Ce qu'il faut rechercher lors du choix d'un logiciel de gestion des feuilles de temps

Pour mener à bien des projets, le suivi du temps est un indicateur de performance clé pour un chef de projet.

Mais le marché est inondé d'outils généraux de gestion de projet dotés de fonctionnalités de suivi du temps et d'un logiciel de gestion des feuilles de temps dédié.

En tant qu'entreprise de service sur le terrain, il est conseillé de rester à l'écart des deux et d'opter pour un logiciel de gestion de service sur le terrain dédié qui inclut des fonctionnalités de gestion des feuilles de temps.

Mais que devrait inclure un logiciel de gestion des feuilles de temps idéal pour une entreprise de services sur le terrain ? En savoir plus pour savoir comment sélectionner le bon logiciel de suivi du temps.

Pourquoi choisir un logiciel de gestion des feuilles de temps ?

Avoir de bonnes pratiques de suivi du temps dans le cadre de vos flux de travail de projet de service sur le terrain vous aide à :

• Restez conforme aux lois du travail : si vous êtes une entreprise mondiale, vous devez rester conforme aux lois du travail du pays dans lequel vous avez embauché des travailleurs sur le terrain. Un outil de suivi du temps comptabilisera les heures passées par vos employés et votre main-d'œuvre, fournissant ainsi les preuves nécessaires pour tout problème juridique.
• Optimisez vos processus : s'il y a un travail qui prend trop de temps à terminer ? Pourquoi un travail prend-il moins de temps sur un chantier et pas sur les autres ? Vous pouvez trouver des réponses et retravailler vos opérations commerciales pour être plus productif.
• Rémunérer les employés équitablement : la gestion des feuilles de temps vous aide dans les évaluations de performance en sachant qui travaille et qui se relâche dans votre organisation. Il vous aide également à compenser les heures supplémentaires, les sous-heures, les congés payés, les congés, etc.
• Transparence : tout litige lié aux contrats horaires est facilement résolu avec un logiciel de gestion des feuilles de temps. Il vous aide à traiter avec vos clients et vos travailleurs avec preuve.

Comment choisir le bon logiciel de gestion des feuilles de temps pour une entreprise de services sur le terrain

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise de services sur le terrain, commencez par cartographier vos processus métier où le suivi du temps est requis ou utile. Cela peut être pour vos contrats, la gestion des techniciens de service sur le terrain, l'octroi de congés aux employés, etc.

Créez des SOP pour ces processus et communiquez-les aux parties prenantes concernées. Assurez-vous qu'ils acceptent les processus de décision et la façon dont le temps est chronométré pour eux.

Ensuite, lors de l'évaluation d'un logiciel de gestion des feuilles de temps idéal, vérifiez les cinq fonctionnalités clés mentionnées ci-dessous :

Options de suivi du temps riches en fonctionnalités

Tout logiciel de gestion de feuille de temps doit suivre le temps et fournir des options pour personnaliser la façon dont vous le suivez. Par exemple, il devrait fournir une option pour décider de différentes règles de suivi du temps pour différents projets, régions de chantier, clients ou tâches.

On devrait pouvoir mettre à jour sa feuille de temps de n'importe où, y compris les applications Android ou iOS.

Expérience utilisateur simplifiée

La gestion des feuilles de temps est d'autant plus cruciale pour vos employés et techniciens de service sur le terrain que leur salaire/revenu en dépend.

Par conséquent, assurez-vous que votre main-d'œuvre et vos employés comprennent l'interface utilisateur du logiciel. Idéalement, prenez leurs commentaires avant d'acheter la licence.

Assurez-vous que votre fournisseur de logiciel de feuille de temps est fourni avec le matériel de formation nécessaire pour l'intégration.

Intégrations d'applications avec votre logiciel existant

Votre logiciel de gestion des feuilles de temps doit avoir des dispositions pertinentes pour partager ou récupérer des données à partir d'autres logiciels que vous utilisez.

Par exemple, vous utilisez peut-être déjà un logiciel de comptabilité pour les factures ou à des fins de facturation des fournisseurs. Certains cas d'utilisation peuvent impliquer des paiements dont la valeur dépend du temps suivi.

Ainsi, votre logiciel de gestion des feuilles de temps doit transmettre les données à votre logiciel de comptabilité pour un travail sans faille.

Demandez au support de votre logiciel de gestion des feuilles de temps s'il peut intégrer les outils existants pour vous.

Confidentialité et sécurité des données

Un logiciel de gestion des feuilles de temps contient des données qui peuvent vous mener à des ennuis juridiques si elles tombent entre de mauvaises mains. Un logiciel bien intégré impliquerait également des données privées supplémentaires.

Ainsi, il est nécessaire de se renseigner auprès de votre fournisseur de logiciel de gestion des feuilles de temps sur les mesures de sécurité mises en place concernant les données de votre entreprise.

Demandez les certifications pertinentes et la conformité au RGPD (si vos chantiers, vos clients ou votre entreprise se trouvent en Europe).

Application Android et iOS robuste pour le suivi du temps

L'utilisateur final de votre outil de suivi du temps est vos techniciens de terrain et vos employés. Étant donné que beaucoup travailleraient sur le chantier, ils doivent disposer d'une application mobile pratique qu'ils peuvent utiliser pour la présence.

Assurez-vous que l'application mobile dispose de fonctionnalités pertinentes pour marquer les présences, demander des congés, obtenir des informations sur l'approbation de leurs congés, le temps suivi pour le travail, etc.

Votre logiciel de gestion des feuilles de temps doit être disponible sur Android et iOS.

Obtenez un logiciel de gestion des feuilles de temps précieux pour les entreprises de service sur le terrain

Un bon rapport qualité-prix pour un logiciel de suivi du temps est lorsqu'il est disponible en tant que fonctionnalité dédiée dans un logiciel de gestion des services sur le terrain.

Cela garantit que vous n'avez pas à dépendre d'un trop grand nombre d'intégrations et de données externes pour vos opérations de service sur le terrain.

Chez Zuper, notre logiciel de gestion des feuilles de temps est livré avec des fonctionnalités avancées telles que la géolocalisation, la gestion de la paie et la génération de rapports perspicaces pour prendre des décisions.

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