Conseils cruciaux pour empêcher les trolls de zoomer vos réunions

Grâce à la propagation du coronavirus, le travail à domicile est devenu la nouvelle norme, tout comme l'utilisation d'outils de communication comme le logiciel de visioconférence Zoom.

Pour mettre en perspective la nouvelle popularité de Zoom, les téléchargements du logiciel ont augmenté de 90 % par rapport à 2019. En mars, les téléchargements de Zoom ont atteint le chiffre stupéfiant de 62 millions en une seule semaine.

La distanciation sociale et les commandes à domicile signifient que les entreprises et les employés ne sont pas les seuls à utiliser Zoom pour se connecter. L'utilisation personnelle de Zoom pour discuter en face à face avec vos amis et votre famille est également courante.

Mais Zoom, conçu avant tout comme un outil métier, est-il vraiment prêt à gérer tous ses nouveaux utilisateurs et usages ?

Si la menace constante de Zoombombing et les préoccupations croissantes concernant la confidentialité des utilisateurs et la collecte de données sont une indication, peut-être pas.

Qu'est-ce exactement que le zoombombing et que pouvez-vous faire pour arrêter la pêche à la traîne ? Êtes-vous informé de la politique de confidentialité de Zoom lorsque vous utilisez le logiciel pour la communication personnelle et professionnelle ?

Qu'est-ce que le Zoombombing ?

"Zoombombing" est l'acte de partager des images, des vidéos et des messages graphiques, offensants et indésirables lors de réunions Zoom publiques. Les trolls utilisent l'option de partage d'écran de Zoom pour diffuser une variété de documents indésirables aux participants à la réunion.

Cela signifie que pendant que vous et votre équipe modifiez des documents, assistez à un webinaire tueur ou même si vous profitez d'un happy hour virtuel avec des amis, votre réunion Zoom est vulnérable à ces trolls, pirates et harceleurs - et se débarrasser d'eux est plus difficile que vous ne le pensez.

Étant donné que ces trolls peuvent basculer vers de nouveaux comptes d'utilisateurs s'ils sont bannis de l'appel vidéo, l'abus se poursuit souvent jusqu'à ce que les hôtes soient obligés de mettre fin complètement à leurs réunions ou à leurs cours.

Des messages offensants, des images graphiques et des vidéos, des attaques abusives et même des commentaires destinés à déclencher les personnes vulnérables ont tous été signalés.

Zoombombing n'est pas seulement embarrassant. Cela peut également nuire à la réputation de votre entreprise, vous coûter des revenus et rendre les participants à la réunion nerveux à l'idée de se connecter avec vous ou votre entreprise via Zoom à l'avenir.

À une époque où tant d'entreprises ont du mal à garder leurs portes ouvertes, Zoombombing peut rapidement passer d'un revers gênant à une catastrophe d'entreprise.

Victimes récentes de Zoombombing

Les groupes de méditation du matin, les services de culte virtuels et les réunions gouvernementales ont tous connu d'horribles incidents de Zoombombing au cours des dernières semaines.

Même les grandes entreprises ne sont pas à l'abri.

Les réunions Zoom "Chipotle Together" de la célèbre chaîne de restaurants mexicains Chipotle ont été conçues pour réunir plus de 3 000 fans de Chipotle et invités célèbres - et pour s'assurer que les clients gardent le nom de la marque à l'esprit alors que le monde passe de la restauration sur place à la vente à emporter uniquement.

Après que Zoombombers ait interrompu la réunion avec un assaut d'images graphiques et de vidéos offensantes, Chipotle a été contraint de mettre fin brusquement à la réunion.

Les enseignants ont également signalé de nombreux incidents de classe virtuelle Zoombombing, qui exposent potentiellement les mineurs à des images explicites et rendent presque impossible le rétablissement de l'ordre dans un espace numérique plein de jeunes étudiants.

Comment empêcher le Zoombombing

Surtout si les Zoombombers et les party crashers ciblent vos réunions en raison de votre religion, de votre race ou de votre statut socio-économique, vous devez immédiatement le signaler au Internet Crime Complaint Center (IC3) du FBI.

Vous devez également déposer une plainte auprès de Zoom et inclure toutes les captures d'écran ou enregistrements vidéo/audio documentant l'abus.

Mais être proactif contre les Zoombombers avant même qu'ils n'aient la chance d'entrer dans vos réunions est votre meilleure ligne de défense.

