Zoho WorkDrive : une solution de gestion de fichiers collaborative pour rationaliser vos données

Toutes les entreprises, qu'elles soient petites ou grandes, ont besoin de plateformes de stockage et de collaboration fiables pour fonctionner efficacement. Bien que vous ayez beaucoup de bonnes options pour les deux, il est difficile de trouver une plate-forme qui offre les deux fonctionnalités sous un même toit.

Entrez Zoho WorkDrive, une plateforme de stockage et de collaboration dans le cloud qui rationalise vos données en leur offrant des outils de stockage et de collaboration sécurisés dans le cloud en un seul endroit.

Découvrons Zoho WorkDrive en détail et découvrons ce qui en fait une excellente plateforme de stockage de fichiers et de collaboration.

Qu'est-ce que Zoho WorkDrive ?

Zoho WorkDrive est une plateforme de stockage de fichiers et de collaboration basée sur le cloud qui permet aux équipes de facilement stocker, partager et travailler ensemble sur des fichiers en temps réel.

Il a été lancé en remplacement de Zoho Docs il y a quelques années pour servir de plate-forme de stockage sous-jacente pour sa suite d'applications de bureau et de productivité. Et pendant ce temps, plusieurs changements ont été apportés à la plateforme.

Le dernier opus se présente sous la forme de WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 apporte une foule de nouvelles fonctionnalités à travers différentes facettes, y compris l'interface utilisateur, l'administration des données, l'intégration de tiers, etc., pour répondre aux besoins croissants d'un environnement de travail hybride.

Zoho WorkDrive est disponible sur mobile et sur ordinateur.

En quoi Zoho WorkDrive peut-il vous aider ?

En tant que plateforme de gestion de fichiers et de collaboration, Zoho WorkDrive vous permet de faire bien plus que stocker des fichiers. Ceci est possible grâce à son ensemble diversifié de fonctionnalités, qui comprend les éléments suivants :

La collaboration d'équipe

L'une des meilleures choses à propos de WorkDrive est la collaboration d'équipe. WorkDrive le fait en utilisant les dossiers d'équipe, qui permettent aux membres d'une équipe de télécharger des documents dans un seul dossier pour les rendre disponibles à tous les membres de l'équipe à la fois. De cette façon, les utilisateurs n'ont pas besoin d'envoyer des fichiers par courrier électronique individuellement et de faire un suivi avec les gens plus tard.

De même, si un membre de l'équipe apporte des modifications à un fichier dans un dossier d'équipe, WorkDrive alerte tout le monde à propos de la même chose via des notifications, de sorte qu'ils sont toujours à jour avec les modifications et n'ont pas à vérifier l'espace de temps en temps. puis eux-mêmes activement.

Afin de garder tous les fichiers et documents du projet organisés, WorkDrive permet aux administrateurs de l'espace de travail de créer des sous-dossiers dans un dossier d'équipe. C'est quelque chose dont les grandes organisations peuvent tirer le meilleur parti pour classer les fichiers par département. Les administrateurs peuvent également définir des autorisations d'accès pour chaque membre de l'équipe afin de limiter leur accès au contenu du dossier.

Enfin, chaque espace de travail WorkDrive dispose d'une corbeille sous le dossier d'équipe pour conserver tous les fichiers et documents en toute sécurité. Ainsi, chaque fois qu'un membre de l'équipe supprime un fichier ou un dossier, celui-ci est placé dans la corbeille. De cette façon, il existe une option pour le récupérer s'il est nécessaire plus tard ou lorsqu'un membre de l'équipe le supprime accidentellement en premier lieu.

Accès à la puissante suite bureautique de Zoho

Lorsque les équipes s'abonnent à WorkDrive, elles ont également accès à Zoho Office Suite. Zoho Office Suite est une suite d'outils pour aider les équipes dans le travail de bureau. Il comprend trois outils : Writer, Sheet et Show. Tous les trois offrent une interface claire et facile à utiliser et fournissent une variété de modèles pour accélérer le travail et travailler même lorsque vous êtes hors ligne.

De plus, chaque outil offre plusieurs autres fonctions utiles, comme le mode d'écriture ciblée dans Zoho Writer, des fonctions prédéfinies et personnalisées dans Zoho Sheet et diverses options de conception et d'animation dans Zoho Show.

Combiné avec WorkDrive, cela aide non seulement les équipes dans les tâches de bureau, mais les aide également à conserver leurs fichiers sur chacun d'eux en un seul endroit. En conséquence, il devient plus facile pour les membres de l'équipe de collaborer en temps réel, de recueillir des commentaires et de publier leur travail pour que tous les membres de l'équipe puissent le voir.

Espace de travail collaboratif

WorkDrive fait passer l'expérience de collaboration au niveau supérieur. Il vous donne la possibilité de créer un espace de travail collaboratif dans lequel vous pouvez travailler avec des collègues sans les inviter dans un dossier d'équipe. De même, cela simplifie également le partage de fichiers avec des individus ou d'autres équipes sur la plate-forme, ce qui, à son tour, rend la collaboration plus efficace.

Étant donné que plusieurs personnes peuvent travailler sur un fichier à la fois, il peut en résulter plusieurs copies du même fichier. Cela peut rendre l'identification du fichier d'origine un processus difficile et fastidieux. Mais heureusement, WorkDrive prend en charge l'historique des versions, afin que les membres de l'équipe puissent accéder à toutes les différentes versions d'un fichier, les comparer et revenir à une version précédente si nécessaire sans aucun problème.

