Qu'est-ce qu'un ERP ? La planification des ressources d'entreprise expliquée

Grâce à la popularité croissante des solutions d'entreprise fournies par le cloud, même les plus petites organisations peuvent accéder à des solutions autrement coûteuses et écrasantes qui étaient auparavant reléguées aux seules plus grandes entreprises. Le cloud computing a transformé ces solutions coûteuses et complètes de solutions volumineuses nécessitant du matériel et une gestion sur site, en outils commerciaux légers, faciles à utiliser et abordables.

Avec la VoIP d'entreprise et d'autres solutions, l'outil le plus important pour la transition vers un modèle de logiciel en tant que service a probablement été les applications de planification des ressources d'entreprise. Dans le passé, les solutions ERP étaient coûteuses et principalement sur site, par opposition à un déploiement cloud ou même hybride, et nécessitaient une équipe informatique pour tout gérer. Mais le cloud a désormais fait de l'ERP une solution abordable, même pour les plus petites entreprises, permettant aux équipes de toutes tailles de tirer parti des informations fournies par les outils ERP, révolutionnant ainsi le fonctionnement des entreprises.

Mais qu'est-ce qu'un ERP, et votre entreprise a-t-elle vraiment besoin d'un autre abonnement cloud qui se profile au-dessus de sa tête ? Nous examinerons de près ce qui constitue exactement une solution ERP, les avantages qu'elle apporte et tout ce que votre entreprise doit savoir avant de se lancer dans le grand bain.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Bien que le nom lui-même puisse sembler un peu explicite, Enterprise Resource Planning, il ne raconte certainement pas toute l'histoire de l'ERP. Pour éliminer les bases : les solutions de planification des ressources d'entreprise combinent tous les aspects nécessaires à la gestion d'une entreprise dans une seule base de données centralisée. De cette façon, votre entreprise maîtrise chaque élément d'information qui compose vos processus commerciaux.

Mais, pour vraiment comprendre ce qu'est une solution ERP, comment elle fonctionne et comment elle profitera à votre entreprise, nous devons d'abord nous familiariser avec les différents aspects qui se rejoignent lors de la gestion d'une entreprise :

• Finances
• Commande en cours de traitement
• Ventes et marketing
• Ressources humaines
• Fabrication
• Gestion de la chaîne logistique
• Gestion de la relation client
• L'intelligence d'entreprise

Chaque élément d'information que votre entreprise devra suivre sera couvert par une solution ERP Si votre entreprise vend des produits directement aux clients, il est important d'avoir un outil en place pour suivre toutes les informations pertinentes sur chaque vente individuelle, un outil pour suivre le processus de fabrication de vos produits, un outil pour suivre les efforts de marketing, le traitement des commandes, essentiellement tout ce que j'ai déjà énuméré ci-dessus.

Mais au lieu d'essayer de regrouper différentes solutions, comme une application pour le CRM et une autre pour le suivi des efforts de marketing, votre entreprise peut utiliser un outil de gestion des ressources d'entreprise pour combiner tous ces aspects en une seule plateforme intégrée et transparente.

Les principes clés d'une solution ERP

Les solutions de planification des ressources d'entreprise fonctionneront bien sûr de plusieurs manières, en fonction du fournisseur et de la solution spécifiques que votre entreprise choisit. Cependant, il existe quelques principes de base qui s'appliqueront à presque toutes les solutions ERP disponibles sur le marché.

1. Une seule base de données centralisée

Dans l'ensemble, le principal principal des solutions ERP est qu'elles collectent des données dans une base de données centralisée. Peu importe ce que votre outil ERP suit, il stockera toujours des informations dans cette base de données centralisée, qui est généralement accessible par un certain nombre d'équipes différentes au sein de votre entreprise.

