10 Praktik dan Alat Manajemen Daftar Email Terbaik

Apakah Anda tahu mengapa Anda terus mendapatkan sedikit atau tidak ada hasil dari kampanye email Anda?

Itu karena daftar email Anda tidak dikelola dengan baik.

Bayangkan mengirim email baru ke target yang belum membuka email Anda sebelumnya dalam beberapa bulan. Hasil seperti apa yang Anda harapkan dari itu?

Untuk hasil pemasaran email yang lebih baik, Anda perlu mengadopsi praktik manajemen daftar email yang lebih baik. Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa praktik ini, cara melakukannya dengan benar, dan alat terbaik untuk membantu mempertahankan daftar email Anda seiring pertumbuhannya.https://porch.com/advice/build-online-presence- artis

Apa itu Manajemen Daftar Email?

Sebelum mendalami praktik manajemen daftar email ini, sebaiknya Anda memahami lebih baik apa itu manajemen daftar email. Ini mengacu pada strategi atau metode untuk mengendalikan dan mengelola pelanggan email Anda.

Manajemen daftar email memerlukan penghapusan duplikat email, alamat email yang tidak valid, kontak yang berhenti berlangganan dan tidak terlibat, dan mempertahankan tag dan segmen yang diperbarui dari daftar Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengirim lebih banyak email yang ditargetkan dan dipersonalisasi, yang penting untuk kampanye pemasaran email yang menghasilkan hasil .

Praktik Terbaik Manajemen Daftar Email

Di bawah ini Anda akan menemukan sepuluh praktik manajemen daftar email terbaik yang dapat Anda terapkan untuk mendapatkan hasil maksimal dari kampanye pemasaran email Anda.

1. Siapkan Formulir Keikutsertaan Anda dengan Benar

Meskipun Anda mungkin telah memperoleh daftar email yang panjang, Anda tetap perlu memastikan formulir keikutsertaan Anda sudah selesai dan disajikan dengan tepat. Selain menambahkan pelanggan baru ke database Anda secara instan, formulir keikutsertaan juga membantu menegaskan persetujuan pengguna.

Praktek ini tidak hanya akan membantu menghemat waktu tetapi juga kesulitan mengidentifikasi pelanggan yang tidak berniat untuk bergabung dengan daftar Anda atau mereka yang tidak tertarik dengan apa yang Anda tawarkan.

Di bawah ini adalah beberapa tip untuk dipatuhi saat menyiapkan formulir keikutsertaan Anda.

• Sepenuhnya transparan dan spesifik

Nyatakan dengan jelas untuk apa pelanggan potensial Anda mendaftar. Hindari menawarkan janji palsu untuk mengelabui orang agar menjadi bagian dari daftar email Anda.

• Hanya minta informasi pribadi yang diperlukan

Alamat email dan nama adalah contoh dari informasi tersebut. Ini adalah satu-satunya informasi yang mungkin Anda perlukan untuk kampanye pemasaran email Anda. Untuk konten yang lebih dipersonalisasi, Anda mungkin memerlukan informasi tambahan seperti tanggal lahir dan nama perusahaan yang dapat dikumpulkan nanti.

• Jika Anda berencana mengirim konten pemasaran ke pelanggan, Anda harus mendapatkan persetujuan mereka.

Ini dapat dicapai dengan menyediakan kotak centang (jadikan opsional) untuk memungkinkan pengguna menunjukkan apakah mereka ingin mendapatkan materi promosi dari Anda atau merek/perusahaan Anda.

• Beri tahu pengguna Anda tentang bagaimana data mereka akan diproses.

Ini sering melibatkan mengizinkan pengguna mengakses informasi kebijakan privasi di situs Anda. Juga, beri tahu mereka cara mengakses, mengedit data, atau memintanya dihapus.

• Verifikasi pelanggan email baru.

Ini akan membutuhkan pengiriman email konfirmasi segera setelah pengguna berlangganan. Tujuannya adalah untuk menyingkirkan email yang tidak valid dan mengidentifikasi pelanggan yang tertarik dengan penawaran Anda.

