7 tips cara mendapatkan sponsorship untuk suatu acara
Diterbitkan: 2021-08-19Mendapatkan sponsor tetap menjadi salah satu pilihan pembiayaan paling populer untuk acara, terutama untuk penyelenggara acara kecil yang tidak dapat mengandalkan anggaran acara dan pemasaran mereka sendiri.
Namun, menemukan dan mengamankan sponsor bisa lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Bagi mereka yang pernah mencoba mendapatkan sponsor di masa lalu, Anda harus tahu rasa frustrasi karena proposal sponsor Anda ditolak, atau lebih buruk lagi, tidak mendapat tanggapan sama sekali.
Membutuhkan sponsor saat ini tetapi tidak tahu harus mulai dari mana? Anda telah datang ke tempat yang tepat. Di sini kami akan membagikan beberapa tips dan strategi efektif yang dapat Anda gunakan untuk menarik, meyakinkan, dan membangun hubungan jangka panjang dengan sponsor Anda.
- Pilih Sponsor Target yang Tepat
Salah satu faktor terpenting dalam mengamankan sponsor adalah memastikan Anda menargetkan sponsor yang paling ideal.
Kesepakatan sponsorship terbaik adalah kesepakatan di mana kedua belah pihak bisa mendapatkan nilai yang sama dari satu sama lain, jadi penting untuk terlebih dahulu memahami bagaimana acara Anda akan memberikan nilai kepada calon sponsor dan pada saat yang sama menilai dengan cermat bagaimana acara Anda akan mendapatkan keuntungan (termasuk uang manfaat) dari kesepakatan sponsor.
Secara umum, Anda harus menargetkan calon sponsor yang:
- Memiliki profil audiens yang relatif sama dengan Anda, baik dari segi demografi maupun minat. Itu tidak harus 100% sempurna, tetapi semakin mirip target pelanggan Anda dengan sponsor Anda, kemitraan akan semakin bernilai.
- Memahami secara objektif nilai sponsorship. Umumnya menargetkan merek yang telah mensponsori acara di masa lalu akan memberi Anda tingkat keberhasilan yang lebih tinggi.
- Sejajarkan dengan baik dengan nilai acara Anda. Misalnya, jika acara Anda berpusat pada olahraga, tidak masuk akal untuk mendapatkan sponsor dari merek rokok.
Cara yang bagus untuk mengidentifikasi sponsor target Anda adalah dengan menargetkan merek yang disukai peserta target Anda, dan Anda dapat melakukannya melalui riset pasar yang tepat dan pemantauan media sosial.
- Kembangkan Proposal Sponsor yang Efektif
Tentunya salah satu faktor kunci dalam menentukan keberhasilan Anda dalam mendapatkan sponsor adalah seberapa bagus proposal acara Anda.
Ingatlah bahwa sponsor target Anda kemungkinan akan mendapatkan banyak proposal acara seperti milik Anda setiap hari. Jika proposal Anda umum dan tidak menarik, mungkin akan langsung dibuang ke tempat sampah.
Pastikan proposal Anda menonjol dan dirancang dengan baik. Kesan pertama memang penting.
Proposal acara Anda harus mencakup:
- Siapa kamu. Merek hanya akan mensponsori penyelenggara acara dan perusahaan yang mereka anggap kredibel dan dapat dipercaya. Ceritakan kisah Anda, dan jika mungkin, buat hubungan emosional. Jelaskan apa yang dilakukan perusahaan Anda dan pernyataan misi Anda.
- Penghargaan masa lalu. Jika Anda telah berhasil menyelenggarakan acara sebelumnya, tunjukkan dalam proposal. Ini penting untuk membangun kredibilitas Anda sebagai penyelenggara.
- Demografi penonton. Jelaskan audiens target Anda sehingga sponsor target dapat mempertimbangkan apakah mereka dapat menjangkau audiens yang tepat dengan mensponsori acara Anda.
- Pendanaan. Bersikaplah spesifik dan to the point tentang jumlah dana yang Anda butuhkan. Berikan perincian ke mana dana akan digunakan.
- Teliti Sponsor Target Anda Secara Menyeluruh
Sebelum menjangkau calon sponsor, teliti apa yang mereka lakukan, misalnya:
- Apakah mereka telah mensponsori acara baru-baru ini
- Bagaimana tren/peristiwa terkini memengaruhi bisnis mereka
- Apakah mereka meluncurkan produk atau layanan baru
- Apakah ada perubahan manajemen/kepemimpinan
Mengetahui informasi ini dapat membantu Anda mempersonalisasi penawaran untuk meningkatkan peluang mendapatkan penawaran sponsor.
