10 Cara Anda Dapat Meningkatkan Pengalaman Pengguna Akhir Microsoft Teams

Pandemi telah mengubah cara kita hidup dan bekerja secara luar biasa. Untuk memfasilitasi pekerjaan jarak jauh dan hibrida, perusahaan di seluruh dunia telah menggunakan solusi seperti Slack, Google Meet, Microsoft Teams, dll. Ini berarti bisnis yang menggunakan cloud tradisional telah beralih ke cloud yang canggih untuk memanfaatkan fitur kolaborasi yang mereka tawarkan untuk berkomunikasi di antara tim jarak jauh.

Setelah perjalanan kerja jarak jauh, banyak perusahaan telah beralih antara penyimpanan cloud dan platform kolaborasi yang berbeda, yaitu bermigrasi dari Box ke Google Drive , Dropbox ke Google Drive, dan banyak yang bermigrasi dari Slack ke Microsoft Teams tergantung pada kebutuhan bisnis mereka.

Sejak akhir 2019, Microsoft Teams telah menjadi alat kolaborasi utama perusahaan. Setiap hari, hampir 115 juta orang menggunakan Teams dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Microsoft telah menambahkan beberapa fitur baru untuk bisnis yang telah mulai merangkul platform kolaborasinya sejak wabah COVID-19 dimulai, selain bermigrasi dari Slack ke Teams.

Artikel ini akan membantu Anda menjelajahi cara terbaik untuk memaksimalkan Microsoft Teams dan meningkatkan pengalaman pengguna akhir dengan menggunakan fitur-fiturnya secara tepat.

1. Buat Saluran yang Relevan

Saluran adalah cara yang bagus untuk mengatur percakapan dengan tim Anda. Buat saluran untuk semua area tim Anda, lalu poskan komunikasi Anda ke saluran tersebut. Ini akan memudahkan semua orang di tim Anda untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan.

2. Berkolaborasi di File Office

Jika Anda dan rekan tim Anda perlu berkolaborasi pada dokumen yang sama secara bersamaan, Microsoft Teams memungkinkan Anda melakukannya. Banyak perusahaan telah beralih dari Slack ke Microsoft Teams untuk membuat kolaborasi lebih efektif dan produktif dengan berkolaborasi pada file dari jarak jauh secara real-time.

Buka file di aplikasi desktop Anda dan berkolaborasi dengan tim Anda setelah membagikannya di saluran atau obrolan yang sesuai di Microsoft Teams. Anda dapat melacak perubahan yang dibuat pada dokumen oleh rekan tim Anda dan memberikan komentar untuk mereka jika diperlukan.

3. Kelola Tugas dengan Microsoft Planner

Agar Anda dan tim jarak jauh tetap teratur, gunakan Planner di Microsoft Teams. Ini adalah alat yang fantastis, dan Anda dapat menggunakannya setiap hari untuk melacak aktivitas dan kinerja Anda. Buat daftar tugas, kategorikan tugas, tentukan tenggat waktu, prioritaskan, dan tetapkan ke

masing-masing anggota tim Anda. Anda juga dapat melampirkan tautan dan dokumen ke pesan Anda. Anda juga dapat menggunakan komentar untuk berkolaborasi dengan profesional lain.

Lihat Juga: Kutipan Kerja Sama Tim

4. Tetap Terorganisir dengan Kalender Tim

Saat tim berada di seluruh dunia dan beroperasi di beberapa zona waktu, mungkin sulit untuk menjadwalkan rapat yang nyaman bagi semua orang. Menggunakan Asisten Penjadwalan di Teams, Anda dapat menemukan waktu terbaik yang nyaman untuk mengatur rapat bagi setiap anggota tim Anda.

Jika Anda tidak bermigrasi ke Microsoft 365 dan alih-alih beralih dari Box atau Dropbox ke Google Drive untuk memanfaatkan Google Workspace, Google Kalender adalah alternatif yang bagus untuk Asisten Penjadwalan Microsoft. Menggunakan Google Kalender, Anda dapat mengintegrasikan kalender anggota tim Anda untuk mengetahui kapan semua orang akan tersedia, dan mudah untuk merencanakan dan menjadwalkan rapat.

