10 Hal Yang Harus Anda Ketahui Sebelum Menandatangani Kontrak 3 Tahun dengan Penyedia VoIP

Berkomitmen untuk kontrak dengan penyedia VoIP bisnis tidak mudah. Dan dapat dimengerti jika Anda khawatir tentang mengunci diri Anda ke dalam kontrak tiga tahun dengan penyedia VoIP bisnis. Tiga tahun bisa menjadi waktu yang lama jika Anda tidak mendapatkan layanan berkualitas yang Anda daftarkan.

Untuk memastikannya, kami akan merinci sepuluh hal penting yang perlu dipertimbangkan sebelum menandatangani kontrak tiga tahun dengan penyedia VoIP bisnis atau PBX virtual untuk memaksimalkan sistem telepon Anda dan meningkatkan pengalaman pengguna dan pelanggan secara keseluruhan.

Seperti yang baru saja kami katakan, tiga tahun bisa menjadi waktu yang lama jika layanan yang Anda daftarkan tidak memenuhi harapan Anda. Ini juga bisa menjadi tiga tahun yang mahal jika tidak ada cara untuk mundur dari kontrak. Beberapa penyedia mungkin membebankan Anda dengan biaya pembatalan seperti perusahaan telepon seluler, jadi sangat penting untuk memahami berapa biaya untuk membatalkan jika perlu.

Mengetahui kebijakan juga merupakan kunci untuk menentukan kapan waktu terbaik untuk meninggalkan kontrak. Jika Anda tinggal beberapa bulan lagi untuk memperbarui kontrak Anda saat ini, tetapi Anda tidak yakin apakah yang terbaik adalah menunggu sisa waktu atau membatalkan segera, inilah yang membuat mengetahui apa yang Anda daftarkan begitu penting. Tergantung pada situasi Anda saat ini, mungkin lebih baik menunggu atau membatalkan dan menghemat uang.

• Jika agen tampaknya ragu-ragu untuk membahas kebijakan pembatalan, itu harus dianggap sebagai tanda bahwa Anda mungkin ingin mempertimbangkan kembali pilihan Anda. Namun, sebagian besar penyedia transparan tentang harga dan dengan senang hati akan membagikan info itu.

Penyedia VoIP berbasis cloud memiliki keuntungan dengan mudah memperbarui fitur mereka secara teratur agar tetap kompetitif. Ini sangat berguna ketika kita berbicara tentang keamanan. Solusi VoIP bisnis yang dihosting di cloud harus mematuhi protokol khusus yang memastikan layanan mereka menawarkan fitur sekuritas terbaik untuk mencegah pelanggaran keamanan dan pencurian data. Vonage, misalnya, dengan jelas menguraikan hal ini di FAQ mereka.

Alasan untuk melihat seberapa sering penyedia layanan VoIP bisnis meningkatkan layanan mereka adalah karena ini menunjukkan seberapa besar mereka memprioritaskan pengalaman pengguna. Perusahaan saat ini memisahkan diri dari pesaing mereka dengan menawarkan pengalaman yang lebih baik. Jika mereka tidak menyoroti seberapa sering mereka memperbarui layanan mereka, itu bisa menjadi indikator bahwa kepentingan terbaik Anda bukanlah prioritas utama. Dan jika Anda mempertimbangkan kontrak tiga tahun dengan penyedia itu, kurangnya kegunaan akan menjadi kerugian yang signifikan bagi perusahaan Anda.

• Selalu pastikan untuk mengunjungi situs web penyedia dan memeriksa blog mereka. Mereka bahkan mungkin memiliki catatan pengembang yang menyebutkan pembaruan perangkat lunak terbaru.

Ini juga penting untuk memahami berapa banyak rencana Anda akan mendaftar untuk biaya. Terkadang dibutuhkan sedikit riset untuk mengetahui hal ini. Misalnya, lihat penyelaman mendalam yang kami lakukan tentang harga Dialpad. Bahkan lebih baik, Anda harus tahu apakah Anda akan terkunci pada harga awal itu. Tiga tahun adalah waktu yang lama di industri teknologi. Tren, fitur, dan fungsi semuanya berubah dengan cepat seiring dengan upaya untuk meningkatkan pengalaman pelanggan.

