Tout ce que vous devez savoir sur les événements Wix

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Divulgation complète : en mai 2020, je vais me marier avec ma merveilleuse fiancée Catherine, et comme vous pouvez l'imaginer, nous avons beaucoup de choses à organiser en ce moment.

Mise à jour : eh bien, au moins c'était le plan. Mais comme vous pouvez l’imaginer, 2020 s’est avérée bien différente. Le mariage a quand même eu lieu, quoique un peu plus petit que prévu initialement !

Mais revenons à notre sujet principal :

Ce n’est un secret pour personne, la pandémie de Covid a complètement bouleversé le secteur de l’événementiel, obligeant les entreprises, les salons, les artistes et même ceux qui se marient à suspendre les événements prévus.

Beaucoup ont dû pivoter et trouver des moyens créatifs pour s'adapter aux restrictions locales, comme déplacer des événements en ligne (lève la main à ceux qui n'ont pas assisté à au moins un mariage ou une fête d'anniversaire Zoom !).

Mais alors que le monde commence lentement à sortir de la pandémie, de plus en plus d’événements se déroulent à nouveau en personne.

Que vous envisagiez d'organiser votre prochain événement en ligne ou en personne, vos plus grandes questions pourraient être les suivantes :

• Comment puis-je promouvoir mon événement ?
• Comment gérer les inscriptions/participants ?
• Comment puis-je procéder pour vendre des billets ?

Pour vous aider dans vos recherches, je suis là pour vous parler de Wix Events et de ce qu'il peut faire pour votre prochain événement.

J'aime penser que je connais parfaitement la plupart des fonctionnalités de Wix, car j'étudie et révise ce créateur de site depuis plus de 5 ans.

Mais pour être honnête à 100 %, je n'avais jamais prêté trop d'attention à ses fonctionnalités événementielles jusqu'à ce que j'aie besoin d'un site Web pour mon propre mariage et d'un système simple pour gérer les heures, les dates et les invités. À propos, nous avons ici un guide complet pour créer un site Web de mariage.

Laissez-moi vous montrer mes trouvailles !

Qu'est-ce que Wix Événements ?

Wix Events est une application développée en interne par Wix qui peut être ajoutée à n'importe quel site Wix pour aider à l'organisation d'événements tels que des festivals, des ateliers, des conférences d'affaires, des célébrations privées ou même des réunions de classe de lycée. Le système fournit des formulaires d'inscription, une collecte RSVP, des outils de promotion, une application mobile, la gestion de la liste des invités, le traitement des paiements et même des billets imprimables. C'est pour le moins exhaustif !

En plus de cela, il existe une solution pour les événements et webinaires en ligne, appelée Wix Live . Vous pouvez organiser jusqu'à 3 événements gratuitement avant de devoir passer à l'un des forfaits payants de Wix. Une autre solution, Wix Video , vous permet de diffuser des événements en direct. Et bien sûr, il y a aussi une intégration avec Zoom .

D’ailleurs, si vous souhaitez voir un véritable projet événementiel géré avec Wix, vous pouvez consulter Yepalo, une entreprise d’aventure basée à Barcelone qui organise des activités de plein air.

Alors laissez-moi vous expliquer à quoi ressemble un workflow de création d'événements avec Wix et examinons également les principales fonctionnalités.

Avantages et inconvénients de Wix Events

Mais commençons par vérifier les principaux avantages et inconvénients afin que vous sachiez à quoi vous attendre.

Avantages

Les inconvénients

Création de sites événementiels avec Wix

Très probablement, vous aurez besoin d'un endroit où vos participants (ou participants potentiels) peuvent obtenir des informations et terminer le processus d'inscription et d'achat ; vous avez besoin d'un site Web.

Wix est un créateur de site Web facile à utiliser qui possède de nombreuses fonctionnalités solides comme un système de blog et un module de commerce électronique. Ses modèles et conceptions sont de première classe et Wix propose environ 100 modèles conçus pour les événements.

