5 langkah untuk berhasil menerapkan otomatisasi di organisasi Anda
Diterbitkan: 2021-06-1740% bisnis besar sepenuhnya mengotomatiskan setidaknya satu proses bisnis, dan Anda juga harus melakukannya. Bisnis modern terus mencari cara untuk meningkatkan kinerja dan mendapatkan keunggulan kompetitif. Mereka ingin memaksimalkan sumber daya mereka.
Otomatisasi membuat semua perbedaan.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan kekuatan teknologi. Itu sebabnya semakin banyak organisasi yang mengotomatisasi proses bisnis mereka. Otomatisasi memangkas biaya, mengurangi ruang untuk kesalahan manusia, membuat bisnis lebih produktif, memungkinkan karyawan menjadi lebih kreatif, dan merampingkan alur kerja.
Dunia bisnis telah berkembang pesat. Sekarang ada cara yang lebih baik dalam melakukan bisnis—dan melakukannya dengan lebih efisien. Sistem manajemen proses bisnis telah menjadi salah satu pendorong kelincahan bisnis, produktivitas, profitabilitas, dan kontrol. Jika Anda berpikir untuk mengadopsi otomatisasi, ikuti 5 langkah berikut untuk menerapkannya secara efektif.
- Identifikasi Tugas dan Proses yang Perlu Diotomatisasi
Otomatisasi proses bisnis sangat penting dalam bisnis modern karena mengarah pada peningkatan efisiensi dan produktivitas. Ini juga membantu organisasi untuk melayani pelanggan dengan cara yang cepat dan terorganisir. Pelanggan menyukai layanan yang sangat baik, itulah yang menentukan apakah mereka melakukan bisnis dengan perusahaan.
Perangkat lunak otomatisasi bisnis memungkinkan organisasi mengurangi biaya proses pekerjaan otomatis sebesar 30-40% dan meningkatkan efisiensinya. Tetapi jika Anda ingin menerapkan otomatisasi dan membuatnya berfungsi, Anda harus mengotomatiskan tugas dan proses yang tepat.
Beberapa proses bisnis yang dapat diotomatisasi antara lain:
- Proses perekrutan
- Orientasi karyawan
- Analisis dan retensi karyawan
- audit
- tiket dukungan TI
- Permintaan dan pemrosesan transkrip (di perguruan tinggi dan universitas)
- Pemrosesan klaim
- Piutang
- Order pembelian
- Dukungan pelanggan
- Logistik dan manajemen rantai pasokan
- Manajemen operasi
Pebble mengotomatiskan sistem fakturnya karena ingin menghemat uang. Perusahaan sekarang menghemat lebih dari $8.000 di atas kertas setiap tahun karena hampir semua fakturnya ditangani secara elektronik. Ketahui apa yang Anda otomatisasi dan mengapa Anda mengotomatiskannya.
- Tentukan Tujuan Bisnis Anda
Menetapkan tujuan bisnis penting karena berbagai alasan. Ini menyediakan cara untuk mengukur keberhasilan dan memastikan bahwa semua karyawan berada di halaman yang sama. Sebagian besar bisnis memiliki tujuan bersama ini.
- Untuk memberikan layanan pelanggan yang sangat baik
- Untuk memastikan karyawan dan sumber daya produktif
- Untuk merekrut talenta terbaik dan mempertahankannya
- Untuk memiliki nilai-nilai inti yang digerakkan oleh misi
- Untuk menikmati pertumbuhan yang berkelanjutan
Tujuan menentukan apa yang benar-benar ingin dicapai oleh perusahaan Anda. Dengan menguraikannya, Anda memastikan bahwa perusahaan berada di jalur yang benar dan fokus pada langkah-langkah yang akan membantu Anda mencapai tujuan.
Lihat tujuan perusahaan Anda saat ini dan cari tahu bagaimana otomatisasi dapat membantu. Mereka harus menyelaraskan dengan hambatan yang ingin dihilangkan oleh organisasi. Anda juga harus menemukan metode untuk mengukur keberhasilan untuk melihat apakah tujuan telah tercapai.
- Temukan Perangkat Lunak Otomasi yang Tepat
Setiap perusahaan memiliki banyak alur kerja operasional yang memakan terlalu banyak waktu atau melibatkan banyak orang: memproses faktur, mengirim email pemasaran, memperbarui akun klien, dan meluncurkan operasi internal di departemen. Tugas berulang ini melelahkan bagi karyawan dan tidak memerlukan keterampilan teknis tingkat lanjut.
