5 Tips Agar Tim Anda Tetap Produktif Saat Kembali ke Kantor

Dengan hampir setengah dari orang Amerika sekarang divaksinasi sepenuhnya, perusahaan mendorong untuk kembali ke bisnis seperti biasa. Perkantoran perlahan dibuka kembali, dan jalan raya di seluruh negeri sekali lagi tersumbat oleh para komuter. Sementara beberapa bisnis memilih untuk tinggal jauh tanpa batas, banyak yang memanggil pekerja kembali.

Jika tim Anda akan segera kembali ke kantor, Anda perlu membuat rencana. Beberapa anggota tim Anda tidak akan senang melepaskan fleksibilitas hidup WFH. Dan bahkan pekerja yang antusias untuk kembali ke kantor mungkin kesulitan untuk melakukan transisi itu. Berikut adalah lima langkah yang dapat Anda ambil untuk pengembalian yang lebih lancar dan produktif:

1. Tetapkan agenda untuk semua rapat.

Saat karyawan kembali ke kantor, Anda harus mengharapkan kegembiraan dan kekacauan ekstra. Seluruh tim Anda sudah lama tidak berada di ruangan yang sama, dan mereka akan bersemangat untuk bersosialisasi. Ini pasti mengarah pada banyak obrolan dan pertemuan yang umumnya kurang fokus. Membuat agenda rapat adalah kunci untuk menjaga tim Anda tetap pada tugas.

Minimal, agenda rapat Anda harus mencakup daftar poin pembicaraan dan item tindakan. Anda juga dapat mencatat siapa yang bertanggung jawab untuk memimpin setiap bidang diskusi. Untuk pertemuan yang lebih besar, mencatat berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk setiap bagian dari diskusi akan membuat semuanya tetap berjalan. Kirimkan agenda rapat Anda terlebih dahulu agar peserta dapat bersiap.

2. Menawarkan fleksibilitas karyawan di sekitar jam kerja yang sinkron.

Pekerjaan jarak jauh tidak cocok untuk semua orang, tetapi karyawan tetap menghargai kebebasan dan fleksibilitas untuk mengatur jam kerja mereka sendiri. Penelitian menunjukkan bahwa karyawan lebih bahagia ketika mereka memiliki fleksibilitas di tempat kerja, dan kebahagiaan membuat orang 12 persen lebih produktif.

Selama penguncian, banyak yang menjadi terbiasa menyelesaikan pekerjaan mereka ketika mereka dalam kondisi terbaiknya. Mereka bisa mulai bekerja lebih awal ketika mereka merasa segar atau berolahraga ketika fokus mereka mulai berkurang. Kebebasan ini juga memungkinkan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, yang membantu mencegah kejenuhan di antara para pekerja.

Tentu saja, mungkin sulit untuk menyelesaikan apa pun di lingkungan kerja yang sepenuhnya tidak sinkron. Inilah sebabnya mengapa beberapa pengusaha menetapkan waktu tertentu ketika karyawan diharapkan berada di kantor. Sepanjang sisa hari kerja, karyawan bebas untuk datang dan pergi sesuka mereka. Saat tim Anda beralih dari pekerjaan jarak jauh, Anda dapat mempertimbangkan untuk menawarkan jadwal yang lebih fleksibel.

3. Tekan tombol reset pada email dan pesan instan.

Bahkan sebelum penguncian, pekerja menghabiskan sebagian besar hari kerja terpaku pada kotak masuk mereka. Ketika tim menjadi jauh, berurusan dengan aliran email dan pesan yang terus-menerus menjadi lebih berat. Tiga puluh persen pekerja mengutip email dan pesan Slack dari rekan kerja sebagai gangguan No. 1 mereka. (Lebih dari seperlima mengatakan bahwa volume email yang mereka terima membuat mereka ingin berhenti dari pekerjaan mereka.)

Dengan pekerja yang kembali ke kantor, pertimbangkan untuk menggunakan transisi ini untuk mengatur ulang budaya kantor seputar email dan pesan instan. Seringkali jauh lebih cepat untuk menyelesaikan masalah secara langsung daripada secara tertulis. Ngerumpi setiap hari selama 10 menit dapat membantu semua orang berada di halaman yang sama dan menghindari waktu yang terbuang di kotak masuk.

