3 Praktik Terbaik Untuk Otomatisasi Piutang

Bisnis yang sukses adalah bisnis yang skala pertumbuhannya bersifat holistik, yaitu seluruh pemangku kepentingan berkontribusi sesuai harapan dan diberi imbalan yang tidak terlalu besar. Para investor yang menyumbangkan modalnya kepada perusahaan harus mendapatkan dividennya tepat waktu seiring dengan apresiasi modal atas sahamnya. Begitu pula dengan vendor yang harus dibayar tepat waktu agar bisa terus memasok kapanpun ada kebutuhan.

Pelanggan yang merupakan pemangku kepentingan utama yang membeli produk suatu merek mendapatkan manfaat dari proposisi nilai dan diskon untuk pembayaran cepat mereka. Jumlah yang terutang dari pelanggan merupakan piutang yang juga dikenal sebagai sisa iuran. Ini biasanya merupakan jumlah yang tersisa setelah dikurangi diskon dan pengembalian jika ada. Seiring pertumbuhan perusahaan dan jumlah penjualan yang meningkat, mengawasi pembuatan faktur manual dan memeriksa apakah semua iuran telah diterima atau belum menjadi membosankan. Ada beberapa masalah lain yang menunda proses yang dapat diatasi jika bisnis mulai menggunakan layanan pengelolaan piutang.

Pelanggan mungkin menunda karena berbagai alasan. Yang paling sering terjadi adalah lupa tanggal jatuh tempo, tidak memiliki dana yang cukup, menerima invoice yang terlambat atau salah, dan ketidakpuasan pelanggan terhadap barang yang ditagih. Meskipun ada beberapa kesulitan nyata, klien harus didorong untuk membayar. Jika manajer tidak tegas dalam mendapatkan iuran, perusahaan akan menemukan ketidakseimbangan arus kas dan tidak akan ada cukup uang tersisa di register atau cadangan untuk dibayarkan kepada vendor.

Di dunia di mana orang-orang menghadapi tantangan dalam mengatur waktu mereka, melupakan jadwal dan tenggat waktu adalah hal yang mungkin terjadi. Namun keterampilan manajemen waktu pelanggan kami seharusnya tidak memengaruhi arus masuk kami. Mengirimi mereka pengingat secara berkala dari berbagai saluran seperti email, panggilan telepon otomatis dengan rekaman pesan, dan pesan singkat sebagai peringatan tidak hanya akan menarik pelanggan namun juga memastikan bahwa mereka tidak ketinggalan membayar utangnya kepada kami. Menariknya, tidak mungkin mengingatkan semua klien yang berhutang secara manual tanpa melewatkan sebagian. Di sinilah otomatisasi piutang mengambil alih beban proses dari pundak manusia dan menyinkronkannya ke sistem berbasis AI yang menghubungkan semua data dan secara otomatis mengirimkan peringatan.

Otomatisasi Piutang: Sebuah Game Changer

Tantangan yang dihadapi dengan pemrosesan AR secara manual membosankan, padat karya, memakan waktu, dan rentan terhadap kesalahan manusia karena kelelahan atau kelalaian. Tidak mungkin menyelesaikan faktur dalam jumlah besar tanpa menimbulkan kesalahan atau ketidakkonsistenan dalam proses manual. Otomatisasi proses akan mengurangi tantangan yang menyebabkan keterlambatan penerimaan iuran dari pelanggan. Seluruh siklus disederhanakan dengan perusahaan yang ada dan data dari penempatan pesanan, rincian awal, data stok, dan tantangan pengiriman dicocokkan untuk melihat bahwa tidak ada kesalahan dalam faktur. Berikut rincian bagaimana AR otomatis dapat mengatasi masalah yang ada:

• Peringatan Tepat Waktu

Otomatisasi akan mengambil beban pengiriman pengingat melalui email dan pesan ke klien. Akan ada pesan tindak lanjut juga sehingga pelanggan memiliki waktu yang cukup untuk melunasi iuran mereka. Sudah menjadi fakta umum bahwa sebagian besar pelanggan yang membayar melewatkan tanggal karena kurangnya manajemen waktu atau kelupaan. Pengingat membantu mereka tetap mengetahui jadwal pembayaran mereka.

