Perangkat Lunak Rapat Online Teratas yang Perlu Diketahui

Diterbitkan: 2018-08-20

Sementara bisnis di era digital selalu menggunakan sarana untuk terhubung dan berkomunikasi dengan karyawan dan klien jarak jauh, pandemi Covid-19 telah menjadi katalisator yang hebat untuk peningkatan penggunaan platform pertemuan virtual. Dalam masa jarak sosial, bisnis mengandalkan platform ini untuk tetap terhubung, bertukar informasi, dan bekerja sama untuk menjaga operasi berjalan lancar dan konsisten selama waktu yang tidak pasti ini.

Dalam artikel ini
  • Definisi Rapat Online
  • Daftar Platform Rapat Virtual Teratas
  • Cara Memilih Perangkat Lunak Rapat Online yang Tepat
  • Keuntungan dan kerugian
  • Tips Menjalankan Rapat Online yang Sukses

Apa itu Rapat Online?

Pertemuan online, juga disebut konferensi virtual, adalah metode komunikasi yang memungkinkan banyak pihak untuk bertemu dan berinteraksi di ruang yang sama tanpa hadir secara fisik. Melalui saluran perangkat elektronik seperti layanan internet, proyektor (untuk tim besar), sumber audio yang andal, laptop, tablet, webcam, dll., karyawan bisnis dan atasan dapat berkomunikasi bolak-balik menggunakan berbagai platform pertemuan virtual.

Platform Rapat Virtual Terbaik

  1. Skype

    Aplikasi yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda terhubung dengan satu orang atau sekelompok orang. Ini adalah platform terkenal yang banyak peserta rapat kemungkinan besar sudah memiliki akun pribadi untuk penggunaan layanan. Aplikasi Skype hadir tanpa biaya jarak jauh tetapi rentan terhadap masalah tampilan audio dan visual, penundaan buffering, dan panggilan terputus.

  2. Kendur

    Slack membantu menghubungkan anggota tim satu sama lain melalui alat perpesanan, pemberitahuan yang dapat disesuaikan, dan disederhanakan dengan banyak fitur kantor. Dengan fitur perpesanan andal yang melayani karyawan, lalu lintas email antar pekerja berkurang. Menggunakan layanan ini dikenakan biaya $8 per orang atau $15 per bulan.

  3. Google Hangouts

    Platform gratis yang menawarkan alat untuk melakukan panggilan telepon, menggunakan pesan instan yang terhubung dengan hingga 10 orang, dan konferensi video. Jika Anda menggunakan Google, yang hampir semua orang, platform ini sudah terpasang ke alat Google seperti Gmail. Fitur keren lainnya dari Google Hangouts adalah bahwa panggilan video dapat dialirkan secara real-time di YouTube.

  4. Rapat zoom

    Bisnis tidak hanya dapat mengadakan rapat virtual di platform ini, tetapi mereka juga dapat mengadakan seminar pelatihan, webinar, dll. Selama rapat Zoom, pengguna dapat secara bersamaan berbagi pesan dan dokumen satu sama lain melalui alat obrolan Zoom. Paket dasar dengan rapat Zoom gratis digunakan untuk waktu tak terbatas dan menawarkan rapat tak terbatas dengan batas waktu 40 menit untuk setiap rapat.

  5. Pergi rapat

    Platform ini menawarkan alat yang mencakup pengiriman pesan antar anggota tim, transkripsi dialog untuk video, dan pengaturan tim yang dapat disesuaikan. Dengan menggunakan GoToMeeting, bisnis dapat melakukan pertemuan hingga 100 orang, termasuk berpartisipasi dan mengadakan pertemuan menggunakan smartphone. Platform ini ditawarkan kepada pengguna melalui uji coba gratis 14 hari dengan paket mulai dari $12 per bulan.

  6. Tim Microsoft

    Microsoft Teams adalah sub-fitur platform Microsoft Office 365. Sub-fitur ini dapat mengadakan pertemuan dengan hingga 300 peserta bersama akses untuk tamu, video orang-ke-orang dan tim, panggilan telepon, file yang dapat dibagikan dengan 2 gigabyte per orang, dan 10 gigabyte per grup, berbagi desktop untuk kolaborasi yang mudah, dan organisasi file melalui pewarnaan. Layanan ini gratis dengan mendaftar menggunakan alamat email.