Dans cette optique, une autre fonctionnalité utile qui améliore l'expérience de collaboration sur la plate-forme est la surveillance des activités. Grâce à cela, les chefs d'équipe peuvent facilement auditer tout ce qui se passe dans leur espace de travail pour suivre les progrès. De plus, les activités peuvent être vérifiées en détail via des filtres pour voir des informations plus précieuses.

Lorsque les membres de l'équipe ont besoin de discuter de quelque chose ou de partager des commentaires sur un fichier ou un document, la fonction de commentaires de WorkDrive (appelée Annotations de fichiers) peut être utile. Grâce à cela, les utilisateurs peuvent facilement partager leurs réflexions sur une idée ou laisser des commentaires sous des fichiers ou des documents via des commentaires contextuels.

Outils de gestion des données

Zoho WorkDrive prend en charge plus de 220 formats de fichiers. Étant donné que cela couvre un assez large éventail de formats de fichiers, cela garantit qu'il n'y a pas de problèmes de compatibilité sur la plate-forme, de sorte que les équipes peuvent visualiser directement les fichiers dans l'espace de travail ou télécharger ceux qu'elles souhaitent sans avoir à les convertir au préalable.

Pour faciliter la découverte et la recherche de fichiers sur la plate-forme, WorkDrive vous offre la possibilité de rechercher des fichiers par nom, créateur ou mot-clé dans le document. De même, il prend également en charge l'OCR et la détection d'objets, ce qui vous permet de localiser des images et des documents numérisés dans l'espace de travail en y entrant simplement un mot-clé.

En outre, il existe une option pour classer les fichiers dans le dossier d'équipe. Cela vous permet de garder vos fichiers et documents organisés pour permettre à tous les membres de l'équipe de les trouver facilement.

Travaillez avec des personnes extérieures à votre équipe

Si votre équipe travaille avec d'autres entreprises, vous voudrez peut-être montrer aux clients vos progrès pour les tenir au courant ou prendre leur avis sur quelque chose.

WorkDrive rend cela très facile. La plateforme vous permet de créer rapidement un lien externe vers un fichier que vous souhaitez partager. Pour sécuriser cet effort de collaboration et protéger vos données, l'outil vous permet de sécuriser chaque lien que vous envoyez avec des autorisations d'accès, des dates d'expiration et des mots de passe indépendants. Fondamentalement, il vous donne un contrôle total sur vos liens et vous permet de décider ce que les utilisateurs rejoignant votre espace de travail peuvent et ne peuvent pas accéder ou faire.

De même, les « Utilisateurs clients » de WorkDrive peuvent vous permettre d'inviter votre client externe ou un partenaire dans votre équipe. Cela peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez que vos parties prenantes examinent ou collaborent sur un projet pendant une courte période.

Analytique avancée

Lorsque vous travaillez avec de grandes équipes, vous souhaitez connaître certaines statistiques sur votre espace de travail. Sur WorkDrive, vous avez accès à toutes ces statistiques ainsi qu'à des rapports sur tout ce qui se passe dans votre espace de travail en un seul endroit.

Ainsi, par exemple, si vous êtes un administrateur d'espace de travail, vous pouvez facilement vérifier quand un fichier est mis à jour, combien d'espace de stockage un projet prend et la quantité d'espace libre disponible.

Accès ininterrompu aux fichiers

Zoho WorkDrive est disponible sur mobile et sur ordinateur, et il synchronise tous vos fichiers et dossiers sur vos appareils. Cela vous permet de travailler sur un appareil et de continuer là où vous vous étiez arrêté sur un autre.

De plus, la plate-forme synchronise également vos fichiers et dossiers sur votre bureau, vous pouvez donc travailler même lorsque vous êtes hors ligne, puis synchroniser les modifications lorsque vous vous connectez.

Forfaits et tarifs de Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive propose trois forfaits : Starter, Team et Business.

• Starter : 2,5 $ (Rs 140) par utilisateur et par mois ; le stockage commence à 1 To par équipe avec une limite de téléchargement de fichiers de 1 Go
• Équipe : 4,5 $ (275 Rs) par utilisateur et par mois ; 3 To par équipe d'espace de stockage et limite de téléchargement de fichiers de 5 Go
• Entreprise : 9 $ (550 Rs) par utilisateur et par mois ; espace de stockage de 5 To par équipe avec une limite de téléchargement de fichiers de 50 Go

Chaque plan offre toutes les fonctionnalités de stockage et de gestion de fichiers de base. Mais au fur et à mesure que vous passez au niveau supérieur, cela déverrouille l'accès à quelques autres. Consultez les plans WorkDrive pour un aperçu complet de la différence entre les trois plans et choisissez celui qui convient à votre organisation.

De plus, lorsque l'espace de stockage offert n'est pas suffisant, Zoho propose des options de stockage supplémentaires, qui peuvent être achetées séparément.

Zoho offre aux nouveaux utilisateurs une période d'essai gratuite de 15 jours avec un accès complet à toutes les fonctionnalités de WorkDrive. Avec cet essai, les individus et les équipes peuvent tester et explorer le service pour déterminer s'il répond à leurs besoins, puis souscrire à un plan en conséquence.

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