L'idée est qu'avec toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main, votre entreprise peut désormais développer de nouvelles stratégies qui tirent parti de cette nouvelle connaissance approfondie. Et avec tous les services utilisant la même base de données centrale, vous pouvez vous assurer que les informations sont cohérentes dans tous les services et domaines - la base de données utilisée par les ventes et le marketing sera exactement la même base de données utilisée par le service financier.

2. Personnalisez avec des modules

Au-delà d'une base de données centralisée, votre entreprise gagne en flexibilité sur la manière dont elle souhaite configurer sa solution ERP. Vous voyez, les applications ERP utilisent différents «modules», qui permettent à votre entreprise de personnaliser la solution pour répondre à ses besoins directs.

Un module couvrira un aspect spécifique de l'entreprise, par exemple les finances de votre entreprise ou les efforts de vente et de marketing. Selon ce que fait votre entreprise, différents modules peuvent être inclus pour créer la solution parfaite. Les modules seront généralement vendus en tant qu'options individuelles, ou même en tant que packages pour des industries spécifiques.

3. Flexibilité pour répondre à vos besoins

Pour en revenir à mon exemple de vente, si votre entreprise vend des produits à des clients, vos modules ERP incluraient les ventes, le marketing, la fabrication, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la relation client. Mais si votre entreprise est dans le secteur de la réparation, cela nécessiterait des modules tels que la billetterie du service d'assistance, le traitement des commandes, et pas tellement les ventes ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Cela offre à votre entreprise la flexibilité nécessaire pour adapter la solution à vos besoins uniques, ce qui permet à votre entreprise d'apporter des modifications à la volée au fur et à mesure que les choses évoluent. Et puisque ces solutions relèvent du SaaS (à ne pas confondre avec UcaaS ou CpaaS), vous pouvez vous attendre à une application légère, à la mobilité, à la flexibilité, aux intégrations et à un environnement sans maintenance. Combinez cela avec la flexibilité des modules, et votre entreprise peut rapidement et facilement se concentrer sur le déménagement.

Modules à rechercher

Ainsi, en tant qu'élément central d'une solution ERP, il est important de comprendre les différents modules les plus couramment inclus avec ces outils, et le type d'informations qu'ils suivent et affichent. Parfois, les modules seront vendus individuellement, et parfois vous les trouverez emballés, comme les ventes et le marketing peuvent se rejoindre.

Selon le fournisseur que vous choisissez, votre kilométrage variera. Mais nous voulions examiner de plus près certains des modules les plus courants inclus dans les outils ERP et identifier les types d'informations qu'ils suivront et mettront à disposition.

• Finances et Comptabilité

Assez explicite, un module de comptabilité aidera votre entreprise à gérer toutes ses finances et transactions. Ces modules auront généralement un compte débiteur, un compte fournisseur, une paie et un grand livre général pour l'entreprise. Cela aide tous les départements de votre entreprise à mieux comprendre les aspects financiers de l'entreprise afin de prendre des décisions plus éclairées en matière de dépenses ou d'épargne.

• commande en cours de traitement

Pour les entreprises qui traitent des commandes, les solutions ERP aideront les équipes à mieux comprendre l'ensemble du processus d'exécution des commandes. Ce module suivra généralement la saisie des commandes, la vérification du crédit, la tarification, l'inventaire, l'expédition, l'analyse des ventes et les rapports connexes. Gardez une trace de l'ensemble du processus et identifiez où des améliorations pourraient être apportées.

• Ventes et marketing

Si votre entreprise vend des produits directement aux clients, un module qui suit les efforts de vente et de marketing peut être énorme. Suivez l'ensemble du processus, y compris les demandes des clients, les devis existants, ainsi que les différentes commandes, factures, campagnes par e-mail, campagnes téléphoniques ou tout autre moyen par lequel votre entreprise contacte les clients. À ne pas confondre avec un module CRM, mais les deux fonctionnent conjointement.

