7 manfaat menggunakan pengingat janji temu email
Diterbitkan: 2021-05-28Mungkin ada saat dalam hidup Anda ketika Anda lupa menghadiri salah satu janji Anda hanya karena Anda lupa bahwa Anda memiliki janji itu sejak awal. Lagi pula, beberapa hari lebih sibuk daripada yang lain, dan mungkin ada saat-saat di mana Anda lupa mencatat beberapa janji yang telah Anda jadwalkan sendiri. Ketika Anda seorang klien dan melewatkan janji temu, itu bukan masalah besar.
Namun, jika Anda seorang manajer atau pemilik bisnis dan klien Anda melewatkan satu atau lebih janji temu Anda, Anda tidak boleh menganggap enteng hal itu. Kehilangan janji berarti Anda baru saja melewatkan peluang untuk memiliki pelanggan baru atau pelanggan tetap atau menjalin kemitraan baru dengan merek lain. Ingatlah bahwa janji temu dijadwalkan sejak awal sebagai cara mengatur waktu untuk bertemu secara formal dengan manajer, rekan kerja, atau klien lain. Kali ini digunakan untuk membahas lebih lanjut beberapa hal yang berkaitan dengan pertumbuhan bisnis, produk, atau hubungan klien Anda.
Konsekuensi Dari Klien Yang Kehilangan Janji Temu
Ketika klien Anda cenderung melewatkan satu atau lebih janji temu mereka, baik sengaja atau tidak, itu dapat membawa efek buruk pada bisnis Anda. Ini bisa berarti hilangnya keuntungan untuk hari itu dan merusak aliran operasi bisnis Anda. Janji temu yang terlewat oleh klien juga bisa berarti bahwa mereka mulai kehilangan keterlibatan atas bisnis Anda. Oleh karena itu, penting untuk berhati-hati terhadap klien Anda, terutama mereka yang cenderung tidak datang lebih sering pada janji temu yang dijadwalkan.
Salah satu cara untuk meningkatkan hubungan pelanggan Anda dan membantu klien Anda berada di jalur yang benar dengan janji temu mereka adalah melalui email pengingat janji temu. Dengan cara ini, Anda dapat mengingatkan klien Anda dan memastikan mereka tidak melewatkan salah satu janji mereka dan memperkuat komunikasi Anda dengan mereka dengan harapan memiliki lebih banyak janji dengan mereka di masa depan.
Kenali manfaat pengingat janji temu email dan mengapa Anda harus mulai melakukan ini untuk klien dan bisnis Anda.
- Mencentang Daftar Tugas Harian Anda
Saat Anda menjalankan bisnis, dapat dipahami bahwa Anda memiliki banyak tanggung jawab di tangan Anda. Daftar tugas harian Anda selalu penuh dan terkadang terasa tidak ada habisnya. Jika daftar periksa Anda mencakup menghubungi setiap klien dalam daftar janji temu Anda, Anda dapat berharap bahwa Anda akan tertinggal jauh dengan sisa tanggung jawab hari Anda.
Namun, jika Anda menggunakan pengingat janji temu email untuk setiap klien Anda, Anda dapat menghemat banyak waktu. Anda dapat menandai tugas ini dari daftar periksa Anda dan membiarkan perangkat lunak online melakukan pekerjaan mengingatkan klien Anda tentang janji temu mereka yang akan datang.
- Penggunaan Telepon Lebih Rendah
Misalkan Anda perlu menghubungi setiap pelanggan secara manual untuk mengingatkan mereka tentang janji temu mereka. Meskipun ini adalah cara yang efektif untuk mengatur mereka sebagai pengingat dan memastikan mereka muncul, ini juga bisa berarti Anda harus menginvestasikan banyak waktu di ponsel Anda. Dan terkadang, waktu Anda di telepon dengan klien Anda tidak dapat diprediksi, terutama jika ada beberapa yang terlibat dalam percakapan panjang, sehingga mengikat sebagian besar waktu Anda dengan mereka dan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas Anda yang lain.
Dengan mengirimkan email pengingat janji temu, Anda masih dapat mengingatkan klien Anda tentang janji temu mereka tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu Anda. Anda kemudian akan memiliki banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas Anda yang lain selain menggunakan telepon Anda.
- Lebih Sedikit Waktu yang Dibuang Berarti Lebih Banyak Uang
Ketika Anda terus-menerus di telepon, lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas penting lainnya yang sangat penting untuk menjalankan bisnis Anda. Hal ini cepat atau lambat dapat memengaruhi operasi, penjualan, dan laba bisnis Anda. Terutama bagi bisnis yang lebih banyak menyediakan layanan seperti salon, spa, atau toko mobil, menginvestasikan lebih banyak waktu dengan ponsel Anda berarti Anda akan memiliki lebih sedikit waktu untuk fokus pada pelanggan yang sudah ada di sana bersama Anda untuk memanfaatkan layanan Anda.