Modèles Wix pour les événements

Avec un choix aussi large, il y a de fortes chances que vous trouviez un modèle qui correspond à ce que vous essayez d'organiser. Cela rendra l’ensemble du processus de conception de sites Web événementiels beaucoup plus facile.

Remarque : Wix Events peut également être ajouté à n'importe quel site Wix, donc si vous disposez d'un site Web existant que vous souhaitez utiliser pour organiser votre événement, allez-y et ajoutez l' application Wix Events .

Créez votre événement

Une fois que vous disposez d'un site Web avec le contenu et les pages dont vous avez besoin pour votre événement, vous pouvez commencer en ajoutant l'application et en créant l'événement.

Toutes les fonctionnalités d'événement dont vous aurez besoin se trouvent dans la section « Événements » de votre tableau de bord Wix.

Créer un événement avec Wix Events

C'est plutôt cool de pouvoir ajouter l'heure, le lieu et le titre de l'événement. Il est également possible d'ajouter une vignette qui s'affichera à côté des informations sur l'événement.

Vous aurez également la possibilité de :

• Choisissez si votre événement est un événement physique ou en ligne
• Ajouter un calendrier d'événement
• Connectez une application de visioconférence (par exemple Wix Live ou Zoom)
• Créez des groupes pour que les participants puissent interagir en ligne

Vendre des billets

C’est là que les choses commencent à devenir intéressantes.

La vente de billets en ligne est rendue possible grâce à Wix Events ; sa plate-forme vous permettra de créer des niveaux de prix différents (par exemple Bronze, Argent et Or), et même de créer des codes de réduction pour aider à persuader les participants potentiels de faire un achat.

En plus de cela, il est également possible de limiter le nombre de participants , donc contrairement à l'Eurovision, vous ne surbookerez pas votre concert. Bien entendu, vous pouvez également organiser des rassemblements sans entrée.

Vendre des billets avec Wix Events

Le paiement sera traité en ligne. Notez que Wix facture des frais de service de 2,5 % sur les ventes de billets , qui peuvent être facturés à l'acheteur ou absorbés dans le cadre des frais du billet. Vous devrez également payer les frais du processeur de paiement que vous utilisez (par exemple PayPal, Square, etc.).

Une limitation est que vous ne pourrez traiter les paiements que dans une seule devise . En d'autres termes, si vous souhaitez donner aux participants la possibilité de payer dans plus d'une devise (par exemple, choisir entre le dollar américain, l'euro ou le dollar canadien), vous ne pouvez tout simplement pas.

Cependant, j’imagine que la plupart d’entre nous n’organiseront pas d’événements internationaux, n’est-ce pas ?

Inscription des participants

Bien entendu, vous ne voulez pas avoir à gérer les inscriptions manuellement par e-mail ou par téléphone : vous êtes probablement déjà occupé à gérer la logistique et à superviser la restauration de l'événement.

Ne serait-il pas cool si vous pouviez créer un formulaire qui gère le processus d'inscription pour vous ?

C'est vrai, Wix a une telle fonctionnalité.

Encore une fois, vous pouvez également limiter le nombre de places pour votre événement, après tout, il vaut mieux prévenir que guérir.

Personnellement, j'adore le générateur de formulaires. Cela m'a permis de recueillir les réponses de mes invités à mon mariage sans avoir à les poursuivre. Par exemple, j'ai un champ dans lequel ils peuvent saisir leurs allergies ou leurs besoins alimentaires, et ils peuvent nous dire à quelle partie du mariage ils aimeraient assister.

Générateur de formulaires Wix Events

Wix Events propose plusieurs types de champs parmi lesquels vous pouvez choisir. Vous pourrez utiliser des champs comme du texte, des menus déroulants, des options à choix multiples, des cases à cocher ou même des champs prédéfinis pour les numéros de téléphone ou une option pour amener des invités supplémentaires.