• Ressources humaines

Toute entreprise dotée d'un service des ressources humaines bénéficierait grandement d'un module RH dans sa solution ERP. Ce module aidera votre entreprise à suivre tout ce qui concerne le recrutement, l'intégration, la paie, les avantages sociaux, la retraite, la gestion de la diversité, les indemnités de départ, ainsi que les antécédents personnels, les compétences et les capacités des employés, ainsi que les salaires.

• Fabrication

Bien sûr, pour toute entreprise qui s'occupe de la fabrication de produits ou de marchandises, il est impératif de surveiller de près l'ensemble du processus. Avec un module de fabrication, les solutions ERP peuvent suivre et surveiller chaque étape du développement du produit, y compris les ordres de travail, la planification, la capacité, le contrôle qualité, les matériaux ainsi que la gestion du flux de travail global.

• Gestion de la chaîne logistique

De la même manière qu'un module de fabrication, les solutions ERP peuvent suivre et gérer chaque aspect de la chaîne d'approvisionnement. Séparés en différents sous-processus, ces modules suivront la présence des clients, la saisie et l'exécution des commandes, la distribution des commandes, les paiements et la facturation des clients, ainsi que les applications de trésorerie, les déductions, les recouvrements et même la configuration et l'entreposage des produits.

• Gestion de la relation client

Bien que des solutions CRM indépendantes existent, la grande majorité des solutions ERP comprendront un portail de gestion de la relation client pour intégrer de manière transparente tous les aspects de votre entreprise sous un même toit. Ces modules se concentreront principalement sur les ventes, le marketing et le service client. L'avantage est l'intégration directe avec les autres aspects de votre solution ERP, comme la fabrication et la chaîne d'approvisionnement, pour vraiment comprendre chaque étape du processus et fournir le meilleur support possible. Vous pouvez consulter notre blog CRM pour en savoir plus sur la relation entre les solutions CRM et ERP.

• Gestion de projet

Comprenez comment utiliser au mieux les différentes équipes et spécialités au sein de votre entreprise grâce aux modules de gestion de projet intégrés à votre solution ERP. Les outils de gestion de projet permettront à votre entreprise d'identifier au mieux les équipes et les départements équipés pour gérer des problèmes ou des projets spécifiques, et de suivre les progrès en cours de route pour s'assurer que tout se passe bien. Encore une fois, tirez parti d'autres informations ERP pour une décision plus éclairée.

Caractéristiques et capacités à rechercher

Comme toute autre application cloud, toutes les solutions ERP ne seront pas conçues de la même manière. Bien qu'il soit difficile d'obtenir des informations sans parler à un représentant commercial, il existe généralement un bon nombre de fonctionnalités que votre entreprise voudra rechercher lors de l'achat d'une solution ERP.

Outre les modules, bien sûr, ces fonctionnalités peuvent aider une solution à mieux s'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et méritent d'être envisagées avant même d'approfondir les modules fournis et proposés avec chaque solution.

• Mobilité et accès à distance

La mobilité est une clé absolue dans l'ère moderne du cloud computing. Les employés et les équipes sont toujours en mouvement, et nous avons désormais des appareils toujours avec nous, des téléphones et des tablettes, qui permettent aux utilisateurs d'accéder à leurs outils et solutions d'entreprise même lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

Il en va de même pour une solution ERP : vos employés doivent pouvoir accéder aux précieuses informations fournies par cette solution même lorsqu'ils ne sont pas au bureau. Que ce soit par le biais d'applications pour téléphones mobiles et intelligents, ou d'un accès à distance via un ordinateur portable ou un autre ordinateur, il est important de rechercher une solution ERP qui permette à votre entreprise de rester informée, même en déplacement.

• Intégrations tierces

Tout comme la mobilité, les intégrations tierces sont rapidement devenues une norme pour les services fournis dans le cloud. Les intégrations, alimentées par des API, nous permettent de connecter des solutions et des outils autrement séparés, permettant aux équipes d'obtenir encore plus d'informations en connectant des bases de données et des informations précédemment cloisonnées. Les intégrations aident à combler les lacunes, car les solutions ERP consistent à combiner des informations sous un même toit.

