10 tips untuk acara yang sukses: Bagaimana membuat acara Anda berikutnya berjalan dengan lancar
Diterbitkan: 2022-01-31Acara adalah bagian integral dari strategi perusahaan mana pun. Mereka membantu menghasilkan buzz, meningkatkan penjualan, dan menciptakan peluang jaringan yang hebat.
Tapi Anda tahu betul bahwa tidak semuanya berjalan sesuai rencana. Inilah sebabnya mengapa penting untuk bersiap untuk apa pun. Kiat-kiat berikut akan membantu Anda merencanakan acara berikutnya agar berjalan lancar.
Tentukan tujuan Anda untuk acara tersebut
Pemilik bisnis dapat menggunakan acara untuk menghasilkan buzz di sekitar perusahaan Anda, meningkatkan penjualan, atau menciptakan peluang jaringan.
Langkah pertama dalam merencanakan sebuah acara adalah mengidentifikasi tujuan Anda untuk acara tersebut. Setelah Anda memutuskan apa tujuan Anda untuk acara tersebut, Anda dapat menggunakannya sebagai panduan untuk membantu Anda merencanakan sisa acara.
Output apa yang Anda harapkan?
Sebelum Anda mulai merencanakan acara Anda, penting untuk memutuskan jumlah pemilih yang diinginkan. Ini akan membantu Anda untuk merencanakan dengan tepat dan mengetahui apa yang dapat Anda harapkan.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah mengadakan pertemuan kecil dengan 50 orang hadir, ini tidak akan membutuhkan makanan dan minuman sebanyak acara yang diharapkan 200 orang.
Tetapkan anggaran
Langkah pertama untuk mempersiapkan acara Anda berikutnya adalah menetapkan anggaran. Ini adalah proses menentukan berapa banyak yang Anda harapkan untuk dibelanjakan pada acara tersebut.
Ini termasuk biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap lebih dapat diprediksi, sedangkan biaya variabel bisa lebih tidak dapat diprediksi.
Berapa pun anggaran Anda, penting agar Anda tidak menghabiskan lebih dari yang diantisipasi untuk acara Anda.
Terlepas dari apa yang terjadi di acara Anda, Anda harus selalu tahu berapa biayanya sebelumnya.
Penganggaran juga membantu Anda memutuskan berapa banyak yang harus Anda belanjakan untuk komponen acara tertentu seperti makanan atau dekorasi, yang membantu memastikan Anda tetap sesuai anggaran.
Salah satu cara untuk menghemat uang adalah dengan bernegosiasi dengan vendor sebelumnya. Anda dapat bernegosiasi dengan pemasok dengan membandingkan harga dan menegosiasikan kesepakatan sebelum tanggal pesta mendekat.
Dan jika Anda sedang mencari tips tentang cara mendapatkan kesepakatan yang sukses, lihat artikel ini oleh Majalah Pengusaha .
Pertimbangkan tempat dan lokasi dengan hati-hati .
Pertama, Anda perlu memikirkan tempat Anda. Anda menginginkan area yang terlihat dan cukup luas untuk semua orang yang akan menghadiri acara tersebut. Penting juga untuk mempertimbangkan persyaratan aksesibilitas terlebih dahulu.
Kedua, Anda perlu memikirkan lokasi. Pertimbangkan pengunjung seperti apa yang akan menghadiri acara tersebut dan bagaimana mereka bisa sampai di sana dengan cepat.
Misalnya, acara Anda berada di lokasi pedesaan. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin menawarkan layanan antar-jemput atau peluang carpool sehingga orang-orang dapat bersenang-senang tanpa khawatir tentang perjalanan pulang mereka.
Terakhir, penting untuk mempertimbangkan waktu—pastikan acara Anda tidak jatuh pada hari libur atau hari lain ketika banyak orang bepergian atau bekerja lembur.
Jika ini tidak dapat dihindari, maka Anda harus menawarkan insentif bagi peserta yang melakukan perjalanan jauh.
In-Person, hybrid atau virtual?
Anda perlu menentukan jenis acara apa yang Anda jalankan. Apakah semuanya akan dilakukan secara langsung? Semua maya? Atau kombinasi keduanya?
Jika Anda mengadakan acara tatap muka, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan terlebih dahulu. Pastikan ruang acara Anda diatur dengan benar.
Buat agenda yang selaras dengan tujuan Anda untuk rapat atau konferensi. Pastikan Anda memiliki cukup minuman dan makanan ringan yang tersedia untuk tamu Anda.
Dan berikan petunjuk arah ke lokasi di situs web Anda dan materi promosi sehingga orang dapat menemukannya dengan mudah.
Jika Anda menjalankan acara hibrida, pastikan untuk menggunakan alat seperti Skype atau Google Hangouts untuk menciptakan pengalaman campuran.
Anda dapat memulai dengan menyelenggarakan sesi pembukaan sebagai diskusi langsung dan kemudian beralih ke sesi rekaman untuk lebih banyak percakapan satu lawan satu. Anda ingin memastikan bahwa semua peserta mendapatkan nilai yang sama dari rapat di mana pun mereka berpartisipasi.
