Pourquoi la comptabilité est essentielle pour les startups : principaux avantages et meilleures pratiques

Qu’est-ce que la comptabilité ?

Introduction à la comptabilité

La tenue de comptes est l'étape la plus fondamentale qui consiste à documenter de manière cohérente tous les achats, ventes, recettes et paiements d'une entreprise. C'est comme avoir un journal quotidien de chaque centime entrant ou sortant de l'entreprise, cela comprend les ventes, les achats, les dépenses, entre autres. Cela inclut l’organisation des données et leur présentation sous une forme appropriée. Cela peut être fait en utilisant des moyens manuels ou des applications informatiques. La tenue de livres permet des registres précis et à jour, qui sont essentiels à la conformité et aident une startup à évaluer sa santé financière.

Comprendre la comptabilité

L'enregistrement et la conservation des informations commerciales sont appelés tenue de livres. D'autre part, la comptabilité traite de l'analyse et de l'interprétation de ces documents pour comprendre la santé financière d'une organisation. En d’autres termes, il aide à évaluer l’ensemble des activités commerciales en utilisant tous les enregistrements contenus dans les livres d’activités, ce qui est très important pour la planification, les prévisions et d’autres mesures de contrôle de l’entreprise. L'image qui en résulte est utilisée par les comptables pour la préparation des rapports financiers et des audits, pour la budgétisation et pour conseiller sur la manière de réduire les coûts.

Comptabilité manuelle ou automatisée

Pour une petite entreprise, tenir sa comptabilité seule peut fonctionner, mais cela comporte un risque d’erreurs humaines et prend du temps. C'est l'une des limites de la comptabilité manuelle lorsqu'on considère un logiciel pour les systèmes comptables, cela garantit qu'il y a peu ou pas d'erreurs de saisie de données, que les informations sont à jour et que les lois ne sont pas enfreintes. Il convient également de noter que ces systèmes sont capables de fournir des informations instantanément, ce qui signifie que les décisions sont prises sur la base de données réelles dans les plus brefs délais.

Importance d'une bonne comptabilité pour les startups

La plupart des nouvelles entreprises en démarrage considèrent les pratiques de tenue de livres non seulement comme une nécessité, mais aussi comme une arme stratégique qui les aide à atteindre leurs objectifs. Voici les raisons pour lesquelles la comptabilité est importante pour les entreprises émergentes :

Clarté financière pour la prise de décision

Une comptabilité efficace présente aux fondateurs l'état des finances de leur entreprise ce qui permet de faire des choix raisonnables. Les startups avec de bons livres sont capables de mesurer la comparaison des résultats réels avec les budgets, de prévoir et de contrôler les flux de trésorerie et les coûts. Par exemple, un effort plus réaliste de mesure des flux de trésorerie permet aux fondateurs de décider quand reporter leurs bénéfices ou quand les épargner dans des moments difficiles.

Confiance des investisseurs et diligence raisonnable

C'est une chose d'avoir confiance dans les systèmes financiers fonctionnant au sein d'une start-up et une autre d'avoir confiance dans les systèmes financiers fonctionnant dans une start-up. Lors d'un cycle de financement, les restrictions d'économies propres et encombrées dans les nuages ​​et le livre de valeurs signé fournissent la preuve que la start-up est exploitée de manière ordonnée, ce qui est important pour la collecte de fonds.

Les investisseurs effectuent une diligence raisonnable en compilant les états financiers et les déclarations fiscales ainsi que toutes les projections associées de l’entreprise. Les startups qui maintiennent un enregistrement cohérent, stratégique et détaillé ont plus de chances d'attirer des investisseurs, car cela témoigne du respect des ressources des investisseurs et de leur considération pour l'avenir.

Conformité aux exigences légales et fiscales

Il ne fait aucun doute que les entreprises émergentes doivent respecter un certain nombre d’obligations juridiques et fiscales. Une bonne comptabilité garantit que tous les registres sont en ordre et complets, simplifie donc le processus de déclaration de revenus, réduisant ainsi les pénalités.

Par exemple, en fournissant suffisamment de reçus et autres documents nécessaires, les startups sont en mesure d'obtenir certaines déductions autorisées, optimisant ainsi leur situation fiscale, ce qui entraîne des avantages en termes de coûts tout en restant en bonne santé au regard des lois fiscales de l'IRS.