5. Bagikan Layar Anda Selama Rapat

Presentasi dan presentasi hasil pekerjaan kami adalah komponen penting dari rutinitas harian kami. Dan, meskipun Anda dapat melakukannya di kantor saat rapat atau berbicara dengan rekan kerja, Anda harus melakukannya secara online jika Anda bekerja dari jarak jauh. Namun, ada solusi untuk ini juga.

Anda dapat membagikan layar Anda atau memilih jendela mana yang ingin Anda bagikan dengan orang lain dalam rapat dengan Microsoft Teams. Dengan cara ini, tidak ada yang akan melihat atau mendengar pemberitahuan apa pun yang Anda terima dari aplikasi lain.

6. Rekam Rapat Anda

Jika Anda memiliki rapat penting yang ingin Anda kunjungi kembali dan membahas beberapa masalah penting, merekamnya dan bahkan mendapatkan ringkasan dari rapat adalah ide yang bagus. Anda kemudian dapat membagikannya dengan tim Anda.

Fungsi ini sangat berharga bagi individu yang tidak dapat menghadiri pertemuan tetapi ingin tetap mendapat informasi tentang agenda dan tindakan yang diambil.

7. Mudah Beralih Antara Perangkat Yang Berbeda

Keadaan darurat terjadi, dan mereka juga dapat terjadi selama konferensi video. Laptop Anda dapat rusak, internet Anda mungkin mati, kamera Anda mungkin berhenti bekerja, atau Anda mungkin harus pergi untuk keadaan darurat. Situasi seperti itu dapat memengaruhi pekerjaan Anda saat Anda sedang melakukan panggilan penting.

Untungnya, Microsoft Teams memungkinkan Anda untuk bergabung dalam panggilan dari beberapa perangkat. Anda dapat tetap melakukan panggilan menggunakan ponsel, tablet, dan PC secara bersamaan, atau Anda dapat berpindah dari satu perangkat ke perangkat lain sesuai kebutuhan.

8. Gunakan Aplikasi Microsoft Teams

Berkat koneksi digital dan fisik yang kaya, tim dapat bekerja tanpa hambatan dengan Outlook, Word, Excel, PowerPoint, dan aplikasi lainnya. Rekaman rapat Anda disimpan di SharePoint, data disimpan di OneDrive, dan kalender Outlook Anda terus disinkronkan dengan Teams.

Anda dapat menghubungkan aplikasi Microsoft atau pihak ketiga apa pun ke lingkungan Microsoft Teams Anda, menghilangkan kebutuhan untuk beralih di antara platform yang berbeda.

9. Tambahkan Tab di Saluran Anda

Bisnis dapat menggunakan antarmuka Teams untuk mengintegrasikan aplikasi sebagai tab dalam saluran. Akibatnya, Tim dapat berfungsi sebagai platform tunggal untuk semua aplikasi perusahaan, meningkatkan pengalaman pengguna.

Untuk menambahkan aplikasi ke tab Anda, klik ikon “+” di obrolan, grup, atau saluran dan pilih aplikasi yang Anda butuhkan dari jendela aplikasi.

10. Gunakan Papan Tulis Virtual

Anda dapat memiliki pengalaman virtual yang luar biasa menggunakan Papan Tulis di Teams di mana semua orang dalam rapat dapat menyumbangkan ide dan catatan mereka, seperti yang mereka dapat lakukan dalam sesi offline. Anda akan dapat mengamati bagaimana setiap rekan kerja Anda berkontribusi, dan pemikiran mereka akan memberdayakan Anda. Setelah pertemuan, hasil kerja kelompok dapat dibagikan melalui saluran yang sesuai.

Kesimpulan

Fitur Microsoft Team ini memungkinkan Anda untuk bekerja dari jarak jauh dan tetap terhubung secara profesional dengan rekan kerja Anda dari mana saja dan kapan saja, berinteraksi dengan tim Anda dalam banyak tugas secara real-time, dan menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.