• Faktur yang Tepat

Otomatisasi mengurangi kesalahan dalam pembuatan faktur dengan rincian mengenai salinan pesanan, pengembalian, uang muka yang dibayarkan, informasi pelanggan seperti nama dan alamat, dll. Tidak ada penundaan dalam memproses sejumlah faktur karena prosesnya bergantung pada kerja integrasi KPI dan pembelajaran mesin dengan semantik dan pemrosesan bahasa saraf.

• Pengenalan Pola

Pelanggan yang membayar tepat waktu secara rutin dapat diberi insentif dengan diskon loyalitas atau poin brownies yang dapat ditukarkan sebagai hadiah uang tunai atau diskon. Akan ada orang lain yang biasanya terlambat membayar tetapi berusaha menjaga komitmennya. Data tersebut dapat menunjukkan beberapa kesulitan keuangan yang dihadapi pelanggan. Menawarkan struktur pembayaran untuk klien tersebut akan membantu mereka dan bisnis memenangkan kepercayaan pelanggan untuk jangka panjang.

Praktik Terbaik Untuk Menerapkan AR Otomatis

Setelah meyakinkan tim keuangan dan akun Anda tentang manfaat penggunaan AR otomatis, sekarang saatnya menerapkannya dan mengoptimalkan sistem untuk hasil yang lebih baik. Berikut adalah petunjuk untuk mewujudkannya:

• Persyaratan Pengukur

Otomatisasi AR adalah BPA dan tersedia dalam format suite, infra cloud, model berlangganan, atau integrasi perusahaan. Tergantung pada kebutuhan bisnis, fitur paketnya berbeda-beda. Alat yang komprehensif lebih mahal daripada versi dasar. Seseorang harus memilih AR tertentu berdasarkan kebutuhan dan anggaran mereka. Perusahaan sebaiknya hanya berinvestasi pada versi yang lebih tinggi jika sejalan dengan kebutuhan bisnis, bukan hanya karena mampu membelinya.

• Integrasi yang Halus

Meskipun tim Anda ahli dalam DIY, ambillah bantuan profesional untuk mengintegrasikan platform AR dengan sistem perusahaan atau CRM saat ini. Bekerja secara terpisah hanya akan memperumit masalah dan bukan menyelesaikan masalah yang sudah ada. Prosesnya akan lancar hanya jika tidak ada silo data, gangguan alur kerja, persyaratan entri manual, dan wawasan terbatas. Integrasi yang lancar akan memastikan bahwa data dibersihkan sebelum mengotomatiskannya.

• Tim Terlatih

Otomatisasi tidak sepenuhnya menghilangkan pengaruh manusia dari suatu proses. Melatih tim untuk menggunakan alat otomatisasi akan membantu dalam pemecahan masalah selama waktu henti. Tim juga memaksimalkan penggunaan suatu alat ketika mereka dilatih untuk menggunakannya. Setiap kelambatan dapat diidentifikasi dan dilaporkan ke tim teknologi untuk kursus perbaikan segera ketika staf dilatih untuk menggunakan AR otomatis.

Kesimpulan:

Pengelolaan uang adalah komponen penting dari siklus operasional. Jika dana habis sebelum aliran uang masuk, maka akan terjadi kerugian besar dalam hal waktu, reputasi, dan uang. Yang pertama tidak dapat diperoleh kembali, yang kedua diguncang dalam jangka waktu yang lama, dan yang ketiga tidak dapat sepenuhnya memperbaiki kerugian kecuali yang kedua diperoleh kembali. Jadi, jika suatu alat memudahkan tugas Anda, inilah saatnya Anda mengotomatiskan AR.