Identifier les opportunités de croissance

Lorsque les startups disposeront de dossiers financiers bien organisés, elles seront en mesure de repérer les domaines de croissance potentiels. Ils évalueraient leurs ventes, leurs coûts et leurs bénéfices au fil du temps et détermineraient sur quel produit ou service se concentrer et sur lequel réduire. Quels produits se vendent-ils le plus, lesquels entraînent le plus de coûts ou quelle est la tendance du marché. Les chiffres comptables renseignent sur les ventes et leurs coûts, ainsi que sur les principes de croissance potentielle du marché de détail, ce qui permet de planifier la croissance.

Dossiers financiers essentiels pour les startups

Conformément à ce fait, la tenue de registres financiers de base est également importante pour les nouvelles entreprises dont il s'agit, ainsi que des opérations, des procédures de conformité légale et même des événements futurs. En d’autres termes, voici les documents de base que toute nouvelle entreprise doit posséder :

1. Relevés bancaires

Un relevé bancaire illustre toutes les transactions qui ont eu lieu autour d'un compte bancaire spécifique au cours d'une période donnée, qui est souvent un mois. Des stratégies de prévention sont utilisées via un accès régulier aux relevés bancaires afin que les startups puissent surveiller leurs revenus, identifier les transactions redondantes et contrôler efficacement les sorties d'argent. Par exemple, un rapprochement mensuel garantit que les transactions enregistrées correspondent aux chiffres de la banque provisionnés pour elles. Ceci est fondamental pour la budgétisation et la gestion financière en général.

2. Relevés de carte de crédit

Les utilisateurs de cartes de crédit professionnelles reçoivent des relevés de carte de crédit pour énumérer l'utilisation de la carte pour les achats. L'analyse de ces déclarations aide les jeunes entreprises à ne pas dépenser inutilement en coûts opérationnels et à observer également les flux de trésorerie et les éventuelles activités frauduleuses. L'évaluation de l'utilisation des cartes de crédit, par exemple, permet d'identifier les tendances des dépenses, ce qui aide à planifier les budgets et à réduire les coûts plus efficacement.

3. Factures et factures

Toutes les factures et factures concernent de l’argent dû ou reçu par l’entreprise. Les factures sont envoyées aux clients de l'entreprise pour demander de l'argent, tandis que les factures sont envoyées à l'entreprise pour demander le paiement. Toutes les petites entreprises sont tenues de procéder au regroupement de ces documents afin d'avoir un contrôle sur les entrées et sorties de trésorerie, la gestion des fournisseurs ainsi qu'une bonne comptabilité à des fins de conformité fiscale.

4. Recettes

Les reçus jouent un rôle fondamental dans la documentation des dépenses au cours des opérations commerciales. Naviguer dans le fouillis des reçus physiques et électroniques peut aider les jeunes entreprises à faire vérifier leurs déductions et à se prémunir contre les pertes résultant de dépenses qui autrement ne seraient pas réclamées. Par exemple, les reçus de dépenses importantes peuvent également s'avérer utiles dans les cas où l'entreprise souhaite réclamer une garantie pour l'article ou retourner l'article lui-même aux fournisseurs, évitant ainsi à l'entreprise d'engager des coûts supplémentaires non prévus.

5. États financiers

Les états financiers détaillent la performance financière de l’entreprise sur une période spécifiée et sont cruciaux pour déterminer la santé financière. Il s’agit des déclarations principales suivantes :

• Compte de résultat : dans la période définie, indique les revenus générés par l'exploitation de l'entreprise, les dépenses engagées et le profit ou la perte qui en résulte, gagnés au cours de cette période.
• Bilan: Fournit un résumé de l'actif, du passif et des capitaux propres de l'entreprise à un moment donné afin d'indiquer sa situation financière.
• État des flux de trésorerie : Il s'agit du relevé qui indique les entrées et sorties de trésorerie de l'organisation et est également très important pour la gestion des liquidités et pour garantir que les activités quotidiennes de l'organisation sont en place.

6. Formulaires fiscaux et pièces justificatives

Les formulaires fiscaux comprennent tous les documents déposés auprès de l'IRS pour déclarer les revenus, les déductions et les dettes. Les pièces justificatives telles que les reçus, les factures et les relevés vérifient les données déclarées. Une documentation fiscale appropriée garantit la conformité, permet des déductions et renforce la crédibilité auprès des investisseurs et des parties prenantes.

7. Registres des comptes créditeurs et recevables

Fait référence à l'enregistrement des soldes impayés et des sommes dues par les clients. Une gestion efficace des comptes créditeurs et des comptes clients renforce les flux de trésorerie et permet une bonne gestion des fournisseurs et des paiements en temps opportun, conduisant à l'efficacité des activités financières. De tels registres sont à la fois utiles au quotidien dans les activités financières et, plus important encore, servent à créer les bases d'une croissance future ainsi que du respect des réglementations à l'avenir.

