5 Aspek Utama Manajemen Perubahan Peraturan Yang Perlu Diketahui Di Perusahaan Anda

Dalam manajemen keuangan dan investasi, kepatuhan adalah bagian penting dalam menjalankan semua jenis organisasi. Ketika peraturan berubah dan berkembang, sangat penting bagi setiap perusahaan untuk tetap mengikuti perkembangan kepatuhan yang diperlukan. Untuk mencapai tujuan itu, perusahaan harus memiliki sistem manajemen perubahan peraturan yang kuat yang ditetapkan sebagai bagian dari keseluruhan operasi mereka. Ini merupakan komponen integral dari upaya kepatuhan perusahaan mana pun dan memastikan perusahaan siap untuk setiap potensi peraturan baru yang ditetapkan oleh lembaga pemerintah (atau lainnya). Ini juga membantu organisasi dengan cepat beradaptasi ketika peraturan berubah. Selain itu, ini membantu Anda tetap mematuhi peraturan yang ada dan mencegah Anda menemukan diri Anda dalam keadaan tidak patuh. Berikut adalah lima item utama yang harus dimiliki setiap perusahaan untuk memenuhi tantangan regulasi yang dapat dihadapi saat ini.

Memahami Regulasi Di Industri Anda

Langkah pertama dalam mengelola perubahan peraturan adalah memahami peraturan apa yang berlaku untuk perusahaan Anda secara keseluruhan. Sebagian besar industri tidak mengatur diri sendiri dan perlu mengetahui seluk beluk bagaimana hal-hal seharusnya bekerja dalam kerangka operasional mereka. Itu berarti memahami bagaimana peraturan memengaruhi industri Anda, bagaimana menerapkannya secara luas ke organisasi Anda, dan mengetahui peraturan mana yang akan berdampak pada perusahaan Anda di masa depan. Di mana pun Anda bekerja, peraturan dan kepatuhan akan terlihat sedikit berbeda dari satu industri ke industri lainnya. Regulasi telekomunikasi akan sangat berbeda dengan regulasi industri keuangan misalnya. Berusaha keras untuk memahami undang-undang dan peraturan mana yang berlaku langsung bagi pelanggan, organisasi, dan pemangku kepentingan Anda. Cari tahu undang-undang federal dan internasional mana yang berlaku secara langsung atau tidak langsung pada bisnis Anda. Terakhir, Anda perlu mengetahui peraturan mana yang mungkin berdampak pada perusahaan Anda di masa depan. Lihat undang-undang yang tertunda yang dapat memengaruhi cara bisnis Anda beroperasi sehingga Anda dapat bersiap dan tidak dibutakan oleh potensi perubahan. Hal terakhir yang ingin dilakukan oleh setiap organisasi yang sukses adalah bersikap reaktif ketika sedikit proaktif dan pemahaman dapat sangat membantu untuk tetap patuh di seluruh perusahaan.

Kepatuhan

Jika Anda telah menjalankan bisnis Anda selama beberapa waktu atau bekerja di industri khusus Anda untuk sementara waktu, maka Anda memahami pentingnya kepatuhan. Pada intinya, kepatuhan hanyalah proses memastikan kebijakan dan prosedur diikuti dengan benar dan digunakan secara konsisten di seluruh organisasi. Aturan tidak harus dibuat kaku tanpa kelenturan apa pun. Mereka hanyalah pedoman dan peraturan yang konsisten yang perlu diikuti, seringkali dengan cara yang dapat bertahan dari pengawasan hukum atau tindak lanjut oleh badan pengatur. Kepatuhan cukup penting di seluruh papan. Kepatuhan membantu melindungi Anda dari tuntutan hukum atau hukuman pemerintah jika terjadi kesalahan. Ini juga secara efektif memungkinkan organisasi untuk beroperasi secara efisien. Ada lebih sedikit contoh waktu, energi, atau upaya yang terbuang untuk mencari tahu bagaimana segala sesuatunya seharusnya bekerja. Ini juga mendorong pelanggan atau pemegang saham untuk berinvestasi di perusahaan yang selalu mematuhinya. Dengan tetap patuh dan mengikuti prosedur yang benar, sebuah perusahaan dapat menjadi lebih sukses dan membuat semua orang bahagia sambil melakukan segala sesuatu dengan cara yang benar.

Pemantauan

Pemantauan adalah aspek penting dari Manajemen Perubahan Peraturan yang membantu Anda mengidentifikasi seberapa baik kinerja Anda, apa yang mungkin perlu diubah, dan mengidentifikasi apa yang berhasil (dan apa yang tidak). Pemantauan memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan dan mendeteksi masalah apa pun di sepanjang jalan. Pemantauan dapat mencakup meninjau laporan status kepatuhan, memantau peringatan, memeriksa pemberitahuan dari regulator/vendor, atau meninjau data yang Anda dapatkan dari alat pihak ketiga. Pemantauan menjadi lebih mudah dengan menggunakan beberapa jenis alat, termasuk sumber daya berbasis kecerdasan buatan yang dapat membantu Anda mengikuti semua protokol manajemen perubahan peraturan terkait untuk industri Anda. Tujuan pemantauan adalah untuk menentukan apakah organisasi Anda mematuhi semua peraturan atau tidak, setiap saat. Jadi, luangkan waktu untuk memastikan pemantauan Anda secara normal dan Anda akan dapat mempertahankan kepatuhan tanpa terlalu banyak kesulitan dari waktu ke waktu.

Audit

Audit melibatkan melakukan tinjauan rutin tentang seberapa baik proses manajemen perubahan peraturan perusahaan Anda bekerja sejauh ini (atau tidak, yang kadang-kadang bisa terjadi). Audit dapat melibatkan evaluasi dokumentasi atau perubahan waktu nyata yang telah dibuat pada berbagai kebijakan dan prosedur selama periode tertentu. Ini juga bisa berarti meluangkan waktu untuk memeriksa proses internal perusahaan Anda secara menyeluruh. Mencari efektivitas program pelatihan karyawan mungkin termasuk dalam kategori ini atau memeriksa seberapa efektif biaya prosedur perubahan peraturan Anda untuk perusahaan Anda. Apakah Anda sedang meneliti laporan, melakukan survei, atau terlibat dalam berbagai protokol manajemen risiko. Audit meningkatkan kekuatan upaya kepatuhan, menjadikannya alat yang sangat berharga bagi misi organisasi Anda untuk selalu patuh secara konsisten.

Pelaporan

Pentingnya kepatuhan yang efektif tidak dapat disangkal, tetapi tidak selalu mudah untuk mengatur atau memeliharanya. Itulah mengapa Anda memerlukan laporan yang membuktikan standar kepatuhan Anda. Bagian dari rencana Anda untuk manajemen perubahan peraturan harus melibatkan prosedur pelaporan yang kuat dan sedikit pelatihan ekstra untuk karyawan Anda. Pelaporan keuangan dan pemahaman laporan Anda adalah kunci kepatuhan yang tepat. Menetapkan program kepatuhan yang mencakup pemantauan, audit, dan proses pelaporan yang ekstensif. Ini juga merupakan kebijakan umum yang baik untuk menangani perlindungan pelapor, pelatihan etika yang diperlukan, atau praktik terbaik lainnya yang dapat membantu perusahaan Anda berhasil di tempat yang paling penting. Pada akhirnya, penting untuk memastikan semua karyawan mengetahui peraturan saat ini dalam industri dan melakukan apa yang mereka bisa untuk memastikan standar kepatuhan peraturan disiapkan, diperiksa, dan bekerja 100% sepanjang waktu di organisasi Anda.