Jika Anda seorang pemula dan Anda memperkirakan bisnis Anda akan membutuhkan lebih banyak untuk tetap kompetitif, harus jelas bahwa Anda dapat meningkatkan paket Anda kapan saja. Atau, paling tidak, ada add-on yang dapat Anda beli untuk mempersonalisasi pengalaman pengguna. Prioritas berubah seiring pertumbuhan bisnis Anda. Paket yang Anda kunci sendiri seharusnya tidak menghalangi Anda untuk memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan Anda.

• Bagan perbandingan kami tentang penyedia VoIP bisnis terbaik adalah tempat yang tepat untuk memulai sebelum menandatangani kontrak tiga tahun.

Jika Anda memiliki kontrak tiga tahun di depan Anda, salah satu hal terpenting yang perlu Anda cari adalah perjanjian tingkat layanan (SLA). Solusi VoIP bisnis, SaaS, dan UCaaS menjual diri mereka sendiri pada layanan yang mereka tawarkan melalui perangkat lunak mereka. Kita tahu fungsi VoIP melalui internet daripada saluran telepon standar, itulah sebabnya penting untuk memastikan, secara tertulis, bahwa ada tingkat layanan yang disepakati yang harus disediakan.

Pemilik bisnis memahami bahwa pemadaman terjadi dari waktu ke waktu, atau bahwa sistem telepon VoIP bisnis mereka hanya dapat sebaik infrastruktur yang telah mereka investasikan. Namun, jika, sebuah bisnis mengetahui bahwa mereka tidak mendapatkan tingkat layanan yang disepakati pada awalnya atas, mereka memiliki hak untuk pergi ke SLA dan meminta uang mereka kembali atau mendapatkan layanan yang mereka bayar.

• Jika Anda mendapati diri Anda tidak menerima tingkat layanan dalam kontrak Anda dan penyedia Anda tidak membantu, Anda dapat menghubungi FCC dan menunjukkan SLA Anda kepada mereka. Dari sana, mereka mungkin memutuskan bahwa kasus Anda cukup untuk melegitimasi keluhan Anda.

Layanan yang Anda daftarkan biasanya berasal dari fitur yang tersedia untuk Anda. Sekali lagi, jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang apa yang ditawarkan masing-masing penyedia, yang harus Anda lakukan adalah membuka halaman fitur mereka. Dari sana, Anda akan melihat apa yang ditawarkan dengan setiap paket harga. Biasanya, ada kesenjangan besar antara paket termurah atau gratis dan paket tertinggi. Itulah mengapa rencana penetapan harga yang terukur sangat penting.

Tidak hanya fitur dan fungsionalitas yang dapat diskalakan dengan harga, tetapi juga harus sering diperbarui untuk memastikan pengalaman pengguna dengan kualitas terbaik. Beberapa fitur dan fungsionalitas yang tidak boleh dikorbankan pada tahun 2019 adalah komunikasi dan analitik yang didukung AI, obrolan langsung, integrasi perangkat lunak CRM, dan API.

• Jika Anda sudah menggunakan perangkat lunak CRM dan Anda tidak berencana untuk beralih ke penyedia lain, temukan penyedia VoIP bisnis yang terintegrasi dengan lancar dengan apa yang sudah Anda gunakan.

Jangan merasa berkewajiban untuk terburu-buru menandatangani kontrak tiga tahun tanpa mengetahui apa yang bisa Anda dapatkan untuk uang yang bersedia Anda belanjakan. Mungkin ada penyedia lain di luar sana yang menawarkan banyak fitur dengan harga yang jauh lebih rendah atau tanpa perlu menandatangani kontrak. Kemudian lagi, memiliki kontrak memastikan perusahaan tetap setia pada kata-kata mereka.

