7 cara jitu untuk mengelola debitur Anda dengan lebih baik

Saat mengelola arus kas untuk usaha kecil dan menengah, penting untuk memiliki sistem manajemen yang sederhana namun komprehensif untuk melacak debitur Anda. Bahkan, untuk masing-masing perusahaan, ini mungkin salah satu hal terpenting yang dapat dilakukan bisnis untuk menghindari pembayaran yang terlewat, data keuangan yang tidak terpelihara dengan baik, dan banyak masalah masa depan lainnya.

Dari kredit perdagangan (bisnis meminjamkan dana satu sama lain) dan pemeriksaan latar belakang yang komprehensif hingga pembayaran pelanggan yang tidak terpantau dengan baik, menjaga hutang bisnis eksternal dan internal Anda dapat membantu mengurangi beban keuangan, meningkatkan piutang Anda, dan membantu perusahaan Anda untuk membayar sendiri kreditur secara lebih tepat waktu.

1 Menerapkan kejelasan dalam kekacauan faktur

Kedengarannya mudah pada prinsipnya. Lagi pula, bisnis apa yang tidak dimulai dengan rencana untuk mengelola transaksi keuangannya dengan hati-hati? Tetapi ketika Anda berada di tengah-tengahnya, dan banyak biaya, pinjaman, dan faktur dengan cepat masuk dan keluar dari departemen akuntansi Anda, bagaimana Anda akan memastikan bahwa Anda menghindari masalah yang tidak perlu?

Nah, itu semua soal persiapan, komunikasi, dan refleksi diri yang bisa dirangkum dalam 7 langkah efektif. Patuhi kiat-kiat ini untuk memastikan UKM Anda selangkah lebih maju dari pembayarannya dan menerima dana yang diperlukan tepat waktu.

2 Rangkullah manfaat dari faktur elektronik

Faktur elektronik adalah cara sederhana dan berkelanjutan untuk memastikan bahwa pelanggan atau debitur menerima faktur segera dengan lebih mudah dilacak untuk bisnis Anda juga. Faktur digital telah menjadi populer selama bertahun-tahun, dan dengan pembaruan dan pengingat otomatis bagi pelanggan untuk membayar dalam jangka waktu yang disepakati, tidak sulit untuk mengetahui alasannya.

Secara umum, faktur elektronik dapat dikirimkan dengan cara berikut:

• Email langsung dari platform perangkat lunak akun
• Faktur dikirim langsung ke portal pelanggan
• Faktur yang terintegrasi dengan sistem akuntansi Anda

Either way, platform akuntansi mengirimkan pemberitahuan kepada pelanggan atas nama bisnis Anda, yang memberi Anda pembaruan terus-menerus tentang status faktur dan detail lebih lanjut tentang riwayat pembayaran pelanggan reguler.

3 Apakah Anda menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal?

Sebagai cara membujuk orang untuk menggunakan layanan mereka lagi dan membayar tepat waktu, banyak bisnis sekarang menawarkan semacam insentif untuk membantu menerima pembayaran lebih cepat dari pelanggan. Secara khusus, diskon pada faktur atau barang sebagai ganti pembayaran pada tanggal awal tertentu telah terbukti sangat efektif.

Namun, insentif ini sepenuhnya bergantung pada banyak faktor yang berbeda, termasuk jenis industri tempat Anda beroperasi, kebutuhan perusahaan Anda akan pembayaran yang cepat, dan kesediaan Anda untuk menurunkan harga demi penyelesaian yang lebih cepat.

4 Konfirmasikan ketentuan pembayaran sebelum melanjutkan

Jika pelanggan atau klien baru mendapat kesan bahwa tidak apa-apa untuk memakan waktu lebih lama dari batas standar 30 hari untuk membayar faktur mereka, maka kemungkinan besar mereka akan melakukannya. Untuk menghindari masalah ini, menyetujui persyaratan pembayaran sebelum melanjutkan adalah cara yang bagus untuk mengurangi masalah yang tidak perlu di kemudian hari.

Bisnis Anda tidak perlu khawatir tentang mengelola untuk tetap bertahan sampai faktur telah dibayar. Penting untuk diingat bahwa Anda menyediakan barang atau jasa dengan pemahaman pembayaran cepat untuk mereka. Hanya menerima klien atau beban kerja baru dan tidak menetapkan tanggal pembayaran tertentu tidak akan pernah mengarah pada hasil yang saling memuaskan.

5 Ikuti dan ingatkan mereka tentang tanggal yang disepakati

Setelah mengirimkan faktur Anda, tunggu beberapa hari dan hubungi untuk menanyakan statusnya dengan sopan. Bahkan jika Anda memiliki pembaruan digital, tidak ada yang salah dengan panggilan telepon kuno yang baik untuk mengonfirmasi bahwa mereka telah menerimanya dan bahwa mereka mengetahui batas waktu pembayaran.

