4 cara untuk memaksimalkan manfaat penyedia TI

Diterbitkan: 2021-01-27

Dengan teknologi di jantung operasi bisnis Anda, tidak diragukan lagi menyewa perusahaan IT outsourcing dapat menguntungkan bisnis Anda.

Melakukan hal itu tidak hanya akan lebih murah daripada dukungan TI internal, tetapi Anda akan mendapatkan akses ke kumpulan sumber daya yang lebih besar, termasuk teknologi mahal dan pengetahuan serta pengalaman tim ahli. Dengan manfaat ini di pihak Anda, bisnis Anda akan memiliki keunggulan kompetitif yang dibutuhkan untuk tetap berada di depan kurva dan menjadi sukses.

Namun, ada beberapa pertanyaan kunci untuk ditanyakan kepada perusahaan dukungan TI Anda yang akan membantu Anda menerima layanan terbaik dan keuntungan teknis. Mengajukan pertanyaan yang tepat sebelum mempekerjakan penyedia Anda akan membantu Anda membangun kemitraan yang kuat sejak awal.

Di bawah ini adalah 4 cara hebat untuk memastikan bisnis Anda mendapatkan hasil maksimal dari dukungan TI yang dialihdayakan.

Perlakukan Mereka sebagai Mitra

Penyedia TI yang hebat tahu bahwa perannya dalam bisnis Anda jauh melebihi memberikan dukungan teknis, dan meluas hingga memberikan saran bisnis strategis yang berkaitan dengan teknologi. Sementara beberapa bisnis besar dapat mempertahankan staf TI internal untuk memanfaatkan tim MSP mereka untuk tujuan dan rencana strategis yang lebih besar, semua bisnis harus mengandalkan perusahaan TI mereka untuk menciptakan solusi terukur yang akan memanfaatkan teknologi terbaik untuk membantu bisnis mereka tumbuh.

Jangan Murahan

Meskipun mungkin menarik untuk melihat harga terendah yang tersedia untuk layanan penyedia TI, kemungkinan besar itu tidak menunjukkan penyedia terbaik untuk bisnis Anda. Lagi pula, dengan tugas-tugas penting yang terkait dengan pengelolaan TI saat ini, Anda harus bertujuan untuk merekrut yang terbaik di wilayah Anda. Jangan lupa bahwa Anda sudah memotong biaya dengan outsourcing!

Karena semakin banyak perusahaan MSP muncul dan persaingan di antara mereka meningkat, beberapa mungkin menggunakan harga yang diturunkan secara drastis sebagai strategi. Namun, sama seperti insourcing dukungan TI Anda akan lebih mahal dalam jangka panjang, menyewa dukungan TI berdasarkan harga saja juga kemungkinan akan lebih mahal.

Untuk memastikan perusahaan tersebut memiliki reputasi dan akan melakukan pekerjaan yang fantastis, mintalah referensi dari klien mereka yang ada atau studi kasus. Menggunakan taktik ini juga akan memungkinkan Anda untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan yang akan tersedia bagi Anda setelah mempekerjakan perusahaan tersebut.

Pelajari Layanan Apa yang Tersedia untuk Anda

Ada lebih banyak cara untuk mempelajari topik penting ini daripada berbicara dengan klien sebelumnya dan saat ini dari perusahaan pendukung Anda.

Kamu bisa…

Tanyakan langsung kepada Penyedia Dukungan TI Anda

"Minta dan Anda akan menerima" adalah pepatah populer karena suatu alasan!

Ingatlah bahwa penyedia Anda benar-benar mitra Anda, dan Anda berhak mengetahui lebih banyak tentang apa yang dapat mereka lakukan untuk Anda. Salah satu cara untuk menyelidiki adalah dengan menanyakan layanan mana yang diterima klien mereka yang lain akhir-akhir ini; lain adalah untuk menjadwalkan pertemuan rutin dengan MSP Anda. Dengan cara ini, ketika tren baru di dunia TI muncul – seperti yang selalu terjadi – Anda akan diberitahu dan “tahu” lebih cepat daripada nanti.

Ini adalah komponen penting dari peran penyedia TI Anda: untuk mengetahui cara terbaru teknologi dapat mendukung bisnis dan mengomunikasikannya kepada Anda untuk tujuan strategis Anda sendiri.

Apa yang ada dalam Paket Dukungan Anda?

Banyak perusahaan TI menawarkan paket berbeda kepada klien mereka yang datang dengan rangkaian layanan dan perangkat lunak yang berbeda. Sebagian besar waktu, layanan mencakup penyelesaian masalah dengan perangkat keras dan perangkat lunak standar, dan bepergian ke kantor Anda bila diperlukan.

Namun, beberapa penawaran dapat dianggap "ekstra" oleh MSP tertentu dan disertakan oleh yang lain, seperti perangkat lunak pihak ketiga, perangkat pintar, atau suku cadang perangkat keras pengganti. Ada baiknya mengetahui apa yang disertakan oleh penyedia Anda sehingga Anda dapat memanfaatkan semua yang tersedia untuk Anda.