Dengan menggunakan pengingat janji temu email, Anda masih dapat meminta klien Anda tentang janji temu mereka tanpa mengorbankan waktu Anda dengan klien Anda saat ini. Akan lebih mudah bagi Anda untuk fokus pada pelanggan dan tugas menghasilkan uang lainnya.
- Kurangi Kemungkinan Gangguan
Misalkan Anda sedang melakukan servis untuk klien Anda, seperti menata rambut atau memperbaiki mobil mereka, ketika tiba-tiba telepon perusahaan Anda berdering. Mengganggu layanan Anda untuk mengangkat panggilan adalah bentuk negatif dari layanan pelanggan. Jumlah panggilan telepon yang Anda terima akan meningkat jika Anda cenderung mengingatkan klien Anda tentang janji mereka melalui panggilan telepon, karena sebagian besar dari mereka mungkin akan membalas panggilan tersebut.
Jika Anda ingin memastikan bahwa Anda memberikan layanan pelanggan terbaik dan menghindari gangguan apa pun dengan pekerjaan Anda, sebaiknya ingatkan pelanggan Anda melalui email daripada SMS atau telepon.
- Mencegah Klien Tidak Hadir
Sudah umum bagi sebagian besar bisnis untuk mendasarkan staf dan jadwal mingguan mereka pada jumlah klien yang ditunjuk untuk minggu tertentu. Semakin banyak janji temu yang Anda miliki untuk minggu itu, semakin banyak staf yang dibutuhkan. Namun, ketika klien lupa tentang janji mereka, kemungkinan mereka tidak akan muncul di kantor Anda seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, beberapa staf Anda yang ditugaskan untuk hari atau minggu itu tidak akan dapat melakukan layanan apa pun, sehingga tidak menghasilkan keuntungan.
Mengingatkan klien Anda tentang janji mereka sangat penting bagi bisnis Anda untuk terus menghasilkan uang. Belum lagi kelebihan staf juga dapat menyebabkan masalah keuangan karena Anda harus mengeluarkan biaya untuk gaji karyawan Anda meskipun memiliki klien yang tidak datang. Jadi, gunakan pengingat janji temu email untuk keuntungan Anda dan cegah peluang yang hilang hanya karena klien melupakan janji temu mereka.
- Pembatalan Alih-alih Tidak Hadir
Mengirim email pengingat janji temu tidak hanya akan memberi tahu klien Anda, tetapi ini juga akan memberi mereka kesempatan untuk melakukan pembatalan saat dibutuhkan. Pembatalan jauh lebih mudah ditangani daripada ketidakhadiran. Ketika klien membatalkan beberapa hari sebelum janji temu mereka, Anda masih memiliki cukup waktu atau hari untuk mencari pelanggan lain untuk mengisi slot waktu yang kosong. Sedangkan jika klien tidak muncul seperti yang diharapkan, itu sudah dianggap kerugian untuk hari kerja itu.
Selain pembatalan, klien Anda juga memiliki kesempatan untuk menjadwal ulang jika perlu. Lagi pula, beberapa klien memiliki alasan yang sah mengapa mereka tidak dapat datang ke jadwal semula, sehingga saat Anda menjadwal ulang janji temu mereka, Anda masih dapat memiliki waktu untuk memberi ruang bagi klien lain untuk mengisi jadwal mereka.
- Pengingat Janji Temu Email Ramah Klien
Jika Anda tidak ingin diganggu dengan panggilan klien selama jam kerja, hal yang sama berlaku untuk klien Anda. Anda mungkin tidak pernah tahu apakah klien Anda siap menerima panggilan bisnis karena mereka mungkin di tempat kerja, sekolah, atau rapat. Menggunakan pengingat janji temu email tidak hanya akan menguntungkan bisnis Anda tetapi juga pelanggan Anda.
Garis bawah
Semakin banyak perusahaan sekarang menggunakan pengingat janji temu email untuk meningkatkan layanan pelanggan mereka dan menjaga komunikasi yang sehat dengan klien mereka. Jika Anda ingin tetap berada di atas layanan Anda dan berada pada tingkat yang kompetitif dengan pesaing bisnis Anda, gunakan alat ini untuk keuntungan Anda dan pertahankan keterlibatan klien Anda dan ingatkan tentang janji temu mereka untuk memastikan penjualan Anda akan terus datang.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.