Ketika Anda tahu apa yang ditawarkan pesaing, Anda memberi diri Anda kesempatan untuk bernegosiasi sebelum Anda menandatangani kontrak. Ini bukan jaminan, tetapi penyedia biasanya menginginkan uang Anda, dan mereka akan berusaha keras untuk memastikan Anda ditawari pengalaman yang dipersonalisasi. Jika mereka bersedia menuliskannya, Anda tidak perlu khawatir tentang keabsahan tawaran mereka. Dan siapa yang tahu? Jika Anda benar-benar menyukai solusi telepon VoIP Anda karena satu fitur itu, Anda selalu dapat meningkatkannya.

• Jangan hanya mengejar harga terendah. Hal yang paling penting untuk diingat adalah bahwa ketika Anda memilih penyedia VoIP bisnis, itu harus sesuai dengan tujuan dan strategi bisnis Anda saat ini.

Karena bisnis bertujuan untuk mendapatkan kembali kepercayaan yang hilang dari pelanggan mereka, mereka menawarkan lebih banyak opsi dukungan untuk membuat pengalaman lebih lancar dan lebih transparan. Ini berarti mereka akan menawarkan beberapa saluran untuk terhubung dengan mereka. Ini mungkin juga berarti, meskipun belum standar industri, mereka menawarkan dukungan 24/7. Secara umum, semakin banyak yang mereka tawarkan, semakin baik. Jika Anda melihat sesuatu tentang omni-channel, pastikan untuk menanyakannya.

Dukungan pelanggan multisaluran adalah tren bisnis utama pada tahun 2019, yang berarti bahwa bisnis menawarkan kepada pelanggan mereka kemampuan untuk menggunakan beberapa saluran secara bersamaan untuk menawarkan pengalaman pelanggan yang lebih personal. Penyedia VoIP bisnis menawarkan hal yang sama kepada pelanggan mereka. Jika, misalnya, Anda adalah pemilik bisnis dan memiliki masalah dengan aplikasi, Anda harus dapat membuka aplikasi saat berbicara dengan agen dukungan pada saat yang sama sehingga mereka dapat memecahkan masalah secara real-time.

• Penyedia VoIP biasanya memiliki halaman dukungan di situs web mereka. Dari sana, Anda dapat mengakses FAQ, basis pengetahuan mereka, blog, dan banyak lagi. Pilih paket dengan dukungan pelanggan berkualitas sebelum menandatangani kontrak tiga tahun itu.

Biaya awal biasanya merupakan faktor pendorong dalam menentukan apakah penyedia VoIP bisnis tepat untuk bisnis atau tidak. Sebelum Anda menandatangani kontrak tiga tahun dengan penyedia VoIP bisnis, Anda harus memahami berapa biaya di muka. Jika Anda tidak membaca cetakan kecilnya, atau jika Anda tidak mengajukan pertanyaan apa pun kepada agen penjualan mengenai biaya ini, Anda dapat mengunci diri dalam kontrak tiga tahun di mana Anda membayar terlalu banyak.

Ini bukan untuk mengatakan bahwa penyedia VoIP ingin menipu Anda. Semakin mudah bagi Anda untuk melihat biaya pendaftaran sistem VoIP bisnis, semakin besar kemungkinan penyedia tersebut yakin dengan kemampuan mereka untuk menawarkan pengalaman pengguna yang hebat. Bahkan jika ada kejutan yang tidak Anda duga, penyedia yang baik akan merinci apa yang terjadi dan mengapa saat mencoba mencari solusi.

• Pastikan juga bisnis Anda siap untuk beralih ke solusi VoIP bisnis. Ini berarti Anda memiliki atau sedang membeli sistem telepon VoIP, Anda memiliki koneksi internet yang kuat, dan Anda memiliki komputer.