Anda dapat membuat formulir opt-in dengan benar menggunakan alat GetResponse Forms and Popups Creator. Selain itu, Anda dapat menghindari pemboman surat dan menyingkirkan lalu lintas bot dengan menambahkan fitur keamanan ekstra ke laman landas situs web Anda. reCAPTCHA Google adalah contoh layanan gratis yang dapat membantu dalam hal ini. Dengan cara ini, Anda dapat yakin bahwa formulir opt-in dan CRM (Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan) Anda akan tetap tanpa kompromi, hanya memungkinkan pengguna nyata untuk berlangganan daftar email Anda.

2. Konfirmasi dan Verifikasi Kontak Baru

Pada poin pertama, kami secara singkat berbicara tentang konfirmasi keikutsertaan. Di sinilah kita akan menyelaminya secara mendetail karena ini bisa dibilang merupakan salah satu dasar pemasaran email dan juga telah diakui oleh organisasi terkenal seperti M3AAWG dan Spamhaus .

Meskipun manajemen daftar email membantu memfilter dan menyingkirkan pelanggan yang tidak responsif terlepas dari kapan mereka mulai tidak terlibat, mengonfirmasi keikutsertaan atau pendaftaran memastikan daftar email Anda diisi dengan kontak berkualitas, mengurangi kemungkinan memiliki pelanggan yang tidak responsif.

Inilah cara melakukannya:

• Langkah pertama

Jelaskan pada formulir opt-in Anda bahwa pelanggan Anda harus memverifikasi alamat email mereka untuk sepenuhnya menjadi bagian dari langganan. Dan untuk melakukannya, Anda harus mengklik tautan verifikasi yang akan dikirimkan kepada mereka.

• Langkah Kedua

Jika mereka melanjutkan dan mengeklik tautan konfirmasi email setelah menerimanya di email mereka, mereka secara otomatis akan ditambahkan ke daftar pelanggan Anda. Namun jika tidak, maka mereka tidak akan ditambahkan ke daftar pelanggan Anda.

Ini merupakan nilai tambah karena, jika pelanggan memberikan alamat email palsu atau membuat kesalahan ketik, kampanye pemasaran Anda tidak akan terpengaruh karena pengguna tersebut tidak akan ditambahkan ke daftar email Anda dan tidak akan mendapatkan pemasaran di masa mendatang isi.

Selain membangun daftar email yang sehat, konfirmasi keikutsertaan penyedia layanan email sinyal (MSP) seperti Yahoo! atau Gmail bahwa Anda adalah pengirim asli dengan pesan yang sah. Beginilah cara membangun reputasi pengirim yang kuat dari waktu ke waktu. Pengiriman email Anda akan ditingkatkan, dan folder spam tidak akan menerima pesan Anda.

3. Kirim Email Selamat Datang

Ini adalah fakta bahwa keterlibatan dan minat pelanggan pada perusahaan/merek berada pada level tertinggi saat mereka baru memilih daftar email Anda. Ini benar karena Anda telah menangkap minat mereka dan keputusan mereka untuk mengisi formulir keikutsertaan Anda dengan detailnya disengaja. Oleh karena itu, langkah Anda selanjutnya akan sangat diharapkan.

Tidak ada cara yang lebih baik untuk menciptakan kesan yang baik pada pelanggan terbaru Anda selain mengirimkan email selamat datang yang menarik. Di bawah ini adalah hal-hal yang Anda dapatkan dari mengirim email selamat datang yang menakjubkan ke pelanggan baru Anda:

• Beri tahu pengguna baru bahwa langganan mereka berhasil dan diproses dengan baik.
• Tunjukkan rasa terima kasih kepada pelanggan baru karena mengembangkan minat pada merek/perusahaan Anda.
• Beri tahu pelanggan baru Anda tentang jenis konten yang akan mereka terima dan atur nada untuk komunikasi di masa mendatang.
• Berikan peluang sempurna untuk memenuhi janji pengiriman konten gratis setelah mendaftar jika Anda benar-benar membuat janji itu.
• Tingkatkan kemungkinan ditambahkan ke daftar pengirim aman mereka, karena mereka akan mengharapkan kabar dari Anda di masa mendatang.

