13 Cara Menyederhanakan Proses Hutang Usaha

Bisnis selalu mencari cara untuk menyederhanakan operasi mereka dan menghemat uang. Satu area di mana hal ini sangat penting adalah proses hutang usaha .

Ini bisa menjadi tugas yang kompleks dan memakan waktu, tetapi tidak harus begitu! Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa cara agar Anda dapat merampingkan proses hutang dagang Anda dan membuatnya lebih efisien.

1. Batasi Akses dan Tetapkan Kontrol Ketat

Langkah pertama dalam mengoptimalkan proses hutang dagang Anda adalah membatasi akses. Ini berarti bahwa hanya personel yang berwenang yang boleh memiliki kemampuan untuk melihat atau membuat perubahan pada faktur dan catatan lainnya.

Anda juga harus menetapkan kontrol ketat atas siapa yang dapat menyetujui faktur untuk pembayaran. Ini akan membantu memastikan bahwa semua pembayaran diotorisasi dan didokumentasikan dengan benar.

2. Berinvestasi dalam Perangkat Lunak Otomatisasi Hutang

Cara lain untuk menyederhanakan proses hutang usaha Anda adalah dengan berinvestasi dalam perangkat lunak otomatisasi. Jenis perangkat lunak ini dapat mengotomatiskan banyak tugas yang terkait dengan pengelolaan faktur dan pembayaran, termasuk entri data, persetujuan faktur, dan pemrosesan cek.

Ada banyak pilihan berbeda yang tersedia di pasaran saat ini, jadi pastikan untuk melakukan riset untuk menemukan solusi terbaik bagi bisnis Anda.

3. Layanan Hutang Usaha Outsource

Jika Anda tidak memiliki sumber daya internal untuk mengelola proses hutang usaha Anda secara efektif, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengalihdayakan layanan ini. Ada banyak perusahaan yang menawarkan layanan hutang dagang yang dialihdayakan, yang dapat menangani semua aspek proses untuk Anda.

Ini bisa menjadi pilihan yang bagus jika Anda ingin membebaskan staf Anda untuk fokus pada tugas lain atau jika Anda tidak memiliki keahlian internal yang diperlukan.

4. Prioritaskan Faktur pada Ketentuan Anda

Salah satu hal hebat tentang memiliki sistem hutang dagang otomatis adalah Anda dapat memprioritaskan faktur dengan persyaratan Anda sendiri. Misalnya, Anda dapat mengatur aturan untuk secara otomatis membayar faktur dari vendor pilihan Anda terlebih dahulu atau memberikan diskon untuk pembayaran lebih awal.

Anda juga dapat menggunakan sistem Anda untuk melacak pembayaran dan kinerja, sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalah dengan cepat dan mengambil tindakan korektif jika perlu.

5. Hilangkan Peluang Penipuan

Penting untuk mengambil langkah-langkah untuk menghilangkan peluang penipuan dalam proses hutang usaha Anda. Ini termasuk memastikan bahwa semua faktur diotorisasi dan ditinjau dengan benar sebelum pembayaran dilakukan.

Anda juga harus mempertimbangkan untuk menggunakan pembayaran positif atau jenis layanan verifikasi cek lainnya untuk mencegah cek yang tidak sah diuangkan.

6. Negosiasi Ulang Ketentuan Pembayaran dengan Vendor

Salah satu cara terbaik untuk menyederhanakan proses hutang usaha Anda adalah dengan menegosiasikan kembali syarat pembayaran dengan vendor Anda. Jika saat ini Anda membayar faktur dalam waktu 30 hari, lihat apakah Anda bisa mendapatkan periode pembayaran yang diperpanjang.

Anda mungkin juga dapat memanfaatkan diskon pembayaran awal atau insentif lainnya. Dengan bekerja sama dengan vendor Anda, Anda dapat mengembangkan jadwal pembayaran yang paling sesuai untuk kedua belah pihak.

7. Kurangi Tanggung Jawab dan Verifikasi Tanda Tangan

Salah satu cara untuk merampingkan proses hutang usaha Anda adalah dengan mengurangi tanggung jawab dan verifikasi yang diperlukan untuk tanda tangan.