Jika Anda tidak nyaman untuk terus terang, Anda dapat menggunakan pembaruan sebagai alasan untuk menelepon pelanggan yang bersangkutan. Bahkan, Anda bahkan dapat menelepon untuk memberi tahu mereka bahwa itu ada di portal faktur mereka sebagai pengingat yang sopan, alih-alih mempertanyakan kapan Anda akan dibayar.

Untuk setiap skenario ini, yang paling penting adalah Anda menuliskan dan mencatat aspek-aspek panggilan telepon Anda berikut ini:

• Waktu Anda menelepon
• Orang yang Anda ajak bicara
• Apa yang dikatakan selama panggilan?
• Apa yang mereka konfirmasikan dengan Anda tentang pembayaran

Mudah-mudahan, itu tidak akan sampai pada situasi di mana Anda perlu menghubungi mereka lagi dan mengeluh, atau terus-menerus meminta pembaruan. Namun, jika ini masalahnya, informasi di atas akan membantu memperkuat kasus Anda agar pelanggan dapat mempertahankan kesepakatan mereka, dan memberi Anda informasi yang diperlukan untuk mengeskalasi keluhan Anda.

Anda memiliki hak hukum untuk menuntut pembayaran dalam waktu 60 hari dari transaksi bisnis, jadi jika periode pembayaran yang lebih lama tidak disepakati sebelumnya, beri tahu mereka tentang konsekuensi potensial dan bunga lebih lanjut atas jumlah yang mungkin mereka keluarkan.

Lakukan pemeriksaan kredit menyeluruh

Tidak ada yang ingin merasa seolah-olah mereka tidak dapat mempercayai kata-kata pelanggan, tetapi untuk bisnis kecil hingga menengah, terkadang kemewahan itu tidak layak. Jika debitur mengalami kebangkrutan, menerbitkan nota kredit selama berbulan-bulan kerja keras tidak akan terpenuhi, dan keuangan Anda akan menimbulkan murka masalah yang dapat dengan mudah dihindari dengan pemeriksaan latar belakang sederhana.

Pelajaran di sini? Sedikit admin di awal hubungan bisnis potensial dapat menghemat banyak kerumitan berbulan-bulan di jalan. Anda hanya melindungi kepentingan bisnis Anda, jadi jangan takut untuk mempelajari beberapa pemeriksaan latar belakang sebelum membuat keputusan akhir tentang klien.

6 Analisis fleksibilitas pembayaran dan kompatibilitas sistem Anda

Menganalisis fleksibilitas pembayaran yang Anda tawarkan dapat dilakukan dalam dua bentuk utama – fleksibilitas digital dan fleksibilitas bisnis. Keduanya membantu menentukan apa yang dapat dan tidak boleh diizinkan oleh perusahaan Anda saat menangani pembayaran dari pelanggan.

Di satu sisi, penting untuk memiliki sistem yang kompatibel dengan sistem lain dan dapat berintegrasi dengan mulus untuk memastikan bisnis Anda menerima dana tersebut tepat waktu. Lagi pula, tidak ada gunanya menawarkan diskon faktur elektronik untuk pembayaran cepat hanya untuk pelanggan baru yang mengetahui bahwa portal pembayaran Anda tidak dapat mengakomodasi mereka!

Di sisi lain, penting juga bahwa Anda jelas dan terbuka tentang bagaimana Anda dapat menerima pembayaran sebelum menyetujui kontrak. Jika Anda tidak dapat menawarkan paket pembayaran yang memberi pelanggan kesempatan untuk melakukan pembayaran bulanan yang lebih kecil, atau perusahaan Anda hidup dan mati dengan jendela 60 hari antara pengiriman layanan dan pembayaran, penting untuk mengomunikasikannya di awal.

7 Lakukan bagian Anda untuk memastikan pembayaran yang cepat

Memiliki kemampuan untuk menantang proses internal Anda sendiri sangat penting untuk metode terakhir untuk mengelola debitur Anda dengan lebih baik – melakukan bagian Anda untuk memfasilitasi pembayaran yang lebih cepat. Kegagalan untuk melakukan ini dapat menyebabkan pelanggan menerima dan memproses faktur lain yang tiba tepat waktu dan menempatkan Anda di belakang kompor.

Menunggu hingga akhir bulan untuk mengirimkan semua faktur Anda adalah resep bencana. Alih-alih, buatlah rutin untuk menaikkan faktur dalam jangka waktu yang ketat dari pekerjaan yang sedang diselesaikan. Pastikan untuk menjaga agar faktur tetap akurat dan periksa kembali setiap detail sebelum mengirimkannya.

Jika Anda dapat menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda adalah mesin keuangan yang cepat, teliti, dan diminyaki dengan baik, itu akan memberi mereka motivasi untuk merespons dengan baik dan membayar sesegera mungkin. Sebagai sebuah perusahaan, Anda membuat langkah pertama dengan mengirimkan faktur, Anda mengatur nada bagaimana hubungan lainnya akan berjalan dengan baik.