Pourquoi les prévisions financières basées sur les données sont cruciales pour le directeur financier moderne
Publié: 2021-04-16Les équipes de planification et d'analyse financières (FP&A) jouent un rôle crucial dans les entreprises modernes. Avec des fonctions telles que la budgétisation, les prévisions et l'analyse financière qui relèvent de leur compétence, les dirigeants de la suite C s'appuient sur FP&A pour éclairer la voie à suivre.
Traditionnellement, FP&A a été une tâche manuelle intensive. Les équipes s'appuient sur des feuilles de calcul pour donner un sens à leurs données financières et gérer ces données manuellement. Dans ces cas, la collaboration est une corvée, car il est difficile d'établir des pistes d'audit lorsqu'un fichier est modifié par plusieurs utilisateurs via un accès au lecteur partagé. Par conséquent, l'intégrité des données risque toujours d'être compromise.
L'essor des solutions et de l'analytique du Big Data a eu un impact sur la manière dont les directeurs financiers et leurs équipes FP&A effectuent des analyses financières. Voici trois façons dont les données orientent les prévisions financières.
Efficacité accrue
Alors que la quantité de données que les entreprises collectent augmente de façon exponentielle, les entreprises ont commencé à tirer parti de logiciels sophistiqués. La principale raison de cette dépendance est une plus grande efficacité. Le logiciel a le pouvoir d'automatiser les tâches administratives fastidieuses et d'apporter une plus grande valeur à un processus métier.
Par exemple, les équipes FP&A passent beaucoup de temps à surveiller la qualité des données et à appliquer les règles d'accès partagé. Il n'est pas rare qu'un membre de l'équipe suive manuellement les modifications apportées à chaque cellule d'une feuille de calcul avec un nombre de lignes de plusieurs milliers et un nombre de colonnes relativement important.
Le résultat est un processus lent qui peine à communiquer les résultats au directeur financier et aux autres cadres supérieurs. Le logiciel simplifie le défi de l'intégrité des données. Les données provenant de diverses sources au sein d'une organisation sont automatiquement agrégées et présentées dans des modèles prédéfinis.
Les sources de données telles que les grands livres, les balances de vérification, les journaux de factures de vente et les prévisions budgétaires peuvent être automatiquement introduites dans la plate-forme logicielle ou même dans une feuille de calcul choisie par l'équipe FP&A. Grâce à la collecte de données automatisée, les équipes n'ont pas à choisir entre la conduite de processus manuels essentiels et un travail à valeur ajoutée tout aussi essentiel.
Ils peuvent se concentrer sur l'analyse des données et présenter des conclusions à la haute direction. Avec des cycles de travail plus courts et des informations opportunes, les équipes FP&A peuvent offrir une plus grande valeur qui améliore les résultats de leur organisation.
Pistes d'audit granulaires
Les directeurs financiers et les équipes FP&A qui s'appuient sur des processus manuels sont confrontés à des défis considérables lors de la surveillance de l'état de leurs données. En règle générale, les fichiers sont hébergés sur des disques partagés et les équipes de toute l'organisation les mettent à jour avec les données de leurs unités commerciales respectives.
Cependant, chaque fois que plusieurs utilisateurs travaillent sur un seul fichier, vous compromettez inévitablement l'intégrité des données. Certaines équipes atténuent ce risque en spécifiant les procédures de saisie des données via des modèles. Cependant, ces données séparées nécessitent toujours une agrégation manuelle et des erreurs s'infiltrent. La recherche de la source d'erreur est une tâche fastidieuse car les équipes doivent examiner manuellement la manière dont les données ont été saisies.
La technologie avancée facilite le suivi des erreurs et la conformité. La bonne solution FP&A intègre des données dynamiques côté serveur avec Excel (ou tout tableur) et enregistre automatiquement l'historique des données au niveau des cellules. Le résultat est que l'établissement d'un seul point de vérité est simple. Le logiciel peut même suivre les changements dans les formules au fil du temps.
Dans un processus manuel, le suivi des modifications sur plusieurs lignes et colonnes est fastidieux. Cependant, le bon logiciel permet aux équipes de comparer des feuilles de calcul entières les unes aux autres et met automatiquement en évidence les modifications. La conformité est également simplifiée grâce à la technologie. Les équipes peuvent facilement créer des rapports d'audit en exportant les données vers les modèles souhaités, comme l'exigent Sarbanes-Oxley et d'autres protocoles de conformité.
Le résultat est une plus grande confiance dans les chiffres et des rapports plus précis. Par exemple, la comparaison des budgets avec les chiffres réels ou des chiffres réels avec les dernières prévisions devient plus puissante. Les équipes savent qu'elles consultent des données fiables et peuvent rapporter ces chiffres en toute confiance.
Meilleure analyse
Grâce à la réduction des processus manuels, les équipes FP&A peuvent se concentrer sur l'exécution de meilleures analyses sur leurs données. Cependant, pour déverrouiller un véritable aperçu, il est préférable d'exposer les données à des yeux différents. La démocratisation des données et des analyses aide à prévenir la pensée de groupe et réduit les biais dans les projections.
Grâce à l'intégration des analyses dans Excel, les employés d'une entreprise peuvent rapidement filtrer et approfondir les données pour découvrir des informations. Un membre de l'équipe FP&A verra les données d'un point de vue différent de celui du directeur financier. Grâce à un logiciel sophistiqué, le directeur financier peut non seulement recevoir des rapports dynamiques, mais il peut également personnaliser lui-même ses rapports.
Par conséquent, il y a moins de va-et-vient sur le format de rapport souhaité par le directeur financier et plus de temps passé à se plonger dans les tendances exposées par les données. Grâce à l'intégration avec Excel, les perturbations auxquelles les équipes sont confrontées sont minimes. Ils n'ont pas besoin d'exporter des données vers une autre application ou de lancer un logiciel spécial, car l'analyse s'intègre parfaitement dans leurs flux de travail existants.
Grâce aux tableaux de bord Web, la direction peut afficher des données et des informations en temps réel sans avoir à vérifier constamment auprès de ses équipes FP&A.
Bien que les rapports ad hoc ne soient pas un remède automatique aux biais dans les rapports d'analyse, ils augmentent les chances d'obtenir une meilleure compréhension. Les données peuvent être découpées en tranches et en dés à la volée, ce qui donne aux organisations un meilleur contrôle sur leur avenir financier.
Rationalisation des FP&A
L'analyse des données a énormément rationalisé les processus FP&A. Les équipes peuvent désormais se concentrer sur l'ajout de valeur aux organisations au lieu de passer leur temps à collecter et agréger des données. L'automatisation et l'analyse sont à l'origine du changement et les entreprises ont une meilleure compréhension de leur situation financière grâce à elles.
Avez-vous des idées à ce sujet? Faites-le nous savoir ci-dessous dans les commentaires ou transférez la discussion sur notre Twitter ou Facebook.