Cara lain untuk mengalihkan budaya dari email adalah dengan mengukir waktu untuk pekerjaan yang mendalam. Anda dapat melakukan ini dengan menetapkan satu jam setiap hari bagi tim Anda untuk "menjadi gelap". Atau, Anda dapat mendorong karyawan untuk mengaktifkan fitur "Jangan Ganggu" Slack saat mereka perlu berkonsentrasi.

4. Lengkapi ruang istirahat dengan minuman sehat.

Semua orang tahu bahwa sulit untuk berkonsentrasi saat Anda lapar — bahkan lebih sulit lagi saat perut Anda mulai keroncongan saat rapat. Salah satu manfaat tak terduga dari kehidupan WFH adalah akses mudah ke dapur. Para pekerja tidak harus hidup dengan kopi di ruang istirahat yang buruk dan donat basi atau meninggalkan kantor untuk membeli makanan cepat saji. Mereka bisa meraih camilan sehat atau membuat makanan kapan pun mereka merasa lapar.

Menjaga pekerja tetap makan dan terhidrasi mungkin bukanlah sesuatu yang pernah Anda pikirkan, tetapi memainkan peran utama dalam produktivitas. Gula dan kafein mungkin terasa seperti obat mujarab untuk jam tiga, tetapi mereka hanya memberikan dorongan yang berumur pendek. Minum banyak air dan meraih makanan ringan yang sehat lebih mungkin membuat karyawan Anda bekerja pada kinerja puncak.

Saat Anda berencana untuk kembali ke kantor, pertimbangkan untuk mengisi ruang istirahat dengan makanan ringan yang sehat. Atau, jika anggaran memungkinkan, cobalah katering makan siang sekali atau dua kali seminggu. Saat memilih camilan, carilah sumber protein berkualitas seperti kacang-kacangan, biji-bijian, yogurt, dan keju string. Buah-buahan, sayuran, dan makanan ringan yang mengandung karbohidrat kompleks juga merupakan pilihan yang bagus. Terakhir, hindari soda dan minuman energi, dan isi lemari es dengan air kemasan, teh, dan minuman yang mengandung elektrolit.

5. Anjurkan olahraga dan gerakan.

Kita semua tahu bahwa gaya hidup yang tidak banyak bergerak itu buruk bagi kesehatan kita. Pernyataan seperti “duduk adalah merokok baru” sudah cukup untuk membuat kita semua ingin bergerak lebih banyak sepanjang hari. Tapi gerakan tidak hanya baik untuk kesehatan kita. Studi demi studi telah menemukan bahwa pekerja yang berolahraga lebih produktif. Bahkan hanya berjalan selama 30 menit saat makan siang membuat orang lebih waspada.

Sayangnya, latihan harian anggota tim Anda mungkin menjadi hal pertama yang harus dilakukan ketika mereka kembali ke kantor. Waktu yang biasanya dihabiskan untuk berolahraga mungkin akan terkuras oleh perjalanan harian para pekerja. Tekanan untuk kembali ke kantor juga bisa membuat mereka mendorong rutinitas kebugaran mereka ke belakang. Mereka mungkin merasa tidak mudah untuk melarikan diri untuk lari. Atau mereka mungkin merasa bersalah karena keluar lebih awal untuk pergi ke gym.

Sebagai seorang pemimpin, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk membantu mengekang kemunduran yang tidak sehat ini. Hal paling efektif yang dapat Anda lakukan adalah memimpin dengan memberi contoh. Pastikan untuk pergi pada waktu yang sama setiap hari, dan umumkan bahwa Anda akan pergi ke gym. Atau ukir waktu di kalender Anda untuk berolahraga di sore hari empat kali seminggu.

Jika anggaran memungkinkan, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengubah ruang konferensi yang tidak digunakan menjadi area olahraga. Anda dapat mengatur lari menyenangkan di seluruh kantor, memulai kelompok jalan kaki, atau menawarkan yoga saat makan siang. Anda bahkan dapat membayar keanggotaan gym karyawan sebagai keuntungan tambahan.

Kembali ke kantor mungkin akan disambut dengan ketakutan atau kegembiraan, tetapi pasti akan mengguncang rutinitas karyawan. Setiap kali pekerja menghadapi pergolakan besar, produktivitas mereka pasti akan menurun. Sebagai seorang pemimpin, tugas Anda adalah mengambil langkah-langkah untuk membuat transisi lebih mulus. Dengan tetap teratur, meningkatkan komunikasi, dan mempromosikan kebiasaan sehat, Anda dapat membuat pekerja tetap fokus dan berenergi.