Si vous êtes un hôte de réunion Zoom

• Permettre aux utilisateurs de consentir à l'enregistrement au lieu de leur dire qu'ils seront enregistrés
• Désactiver ou limiter la fonctionnalité de partage d'écran pour les participants à la réunion
• Assurez-vous que vos réunions sont sur invitation uniquement et protégées par mot de passe
• Ne désactivez pas la fonctionnalité de salle d'attente par défaut vous permettant de filtrer les participants à la réunion
• Ajoutez un co-hôte pour vous aider à gérer les interruptions et l'accès aux réunions
• Désactiver l'option utilisateur pour rejoindre une réunion avant l'arrivée de l'hôte
• Désactiver la fonctionnalité "Autoriser les participants supprimés à rejoindre" de Zoom
• Désactivez la fonction de transfert de fichiers pour empêcher les logiciels malveillants/virus
• N'hébergez jamais un événement Zoom avec votre ID de réunion personnel, générez-en un aléatoire à la place
• Verrouillez votre réunion immédiatement après son début pour empêcher de nouveaux utilisateurs de la rejoindre
• Désactivez la fonction d'annotation pour empêcher les trolls d'écrire des messages haineux lors de l'utilisation du partage d'écran

Si vous êtes un utilisateur Zoom

• Utilisez une photo d'arrière-plan pour garder votre maison/studio privé
• Mettez à jour vos préférences en matière de cookies au bas de n'importe quelle page Web Zoom sur "Cookies requis" uniquement
• Ne partagez pas publiquement les liens de réunion Zoom sur votre page de médias sociaux, envoyez plutôt des messages privés aux personnes
• Éteignez votre microphone et votre caméra lorsque quelqu'un d'autre parle

Problèmes supplémentaires liés à la confidentialité et à la sécurité de Zoom

Malheureusement, Zoombombing n'est pas le seul problème qui afflige actuellement l'outil de visioconférence.

Zoom a également été critiqué pour sa vague politique de confidentialité et les lacunes qu'elle semble autoriser en ce qui concerne la collecte et la vente de données personnelles et d'enregistrements de réunions.

Définition lâche du chiffrement de bout en bout par Zoom

Étonnamment, des rapports récents ont révélé que, malgré ses affirmations contraires, Zoom ne chiffre pas réellement l'audio et la vidéo de bout en bout.

Au lieu de cela, Zoom est uniquement en mesure de fournir un cryptage de transport.

Oui, Zoom offre une protection contre ceux qui pourraient tenter de pirater votre réunion.

Cependant, Zoom lui-même peut toujours accéder à tout moment à l'audio et à la vidéo de vos réunions.

Préoccupations concernant la vente et le partage de données utilisateur par Zoom

L'une des plus grandes préoccupations de Zoom en matière de confidentialité est que le langage de la politique de confidentialité de l'entreprise rend difficile pour les utilisateurs de comprendre que Zoom peut partager du «contenu client» avec des annonceurs. (Ceci s'ajoute au fait que Zoom lui-même stocke ce contenu pour une utilisation future.)

Le « Contenu client » peut inclure des éléments tels que :

• Enregistrements vidéo
• Chats
• Transcriptions de réunion
• Des dossiers
• Tableaux blancs

En plus de partager ces données avec les annonceurs, l'application de Zoom envoyait des informations sur l'utilisation de l'application individuelle, l'emplacement de l'utilisateur, etc. à Facebook.

Facile pour les trolls de partager des moments privés ou embarrassants

Sur demande, Zoom enverra automatiquement des transcriptions et des enregistrements à tous les participants à la réunion et à ceux qui ont manqué la réunion, même les plus malveillants.

Tout ce qu'il faut, c'est une personne mal intentionnée pour partager les documents privés de votre entreprise, des sessions de brainstorming et même des messages de chat sur ces clients irritants. Ces trolls pourraient également partager ce moment embarrassant où vous ne saviez pas que la caméra enregistrait ou des informations sensibles sur votre vie personnelle avec le monde.

C'est déjà arrivé plus de fois que vous ne le pensez.

Assurez-vous que votre hôte désactive le partage des transcriptions/enregistrements avec les participants ou qu'il ne partage les enregistrements d'écran qu'avec des personnes de confiance.

Se sentir « espionné » par la fonction de suivi de l'attention de Zoom

La fonction de suivi de l'attention de Zoom est un autre aspect problématique de l'outil de visioconférence.

Bien que l'attention des employés soit importante, la fonctionnalité n'est pas en mesure de faire la différence entre un utilisateur qui lit un article de Buzzfeed et qui est clairement vérifié et un utilisateur qui consulte un fichier lié au travail ou prend ses propres notes - et doit cliquer sur la fenêtre Zoom pour le faire.

Au lieu de cela, tout ce que Zoom dit aux hôtes, c'est qu'un participant a cliqué en dehors de la fenêtre Zoom pendant plus de 30 secondes.

Cela ne fait pas grand-chose pour le moral des employés et n'offre pas non plus d'informations précises sur l'attention des participants.

Comment Zoom résout-il ces problèmes de confidentialité ?

Le 29 mars 2020, le directeur juridique de Zoom a publié une déclaration officielle en réponse aux problèmes de sécurité mentionnés ci-dessus.

