3 Perkembangan Baru di Ruang Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Ada kutipan terkenal dari penulis Joy Gumz tentang manajemen proyek yang bisa menjadi sumber inspirasi. Gumz berbicara tentang bagaimana "operasi menjaga lampu tetap menyala" dan "strategi memberikan cahaya di ujung terowongan." Manajemen proyek, bagaimanapun, "adalah mesin kereta yang menggerakkan organisasi ke depan."

Realisasi dari perkataan Gumz tampaknya dimainkan secara real time seiring dengan perubahan manajemen proyek itu sendiri. Organisasi, manajer proyek, dan tim sekarang berurusan dengan dinamika kerja yang berubah dengan cepat serta alat dan kemampuan teknologi. Untungnya, perangkat lunak manajemen proyek menyediakan kemampuan yang dibutuhkan manajer proyek untuk menjaga kereta tetap pada jalurnya.

Banyak perkembangan baru dalam ruang perangkat lunak manajemen proyek yang melayani peran praktik dan perubahan metodologi. Namun, perkembangan ini juga secara bersamaan mendorong pergeseran tersebut. Artikel ini membahas tiga kemajuan yang paling menonjol dan berdampak.

1. Sumber Daya dan Fitur yang Kuat

Perangkat lunak manajemen proyek tidak lagi terbatas pada fitur pelacakan spreadsheet dan papan tulis. Aplikasi saat ini dapat menangani semuanya, mulai dari proyek sederhana yang melibatkan tim yang erat hingga pekerjaan kompleks dengan karyawan yang tersebar di berbagai zona waktu. Selain mengakomodasi ruang lingkup yang berbeda, perangkat lunak manajemen proyek dapat diarahkan pada fungsi dan disiplin tertentu.

Misalnya, alat manajemen proyek pengembangan perangkat lunak dapat berpusat pada pengembang atau insinyur perangkat lunak. Fitur seperti pelacakan bug membantu tim insinyur perangkat lunak mengidentifikasi dan menangani masalah dengan aplikasi yang mereka buat. Kemampuan pelacakan ini memungkinkan pengembang untuk merujuk silang masalah serupa yang pernah terjadi di masa lalu.

Selain itu, semua anggota tim dapat melihat detail dan dokumentasi masalah dan dapat terjun langsung dengan keahlian mereka. Tim teknik berpotensi memecahkan bug lebih cepat dan memiliki repositori pusat untuk dirujuk kembali. Manajer dan mereka yang ditugaskan untuk tahap proyek berikutnya akan langsung tahu mengapa aplikasi ditunda.

Beberapa alat manajemen proyek juga diarahkan untuk industri seperti konstruksi atau dirancang untuk penggunaan lintas fungsi. Aplikasi manajemen proyek melacak data yang bermanfaat bagi seluruh organisasi, terlepas dari industri atau disiplin ilmu mana yang selaras dengan fitur alat. Ini termasuk waktu yang dihabiskan untuk tugas individu dan proyek secara keseluruhan, pengeluaran dan alokasi anggaran, dan ketersediaan sumber daya internal.

2. Otomatisasi Melalui Kecerdasan Buatan

Kecerdasan buatan dan kemampuan otomatisasi sedang diintegrasikan ke dalam lebih banyak aplikasi perangkat lunak dan proses kerja. Aplikasi manajemen proyek tidak terkecuali, dengan manajer dan organisasi menjadi semakin bergantung pada AI untuk menangani tugas yang berulang. Manajer proyek juga bergantung pada AI untuk meningkatkan hasil yang dapat disampaikan dan membuat keputusan strategis.

Dalam studi Project Management Institute, 81% profesional yang disurvei mengatakan organisasi mereka dipengaruhi oleh kecerdasan buatan. Mengadopsi teknologi AI adalah prioritas tinggi bagi 37% organisasi responden. Dan harapan di antara para profesional adalah bahwa lebih banyak proyek akan menggunakan kecerdasan buatan.

Selain otomatisasi tugas rutin AI, ia memiliki kemampuan untuk memprediksi hasil dan melakukan perkiraan. Menggunakan data historis dan terkini, teknologi dapat dengan cepat menilai apakah suatu proyek akan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. AI dapat mengungkapkan apakah masuk akal bagi suatu organisasi untuk mengambil proyek tertentu atau lulus.

