5 Cara Efektif Mendelegasikan Tugas dalam Manajemen Proyek

“CEO dengan talenta delegator yang tinggi menghasilkan pendapatan 33% lebih besar, yaitu $8 juta, dibandingkan mereka yang memiliki talenta tingkat rendah atau terbatas”. – Gallup

Stat di atas menunjukkan betapa pentingnya pendelegasian bagi perusahaan untuk mencapai hasil bisnis yang positif. Ketika seorang manajer mendelegasikan tugas kepada anggota tim, mereka bertanggung jawab dan bertanggung jawab untuk menjaga kualitas proyek. Itu menanamkan rasa memiliki dan menginspirasi mereka untuk bekerja lebih keras dan lebih tulus, mengurangi kemungkinan kesalahan.

Selain itu, mendelegasikan pekerjaan membebaskan beban kerja manajer untuk aktivitas yang lebih strategis sambil memberikan kesempatan untuk berkembang dan belajar bagi anggota tim. Oleh karena itu, menguasai seni pendelegasian adalah kebutuhan saat ini karena akan meletakkan dasar bagi kepemimpinan yang efektif dan efisiensi organisasi yang lebih baik.

Blog ini membahas strategi efektif untuk mendelegasikan tugas dan bagaimana solusi manajemen sumber daya SAVIOM dapat membantu implementasinya.

Tapi pertama-tama, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya.

1. Apa itu pendelegasian dan berbagai unsurnya?

Delegasi mengacu pada mentransfer tanggung jawab atau menugaskan tugas kepada anggota tim yang terampil atau bawahan yang cocok untuk melakukannya. Ini meningkatkan produktivitas dan efisiensi mereka, yang pada gilirannya akan memastikan pengiriman proyek tepat waktu.
Ada tiga elemen utama yang merangkum delegasi:

1.1. Otoritas – Otoritas mengacu pada kekuatan manajer untuk menginstruksikan karyawan untuk melakukan tugas-tugas tertentu dalam lingkup tanggung jawab mereka. Ini termasuk kekuatan pengambilan keputusan, mengalokasikan sumber daya, dan mengambil tanggung jawab untuk hasil tugas yang didelegasikan.

1.2. Tanggung jawab – Karyawan yang diberi tugas memiliki 'tanggung jawab' untuk menyelesaikannya dalam tenggat waktu dan kualitas. Ini termasuk akuntabilitas atas keberhasilan atau kegagalan tugas.

1.3. Kepercayaan: Kepercayaan adalah elemen penting dari pendelegasian. Delegator harus percaya bahwa sumber daya dapat menyelesaikan tugas secara bertanggung jawab dan andal.

1.4 Komunikasi: Manajer harus mengomunikasikan tugas, termasuk tujuan, jadwal, dan harapannya, untuk memastikan pengiriman yang sukses.

Dengan mempertimbangkan unsur-unsur pendelegasian ini, individu dan organisasi dapat secara efektif mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada orang lain, sehingga menghasilkan peningkatan kinerja dan peningkatan produktivitas.

Sekarang setelah kita mengetahui seluk beluk pendelegasian, mari kita pahami berbagai cara untuk mendelegasikan pekerjaan secara efektif kepada karyawan.

2. Cara mendelegasikan tanggung jawab kepada tenaga kerja

Menurut sebuah statistik, "hanya 30% manajer percaya bahwa mereka pandai mendelegasikan".
Namun, dengan menerapkan strategi yang disebutkan di bawah ini, manajer dapat meningkatkan keterampilan mendelegasikan dan mencapai hasil yang lebih baik.

2.1. Buat daftar tugas/sub-tugas dalam sebuah proyek

Sebelum memulai proses pendelegasian, manajer harus terlebih dahulu membuat rencana proyek yang terdefinisi dengan baik dan mendaftarkan tugas/subtugas yang harus diselesaikan. Peta jalan ini memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi tugas yang tepat yang dapat didelegasikan antar sumber daya.

Misalnya, kegiatan strategis dapat didelegasikan kepada ahli terampil yang dapat menyelesaikan proyek tanpa mengorbankan kualitas, sedangkan tugas admin dapat diberikan kepada sumber daya junior. Di sisi lain, tugas-tugas mendesak yang membutuhkan perhatian segera dapat diberikan kepada sumber daya dengan kapasitas ekstra. Perincian yang jelas ini membuat proses pendelegasian lebih terorganisir, mengarah pada efisiensi dan kesuksesan yang lebih besar.

2.2. Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang kompeten

Ketika manajer gagal mendelegasikan tugas yang tepat kepada orang yang tepat, hal itu dapat menyebabkan pelepasan, menurunkan produktivitas, dan menghambat penyelesaian proyek. Oleh karena itu, menjadi keharusan bagi manajer untuk mengidentifikasi sumber daya berdasarkan atribut mereka, seperti keahlian, pengetahuan, pengalaman, dll, dan kemudian melakukan alokasi sumber daya.