Avantages de la comptabilité dans une startup

La mise en œuvre de pratiques comptables solides présente de nombreux avantages qui vont au-delà de la simple tenue de registres. Voici comment une comptabilité efficace peut propulser les startups vers le succès :

1. Efficacité organisationnelle

L’un des principaux avantages que la tenue de comptes apporte à une entreprise en démarrage est qu’elle aide à conserver tous les documents financiers bien organisés. Lorsqu'il y a des informations pertinentes qui doivent être récupérées ; Cette organisation aide à la préparation des rapports, des budgets et au respect de toutes les obligations fiscales et légales. Par exemple, si les registres sont correctement conservés, il est facile pour une startup de récupérer certaines informations sur ses finances en un rien de temps et ainsi de recommencer à prendre des décisions et à créer à nouveau des rapports sans plus attendre.

2. Budgétisation et prévisions rationalisées

En utilisant une tenue de registres précise, les entreprises axées sur la croissance telles que les startups sont en mesure d'élaborer des budgets précis et de fixer des objectifs conformes à leurs stratégies de croissance. Ils analysent l'historique de leurs dépenses et de leurs revenus pour les aider à fixer des objectifs réalistes et à optimiser les ressources afin d'éviter tout déficit. Par exemple, une entreprise en démarrage dans le domaine technologique peut être en mesure de planifier les budgets estimés et le montant supplémentaire de fonds qu'elle recherchera pour des investissements supplémentaires en suivant les coûts, un processus appelé suivi des dépenses.

3. Clarté financière pour la diligence raisonnable

La comptabilité crée l'infrastructure nécessaire à la transparence des données primaires, ce qui commence à être très important pour une entreprise en démarrage lorsqu'il est nécessaire de lever un investissement externe. Dans la plupart des cas, les parties contrôlantes internes et externes exigeront ce niveau de détail opérationnel même pendant la phase d’investissement initiale. Les rapports sur l’aspect financier destinés aux investisseurs potentiels ont tendance à les convaincre et à renforcer ainsi leur professionnalisme et leur confiance, améliorant ainsi leur valeur.

4. Conformité et atténuation des risques

Pour continuer à exister, les nouvelles entreprises doivent respecter plusieurs lois fiscales et autres réglementations. De bonnes pratiques comptables contribuent à réduire les risques d’erreurs dans les déclarations de revenus et à minimiser les pénalités. Par exemple, une tenue appropriée des reçus et des factures à diverses fins commerciales aide les entreprises dans le processus d'évaluation fiscale en leur permettant de démontrer leurs dépenses fiscales, réduisant ainsi leur exposition fiscale sans enfreindre les lois fiscales.

5. Évolutivité et configuration des systèmes

De bonnes pratiques comptables donnent aux startups la possibilité de créer des processus suffisamment flexibles pour s'adapter aux opérations en expansion de l'entreprise. Par exemple, les startups peuvent personnaliser leurs applications comptables à des fins spécifiques et les combiner avec des systèmes de gestion des stocks et de la relation client. À mesure qu'elles se développent, ces systèmes s'adaptent, permettant un suivi financier efficace sans nécessiter de refontes majeures.

6. Prise de décision basée sur les données

C’est grâce à l’analyse financière que la comptabilité permet aux startups de prendre des décisions en matière de traitement des données. L'analyse des tendances des revenus, des dépenses et de la rentabilité aide les jeunes entreprises à savoir quels domaines doivent être améliorés, où investir et comment utiliser efficacement les ressources. Par exemple, une startup dotée d'un modèle d'abonnement peut évaluer les données d'attrition des clients afin d'améliorer les efforts de marketing.

7. Attirer et retenir les investisseurs

Une comptabilité bien structurée nécessite des contrôles internes qui contribuent à attirer les investisseurs et à les fidéliser. Cela crée un cycle positif dans lequel les fondateurs, après avoir préparé systématiquement des rapports financiers précis et en temps opportun, commencent et sont en mesure de dégager des capitaux supplémentaires à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, gagnant ainsi la confiance des fournisseurs de capitaux.

8. Santé financière à long terme

En poursuivant les procédures comptables de routine, les entreprises peuvent projeter leurs entrées et sorties de trésorerie, gérer leurs obligations et éviter de prendre de mauvaises décisions commerciales. Un suivi régulier de leurs performances financières les aide à se préparer aux chocs externes, à gérer leur période de fuite (la période dont ils disposent avant de manquer de fonds) et à prendre des mesures correctives pour garantir leur solvabilité.