Ini dapat dilakukan dengan memberi wewenang kepada satu orang untuk menandatangani cek, atau dengan menggunakan tanda tangan elektronik bila memungkinkan. Ini akan membantu mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk memproses faktur dan melakukan pembayaran.

8. Gunakan Diskon Secara Cerdas

Jika Anda tidak memanfaatkan diskon, kemungkinan besar Anda akan membayar lebih untuk tagihan Anda. Banyak vendor menawarkan diskon pembayaran awal, jadi pastikan untuk memanfaatkannya jika memungkinkan.

Anda juga dapat menegosiasikan persentase diskon yang lebih tinggi dengan vendor Anda. Ini adalah cara yang bagus untuk menghemat uang dan menyederhanakan proses hutang usaha Anda pada saat yang bersamaan.

9. Pertimbangkan Alternatif Pembayaran

Ada banyak cara berbeda untuk membayar faktur, dan beberapa mungkin lebih menguntungkan bagi bisnis Anda daripada yang lain. Misalnya, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan kartu kredit untuk membayar faktur daripada menulis cek.

Ini dapat membantu Anda memanfaatkan program hadiah dan menghindari biaya keterlambatan. Anda juga harus menjelajahi opsi lain, seperti pembayaran ACH dan transfer kawat .

10. Gunakan Portal Pemasok untuk Mengatur Data Vendor

Jika Anda bekerja dengan banyak vendor yang berbeda, akan sangat membantu jika Anda menggunakan portal pemasok untuk mengatur semua data vendor Anda. Portal pemasok adalah platform online yang memungkinkan Anda mengelola hubungan dengan vendor di satu lokasi pusat.

Anda dapat menggunakan portal pemasok untuk menyimpan informasi penting seperti detail kontak, syarat pembayaran, dan preferensi faktur. Ini akan membantu merampingkan proses hutang usaha Anda dan memudahkan untuk melacak hubungan vendor Anda.

11. Ambil Pendekatan Tanpa Kertas

Salah satu cara terbaik untuk menyederhanakan proses hutang usaha Anda adalah tanpa kertas. Ini berarti Anda tidak perlu lagi mencetak dan mengarsipkan faktur atau dokumen lainnya.

Sebaliknya, Anda dapat menyimpan semua data Anda secara elektronik dan mengaksesnya kapan saja, dari mana saja. Ini akan menghemat banyak waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.

12. Hati-hati dengan Pembayaran Duplikat

Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan dalam hutang dagang adalah melakukan pembayaran ganda. Ini dapat terjadi ketika faktur diproses secara manual dan beberapa salinan dibuat dari dokumen yang sama.

Untuk menghindari hal ini, pastikan untuk melacak semua faktur dan pembayaran secara elektronik. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi dan memperbaiki duplikat yang mungkin terjadi dengan cepat.

13. Rekonsiliasi Akun Setiap Hari

Cara lain untuk menyederhanakan proses hutang usaha Anda adalah dengan merekonsiliasi akun Anda setiap hari. Ini berarti Anda akan membandingkan faktur yang telah Anda terima dengan pembayaran yang telah Anda lakukan.

Ini akan membantu Anda mengidentifikasi perbedaan dan memastikan bahwa Anda hanya membayar untuk faktur yang telah Anda terima. Dengan merekonsiliasi akun Anda setiap hari, Anda dapat menghindari keterlambatan pembayaran atau membayar lebih untuk faktur.

Garis bawah

Ada banyak cara berbeda untuk menyederhanakan proses hutang usaha Anda. Dengan memanfaatkan diskon, menggunakan portal pemasok, dan tanpa kertas, Anda dapat menghemat banyak waktu dan uang.

Pastikan juga untuk berhati-hati terhadap pembayaran duplikat dan rekonsiliasi akun Anda setiap hari untuk menghindari kesalahan. Menerapkan bahkan hanya beberapa dari tips ini dapat membantu merampingkan proses hutang usaha Anda dan membuatnya lebih efisien.