Namun, jika sumber daya yang diperlukan tidak tersedia, organisasi dapat mengambil beberapa langkah untuk memperoleh keterampilan dan kompetensi yang diperlukan. Pertama, mereka dapat memanfaatkan saluran internal seperti melakukan program pelatihan/peningkatan keterampilan. Sebagai alternatif, perusahaan juga dapat melakukan perekrutan yang direncanakan. Dengan cara ini, sumber daya yang tepat akan tersedia sebelum permulaan proyek, memastikan keberhasilan penyelesaian proyek.

2.3. Uraikan tingkat otoritas untuk semua anggota tim

Menentukan tingkat wewenang untuk semua anggota tim merupakan bagian integral dari proses pendelegasian. Ini membantu setiap orang memahami tanggung jawab mereka dan sejauh mana serta batas otoritas mereka. Dengan mendelegasikan wewenang dan kekuasaan yang terkait langsung dengan pekerjaan mereka, manajer dapat memberdayakan bawahan mereka untuk menyelesaikan tugas mereka dengan kemandirian yang lebih besar.

Misalnya, dalam proyek AEC, pengawas mendelegasikan seorang arsitek senior untuk meninjau desain yang diajukan oleh arsitek junior sebelum persetujuan akhir. Ini tidak hanya merampingkan proses peninjauan tetapi juga memberdayakan arsitek senior untuk berperan lebih aktif dalam proses pengambilan keputusan. Juga, karena mereka memiliki otonomi, itu membuat mereka merasa termotivasi untuk bekerja dan memberi mereka tujuan di perusahaan.

2.4. Berikan panduan dan dukungan yang jelas bila diperlukan

Saat mendelegasikan tugas, penting bagi manajer untuk menyampaikan ruang lingkup proyek, tujuan, dan kiriman kepada anggota tim. Ini membantu bawahan memahami saling ketergantungan proyek dan tanggung jawab masing-masing. Selain itu, manajer harus memberikan pelatihan dan alat yang diperlukan untuk mendukung anggota tim selama pelaksanaan.

Mereka juga harus mendorong saluran komunikasi yang transparan untuk kolaborasi yang efektif. Ini akan membantu mengatasi risiko tak terduga dan mendapatkan pembaruan waktu nyata tentang kemajuan proyek. Selain itu, mereka dapat membuat kebijakan pintu terbuka untuk mengatasi ide atau masalah terkait pekerjaan. Ini akan memperkuat hubungan karyawan-majikan, mendorong diskusi yang sehat, dan membuat tempat kerja lebih produktif.

2.5. Memantau kinerja tenaga kerja dan menawarkan umpan balik yang konstruktif

Manajer proyek memainkan peran penting dalam memastikan bahwa tujuan akhir proyek memenuhi harapan klien. Untuk mencapainya, bahkan setelah pendelegasian, mereka harus memantau kemajuan proyek dan melacak tingkat pemanfaatan karyawan untuk memastikan mereka tidak kekurangan/berlebihan.

Selain itu, mereka juga harus memberikan umpan balik yang konstruktif kepada karyawan secara berkala. Ini akan membantu anggota tim dalam mengidentifikasi area untuk perbaikan dan mengembangkan strategi untuk meningkatkan kinerja mereka. Dengan demikian, memastikan penyelesaian proyek yang sukses dan kepuasan klien.

Sekarang, mari kita pahami bagaimana alat pengelolaan sumber daya dapat berguna dalam menerapkan strategi di atas.

3. Bagaimana perangkat lunak manajemen sumber daya tingkat lanjut dapat membantu mendelegasikan tugas?

Dengan adopsi organisasi matriks dan meningkatnya kompleksitas proyek karena kemajuan teknologi, menjadi tantangan bagi manajer untuk mendelegasikan tugas dengan benar. Di sinilah perangkat lunak ERM modern muncul.

• Fitur visibilitas 360 derajat alat dan filter lanjutan membantu organisasi mendapatkan pandangan menyeluruh tentang keterampilan tenaga kerja, lokasi, ketersediaan, dan atribut lainnya, memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi sumber daya yang paling cocok dan mendelegasikan pekerjaan yang sesuai.
• Selanjutnya, kemampuan peramalan perangkat lunak dan laporan kapasitas-vs-permintaan membantu manajer mengidentifikasi kesenjangan permintaan dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelumnya untuk memitigasinya.
• Selain itu, laporan prakiraan vs aktual dan laporan pemanfaatan yang diperoleh secara real-time membantu dalam mengoptimalkan proses pendelegasian dengan memberikan wawasan berharga tentang tingkat pemanfaatan tenaga kerja.
• Selain itu, skenario bagaimana-jika memungkinkan manajer untuk membuat dan membandingkan berbagai skenario proyek dan menentukan rencana sumber daya yang paling sesuai. Hal ini memungkinkan manajer untuk memilih rencana sumber daya yang ideal dan membuat keputusan yang tepat terkait dengan pendelegasian.

Kesimpulan

Delegasi yang efektif adalah kunci untuk kelancaran operasi dalam bisnis. Dengan praktik yang disebutkan di atas ditambah dengan alat manajemen sumber daya yang tepat, manajer dapat secara efektif mendelegasikan tanggung jawab di antara karyawan. Ini juga akan membantu menyelesaikan tugas dengan sukses tanpa hambatan, meningkatkan profitabilitas dan keberlanjutan perusahaan.