La possibilité d'intégrer d'autres outils dans votre ERP ne fait que renforcer la puissance de ces outils. Les intégrations nous aident également à gagner du temps, au lieu d'avoir à feuilleter de fenêtre en fenêtre pour trouver la bonne information, tout sera situé directement dans la même base de données ERP.

• Sécurité

Comme les solutions ERP étaient à l'origine destinées aux grandes entreprises qui ont besoin de maîtriser leurs énormes quantités de données et d'informations, les solutions ont naturellement été conçues avec la plus haute sécurité à l'esprit. Une solution ERP peut grandement contribuer à fournir des informations que votre entreprise n'aurait jamais pu obtenir auparavant, mais si cette base de données est fissurée, cela pourrait signifier la mort de votre entreprise.

Assurez-vous toujours que toute solution cloud, sans parler d'un système ERP, dispose de la meilleure sécurité et du meilleur cryptage, ainsi que de la conformité HIPAA, possible pour garantir la protection de vos informations.

• Personnalisation

Un avantage presque garanti des solutions ERP est la pure personnalisation rendue possible, grâce au fonctionnement des systèmes ERP. En sélectionnant et en choisissant différents modules, votre entreprise est en mesure de personnaliser sa plateforme en fonction de ses besoins. Si votre entreprise ne fabrique aucun bien, alors pourquoi s'embêter avec un module de fabrication ?

Mais en allant encore plus loin, certaines solutions ERP permettront même à votre entreprise de personnaliser elle-même des modules avec des fonctionnalités et des capacités spécifiques pour suivre et enregistrer les informations de différentes manières, les utilisateurs peuvent même parfois personnaliser les flux de travail et tirer parti des automatisations pour simplifier leur travail. Plus la personnalisation est importante, plus votre entreprise gagne en puissance sur ses données.

• Rapports et tableaux de bord

Bien sûr, les solutions ERP sont conçues pour afficher vos données dans un emplacement centralisé, donc naturellement les rapports et les tableaux de bord seraient une évidence pour ces plateformes. Cependant, cela ne dit pas nécessairement toute l'histoire. Certaines solutions ERP vont au-delà des exportations PDF standard et des feuilles de calcul Excel pour représenter les données, et utilisent à la place des outils de reporting avancés, comprenant généralement des aides visuelles comme des tableaux et des graphiques.

Certaines solutions permettent de générer des états financiers et des rapports basés sur la région géographique et l'emplacement. Vous souhaitez rechercher des tableaux de bord qui fournissent des informations approfondies à différents niveaux, notamment à l'échelle de l'entreprise, du service ou de l'employé.

• Capacités sociales

Les médias sociaux sont à peu près un élément de base de nos vies à ce stade, la majorité d'entre nous sommes constamment sur au moins une ou plusieurs plateformes de médias sociaux. Et ce n'est pas différent pour les entreprises. Les clients et les clients s'adressent aux réseaux sociaux pour obtenir de l'aide, et les marques doivent tirer parti des réseaux sociaux non seulement pour le support, mais aussi pour le marketing.

Les capacités sociales d'une solution ERP permettront à votre entreprise de créer une base de données et de suivre toutes les interactions sociales qu'elle pourrait avoir avec les clients et les clients - cela peut être à la fois du côté marketing ou du côté CRM. Pour aller plus loin, une solution ERP pourrait être en mesure de suivre des mesures telles que l'engagement des clients, y compris les goûts, les partages et le réseau d'amis, les mentions de marque en ligne et à peu près toutes les interactions sociales avec le public.

Les avantages d'une solution ERP

Si vous ne l'avez pas déjà compris, il existe une liste assez longue des avantages qu'une solution ERP apportera à votre entreprise. Avec un emplacement centralisé pour stocker et suivre les énormes quantités de données de votre entreprise, toute votre équipe peut obtenir un aperçu beaucoup plus approfondi de l'ensemble de l'entreprise.

