6 Tips Memilih Software Manajemen Pengunjung yang Tepat untuk Organisasi Anda

Mengelola pengunjung adalah bagian penting untuk memastikan keselamatan dan keamanan organisasi mana pun. Dari melacak siapa yang masuk dan keluar hingga memastikan kepatuhan terhadap peraturan, perangkat lunak manajemen pengunjung telah menjadi solusi yang semakin populer untuk bisnis dari semua ukuran.

Dengan begitu banyak pilihan di pasaran, memilih perangkat lunak manajemen pengunjung yang tepat untuk organisasi Anda bisa menjadi sesuatu yang membingungkan. Dalam artikel ini, mari berikan enam tip untuk membantu Anda memilih perangkat lunak manajemen pengunjung yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan khusus organisasi Anda.

1. Identifikasi Kebutuhan Spesifik Anda

Sebelum melihat berbagai opsi perangkat lunak manajemen pengunjung, sangat penting untuk mengidentifikasi kebutuhan khusus Anda. Setiap organisasi memiliki persyaratan unik, dan memilih perangkat lunak yang tidak memenuhi kebutuhan tersebut dapat menyebabkan inefisiensi dan pemborosan sumber daya.

Mulailah dengan menentukan jumlah pengunjung yang Anda antisipasi dan frekuensinya. Selanjutnya, pertimbangkan informasi apa yang perlu Anda kumpulkan dari pengunjung, seperti informasi kontak atau identifikasi. Terakhir, jika organisasi Anda memiliki protokol keamanan khusus, pastikan perangkat lunak dapat mengakomodasi persyaratan tersebut.

Selain itu, pertimbangkan jika Anda memerlukan perangkat lunak yang terintegrasi dengan sistem lain, seperti kontrol akses atau kamera keamanan. Misalnya, beberapa organisasi mungkin memerlukan perangkat lunak untuk prapendaftaran atau check-in mandiri, sementara yang lain mungkin memprioritaskan sistem yang menawarkan pelacakan dan pelaporan waktu nyata.

2. Pastikan Kepatuhan

Memastikan kepatuhan penting saat memilih perangkat lunak manajemen pengunjung untuk organisasi Anda. Bergantung pada industri dan lokasi Anda, mungkin ada peraturan khusus yang harus Anda patuhi terkait pengelolaan pengunjung.

Misalnya, fasilitas layanan kesehatan mungkin perlu mematuhi peraturan HIPAA yang mengharuskan mereka mengumpulkan dan mengamankan informasi pasien. Demikian pula, bisnis yang berurusan dengan data sensitif mungkin perlu mematuhi GDPR, yang mengharuskan mereka mendapatkan persetujuan pengunjung untuk pengumpulan dan pemrosesan data.

Saat mengevaluasi perangkat lunak manajemen pengunjung, carilah solusi yang dirancang untuk mematuhi peraturan yang relevan dan memiliki fitur keamanan yang diperlukan untuk melindungi informasi pengunjung. Selain itu, pastikan perangkat lunak diperbarui secara berkala untuk memenuhi persyaratan kepatuhan yang terus berubah.

3. Evaluasi Keramahan Pengguna

Perangkat lunak harus mudah digunakan dan dinavigasi untuk pengunjung dan anggota staf, terlepas dari kemampuan teknis mereka. Saat menilai perangkat lunak manajemen pengunjung, cari solusi dengan antarmuka intuitif dan instruksi pengguna yang jelas. Selain itu, perangkat lunak harus mudah disiapkan dan dikonfigurasikan, dan pengunjung harus dapat dengan cepat dan mudah check-in dan check-out.

Keramahan pengguna adalah salah satu faktor terpenting organisasi saat memilih perangkat lunak manajemen pengunjung. Menurut iTrobes, 77% aplikasi kehilangan pengguna aktif hariannya dalam waktu seminggu karena menurut mereka aplikasi tersebut tidak ramah pengguna atau mudah digunakan. Oleh karena itu, kemudahan penggunaan adalah faktor terpenting dalam proses pengambilan keputusan mereka.