  7. Facetime

    Platform terkenal ini tidak hanya digunakan untuk terhubung dengan teman dan keluarga, tetapi juga dapat digunakan untuk tujuan bisnis. Meskipun Facetime hanya kompatibel dengan perangkat Apple, fitur termasuk obrolan grup yang dapat menampung hingga 32 peserta, alat untuk memberi tahu Anda siapa yang sedang berbicara, dan kemampuan untuk memilih siapa yang ingin Anda lihat di layar. Layanan ini gratis untuk digunakan.

  8. Google Bertemu

    Versi Google Hangout yang diperbarui dan disempurnakan ini disederhanakan ke dalam layanan produktivitas kantor G suite. Google Meet memberi pengguna nomor panggil yang ditetapkan sehingga rapat virtual dapat tetap pribadi dalam tim, jalur akses yang jelas tanpa panggilan terputus, dan kompatibilitas dengan perangkat Apple dan Android. Layanan ini menawarkan 3 paket: G suite Basic ($6 per bulan), G suite business ($12 per bulan), dan G suite enterprise ($25 per bulan).

  9. PanggilanKonferensi Gratis

    Sesuai namanya, layanan ini sepenuhnya gratis. FreeConferenceCall menawarkan alat untuk berkolaborasi dan menelepon dengan anggota grup untuk berbagi desktop, menggambar, dan pesan untuk penggunaan publik dan pribadi. Tidak hanya gratis tetapi juga mudah digunakan.

  10. perantara

    Awalnya disebut AnyMeeting, Intermedia menyinkronkan konferensi video, pengiriman pesan, dan alat berbagi desktop pada layanan yang berbasis di cloud. Datang dalam 2 paket pembayaran layanan: Lite ($10 per bulan) dan Pro ($13 per bulan). Jika Anda meningkatkan ke Paket Pro, Anda dapat menyalin dan merekam rapat secara real-time plus menerima ruang dalam jumlah tak terbatas di cloud.

  11. Adobe Connect

    Adobe Connect melampaui dan melampaui dalam hal menjadi platform pertemuan virtual. Layanan ini tidak hanya menawarkan fitur berbagi desktop, perpesanan, dan obrolan video, tetapi Anda dapat membuat situs yang lebih kecil, mengatur email, membuat ruang digital yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan merek perusahaan. Untuk mengadakan rapat di platform ini, Anda akan dikenakan biaya mulai dari $50 per bulan sementara webinar dikenakan harga mulai $130 per bulan.

  12. Lonceng Amazon

    Tidak mengherankan jika layanan ini disinkronkan dengan Alexa, layanan asisten AI yang dibuat oleh Amazon, untuk pertemuan bisnis virtual. Amazon Chime menawarkan panggilan, pesan, rapat digital, dan konferensi video. Biaya layanan ini gratis jika Anda hanya menggunakan fitur dasar platform, tetapi harga fitur pro berkisar dari $3 per orang/per hari hingga $15 per orang/per bulan, tergantung fitur mana yang digunakan.

  13. Gabung.Saya

    Biaya penggunaan platform pertemuan virtual ini adalah $0,00. Join.Me memiliki alat yang memungkinkan pengguna untuk mengubah tautan URL sesuai keinginan mereka dan kemampuan untuk memilih latar belakang apa pun yang mereka inginkan untuk tampilan yang ditampilkan selama rapat virtual. Itu juga disinkronkan dengan alat kerja lain seperti Outlook, Office 365, dan Google Kalender.

  14. Sebesar badan

    Lifesize menawarkan video resolusi tinggi 4k untuk gambar yang jernih, antarmuka layar sentuh interaktif untuk telepon ruang konferensi, dan alat berbagi video yang disimpan di cloud. Lifesize Go, versi browser dari platform ini, gratis untuk semua pengguna. Standar Lifesize untuk grup kecil adalah $16,95 per host/per bulan, Lifesize Plus untuk usaha kecil/menengah adalah $14,95 per host/per bulan, dan Lifesize Enterprise adalah $12,95 per bulan dengan kemampuan untuk membawa minimal 50 host.

  15. Rapat RingCentral

    Platform pertemuan virtual ini memiliki paket gratis untuk pengguna, dukungan pelanggan untuk semua paket pembayaran lainnya termasuk paket gratis dan dapat beroperasi di semua platform utama. Namun, RingCentral Meetings tidak memiliki kemampuan berbagi dengan pengguna luar dan hanya menawarkan rekaman lokal. Paket pembayaran untuk layanan ini memiliki harga awal mulai dari $14,99 per bulan.