Les informations recueillies par votre ERP peuvent aider votre entreprise à gérer plus efficacement les départements, à comprendre et à suivre l'ensemble du processus de fabrication, à identifier les défauts potentiels dans le service client ou à comprendre comment mieux optimiser les différents flux de travail et processus. Mais ce n'est pas tout. En un mot, ce sont quelques-uns des plus grands avantages qu'une solution ERP peut offrir à votre entreprise.

• Une vision et une compréhension de l'entreprise considérablement améliorées grâce à des informations en temps réel à l'échelle de l'entreprise provenant de rapports générés. Couvrez tous les aspects de votre entreprise depuis le moment où un client engage votre entreprise jusqu'au moment où le produit est expédié de votre entrepôt. Semblables à l'analyse prédictive, les solutions ERP aident votre entreprise à acquérir une compréhension approfondie des différents processus métier, des dépenses et de la budgétisation, et bien plus encore, le tout dans une seule application.
• Réduisez les coûts d'exploitation de votre entreprise grâce à cette vision approfondie à l'échelle de l'entreprise. Reconnaissez et identifiez les différents aspects de votre entreprise qui pourraient être améliorés, réduits ou simplement modifiés pour mieux maximiser les profits et réduire les coûts. Dans l'ensemble, acquérez une compréhension approfondie de où et comment améliorer votre entreprise grâce à des connaissances avancées à chaque étape du processus. Une base de données unique réduit également le besoin de formation supplémentaire et d'intégration à plusieurs solutions.
• Favoriser la collaboration dans et entre les départements . Avec une solution ERP en place, les équipes et les départements peuvent travailler ensemble avec des emplacements de données intégrés. Au lieu de faire fonctionner les équipes et les départements de manière indépendante, les solutions ERP permettent la collaboration en supprimant ces frontières entre les équipes, leur permettant de se référencer et de collaborer ensemble.
• Améliorez l'efficacité et la productivité de votre entreprise non seulement avec un emplacement centralisé pour toutes les informations pertinentes, mais également avec la simplicité et la facilité d'utilisation que les solutions SaaS offrent généralement. Les machines individuelles ne nécessitent plus de licences individuelles, votre entreprise n'a plus besoin d'un service informatique pour entretenir et configurer la solution, et une expérience utilisateur transparente dans tous les services garantit une facilité d'utilisation et moins de formation nécessaire.
• Réduisez les risques commerciaux et améliorez la sécurité avec une solution ERP. Avec toutes vos données verrouillées derrière une seule porte, les solutions ERP peuvent vous aider à tout garder en sécurité car elles sont généralement équipées de pare-feu, de contrôles de restriction, de contrôles de conformité et d'autres normes de processus réglementaires. La plupart des solutions ERP fourniront également des autorisations utilisateur, gérables par les administrateurs, pour aider à garder les yeux indésirables loin de certains ensembles de données ou modules. Dans l'ensemble, les solutions ERP seront étroitement verrouillées et sécurisées, avec les outils garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données les plus sensibles.
• Donnez à votre entreprise les moyens de faire des prédictions précises et des prévisions futures. La quantité et la profondeur des informations collectées par une solution ERP permettront à votre entreprise de façonner de nouvelles stratégies, des prédictions précises et des prévisions futures. Avec une connaissance approfondie de chaque aspect et processus de votre entreprise, les décisions peuvent être prises avec une idée beaucoup plus précise de la façon dont l'avenir pourrait se dérouler.

Les inconvénients et les pièges

Dans l'ensemble, l'utilisation d'un système ERP permet à votre organisation d'acquérir une maîtrise totale de toutes les informations et données nécessaires pour suivre et gérer à peu près tous les aspects de l'entreprise. La puissance de ces solutions n'est pas quelque chose à prendre pour acquis, et il y a une raison pour laquelle de très nombreuses entreprises et petites entreprises s'appuient sur une solution ERP et en profitent.