Selain manfaat yang disebutkan di atas, sebuah studi tolok ukur pemasaran email membuktikan bahwa email selamat datang mendapatkan keterlibatan yang sangat tinggi, dengan tarif terbuka di atas 86 persen dan rasio klik-tayang 24 persen. Ini juga berkontribusi dalam membangun reputasi pengirim yang positif di mata ISP (Penyedia Layanan Internet) seperti Yahoo! atau Gmail.

Alat manajemen email seperti Sendinblue, GetResponse, dan Mailchimp luar biasa dalam menyediakan email selamat datang yang memukau.

4. Penandaan dan Segmentasi

Penandaan dan segmentasi adalah teknik manajemen daftar email efektif lainnya yang perlu Anda terapkan. Yang pertama memungkinkan Anda mengalokasikan tag sesuai dengan tindakan pengguna di situs web Anda. Berikut adalah contoh untuk membantu Anda lebih memahami apa yang kami maksud dengan pemberian tag. Jika pelanggan menggunakan kode diskon yang dikirimkan melalui email selamat datang, Anda dapat mengalokasikan tag untuk mereka, seperti "Dikonversi melalui penawaran selamat datang".

Di sisi lain, segmentasi berkaitan dengan mengkategorikan pelanggan Anda dengan sifat serupa ke dalam kelompok yang lebih kecil. Ini dapat dilakukan saat mengirimkan materi pemasaran. Misalnya, jika Anda memiliki situs web yang digerakkan oleh penjualan , Anda dapat mengelompokkan pelanggan atau pelanggan Anda ke dalam dua segmen; pelanggan yang setuju untuk menerima materi pemasaran dan pelanggan yang tidak.

Mampu mempersonalisasi konten Anda dan mengenal audiens Anda lebih baik adalah tujuan utama pemberian tag dan segmentasi. Dengan cara ini, kampanye email Anda menjadi lebih efektif dalam hal penyampaian konten dan ROI (Pengembalian Investasi).

Contoh alat manajemen email yang dapat Anda gunakan secara efektif untuk menandai dan mengelompokkan daftar email Anda adalah Moosend, Sendinblue, Mailchimp, dan Hubspot.

5. Luncurkan Kampanye Re-engagement

Tujuan dari kampanye re-engagement adalah untuk mengaktifkan kembali pelanggan yang tidak terlibat. Anda akan memiliki orang-orang tertentu yang belum mengklik tautan Anda atau membuka email Anda selama, katakanlah, sembilan puluh hari.

Pelanggan yang tidak terlibat terjadi secara alami karena beberapa faktor yang mungkin atau mungkin tidak ada hubungannya dengan Anda, dan karena itu, Anda tidak boleh kesal. Namun, tidak adil bagi Anda jika Anda mengabaikan pelanggan yang tidak terlibat ini dan terus mengirimkan konten dengan harapan mendapatkan tanggapan apa pun. Anda harus tahu bahwa penyedia layanan email memantau keterlibatan antara pelanggan mereka dan konten Anda. Jadi, misalkan sejumlah besar pelanggan (penerima) Anda terus menunjukkan sedikit atau tidak tertarik pada pesan yang Anda kirim. Saat Anda mengirim email baru ke orang tersebut, pesan tersebut secara otomatis dibuang ke "Folder Sampah".

Untuk menghindari pesan Anda terlempar ke folder yang tidak disentuh siapa pun, Anda harus secara teratur berusaha untuk melibatkan kembali pelanggan diam Anda. Anda dapat menggunakan urutan otomatis atau memulai kampanye ini secara manual. Alat manajemen email seperti GetResponse, Wishpond, ConvertKit, Mailjet, dan MailChimp sangat bagus untuk meluncurkan kampanye keterlibatan ulang otomatis.