  16. HighFive

    Fitur unik yang dimiliki HighFive di platformnya adalah tidak memerlukan kata sandi atau nomor pin untuk mengakses rapat. Pengguna harus menunggu di ruang rapat digital sampai mereka diizinkan masuk ke rapat oleh manajer atau tuan rumah. Konferensi video untuk ruang rapat dikenakan biaya $99 per bulan/per kamar setiap tahun.

  17. ON24

    ON24 memberikan kesempatan bagi pemasar untuk membuat webinar interaktif berbasis informasi, pembelajaran konten, dan menafsirkan perilaku audiens melalui jajak pendapat, survei, pemantauan keterlibatan dan percakapan, serta menganalisis sumber daya. Anda juga dapat merekam webinar atau rapat dalam beberapa pengambilan dan bergantian antara presentasi waktu nyata dan yang sudah direkam. Layanan ini menawarkan masa percobaan gratis hingga 30 hari.

  18. TombolBiru Besar

    Platform ini melayani instruktur yang mengajar anak-anak secara online, tetapi juga dapat digunakan oleh bisnis sebagai seminar pembelajaran dan webinar. BigBlueButton menawarkan kemampuan untuk berbagi fasilitasi, desktop, video, dan audio sambil bekerja secara bersamaan dengan pengguna lain melalui pesan, catatan, dan polling. Meskipun sulit diatur, platform ini gratis untuk digunakan dan memiliki antarmuka perangkat lunak pertemuan virtual pembelajaran digital yang mahal.

  19. pertemuan Zoho

    Platform pertemuan virtual yang terkenal ini memungkinkan pengguna melakukan dan berpartisipasi dalam pertemuan online dari mana saja. Ini berbagi desktop dan alat tampilan memastikan bahwa grup dapat berkolaborasi secara efektif satu sama lain. Rapat virtual berbasis kamera Zoho meeting memastikan bahwa panggilan online berjalan lancar. Ada versi gratis dan paket pembayaran yang berkisar dari $12 hingga $980 tergantung pada jumlah host dan peserta.

  20. KlikRapat

    ClickMeeting adalah platform yang mudah digunakan yang menawarkan berbagai fitur. Ruang pertemuan yang dapat disesuaikan dan berbagai alat kolaborasi (berbagi desktop dan fasilitasi) adalah fitur utama pada platform ini. Paket pembayaran berkisar dari $25 per bulan untuk 25 peserta hingga $165 per bulan untuk hingga 5.000 peserta.

  21. Intrado

    Platform bergengsi ini mengadakan lebih dari 40.000 acara digital dan webcast setiap tahun menggunakan teknologi berbasis cloud dan kemitraan global. Intrado menawarkan layanan di negara-negara seperti Amerika Selatan, Amerika Latin, Asia Pasifik, Timur Tengah, Kanada, dan, tentu saja, Amerika Serikat. Intrado menawarkan layanan uji coba gratis yang berlangsung selama 30 hari.

  22. Pexip

    Dianggap sebagai salah satu platform pertemuan virtual terbesar saat ini di industri, Pexip memungkinkan pengguna melakukan pertemuan online secara individu. Pexip juga memungkinkan pengguna untuk mengadakan rapat di berbagai layanan cloud seperti Google Cloud, Amazon Web Services, & Microsoft Azure dengan kemampuan untuk menyesuaikan ukuran layanan dan fitur untuk disinkronkan ke operasi video tradisional. Biaya penggunaan layanan ini tergantung pada ukuran rapat yang ingin Anda adakan, tetapi opsi uji coba gratis tersedia.

  23. Pusat Pertemuan Cisco WebEx

    Seperti kebanyakan platform pertemuan virtual, Cisco WebEx Meeting Center menawarkan penggunanya opsi gratis untuk menggunakan layanannya. Fitur dari platform ini termasuk teknologi yang ditingkatkan untuk penundaan audio dan video dan dapat menampilkan 25 feed secara bersamaan. Namun, layanan ini hanya mengizinkan satu host per lisensi dan paket "Panggil Saya" memiliki biaya tambahan.

  24. digitell

    Organisasi bangunan multimedia digital ini melayani bisnis yang membutuhkan bantuan dalam memanfaatkan konten digital mereka. Digitell juga menyediakan layanan untuk menarik perhatian penggunanya dengan antarmuka digital yang disempurnakan yang memungkinkan mereka mengakses streaming langsung, fasilitasi pendidikan, dan webinar. Jika konferensi atau rapat Anda perlu didigitalkan, ini adalah platform untuk Anda. Biaya penggunaan layanan ini tidak disebutkan di situs web utama. Hubungi vendor untuk lebih jelasnya.