Terakhir, jika Anda menjalankan acara virtual, pastikan acara tersebut memiliki komponen interaktif sehingga orang-orang merasa terhubung dengan rekan-rekan mereka meskipun mereka tidak bersama secara fisik.
Anda bisa memulai dengan presentasi pendidikan melalui rekaman video sebelum membuka percakapan santai antara peserta melalui Skype atau Google Hangouts.
Pesan di teknologi terbaik
Teknologi yang tepat dapat membedakan antara acara yang biasa-biasa saja dan yang luar biasa. Anda tidak ingin mengecewakan peserta Anda dengan kualitas suara yang buruk atau layar yang tidak berfungsi dengan benar.
Kabar baiknya adalah Anda memiliki banyak pilihan untuk teknologi acara, yang membuat proses pengambilan keputusan jauh lebih mudah dikelola. Ketika datang ke pementasan, Anda harus mempertimbangkan untuk menyewa proyektor dan layar, serta layar yang dipasang di dinding untuk signage digital.
Untuk pencahayaan, bergantung pada jenis acara yang Anda selenggarakan, Anda memerlukan sesuatu yang berbeda––dari lampu sorot untuk pernikahan hingga lampu LED untuk acara perusahaan––untuk menciptakan suasana hati yang sempurna bagi tamu Anda.
Anda juga ingin berinvestasi dalam sistem speaker yang memberikan suara sebening kristal, bahkan jika tempat Anda ramai. Ini akan membantu memastikan peserta dapat mendengar semuanya dengan jelas sehingga mereka tidak akan melewatkan sesuatu yang penting.
Dan tentu saja, ada masalah jaringan––pastikan semua tamu Anda memiliki Wi-Fi yang andal. Penyewaan hotspot sangat ideal untuk situasi ini, sehingga mereka tidak akan mengalami masalah dalam menggunakan ponsel atau tablet mereka.
Pertimbangkan aksesibilitas
Penting untuk diingat bahwa tidak semua peserta mungkin memiliki akses yang sama seperti orang lain. Ini termasuk penyandang disabilitas, tuna rungu, tunanetra, atau mereka yang menggunakan hewan pemandu. ]
Pertimbangkan kemungkinan akomodasi yang dapat Anda buat untuk orang-orang ini dan bagaimana Anda akan memberi tahu mereka tentang akomodasi tertentu.
Banyak penyelenggara acara merencanakan ini dengan membeli layanan khusus atau memberikan informasi di situs web acara.
Misalnya, jika peserta membutuhkan juru bahasa isyarat, Anda ingin mengakses umpan video acara melalui streaming langsung. Anda juga dapat menawarkan opsi teks jarak jauh untuk orang tuli atau menyediakan juru bahasa ASL di acara itu sendiri.
Miliki rencana cadangan
Anda perlu memiliki rencana cadangan untuk segala sesuatu yang bisa salah. Misalnya, jika Anda akan memiliki pembicara di acara Anda, ada baiknya untuk menyiapkan pembicara cadangan.
Anda tidak pernah tahu kapan seseorang mungkin membatalkan pada menit terakhir atau jika pembicara yang Anda pesan akan tertunda karena cuaca atau peristiwa tak terduga lainnya. Penting juga untuk memastikan Anda memiliki banyak makanan dan minuman untuk berjaga-jaga jika orang lapar atau haus.
Akan lebih bijaksana bagi perusahaan untuk berinvestasi dalam aplikasi acara untuk melihat acara apa yang terjadi di lokasi acara dengan cepat. Dengan cara ini, mereka tidak kehilangan peluang di sana.
Pemasaran
Memasarkan acara Anda memastikan bahwa orang mengetahuinya dan hadir. Saat memasarkan sebuah acara, Anda ingin menciptakan buzz dan kegembiraan. Namun, jangan lupa untuk menyebutkan manfaat bagi peserta.
Mengapa mereka harus datang? Apa yang akan mereka pelajari? Apa yang akan mereka dapatkan dari itu? Memasarkan acara Anda penting karena membantu memastikan bahwa orang mengetahuinya dan hadir.
Anda dapat menggunakan posting media sosial, kartu nama, selebaran, atau halaman acara di situs web untuk membantu menghasilkan buzz dan kegembiraan.
Misalnya, Anda menyelenggarakan lokakarya tentang cara mengembangkan pengikut Facebook Anda secara organik. Dalam hal ini, Anda dapat memposting foto seorang pria muda dengan rambut indah menggunakan ponselnya di kafe dengan teks:
“Pelajari cara menumbuhkan pengikut Facebook Anda secara organik dari pakar Steph & John hanya dalam satu jam! Daftar gratis di sini. #growfacebookfollowers #event”
Pastikan semua orang berada di halaman yang sama tentang tugas mereka .
Sebelum acara Anda, pastikan semua orang tahu tugas dan tanggung jawab mereka. Tugas mereka harus digariskan dan ditugaskan dengan jelas.
Selanjutnya, tetapkan orang yang ditunjuk untuk setiap pekerjaan agar segala sesuatunya berjalan lancar selama seluruh acara. Ini akan membantu Anda menghindari kecelakaan atau kesalahpahaman.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.