Il vous permet de personnaliser votre message de remerciement et vous pouvez même afficher un bouton « Ajouter au calendrier » qui ajoutera l'événement au calendrier de l'utilisateur. Pour les ninjas du marketing, vous pouvez également afficher des options de partage sur les réseaux sociaux afin que votre événement obtienne une certaine visibilité en dehors de votre site Web.

Page « Message de remerciement » de Wix Events

J'aimerais voir une option permettant d'ajouter une autre page comme page « Merci ». En d'autres termes, si vous souhaitez créer une page spécifique qui s'affichera après l'inscription d'une personne, vous ne pourrez pas le faire, mais vous serez limité à ce que la page « Message de remerciement » de l'événement Wix peut afficher (qui est essentiellement juste du texte).

E-mails et confirmations

Idéalement, Wix intègre des fonctionnalités de marketing par e-mail afin que vous puissiez communiquer avec votre public automatiquement (ou manuellement si vous en avez besoin).

Être averti chaque fois que quelqu'un remplit un formulaire vous facilitera la vie, car cela fournira une excellente image des invités enregistrés et du déroulement de l'événement. Mais bien sûr, pour les événements plus importants, vous pouvez avoir un rapport quotidien des inscriptions ou même les désactiver complètement si nécessaire.

Options de notification de Wix Événements

Cependant, ce que j'aime vraiment, c'est de pouvoir également envoyer des e-mails de confirmation . Cela vous permettra de communiquer des informations pertinentes à vos invités. Dans notre cas, je l'ai utilisé pour envoyer des informations sur le lieu de notre mariage (par exemple, hébergement et itinéraire).

Et pour que personne ne rate votre événement, des rappels peuvent être envoyés 1, 3 ou 7 jours avant la date prévue de l'événement (voire 30 minutes ou 1 heure avant).

Planifier des rappels avec Wix Events

Dans l’ensemble, les informations que vous pouvez ajouter à vos e-mails de confirmation et de rappel doivent être simples car son éditeur n’accepte que le texte brut (voir capture d’écran ci-dessus). J'aurais aimé qu'ils aient un éditeur de courrier électronique plus avancé.

Le bon côté des choses, vous pouvez utiliser l'outil de marketing par e-mail de Wix pour créer des e-mails plus visuels ou même utiliser les outils d'automatisation du marketing par e-mail de Wix pour envoyer des e-mails une fois certaines actions terminées.

Par exemple, si vous avez organisé un festival l'année dernière, vous pouvez marquer les participants comme « déjà participé » et mettre en place une campagne par e-mail pour promouvoir le nouveau festival. Peut-être aimeriez-vous leur envoyer une petite remise pour montrer que vous appréciez leur fidélité.

Gérez vos invités

Wix Events propose un moyen de gérer votre liste d'invités . Vous pourrez voir toutes les personnes qui ont répondu et quelles ont été leurs réponses. Il est également possible d'ajouter des invités manuellement et même d'envoyer des campagnes de marketing par e-mail à l'aide de l'éditeur de Wix.

En plus de cela, il est également possible d'exporter votre liste d'invités au format CSV si vous avez besoin de faire preuve de plus de créativité avec des feuilles de calcul (par exemple, utiliser des filtres).

Je dirais que son système de gestion des participants est simple mais solide. Cependant, cela ne suffira probablement pas pour des événements plus importants qui nécessitent plus de fonctionnalités et comptent des milliers de participants.

Organiser des événements en ligne

Comme je l'ai mentionné plus tôt, Wix propose plusieurs options pour héberger et diffuser des événements en ligne. Wix Live, sa solution de visioconférence, vous permet d'héberger des réunions en ligne (jusqu'à 25 participants) et des webinaires (jusqu'à 250 participants). Les auditeurs pourront regarder et commenter, tandis que les participants à la réunion pourront parler et partager des écrans (un peu comme avec Zoom).

Wix Live est gratuit pour un maximum de trois événements, mais si vous disposez d'un forfait Wix payant, vous en obtenez encore plus. Les événements peuvent être enregistrés et téléchargés jusqu'à 7 jours.