Ketahui Tingkat Dukungan Anda dan Apa Artinya

Karena klien MSP memiliki kebutuhan yang berbeda, biasanya ada pengaturan berbeda yang disepakati ketika seorang MSP dipekerjakan. Penting untuk mengetahui tingkat dukungan mana yang Anda daftarkan sejak awal, dan pertahankan kesadaran yang berkelanjutan sehingga Anda tahu apa yang diharapkan untuk maju.

Beberapa bisnis hanya memilih dukungan bayar sesuai penggunaan, di mana mereka membayar tarif per jam untuk layanan TI apa pun. Lainnya menggunakan dukungan break-fix, di mana masalah diselesaikan berdasarkan kebutuhan dengan harga yang ditentukan. Pada tingkat yang lebih tinggi, dukungan terkelola mencakup dukungan 24/7 sesuai permintaan untuk pemecahan masalah dan bantuan, tetapi juga pemantauan sistem dan keamanan secara aktif.

Komunikasi dan Dukungan

Waktu Respons yang Handal dan Cepat

Anda harus tahu apa yang diharapkan ketika masalah teknologi muncul dan Anda harus menghubungi penyedia TI Anda untuk mendapatkan dukungan panggilan. Tentu saja, seperti biasa ketika masalah terjadi, masalah itu sering kali tidak terduga dan dapat mengganggu alur kerja Anda atau mengganggu operasi dengan pelanggan Anda.

Manajemen bisnis harus menyadari seberapa cepat mereka dapat mengantisipasi dukungan TI. Penyedia yang hebat akan merespons dalam waktu 15 menit. Mereka juga dapat menawarkan waktu penyelesaian target, tergantung pada masalah, tetapi memberikan kelonggaran di sini karena beberapa masalah mungkin menjadi lebih rumit saat dibongkar.

Beberapa Metode Kontak

Bagaimana Anda dapat menghubungi penyedia TI Anda ketika Anda membutuhkan dukungan, baik untuk kecelakaan teknis kecil, atau bahkan untuk bencana teknologi yang lebih besar?

Penyedia TI yang berbeda menawarkan mode komunikasi yang berbeda, dan penting untuk mengetahui bagaimana dan kapan menggunakannya. Umumnya, Anda selalu dapat mengirim email atau menghubungi penyedia TI Anda, tetapi beberapa bahkan mungkin menawarkan opsi obrolan langsung untuk dukungan panggilan. Penting untuk mengetahui mode mana yang digunakan untuk menghubungi penyedia Anda (bergantung pada masalah saat ini), seperti menyelesaikan masalah teknis cepat, mengatasi masalah yang berdampak lebih tinggi, atau menyiapkan pertemuan untuk menyusun strategi bisnis.

Apakah Mereka Menawarkan Dukungan Jarak Jauh?

Meskipun saat ini harus dianggap sebagai "yang diberikan", Anda mungkin masih ingin bertanya kepada penyedia Anda apakah dukungan jarak jauh tersedia.

Tentu, interaksi tatap muka menawarkan pendekatan yang lebih ramah untuk menyelesaikan masalah dan melakukan pertemuan perencanaan, tetapi dukungan jarak jauh mungkin lebih nyaman dalam kasus-kasus tertentu seperti pandemi saat ini.

Jika Anda benar-benar dalam keadaan darurat dan ingin masalah Anda diperbaiki secepat mungkin, itu mungkin terjadi lebih cepat jika tim TI Anda tidak perlu pergi ke tempat Anda. Juga, memiliki akses ke opsi jarak jauh dapat sangat bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki karyawan yang bepergian. Saat mereka jauh dari kantor, mereka tetap dapat menerima dukungan TI di mana pun mereka berada.

Terakhir, menggunakan dukungan jarak jauh berarti bahwa penyedia TI Anda dapat mengatur taktik pemantauan dan akan diberi tahu jika ada peringatan, misalnya masalah keamanan. Semakin banyak perusahaan yang menyadari manfaat dari dukungan jarak jauh karena pandemi baru-baru ini.

Memaksimalkan Manfaat Penyedia TI Anda

Raih manfaat penuh dari mempekerjakan perusahaan IT!

Mengajukan pertanyaan dan mengingat peran mereka sebagai mitra bisnis Anda dapat membantu Anda mengetahui layanan tambahan yang dapat Anda manfaatkan, dan memahami apa yang dapat Anda harapkan dari mereka.

Jika, setelah mempertimbangkan item di atas, Anda tidak merasa yakin bahwa Anda dapat menerima dukungan terbaik dari penyedia Anda saat ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menyewa perusahaan lain. Bagaimanapun, menyusun strategi pengaturan TI Anda sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda dan tidak dapat diremehkan.

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.