilisateur

En parlant de cela, collaborer via Webex est incroyablement puissant et simple. Comme je l'ai souligné ci-dessus, la possibilité pour les utilisateurs de choisir quelles fonctionnalités spécifiques sont à leur avis permet aux utilisateurs de personnaliser complètement leur espace de travail et de réunion si nécessaire.

Cela permet une collaboration puissante avec plusieurs fonctions et outils, sans obliger l'utilisateur à partager son attention entre plusieurs applications. Cela ne peut vraiment pas être sous-estimé, et je pense que Cisco a vraiment mis le doigt sur la tête ici.

La modularité de la plate-forme est un argument de vente massif et ne devient pas écrasante ou encombrante. En fait, il s'agit moins de "personnaliser" l'interface que d'utiliser véritablement la plate-forme de la manière qui vous convient le mieux.

Webex permet aux utilisateurs de collaborer selon leurs propres conditions - si le dessin et la création de diagrammes sont essentiels, le tableau blanc sera très probablement votre vue principale. Mais si les conversations textuelles sont là où tout se passe, les utilisateurs ont la possibilité de se concentrer sur les fichiers et les SMS, et d'oublier complètement que la vidéo existe même.

Bien sûr, l'accent est mis sur la possibilité de chat vidéo, ou tableau blanc, ou texte, ou de faire tout cela en même temps. Et c'est pourquoi Webex a la capacité de le faire, en supprimant une partie du stress. Tout est toujours à un simple clic de ce petit menu en haut à droite.

Nous ne pouvons pas non plus oublier à quel point la capacité de tableau blanc numérique de Webex est importante. Le tableau Webex est toujours bien vivant et représente une grande priorité pour la plate-forme, même si seul le temps nous dira comment la nouvelle direction cherche à changer encore plus le paradigme.

L'IA dans les communications d'entreprise

En parlant de changement de paradigme, l'intelligence artificielle fait rapidement son chemin dans nos applications du monde réel, comme nous avons commencé à le voir dans la sphère des centres de contact. Avec une relation aussi étroite entre les solutions UcaaS et CCaaS, il est logique que l'IA saigne davantage dans les solutions de collaboration.

Les formes d'IA que nous verrons entrer dans nos plates-formes de collaboration sont très différentes de celles utilisées dans d'autres solutions, l'accent étant mis davantage sur l'aide à rendre nos vies plus faciles et nos réunions plus productives.

L'exemple le plus manifeste d'IA dans une solution UC est l'inclusion d'un assistant virtuel, quelque chose que Microsoft et Cisco développent depuis un certain temps déjà.

Collaboration cognitive de Cisco

Et tout comme Microsoft, Cisco n'est pas étranger à l'utilisation et à l'influence de l'IA. Par exemple, dès le départ, à l'époque où la plate-forme était connue sous le nom de Spark, l'équipe avait commencé à injecter de l'IA dans la solution, sans doute avant que les concurrents ne poussent vraiment la dernière technologie. Par exemple, l'assistant Spark a commencé comme une petite expérience et a été plus récemment étendu en tant qu'assistant Webex complet.

Avant son récent départ du département Cisco Collaboration, Jonathan Rosenberg a écrit un article de blog soulignant le changement WebEx, déplaçant les collaborations Cisco vers cette marque unifiée. Dans cet article, Jonathan a noté un terme spécifique, "travail intuitif". Semblable aux «communications intelligentes» de Microsoft, Cisco met évidemment un accent très similaire sur l'utilisation et le développement de l'IA.

En repensant à l'assistant Webex, Cisco permet aux équipes d'utiliser l'IA de la même manière que Microsoft, en se concentrant sur le confort et la simplicité des créatures dans notre vie quotidienne autrement trépidante. Essentiellement, l'assistant Webex optimisé par l'IA permet aux utilisateurs d'interagir via de nombreuses commandes :

• Démarrez n'importe quelle réunion sans taper ni composer de numéro, utilisez simplement des commandes vocales simples telles que "Hey Webex, rejoignez la réunion" ou "démarrez la réunion avec John".
• Rejoignez simplement et sans effort les salles de réunion personnelles WebEx ou les salles de réunion spécifiques de vos collègues et d'autres équipes, toujours par commandes vocales.
• Contrôlez n'importe quel terminal ou périphérique Cisco via des commandes vocales. Par exemple, les utilisateurs peuvent simplement dire « Hey Webex, commencez à enregistrer cette réunion », ou même « terminez cette réunion », pour éteindre un périphérique.

L'idée est bien sûr d'étendre l'assistant au fil du temps, et Jonathan Rosenburg a même expliqué que l'assistant grandira pour gérer de plus en plus de tâches au fil du temps, "les types de tâches qui frustrent les gens et se sentent comme une perte d'efforts". Par exemple, si vous ne trouvez pas la diapositive que vous souhaitez partager, demandez simplement à l'assistant de la trouver pour vous.

Je tiens également à souligner quelque chose de très récent. Le département de collaboration de Cisco, comme nous le savons, a récemment connu un changement. Alors qu'ils sont restés majoritairement silencieux, fin janvier, NoJitter a eu la chance d'interviewer la nouvelle responsable du département : Amy Chang, ancienne fondatrice et PDG de la plateforme d'intelligence pilotée par l'IA Accompany.

Chang a pu mettre en lumière l'avenir de Webex et a spécifiquement parlé du potentiel de l'IA pour révolutionner la collaboration. Plus précisément, Chang a souligné comment l'IA est capable de gérer les ensembles massifs de données introduites par les centres de contact et même la collaboration, l'IA gérant le travail ennuyeux (comme l'a dit Rosenburg), nous permettant de « nous détendre dans la partie humaine de la réunion ».

Chang et son équipe appellent ce nouveau paradigme « collaboration cognitive ».

L'essentiel

Malgré les récents changements au sein du service de collaboration de Cisco, Webex semble aller de l'avant et pousser fort. Chang a des initiatives et des objectifs vraiment intéressants sur lesquels, espérons-le, nous pourrons mieux comprendre dans les semaines à venir, et en particulier pendant Enterprise Connect.

Les organisations d'entreprise ont naturellement une plus grande demande technologique sur leurs solutions et plates-formes par rapport à celle d'une petite organisation. Des solutions telles que Webex Teams vont bien au-delà de l'association d'une salle de discussion et d'une fonction de visioconférence, mais plutôt de la création d'une expérience de collaboration cohérente.

Avec les capacités que les organisations gagnent sur des plates-formes telles que Webex Teams, et comme nous le verrons dans un avenir proche, Microsoft Teams également, les départements peuvent interagir et collaborer à une toute nouvelle échelle et à un tout nouveau niveau d'efficacité.