Organiser un événement en ligne via Wix Live

Ensuite, il y a aussi Wix Video – le propre lecteur vidéo de Wix. Il vous permet de diffuser en direct jusqu'à 10 minutes si vous disposez d'un forfait gratuit, ou jusqu'à 3 heures si vous disposez d'un forfait Wix payant. Ceci est pratique pour diffuser des performances, par exemple, ou des ateliers qui ne nécessitent pas la participation des participants.

Enfin, si vous préférez organiser vos événements/réunions en ligne via Zoom, qui a fait ses preuves, il existe également une intégration native pour cela – sa configuration est assez simple à faire. Notez que même si vous ne pouvez pas configurer un webinaire Zoom directement dans Wix, il existe des solutions de contournement.

Combien coûte Wix Événements ?

Vous vous demandez probablement combien vous coûtera Wix Events.

Découvrons-le!

Wix propose un modèle freemium de cette application, ce qui signifie que la version de base est gratuite et si vous avez besoin de certaines fonctionnalités, vous devrez vous inscrire pour une version payante du créateur de site Web.

Mais Wix est très généreux. La seule fonctionnalité qui n'est pas incluse dans la version gratuite est la vente de billets en ligne , le reste que vous pourrez utiliser gratuitement.

En bref, vous n'avez besoin que d'une version premium de l'application (qui coûte environ 20 $/mois) lorsque vous devez traiter des paiements en ligne, obtenir un domaine personnalisé ou avoir besoin de fonctionnalités plus avancées.

Comme je l'ai mentionné plus tôt, cette application événementielle est incluse dans les forfaits Business de Wix, ceux que vous devez acheter si vous souhaitez effectuer des paiements en ligne.

Par exemple, si vous optez pour le forfait Core, cela vous coûtera 27 $ par mois si vous optez pour un abonnement annuel – consultez ce lien pour une réduction de 10 %.

À qui s'adresse Wix Events ?

Comme je l'ai dit tout au long de cet article, je suis un grand fan de Wix Events, mais, bien sûr, ce ne sera pas le meilleur outil pour organiser tous les événements. Voici quelques cas où je recommanderais d’utiliser Wix Events :

• Vous possédez un site Wix ou vous envisagez de créer votre site événementiel avec Wix . Si vous envisagez d'utiliser WordPress, Wix Events n'a probablement pas de sens pour vous.
• Votre événement n'est pas vraiment grand (je dirais plus de quelques centaines de participants). Je peux voir comment des événements plus importants auraient des besoins plus avancés (par exemple un site Web avec des bases de données avancées ou des structures tarifaires complexes).
• Gérer de nombreux événements avec Wix (disons 30 ou 40) peut être difficile car cela peut parfois être lent.
• Vous ne pourrez facturer les billets d'événement que dans une seule devise, donc ceux qui doivent proposer un paiement multi-devises trouveront que cela pose problème . Cela dit, les utilisateurs devraient toujours pouvoir utiliser leur carte de crédit ou PayPal pour payer les billets même si ce n'est pas leur devise.

Wix Events : dernières réflexions

Je pense que Wix a fait un excellent travail et je pense que l'application Wix Events est l'une de ses meilleures applications axées sur les entreprises. Je veux dire, vous pouvez en fait organiser des événements très facilement avec.

C'est une bonne solution pour organiser des événements de petite ou moyenne taille si vous possédez déjà un site Web Wix ou si vous avez besoin d'un moyen rapide de créer un site et d'organiser l'événement.

De plus, Wix est livré avec des dizaines de modèles de sites Web pour les événements et vous pouvez utiliser d'autres fonctionnalités Wix comme le marketing par e-mail ou les options d'adhésion Wix pour votre événement.

Mais bien sûr, nous devons être réalistes et accepter que Wix ne soit pas utilisé pour de grands événements. Il n'y a aucun moyen de configurer le prochain Burning Man à l'aide de Wix.

Et comme je l'ai déjà mentionné, les événements internationaux qui doivent prendre en charge les paiements multidevises ne seront pas un bon choix pour Wix.

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