Untuk proyek yang dilakukan perusahaan, kecerdasan buatan akan menunjukkan cara mengoptimalkan sumber daya. Ini dapat mencakup mengidentifikasi karyawan dan kontraktor dengan keahlian yang sesuai, selain sumber daya non-manusia seperti material. Manajer proyek dan kepemimpinan eksekutif juga melihat analisis risiko dan laporan data kinerja dalam aplikasi. Tidak perlu lagi mengumpulkan dan menyinkronkan informasi dari beberapa kepala departemen.

3. Akomodasi untuk Pekerja Jarak Jauh dan Gig

Meningkatnya pekerjaan kontrak jarak jauh dan independen berdampak pada organisasi dan tim manajemen proyek. Bahkan sebelum COVID-19, penelitian Gallup mengungkapkan bahwa 36% pekerja AS berpartisipasi dalam gig economy, baik sebagai pekerjaan utama atau pekerjaan sampingan. Dengan datangnya pandemi, angka-angka ini hanya bertambah. Akibatnya, ada kemungkinan yang meningkat bahwa anggota tim proyek akan bekerja untuk lebih dari satu organisasi.

Sebuah tim proyek mungkin hanya berisi beberapa karyawan penuh waktu dari perusahaan yang mempelopori proyek tersebut. Pekerja lepas dan kontraktor independen tidak tunduk pada kondisi kerja yang sama dengan karyawan tetap. Mereka sering bekerja dari jarak jauh atau dari lokasi yang berbeda dari anggota staf W-2 perusahaan. Kontraktor independen juga memiliki lebih banyak fleksibilitas dalam bagaimana dan kapan mereka menghasilkan kiriman yang disepakati.

Meskipun manajer proyek mungkin akan bekerja dengan pekerja lepas yang sama di beberapa proyek, kontraktor mungkin juga berubah di antara penugasan. Manajer mungkin memiliki sebagian tim jarak jauh yang terdiri dari karyawan penuh waktu di atas kontraktor independen. Disparitas dalam zona waktu, lokasi kerja fisik, dan jam kerja membuat solusi dan fitur komunikasi berbasis cloud menjadi suatu keharusan.

Perangkat lunak manajemen proyek menjadi semakin kolaboratif untuk mengakomodasi peningkatan tim jarak jauh. Ini dan saling ketergantungan antara pekerja internal dan eksternal telah menggeser aplikasi ke perangkat lunak sebagai model layanan. Kontraktor dan karyawan internal dapat masuk ke aplikasi yang sama dari mana saja dengan koneksi internet. Mereka memiliki akses ke informasi dan alat yang sama dan memiliki beberapa cara untuk berkomunikasi dengan anggota tim lainnya.

Pekerja tidak perlu menunggu untuk menghubungi melalui pesan teks, panggilan video, atau email. Mereka dapat membuat catatan dalam tugas yang diberikan dan mengunggah mock-up dan dokumen lain yang mewakili pencapaian dalam garis waktu proyek. Setiap orang yang berinvestasi dalam proyek melihat apa yang terjadi dalam alat terpusat dan mengetahui langkah selanjutnya yang perlu mereka ambil. Akibatnya, tim mengalami lebih sedikit contoh rantai email dan silo data yang tidak terorganisir.

Kesimpulan

Kemajuan dalam teknologi dan kemampuan perangkat lunak manajemen proyek telah mengubah peran manajer dan tim. Skala fitur aplikasi tidak lagi mengarah pada tim kecil yang bekerja dengan jam kerja yang sama dari lokasi yang sama. Perangkat lunak manajemen proyek sekarang dibuat untuk menangani tugas khusus dan lintas fungsi, mengotomatiskan pekerjaan berulang, dan mengakomodasi tim jarak jauh.

Yang terpenting, perkembangan baru ini membantu perusahaan menilai sumber daya dan proses pengambilan keputusan mereka dengan lebih baik. Singkatnya, mereka memandu perbaikan yang dapat dilakukan organisasi agar tetap relevan dan gesit.