Memilih perangkat lunak manajemen pengunjung yang mengutamakan keramahan pengguna dapat meningkatkan produktivitas staf dan kepuasan pengunjung, yang menghasilkan pengalaman positif bagi semua pihak yang terlibat.

4. Pertimbangkan Integrasi

Mengintegrasikan perangkat lunak manajemen pengunjung dengan sistem lain dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan operasi organisasi Anda. Oleh karena itu, saat memutuskan perangkat lunak manajemen pengunjung, penting untuk mempertimbangkan apakah perangkat lunak tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti kontrol akses, kamera keamanan, atau direktori karyawan.

Kemampuan integrasi merupakan faktor penting bagi bisnis saat memilih perangkat lunak manajemen pengunjung. Komputer Online mengklaim bahwa dengan integrasi yang tepat, organisasi dapat menggunakan data antar departemen dengan cerdas. Selain itu, integrasi dengan sistem lain adalah salah satu faktor terpenting saat memilih perangkat lunak manajemen pengunjung.

5. Periksa Fitur Keamanan

Saat memilih perangkat lunak manajemen pengunjung, keamanan harus menjadi prioritas utama. Data terbaru menunjukkan bahwa keamanan menjadi perhatian utama bisnis saat memilih sistem manajemen pengunjung.

Menurut Markets and Markets, fitur keamanan adalah salah satu faktor terpenting bagi bisnis saat memilih perangkat lunak manajemen pengunjung. Selain itu, penelitian ini menemukan bahwa kebutuhan untuk mengamankan data rahasia dan mengadopsi administrasi tanpa kertas mendorong pertumbuhan perangkat lunak.

Oleh karena itu, carilah solusi yang memiliki fitur keamanan yang tangguh seperti enkripsi data, penyimpanan data yang aman, dan autentikasi multi faktor.

Juga, pertimbangkan apakah perangkat lunak dapat melacak aktivitas pengunjung dan menghasilkan jejak audit. Penting juga untuk memastikan bahwa vendor perangkat lunak mematuhi praktik terbaik industri untuk keamanan dan memperbarui perangkat lunak secara teratur untuk mengatasi kerentanan apa pun.

6. Kustomisasi

Kustomisasi merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak manajemen pengunjung. Setiap organisasi memiliki persyaratan dan preferensi unik, dan perangkat lunak harus dapat mengakomodasi kebutuhan tersebut.

Menurut laporan baru-baru ini oleh Digital Journal, ukuran pasar perangkat lunak manajemen pengunjung global diperkirakan akan mencapai USD 2492 juta pada tahun 2028, dengan permintaan yang signifikan untuk solusi perangkat lunak yang dapat disesuaikan. Penyesuaian memungkinkan organisasi menyesuaikan perangkat lunak dengan kebutuhan khusus mereka, meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.

Memilih perangkat lunak manajemen pengunjung yang dapat disesuaikan dapat meningkatkan pengadopsian dan kepuasan pengguna, yang menghasilkan pengalaman yang lebih positif bagi staf dan pengunjung. Penyesuaian juga dapat membantu membedakan organisasi Anda dan menciptakan citra yang lebih profesional.

Singkatnya

Di dunia sekarang ini, manajemen pengunjung telah menjadi aspek penting dari keamanan dan efisiensi organisasi. Memilih perangkat lunak manajemen pengunjung yang tepat dapat membantu organisasi merampingkan proses check-in pengunjung, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan melindungi data sensitif.

Dengan mempertimbangkan kiat-kiat ini dan memilih perangkat lunak manajemen pengunjung yang tepat, organisasi dapat meningkatkan keamanan dan efisiensinya sambil memberikan pengalaman positif kepada staf dan pengunjung. Pada akhirnya, perangkat lunak manajemen pengunjung yang tepat dapat membantu organisasi menciptakan lingkungan yang lebih aman dan produktif untuk semua orang.