Perangkat lunak otomatisasi bisnis membantu menyederhanakan perkembangan tugas yang rumit. Itu membuat transfer informasi lebih lancar, merampingkan proses yang berbeda, dan memantau perkembangan tugas secara real time. Ini juga mengurangi biaya dengan mengalokasikan sumber daya secara efisien. Dengan perangkat lunak yang tepat, kemungkinan kesalahan dihilangkan atau dikurangi seminimal mungkin. Otomatisasi memungkinkan karyawan menjadi lebih kreatif dan meneliti analitik bisnis untuk meningkatkan pendapatan bisnis.
Mesin dapat bekerja lebih cepat dan lebih lama daripada manusia, dan ini meningkatkan tingkat produksi. Perangkat lunak otomatisasi meningkatkan kualitas produk dan keandalan kerja. Semua produk diproduksi dengan spesifikasi yang sama, dan perbaikan jarang terjadi.
Ketika organisasi menggunakan sumber daya secara efisien, hasilnya adalah produktivitas yang lebih tinggi – kualitas produk yang lebih baik, keselamatan pekerja yang lebih baik, penggunaan bahan yang efisien, waktu pengerjaan pabrik yang berkurang, dan minggu kerja yang lebih pendek untuk tenaga kerja. Operasi industri otomatis meningkatkan keselamatan pekerja. Keselamatan pekerja baik untuk bisnis karena pekerja yang bahagia berkinerja lebih baik.
- Persiapkan Karyawan dan Budaya Perusahaan Anda
Ada satu hal yang sering tidak dipahami oleh bisnis dalam hal otomatisasi: membuat perubahan bisnis itu mudah, tetapi membuat karyawan menerima perubahan dan menerapkannya itu sulit. Ingat, karyawan Anda yang akan menentukan apakah otomatisasi berfungsi atau tidak
Sebuah organisasi tidak dapat mengadopsi otomatisasi tanpa melibatkan timnya. Setelah mendapatkan sistem manajemen proses bisnis, uji dan implementasikan, lalu latih karyawan Anda. Agar otomatisasi berhasil, setiap orang harus merangkul proses, dan organisasi harus memiliki budaya komunikasi
Juga, perlu disebutkan bahwa otomatisasi terkadang gagal karena kurangnya pengawasan. Beberapa bisnis kehilangan kendali atas proses otomatis mereka karena mereka percaya bahwa perangkat lunak otomatisasi akan melakukan semua pekerjaan. Tapi kesalahan ini bisa membuat apa yang tadinya menjadi keunggulan kompetitif menjadi kegagalan bisnis terbesar Anda.
Setelah mengadopsi otomatisasi, jangan memecat karyawan. Latih mereka untuk mengawasi dan mengontrol alat otomatisasi. Dengan begitu, mereka akan dapat memperbaiki alat tersebut jika tidak berfungsi.
- Waspadai Cegukan
Satu hal yang dilakukan beberapa bisnis salah adalah mengotomatisasi tugas dan proses independen yang besar. Ketika banyak proses independen diotomatisasi, mereka menjadi terlalu sulit untuk diintegrasikan pada tahap selanjutnya. Ya, Amazon dan Domino mampu mengotomatiskan seluruh layanan pengiriman mereka, tetapi bisnis besar memiliki banyak sumber daya yang mereka miliki. Jangan mencoba untuk menyalinnya.
Yang harus Anda lakukan adalah mengotomatiskan tugas kecil yang berulang terlebih dahulu, yang tidak penting untuk operasi bisnis Anda—seperti pemasaran email. Anda dapat mengotomatiskan pemasaran email dan tetap mengontrol strategi pemasaran Anda.
Anda juga dapat memutuskan untuk mengotomatiskan satu proses pada satu waktu. Misalnya, Anda bisa mulai dengan pemasaran email, lalu beralih ke faktur, lalu proses perekrutan, dan seterusnya. Memecahkan satu masalah tertentu sebelum pindah ke yang berikutnya. Selain itu, cegukan dapat terjadi saat Anda mulai menerapkan otomatisasi. Perhatikan mereka dan bersiaplah untuk menanganinya.
Mulai Mengotomatiskan Proses Bisnis Anda
Menurut penelitian, 74% organisasi mencari kasus penggunaan baru untuk otomatisasi. Mereka ingin meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan merampingkan proses mereka. Otomatisasi menyederhanakan proses bisnis dan alur kerja yang berlebihan dan kompleks. Ini memiliki dampak besar pada operasi bisnis dan kecepatan pengiriman. Monoton, tugas tingkat rendah memakan waktu dan usaha yang tidak semestinya. Dapatkan perangkat lunak otomatisasi dan buat perusahaan Anda lebih menguntungkan.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.