Zoom dit désormais ne pas vendre les données des utilisateurs, que l'outil soit utilisé pour une communication professionnelle ou personnelle.

Zoom a indiqué aux utilisateurs qu'ils ne stockent et n'enregistrent les réunions que lorsque les utilisateurs le demandent spécifiquement, et a souligné que les participants à la réunion sont toujours informés lorsqu'une réunion est enregistrée. L'hôte de la réunion, et non Zoom, décide s'il stockera les données de la réunion dans le cloud Zoom ou sur ses propres appareils. Zoom affirme également qu'ils ont mis en place des contrôles d'accès solides pour s'assurer que les trolls et autres utilisateurs non invités ne peuvent pas participer aux réunions, mais n'ont pas précisé en quoi consistaient ces contrôles d'accès.

La nouvelle politique stipule que, bien que Zoom collecte certaines données utilisateur, ce qu'il collecte ne concerne que la manière dont un utilisateur spécifique utilisera Zoom. Cela signifie que Zoom collecte les adresses IP, des détails sur les systèmes d'exploitation, la caméra et le microphone, ainsi que des informations sur les appareils spécifiques que vous utilisez pour accéder à Zoom. Votre position est suivie uniquement en tant que ville dont vous êtes le plus proche lorsque vous utilisez Zoom. Les données entourant les préférences et les paramètres de l'utilisateur sont stockées pour vous faire gagner du temps, tout comme les métadonnées telles que le nom, l'heure, la date, la durée d'une réunion et les noms/adresses e-mail des participants.

Zoom a également réfuté les affirmations selon lesquelles il utilise des transcriptions et des enregistrements (appelés « Services Zoom » ou « Contenu client ») à des fins publicitaires. Cependant, la société a déclaré que Zoom collectait les données des utilisateurs à partir de ses sites Web marketing.

Zoom est également en train de mettre à jour son application pour limiter et améliorer la transparence entourant les données que Zoom partage avec Facebook.

De plus, en réponse aux plaintes des utilisateurs, Zoom a fait de la fonctionnalité de salle d'attente et de la protection par mot de passe de la réunion le paramètre par défaut pour les conférences. Assurez-vous que ces paramètres sont toujours activés lors de l'hébergement d'une réunion.

Faut-il arrêter d'utiliser Zoom ?

Lorsque vous combinez le fait que Zoombombing semble s'accélérer au lieu de ralentir avec la politique de confidentialité terne de Zoom, il est naturel que vous envisagiez de passer à un autre outil comme la visioconférence BlueJeans ou un plan GoToMeeting.

Mais est-ce réellement nécessaire ?

Si vous suivez les directives ci-dessus pour empêcher Zoombombing et vous assurer que vous avez mis à jour vos paramètres de confidentialité, probablement pas.

Avec autant de personnes qui doivent brusquement passer du travail au bureau au travail à domicile entouré d'animaux domestiques, d'enfants et d'innombrables autres distractions, vos employés ne seront pas particulièrement enthousiastes à l'idée de devoir apprendre à utiliser un outil entièrement nouveau. pour les visioconférences. C'est d'autant plus vrai lorsqu'ils sont déjà confrontés à l'impact de la COVID-19.

Cela étant dit, en fonction des exigences de conformité de l'entreprise et de votre niveau de confort personnel, vous voudrez peut-être consulter notre comparaison de Zoom vs Webex pour voir comment il se compare aux autres outils de visioconférence.

Fonctionnalités de sécurité de visioconférence à rechercher

Lorsque vous évaluez des logiciels de collaboration d'équipe et des outils de visioconférence, vous devez vous assurer qu'ils offrent un niveau élevé de sécurité et de confidentialité.

Certaines des fonctionnalités de sécurité les plus importantes pour les visioconférences incluent :

• Protections par mot de passe pour créer des réunions privées
• Contrôle robuste de l'hôte et de l'administrateur
• Verrouiller l'entrée de la réunion
• Retraits/interdictions de participants
• Paramètres de confidentialité par défaut plus élevés
• Cryptage de bout en bout
• Salles d'attente virtuelles
• Authentification multi-facteurs
• Numéros d'identification de réunion générés aléatoirement
• Commandes de partage d'écran
• Options avancées de partage et de transfert de fichiers
• Possibilité de limiter/mettre fin à l'accès aux enregistrements/transcriptions de réunion

Découvrez d'autres outils de visioconférence

Que vous décidiez ou non de vous en tenir à Zoom, il est utile d'en savoir plus sur le logiciel de visioconférence supplémentaire à votre disposition.

Chez GetVoIP, nous avons rassemblé une comparaison de certains des outils de conférence Web les plus populaires que vous pourrez explorer et partager avec le reste de votre équipe. Lisez de vrais avis d'utilisateurs, obtenez des informations détaillées sur les fonctionnalités du logiciel et apprenez-en plus sur les prix, la sécurité et la compatibilité des logiciels.