6. Singkirkan Pelanggan yang Tidak Terlibat

Ini harus menjadi langkah selanjutnya jika upaya keterlibatan ulang Anda tidak cukup. Anda dapat menghapus alamat email yang tidak responsif ini atau menahannya agar tidak menerima konten di masa mendatang.

Untuk bisnis kecil di mana setiap prospek diperhitungkan, ini mungkin tampak seperti pendekatan yang ekstrem. Namun, Anda harus mempertimbangkan efek negatif yang dapat terjadi pada keterkiriman. Fokus pada sisi baiknya; kemampuan untuk menarik kontak baru.

Untuk melakukan proses ini, Anda dapat menggunakan cara otomatis atau manual. Yang pertama melibatkan alur kerja otomatis , menghapus kontak secara otomatis setelah kampanye keterlibatan ulang yang gagal. Yang terakhir melibatkan pencarian kontak yang telah ada di daftar kontak Anda selama, katakanlah, 90 hari tanpa membuka email Anda. Coba kampanye keterlibatan ulang dan jika tidak berhasil, hapus kampanye tersebut.

Alat manajemen email yang disebutkan di atas untuk meluncurkan kampanye keterlibatan kembali juga dapat digunakan untuk menyingkirkan pelanggan yang tidak terlibat.

7. Ingatkan Pelanggan bahwa mereka Memilih ke dalam Daftar Kontak Anda dan Selalu Dapat Memilih keluar kapan saja

Di setiap email yang Anda kirim ke pelanggan Anda, Anda harus memberi tahu mereka bahwa mereka menerima email itu karena mereka mendaftar untuk itu. Informasi ini harus ditampilkan di footer email setelah konten utama. Ini diperlukan karena rata-rata pelanggan email mendapatkan sekitar 400 email dalam sebulan dari daftar email lain yang mereka langgani. Ini memberi Anda gambaran betapa mudahnya bagi pelanggan untuk melupakan bahwa dia pernah ikut serta dalam daftar email Anda.

Jika pelanggan tidak ingat berlangganan konten Anda dan tidak diingatkan, mereka cenderung melaporkan email Anda sebagai spam. Ini buruk dan akan merusak reputasi Anda dengan ISP seperti Yahoo Mail, Gmail, Outlook, dan lainnya. Untuk mencegah insiden seperti itu terjadi, penting untuk selalu menyertakan pernyataan singkat di bagian bawah setiap email sebagai pengingat bahwa mereka setuju untuk menerima konten Anda dan selalu dapat menyisih kapan pun mereka ingin melakukannya.

Di mana pun lokasi bisnis Anda, ada undang-undang privasi yang harus diikuti oleh perusahaan dan merek. Undang-undang ini tidak menoleransi spam dan memerlukan izin langsung dari pengguna agar merek/perusahaan dapat mengirim konten dalam bentuk apa pun. Jika pelanggan tertentu tidak ingat berlangganan konten Anda dan mencap email Anda sebagai spam, Anda berisiko terkena sanksi.

Meskipun Anda tidak diharuskan oleh undang-undang untuk menambahkan pengingat persetujuan ke email Anda setelah mendapatkan persetujuan pelanggan, menyertakan pengingat ini akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap merek/perusahaan Anda dan tingkat keterkiriman pesan Anda.

Tidak memerlukan alat manajemen email khusus untuk mengingatkan kontak Anda tentang persetujuan mereka. Tetapi Anda selalu dapat menggunakan alat terkenal seperti Mailjet, ConvertKit, Mailchimp, dan apa pun yang berfungsi paling baik untuk membuat dan mengirim email ke pelanggan Anda.