  25. Konferensi Tanpa Batas

    Infinite Conferencing adalah platform pertemuan virtual yang berupaya merampingkan proses melakukan pertemuan virtual. Menggunakan layanan ini memberi pengguna alat pemecahan masalah untuk konferensi web dan telepon plus, Konferensi Tak Terbatas berbasis browser. Biaya menggunakan layanan ini adalah $100.

  26. ezTalks Cloud Meeting

    Menggunakan layanan ini gratis hingga 100 pengguna. ezTalks Cloud Meeting berspesialisasi dalam alat perpesanan, video, dan audio. Dengan fitur desktop dan berbagi dokumen, platform ini juga menyediakan pengguna dengan fitur papan tulis yang dapat berbagi sorotan, tulisan, gambar, dan tangkapan layar dengan anggota grup lainnya. ezTalks Cloud Meeting kompatibel dengan semua perangkat seluler dan desktop.

  27. LiveWebinar

    Meskipun "webinar" adalah bagian dari nama LiveWebinar, platform serbaguna ini juga bagus untuk menyelenggarakan rapat, pertemuan puncak virtual, kelas online, dan banyak lagi. Tanpa perlu mengunduh atau plugin, Anda dapat segera memulai acara Anda! Nikmati lebih dari 50 fitur, mulai dari papan tulis hingga ruang kerja kelompok, polling dan tes hingga berbagi layar, bahkan sesuaikan ruang rapat dengan warna dan logo Anda. Mulailah dengan uji coba dua minggu gratis, dari sana Anda dapat memilih salah satu dari tiga paket, atau menggunakan opsi perusahaan yang sepenuhnya dapat disesuaikan.

Kapan Saya Harus Melakukan Rapat Virtual?

Saat melakukan pertemuan bisnis, waktu adalah kuncinya. Meskipun rapat virtual sangat nyaman digunakan kapan saja dan di mana saja, bukan berarti akan baik untuk produktivitas. Menurut CNBC, Selasa sore sekitar pukul 14.30 adalah waktu yang tepat untuk mengadakan konferensi/pertemuan virtual. Ini tidak terlalu dini atau terlalu terlambat di siang hari. Plus, Selasa tidak terlalu jauh dari minggu kerja sebelumnya untuk tinjauan singkat dan untuk membahas apa yang diharapkan untuk minggu kerja saat ini.

Apa yang Harus Diperhatikan dalam Perangkat Lunak Rapat Online?

  • Insight : Pastikan platform virtual meeting yang Anda pilih memiliki fitur yang dapat mengakomodasi kebutuhan di masa mendatang
  • Dapat Diandalkan dan Unggul : Layanan berkualitas secara konsisten dan visual resolusi tinggi memastikan pertemuan online berjalan lancar yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis
  • Berbagi Desktop : Aspek penting dari kolaborasi tim tidak hanya dapat melihat sesama anggota tim bekerja, tetapi memiliki kemampuan untuk berinteraksi dan mengedit pekerjaan secara real-time
  • Konferensi Video : Ini adalah fitur utama yang harus dimiliki platform pertemuan virtual agar pertemuan online dapat berlangsung
  • Streamlined Instant Messaging : Alat komunikasi antar anggota tim harus mudah digunakan, dapat digunakan di berbagai platform, dan dapat disinkronkan dengan perangkat populer
  • Tombol Masuk : Apakah mudah bagi pengguna baru untuk membuat akun dan masuk kembali untuk menggunakan layanan?