- Komunikasikan Bagaimana Anda Dapat Memberikan Nilai
Sekali lagi, sponsor harus menjadi hubungan dua arah di mana kedua belah pihak mendapat manfaat dari kesepakatan. Anda akan membutuhkan dana untuk mereka, tetapi apa yang akan mereka dapatkan dari mensponsori acara Anda?
Berikut adalah beberapa contoh nilai dan insentif yang dapat Anda tawarkan kepada sponsor Anda:
- Penempatan logo dan nama merek pada materi promosi acara
- Untuk pameran atau pameran dagang, praktik standarnya adalah memberikan stan gratis kepada sponsor
- Sebutkan sponsor (dan penempatan logo) di postingan media sosial, buletin email, postingan blog, dan konten lainnya
- Tawarkan diskon tiket dan gratis terkait acara kepada mereka yang membeli produk atau layanan sponsor
- Wajibkan bagi mereka yang mengikuti kontes atau hadiah terkait acara untuk menyukai pos media sosial sponsor dan/atau mengikuti profil media sosial
- Gunakan Data Untuk Mencadangkan Penawaran Anda
Jika Anda pernah menyelenggarakan acara serupa di masa lalu, Anda dapat membagikan data acara untuk membantu membuktikan potensi ROI acara Anda terhadap investasi sponsor mereka.
Anda dapat berbagi:
- Tingkat kehadiran (persentase pendaftar yang benar-benar hadir)
- Pendapatan kotor dari promosi
- Jumlah anggota komunitas aktif yang Anda miliki saat ini
- Demografi kehadiran Anda
- Tingkat konversi kunjungan-untuk-pembelian
- Metrik keterlibatan media sosial
Dan informasi relevan lainnya tergantung sponsor target Anda.
- Identifikasi Pembuat Keputusan Utama
Mungkin ada lebih dari satu pengambil keputusan untuk sponsor acara di perusahaan target Anda, dan berikut adalah beberapa tip untuk memastikan Anda menjangkau orang yang tepat:
- Jika Anda sudah mengenal seseorang di perusahaan target, mulailah dari sana. Tanyakan padanya siapa orang yang ideal untuk dijangkau jika mereka bukan orang yang ideal.
- Jika Anda menargetkan perusahaan kecil, yang terbaik adalah menargetkan orang yang bertanggung jawab atas penganggaran. Mereka kemungkinan besar yang bertanggung jawab untuk mengendalikan dana sponsor acara.
- Jika memungkinkan, hubungi tim merek atau manajer/direktur merek. Tim merek cenderung paling menghargai sponsor acara.
- Jika perusahaan memiliki manajer sponsorship (atau gelar serupa), mereka mungkin merupakan pilihan yang paling ideal tetapi pada saat yang sama, mereka mungkin menerima banyak tawaran lain saat ini. Carilah opsi lain sebagai rencana B Anda, seperti yang dibahas di atas.
- Waktu Adalah Kunci
Secara umum, semakin awal Anda mendekati sponsor target, semakin baik.
Meskipun akan bergantung pada industri/sektor sponsor, Mei, Juni, dan September cenderung menjadi waktu terbaik untuk mendekati sponsor karena ini adalah bulan-bulan musim ramai dengan penjualan tertinggi. Bulan-bulan liburan (Juli, Agustus, November, Desember), biasanya merupakan waktu yang paling tidak ideal.
Bagaimana Platform Manajemen Acara Membantu Anda Mengamankan Sponsor Anda?
Platform manajemen acara andal yang menawarkan semua fitur yang Anda butuhkan untuk berhasil merencanakan, mengelola, dan menjalankan acara. Seperti yang telah dibahas, kunci untuk mendapatkan sponsorship adalah mengomunikasikan nilai acara Anda kepada calon sponsor, dan memastikan acara Anda berjalan sesuai rencana adalah salah satu cara terbaik untuk menunjukkan nilainya.
Dari Eventtia Anda akan mendapatkan banyak fitur manajemen acara yang berguna seperti pendaftaran/tiket, pelacakan dan manajemen peserta, kolaborasi terpusat, manajemen tugas, dan banyak lagi.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.