Embauche ou externalisation de comptables

Au cours du développement d’une startup, ses aspects comptables changent. La sélection de comptables internes ou de cabinets externes dépend du stade de l'entreprise, du budget et de la complexité des besoins financiers.

L'externalisation à ses débuts

Dans le nouvel environnement d’entreprise, il est généralement plus facile et moins coûteux de recourir à l’externalisation que d’embaucher des employés à temps plein. Ces startups peuvent faire appel à des professionnels externes pour certains domaines de tâches tels que la comptabilité sans encourir le coût de l'embauche d'une personne à temps plein. L'externalisation étant plus flexible, il est plus facile pour la startup d'engager des ressources « à la demande » pour des compétences particulières telles que le travail en matière de fiscalité ou de conformité.

Avantages de l'externalisation :

• Économies de coûts: Cela fait de la comptabilité un coût variable, puisque les frais ne sont engagés que pour le service utilisé.
• Accès à l'expertise: Les comptables externes sont expérimentés dans divers secteurs et fournissent des informations précieuses.
• Évolutivité: les entreprises externalisées peuvent ajuster leurs services en fonction des besoins de l'entreprise, soutenant ainsi la croissance sans coût fixe.

Quand embaucher des comptables internes

À mesure que la demande de services comptables augmente, il devient approprié pour les start-ups d’employer un comptable interne, ou probablement une petite équipe. Généralement, les start-ups examinent cela lorsqu'elles ont atteint des seuils de revenus importants, qu'elles recherchent des tours d'investisseurs ou que la gestion financière a besoin de ressources pour les activités quotidiennes.

Avantages du recrutement en interne :

• Focus dédié : les comptables internes seront attentifs et assisteront aux besoins de la startup et seront plus encore utiles pour les activités financières quotidiennes.
• Implication stratégique : les startups dotées de telles équipes voient leurs capacités d'analyse des données financières améliorées, favorisant ainsi une prise de décision rapide et efficace.

Comptabilité fractionnaire

Dans ce modèle appelé comptabilité fractionnaire, les startups peuvent embaucher temporairement des postes professionnels de haut niveau de COO, de contrôleurs, etc. Il peut fonctionner pour les entreprises qui ont besoin de conseils en matière de stratégie financière mais qui ne sont pas en mesure d'embaucher du personnel à temps plein.

Indicateurs comptables clés de démarrage à connaître

Comprendre des paramètres comptables spécifiques aide les startups à surveiller leur santé financière, à fixer des objectifs réalistes et à attirer des investisseurs. Voici les indicateurs essentiels pour chaque startup :

1. Taux de combustion

Le burn rate est défini comme le taux d’épuisement des liquidités chaque mois, notamment dans le cas des entreprises en développement. Un taux d’épuisement excessif peut signaler aux investisseurs que la Société devra très prochainement obtenir des financements supplémentaires. Par exemple, si une nouvelle entreprise a un taux de parachute de 50 000 $ et a 500 000 $ en banque, sa vulnérabilité en matière de trésorerie est nette sur dix mois. Cela signifie que l'entreprise fermera ses portes dans les dix mois en raison de l'épuisement des liquidités si le taux de consommation reste constant à 50 000 $ chaque mois.

2. Revenus différés

Les revenus différés sont le paiement reçu pour des biens et services non encore rendus. Les startups qui disposent d'un modèle d'abonnement conservent fréquemment une trace des revenus différés, car il s'agit d'un passif jusqu'à la fourniture du service. Parce que cela est bien surveillé, cela aide à faire les bonnes prévisions et à gérer les flux de trésorerie.

3. Mesures des comptes créditeurs (AP) et des comptes clients (AR)

Les métriques AP se concentrent sur l'efficacité et la rapidité avec lesquelles une startup paie ses fournisseurs, tandis que les métriques AR montrent l'efficacité avec laquelle la startup obtient l'argent de ses clients. Les jours d'encours des ventes (DSO) et la période de paiement moyenne sont des exemples de mesures qui montrent l'efficacité avec laquelle un flux de trésorerie est visualisé. En optimisant les processus AP et AR, les startups bénéficient toujours d'un flux de trésorerie plus fluide et de meilleures relations avec les fournisseurs et les clients.

4. Taux de croissance des revenus

Cet indice mesure la hausse des revenus sur une période choisie. De tels taux de croissance attirent l’attention des investisseurs potentiels car ils signifient une demande et une capacité d’expansion. La croissance des revenus est mesurée afin de déterminer dans quelle mesure les pratiques commerciales efficaces ont été mises en place et quelle sera probablement la performance future par rapport à ces pratiques.

Meilleures pratiques comptables pour les startups

L'application des meilleures pratiques aide les startups à conserver des dossiers financiers précis et à prendre de meilleures décisions commerciales.