Manfaat Platform Rapat Virtual

  • Tidak ada waktu yang terbuang : Untuk menjaga agar anggota tim tetap terlibat, sebaiknya tuan rumah mengadakan rapat virtual tidak lebih dari 30 menit. Fitur platform pertemuan virtual membantu mengurangi potensi waktu yang bisa hilang
  • Komunikasi yang ditingkatkan : Interaksi tatap muka membantu meningkatkan cara pesan diberikan, diambil, dan ditafsirkan meskipun itu di belakang layar komputer
  • Mengurangi biaya dan waktu perjalanan : Tidak perlu melakukan perjalanan melintasi jalur kota, negara bagian, atau bahkan negara saat pengguna dapat berbicara dengan siapa saja dari mana saja di dunia dengan satu sentuhan tombol
  • Peningkatan efisiensi : Produktivitas meningkat ketika komunikasi jelas, tujuan diketahui, dan setiap orang memiliki suara
  • Menyebarkan pengetahuan : Perangkat lunak rapat virtual membantu bisnis (baik karyawan maupun atasan) mengetahui apa yang terjadi dengan operasi ketika semua orang bekerja dari jarak jauh
  • Memberikan undangan tanpa batas : Tidak peduli berapa banyak anggota yang dimiliki bisnis, selama tuan rumah memiliki kemampuan untuk memberikan akses ke rapat virtual melalui fitur-fiturnya
  • Jadwal rapat yang berbeda : Terlepas dari saran sebelumnya untuk mengadakan rapat virtual pada Selasa sore, pembaruan pekerjaan dan keadaan darurat pada menit-menit terakhir mungkin memerlukan rapat pop-up yang dapat dijadwalkan dan dilakukan menggunakan berbagai fitur platform
  • Antarmuka yang mudah digunakan : Tingkat kegunaan platform pertemuan virtual sangat penting untuk apakah pertemuan itu produktif atau berantakan.
  • Rapat yang direkam secara langsung : Meskipun pencatatan berguna selama rapat, dapat merekam tidak hanya apa yang telah dikatakan tetapi juga siapa yang mengatakannya dan bagaimana mereka mengatakannya adalah anugerah bagi karyawan dan penyelia yang sudah sangat sibuk
  • Produktivitas umum meningkat : Rapat singkat, dapat tinggal di satu tempat, merekam semua yang terjadi, dan kolaborasi yang mudah antara karyawan dan supervisor memastikan peningkatan yang terjamin dalam pekerjaan yang dapat diselesaikan

Kekurangan Platform Rapat Virtual

  • Kurang interaksi langsung : Meskipun platform pertemuan virtual memungkinkan pengguna untuk secara teknis tatap muka, lingkungan kerja fisik tidak dapat direplikasi
  • Koneksi tidak stabil : Secanggih apapun platform teknologi, masih ada kemungkinan kesulitan teknis terjadi
  • Lebih sedikit kontak manusia : Karyawan berinteraksi satu sama lain secara online tidak sebanding dengan hubungan pribadi yang dapat terbentuk dari kehadiran fisik di satu ruang
  • Peretasan : Troll tidak hanya ada di platform media sosial. Zoom baru-baru ini mengalami insiden di mana orang-orang meretas sesi pembelajaran online dan melontarkan komentar yang tidak sensitif secara rasial kepada penggunanya, banyak di antaranya adalah anak-anak.

Cara Menjalankan Rapat Online yang Sukses

  • Bagikan tautan URL ke peserta sehari sebelum tanggal pertemuan resmi untuk memberi mereka kesempatan untuk membiasakan diri dengan antarmuka dan fitur platform
  • Mulai dan tepat waktu. Kesopanan tidak berakhir hanya karena pekerjaan saat ini dilakukan dari rumah
  • Komunikasikan kepada peserta perilaku apa yang diharapkan dari mereka selama pertemuan
  • Dorong partisipasi dengan menggunakan fitur yang memungkinkan individu disorot saat berbicara
  • Pastikan semua orang memperhatikan apa yang sedang terjadi. Berada di rumah dapat membuat pengguna mudah terganggu
  • Tinjau dan tindak lanjuti tujuan dan sasaran utama yang dibahas selama pertemuan untuk memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama

Pikiran Akhir

Platform pertemuan virtual telah menjadi anugrah bagi banyak bisnis selama masa jarak sosial ini. Komunikasi, partisipasi, dan keterlibatan adalah pilar keberhasilan menjalankan operasi bisnis. Masa-masa sulit ini telah membuka jalan bagi berbagai cara bagi bisnis untuk tetap terhubung dengan karyawan dan manajer.

***

Kierra Benson adalah alumnus University of North Texas di Dallas dengan gelar Sarjana Komunikasi dan Teknologi. Dia sebelumnya menyelesaikan magang di sebuah surat kabar lokal dan bekerja sebagai pembuat konten untuk bisnis online kecil. Cita-citanya adalah bekerja di industri media dalam penulisan/pengeditan dan periklanan. Dia selalu terpesona oleh bagaimana pesan-pesan dipasarkan di media untuk mempengaruhi massa dan menjual produk. Terhubung dengannya di LinkedIn.

Artikel Terkait:

GoToMeeting: 5 Manfaat Utama Untuk Bisnis Anda

Membangun Budaya Sukses dari Jarak Jauh