Cependant, cela ne veut pas dire que les systèmes ERP sont sans défauts. Comme toute solution cloud, il y a des erreurs qui peuvent facilement être commises. La quantité d'informations collectées à elle seule peut facilement être écrasante pour les petites équipes, sans parler du coût élevé de ces solutions et de la durée du processus d'intégration. Heureusement, les solutions fournies par le cloud aident à réduire ces points faibles, mais ils existent toujours dans une certaine mesure.

1. La personnalisation soit limitée dans certains scénarios, comme un manque de fonctionnalités dans un module ou même un manque de modules spécifiques pour un processus métier spécifique - cela rendrait difficile de plier la solution pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise. D'un autre côté, trop de personnalisation peut également être un inconvénient, les petites équipes étant submergées par la quantité d'options et de modules disponibles. Sans une solide maîtrise de la personnalisation, votre entreprise ne maîtrisera pas la solution et les informations qu'elle peut fournir, ce qui entraînera davantage de maux de tête et de problèmes.
2. Le coût peut être un facteur majeur qui limite l'accessibilité de l'ERP. Même si des solutions cloud sont disponibles et que les solutions peuvent généralement être personnalisées pour répondre aux besoins et au budget de votre entreprise, la réalité est que les solutions ERP peuvent être coûteuses, avec des solutions commençant à quelques milliers de dollars, facturées annuellement. Si votre équipe est petite ou limitée, l'investissement n'en vaut peut-être pas la peine.
3. Le déploiement et l'intégration peuvent prendre beaucoup de temps, même avec des solutions fournies par le cloud. Le temps qu'il faut à votre entreprise pour intégrer complètement la solution ERP, former le personnel, intégrer chaque département et processus, et pour que les employés se familiarisent avec la solution, pourrait facilement l'emporter sur les avantages et l'investissement initial requis. Le temps, c'est de l'argent, et parfois le temps consacré à une nouvelle solution n'en vaut pas la peine.
4. Les équipes et départements indépendants qui souhaitent rester pour la plupart indépendants peuvent globalement réduire l'efficacité de la solution ERP de votre entreprise. Si les équipes hésitent à partager des informations et à utiliser la solution ERP pour suivre et gérer leur processus métier, il y aura un trou dans le système global de l'entreprise, ce qui entraînera davantage de problèmes potentiels. Il faut que vos services veuillent utiliser la solution ERP pour qu'elle soit vraiment efficace.
5. Un cauchemar de sécurité potentiel pourrait se produire si la solution ERP de votre entreprise n'est pas correctement protégée. Avec toutes les informations et la gestion de votre entreprise situées sous un même toit, cela ajoute beaucoup de commodité, mais peut également entraîner une violation massive si le système est attaqué. Si votre solution n'est pas tenue à jour avec les derniers correctifs et mises à jour, est mal configurée et sécurisée, ou si les autorisations des utilisateurs ne sont pas correctement configurées, votre solution ERP peut être une passerelle vers les informations critiques de votre entreprise. Heck, même les services VoIP peuvent être attaqués, il est donc impératif que votre entreprise maintienne tout, en particulier l'ERP, à jour.

L'essentiel

Auparavant limitées aux seules grandes entreprises, les solutions ERP sont désormais devenues beaucoup plus accessibles et abordables, même pour les plus petites équipes de PME, grâce aux avantages des services fournis par le cloud. En tant que solution SaaS, les applications ERP deviennent beaucoup plus flexibles et plus simples à adopter, tout en apportant même de nouveaux avantages de mobilité et de flexibilité.

En fin de compte, les avantages de l'utilisation d'un système ERP peuvent largement dépasser le coût initial et le temps requis pour établir une solution, tant que votre entreprise prend le temps nécessaire pour apprendre le système. Les solutions ERP offrent simplement un examen approfondi de chaque élément d'information et gèrent chaque élément de chaque processus de votre entreprise, permettant à votre équipe d'optimiser là où c'est nécessaire.