1. Suivez les normes GAAP

L'utilisation des principes comptables généralement reconnus (PCGR) aide toute entreprise à disposer de rapports financiers solides et transparents. Le respect des pratiques conformes aux PCGR contribue à gagner la confiance des investisseurs et à remplir leurs obligations légales.

2. Mettre en œuvre un système comptable dès le début

L'utilisation d'un système comptable, par exemple QuickBooks ou Xero, facilite le flux de travail et la gestion financière en offrant un centre unique pour le suivi des dépenses, les rapports et la gestion de la facturation. Ces outils de gestion permettent à ces startups de faire une analyse éclairée de toute expansion qu'elles envisagent.

3. Choisissez entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Avec la comptabilité de caisse, les transactions sont enregistrées au fur et à mesure que les espèces sont reçues ou décaissées. Au contraire, dans le cas de la comptabilité d'exercice, les dépenses et les revenus sont enregistrés au moment où ils sont respectivement engagés et gagnés. Par rapport à la comptabilité de caisse, cette dernière suit les principes des GAAP et donne une meilleure image des bénéfices d'une nouvelle entreprise à long terme, favorisant ainsi l'émergence de nouvelles entreprises.

4. Utilisez des outils automatisés pour plus d'efficacité

L'automatisation des processus comptables réduit l'incidence des erreurs et évite le besoin de saisies manuelles excessives, ce qui laisse plus de temps aux propriétaires pour se concentrer sur les activités qui favorisent leur croissance. Les connexions à d'autres entreprises (comme la paie ou le CRM) facilitent également l'efficacité du suivi et de la déclaration des transactions.

Meilleur logiciel de comptabilité pour les startups

Lors du choix du logiciel à utiliser, les besoins, le budget et la projection de croissance de la startup doivent être pris en compte. Voici quelques-uns des plus fréquents :

• QuickBooks en ligne: L'un des logiciels de comptabilité en ligne les plus populaires conçus pour les petites et moyennes entreprises. Il aide les utilisateurs à gérer leurs finances en fournissant des outils pour suivre les revenus et les dépenses, gérer la paie et générer des rapports financiers.
• Xero: Xero dispose d'une interface adaptée au marché et se connecte à plus de 800 applications métiers. Cela le rend idéal pour les start-ups qui souhaitent travailler avec d’autres comptables sans craindre la distance.
• FreshBooks: Idéal pour les startups basées sur les services, FreshBooks simplifie la facturation, le suivi des dépenses et le suivi du temps, permettant ainsi aux startups de gérer plus facilement la facturation des clients.
• Zoho Books : Une solution comptable complète mais basique qui convient à toutes les petites entreprises qui ne souhaitent pas dépenser trop en technologie comptable peut facilement être trouvée dans Zoho Books. Ces applications simplifient la tâche d'extension des systèmes de gestion financière en automatisant les activités de suivi. finances, générant des rapports financiers et reliant les systèmes aux banques pour obtenir des informations financières en temps réel.

Ces plateformes automatisent le suivi financier, génèrent des rapports et se synchronisent avec les comptes bancaires, fournissant ainsi aux startups des informations financières précises et à jour.

La comptabilité automatisée est-elle une option pour les startups ?

Il est recommandé que cet effort soit associé à une comptabilité automatisée pour les entreprises en démarrage. L'automatisation dans les startups, comme celle offerte par les solutions basées sur le cloud telles que QuickBooks et Docyt, permet d'estimer le suivi des dépenses, la gestion des comptes créditeurs et clients et l'évaluation des informations financières en temps réel. En plus d’être plus efficace, l’automatisation minimise les risques d’erreur dans la gestion des éléments financiers. Il contribue à garantir la conformité, la gestion de la trésorerie et aide l'entreprise à se concentrer sur ce qui compte le plus.

Conculsion

En résumé, une comptabilité efficace est essentielle à la croissance des startups, car elle offre clarté financière, conformité et confiance des investisseurs. Les enregistrements organisés et les outils automatisés simplifient la gestion, aidant les fondateurs à prendre des décisions éclairées et à se concentrer sur la mise à l'échelle. Une comptabilité solide n’est pas seulement une question de chiffres : c’est un atout stratégique pour le succès à long terme.

Biographie de l'auteur :
Sajjad Hussain est un écrivain qualifié et un spécialiste du référencement hors page avec une formation en comptabilité. Passionné par la création de contenu engageant et l'optimisation de la visibilité en ligne, Sajjad aide les marques à renforcer leur présence numérique grâce au référencement stratégique et à la rédaction créative.