Tak perlu dikatakan bahwa Anda memerlukan koneksi internet yang stabil agar berhasil menggunakan sistem VoIP bisnis. Tapi apa artinya itu? Seperti yang mungkin Anda harapkan, itu tergantung. Tapi itu cukup mudah. Penyedia internet Anda dapat membuat perbedaan serta berapa banyak perangkat yang menggunakan wifi di kantor Anda.

Sebagai permulaan, Anda ingin tahu berapa banyak bandwidth fungsional yang didapat perusahaan Anda. Beberapa perusahaan suka mengatakan, "Hingga 200 mbps," sedangkan yang lain mengatakan, "200 mbps," yang merupakan perbedaan besar. Hanya membutuhkan 500 kbps untuk mendukung 1 panggilan telepon bersamaan. 30 mbps dapat menangani hingga 67 panggilan telepon bersamaan sambil mempertimbangkan penggunaan internet lainnya. Untuk obrolan video dan panggilan konferensi, Anda dapat menggunakan beberapa mbps. Sekali lagi, ini semua tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan. Tim dan startup yang lebih kecil dapat lolos dengan lebih sedikit, tetapi perusahaan yang lebih besar membutuhkan lebih banyak untuk menghindari masalah apa pun.

• Gunakan tes kecepatan internet kami untuk mendapatkan pembacaan yang akurat. Lakukan ini sering untuk memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda bayar. Jika Anda belum mendapatkan penyedia internet, mintalah panduan dari mereka dan beri tahu mereka niat Anda.

Mungkin juga perangkat keras yang Anda terima dengan pembelian sistem VoIP bisnis dapat rusak saat tiba atau rusak. Jika Anda membayar mahal untuk sebuah layanan, dan Anda membutuhkan perangkat keras itu untuk berfungsi dengan baik, Anda berhak menanyakan seperti apa kebijakan garansi mereka.

Tentu saja akan ada tulisan bagus, yang harus Anda minta untuk pergi ke agen sehingga Anda mengerti persis apa yang Anda dapatkan. Beberapa jaminan mungkin mencakup semuanya dalam tahun pertama sementara yang lain mungkin hanya mencakup hal-hal yang berada di luar kendali pengguna, seperti kabel yang rusak. Jadi pertama-tama, perhatikan berapa lama garansi itu baik, lalu perhatikan dengan cermat apa sebenarnya yang dicakupnya.

• Situs web Cisco memungkinkan pelanggan untuk mencari jenis garansi yang mereka terima berdasarkan produk yang mereka beli. Anda dapat mencari melalui nomor SKU atau keluarga produk. Kebijakan mereka juga tercantum dengan jelas untuk Anda tinjau kapan saja. Cobalah untuk menemukan penyedia yang transparan tentang kebijakan mereka.

Akhir kata

Anda mungkin masih bertanya-tanya mengapa Anda membutuhkan kontrak sejak awal. Alasan utamanya adalah memastikan Anda dijamin dengan fitur dan fungsi yang diiklankan di situs web penyedia. Beberapa kesepakatan tampak terlalu bagus untuk menjadi kenyataan, dan lebih sering daripada tidak, memang begitu. Namun, Anda menerima pertanggungjawaban hukum dengan mengiklankan fitur secara tertulis saat Anda menandatangani kontrak.

Tiga tahun bisa menjadi waktu yang sangat lama di industri teknologi jika Anda menandatangani kontrak tanpa mempertimbangkan salah satu variabel yang kami sebutkan di atas. Sepuluh hal penting untuk dipertimbangkan sebelum menandatangani kontrak tiga tahun dengan penyedia bisnis VoIP akan memastikan Anda menjaga kebutuhan bisnis Anda di depan dan di tengah. Kontrak yang baik akan memberi perusahaan Anda kemampuan untuk berkembang dan beradaptasi dengan perubahan zaman. Saran terakhir kami adalah bersikap skeptis terhadap penyedia VoIP bisnis mana pun yang tidak menawarkan fitur, fungsi, atau kebijakan apa pun yang kami cantumkan di atas.