8. Hapus Otomatis Alamat Email yang Terpental

Dalam hal memantulkan email, kami memiliki dua jenis – pantulan keras dan lunak. Hard bounce menyiratkan bahwa alamat email pelanggan tidak dapat dijangkau karena tidak valid atau tidak ada. Soft bounce bersifat sementara dan berarti alamat email tidak tersedia saat ini atau kotak surat pelanggan penuh.

Baik itu hard bounce atau soft bounce yang Anda alami, sebagai pengirim yang bereputasi baik, memiliki tingkat bouncing yang tinggi tidak baik untuk bisnis. Ini memberi kesan kepada penyedia layanan email bahwa praktik manajemen email Anda perlu mengejar ketinggalan. Hasil dari insiden tersebut adalah bahwa penyedia layanan surat ini akan memblokir sementara atau menunda pengiriman surat Anda. Dalam kasus yang jarang terjadi, mereka dapat memblokir Anda secara permanen.

Untungnya, alat manajemen daftar email mampu menangani masalah rasio pentalan. Sebagian besar alat ini secara otomatis menghapus alamat email yang tidak valid atau tidak ada dari daftar Anda. Misalnya, GetRespone dapat secara otomatis menghapus alamat email yang menyebabkan pantulan lemah setelah 4 upaya dan alamat yang menyebabkan pantulan keras setelah 2 upaya. Alat lain termasuk Mailgun, Mailchimp, Neverbounce, dan Hunter.

9.Mengukur Keterlibatan dengan Menggunakan Sistem Penilaian

Cara terbaik untuk mengukur tingkat keterlibatan pelanggan adalah dengan memanfaatkan sistem penilaian. Hanya ada beberapa perangkat lunak pemasaran email yang mampu melakukan ini, jadi milik Anda pasti merupakan tambang emas jika memang demikian. Alat manajemen email seperti GetResponse mampu mengalokasikan poin skor ke pelanggan yang melakukan tindakan tertentu di situs web. Ini juga memungkinkan Anda mengurangi poin skor dari pelanggan yang tidak menjalankan fungsi tertentu.

Selain dapat menentukan pelanggan email yang lebih bahagia dan lebih sehat dengan menggunakan poin skor, Anda juga dapat mengatur program penghargaan untuk kontak yang berharga, mendefinisikan ulang profil kontak individu, dan membangun sistem peringatan dini yang dapat dipicu oleh penurunan keterlibatan.

Alat manajemen email alternatif untuk GetResponse yang memungkinkan pengguna mengalokasikan poin skor ke pelanggan adalah Mailchimp, HubSpot, Mailigen, dan AWeber.

10.Berdasarkan Sistem Penilaian Anda, Kirimkan Email yang Dipersonalisasi

Misalkan Anda telah menginstruksikan alat manajemen email Anda untuk mengalokasikan 20 poin skor ke kontak tertentu untuk melakukan tindakan tertentu di situs web Anda. Anda dapat menyiapkan email otomatis dan siap dikirim kepada mereka setelah mencapai tanda 20 poin.

Misalnya, ketika pelanggan mendapat 20 poin untuk mengunjungi halaman pembayaran, Anda dapat mengirimi mereka email persuasif agar mereka membeli apa pun yang Anda jual. Jika mereka akhirnya tidak membeli produk atau layanan setelah beberapa hari, Anda dapat mengirimkan email tindak lanjut kepada mereka. Jika email tindak lanjut Anda tidak dapat membuat mereka berubah pikiran, jangan kirimi mereka email lagi. Sebaliknya, kurangi poin mereka.

Mempertimbangkan poin penilaian sebelum mengirim email ke pelanggan akan memastikan Anda mengirim pesan ini tidak hanya ke orang yang tepat tetapi pada waktu yang tepat yang lebih cenderung meningkatkan tingkat konversi dan keterlibatan.

Alat manajemen email yang sama yang digunakan untuk mengalokasikan poin skor ke kontak di daftar email Anda juga dapat digunakan untuk mengirimkan email yang dipersonalisasi dan otomatis.