8 Fitur yang Harus Dicari dalam Sistem Manajemen Karyawan

Bisnis biasanya mengandalkan spreadsheet yang rumit untuk mengelola data dan proses karyawan. Namun hal itu tidak lagi terjadi. Pasar bakat menjadi sangat kompetitif, dan organisasi tidak punya pilihan selain menyederhanakan alur kerja sumber daya manusia atau SDM. Di sinilah sistem manajemen karyawan (EMS) membantu dan menawarkan bantuan.

Teknologi SDM telah berkembang pesat, dan aplikasi manajemen karyawan kini dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan dan memberikan wawasan yang berharga. Fitur-fitur ini menyederhanakan proses HR, meningkatkan efisiensi.

Perangkat lunak manajemen karyawan meningkatkan keterlibatan karyawan serta kepuasan karyawan, sehingga tidak mengherankan jika setidaknya tiga juta bisnis kini menggunakan perangkat lunak manajemen staf. (1)

Keuntungan menggunakan sistem HR dibandingkan spreadsheet

Spreadsheet telah memenuhi tujuannya untuk pengelolaan data. Namun mereka tidak mampu bersaing dengan fungsionalitas kuat dari sistem manajemen karyawan yang efektif. Ada beberapa bidang utama dimana EMS melampaui spreadsheet dalam menyederhanakan manajemen sumber daya manusia. Mari kita jelajahi kelebihan-kelebihan ini.

Manajemen dan pengambilan data yang lebih efisien

Spreadsheet dengan cepat menjadi sulit digunakan seiring bertambahnya tenaga kerja Anda. Menemukan informasi spesifik menghabiskan waktu. Ini memerlukan penyortiran dan pemfilteran manual.

Perangkat lunak HRIS menawarkan database terpusat, memungkinkan akses cepat dan mudah ke informasi karyawan melalui fungsi pencarian intuitif.

Peningkatan akurasi dan pengurangan kesalahan manusia

Entri data manual di spreadsheet juga rentan terhadap kesalahan ketik dan inkonsistensi. Namun, perangkat lunak manajemen karyawan mengotomatiskan banyak tugas entri data. Mereka meminimalkan kesalahan dan memastikan keakuratan database karyawan Anda. Hal ini menghemat waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan, dan ketidakpatuhan terhadap peraturan juga tidak terlalu mengkhawatirkan.

Fitur keamanan yang ditingkatkan untuk data sensitif

Pelanggaran data mengungkap lebih dari delapan juta catatan di seluruh dunia pada kuartal keempat tahun 2023. Masalahnya adalah spreadsheet sering kali tidak memiliki langkah keamanan yang kuat. Hal ini membuat data sensitif karyawan rentan terhadap pelanggaran. Jadi, manfaat lain dari sistem manajemen tenaga kerja adalah memprioritaskan keamanan data dengan fitur-fitur seperti kontrol akses, enkripsi, dan jalur audit. Ini memberi Anda ketenangan pikiran. Itu karena Anda tahu bahwa informasi karyawan Anda dilindungi. (2)

Skalabilitas yang lebih mudah dan analisis real-time

Akui; spreadsheet menjadi rumit seiring berkembangnya perusahaan Anda. Aplikasi manajemen karyawan dirancang untuk disesuaikan dengan bisnis Anda. Ini dapat mengakomodasi tenaga kerja Anda yang terus bertambah dan kebutuhan yang terus berkembang.

Selain itu, perangkat lunak manajemen tenaga kerja menyediakan data dan analisis waktu nyata. Bayangkan memiliki semua informasi yang Anda perlukan tentang anggota staf Anda di ujung jari Anda. Bukankah ini akan membantu Anda membuat pilihan terbaik bagi karyawan Anda? Bukankah itu akan membuat segalanya berjalan lancar? Dengan banyaknya organisasi yang menginvestasikan triliunan dolar hanya untuk menjadi lebih berbasis data, jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut harusnya sangat jelas. (3)

Mengganti spreadsheet dengan software manajemen karyawan terbaik memang menawarkan segudang keuntungan. Pertimbangkan hal tersebut saat Anda melanjutkan pencarian solusi manajemen SDM yang tepat.

Fitur inti dari sistem manajemen karyawan

Screensaver dengan beragam profil orang di dalamnya. Sekelompok orang multiras dan multigenerasi menggunakan aplikasi untuk rapat video online, bertukar pikiran, banyak karyawan melakukan panggilan video bersama

Memilih aplikasi manajemen karyawan yang tepat bergantung pada pemahaman fitur-fitur utama yang ditawarkannya. Mereka harus selaras dengan kebutuhan spesifik SDM Anda. Berikut rincian beberapa fungsi penting yang dikategorikan untuk kenyamanan Anda:

Kegunaan

1. Antarmuka intuitif

Antarmuka pengguna yang ramah akan membantu administrator SDM dan karyawan. Carilah sistem dengan tata letak yang bersih dan navigasi yang jelas. Itu juga harus memiliki persyaratan pelatihan minimal. Hal ini memastikan penerapan yang lancar dan menyederhanakan alur kerja SDM.

2. Aksesibilitas seluler

Kemampuan untuk mengakses sistem dari jarak jauh memberdayakan karyawan untuk mengelola tugas saat bepergian. Cari EMS dengan aplikasi seluler yang menawarkan fungsi inti seperti mengajukan permintaan cuti, melihat slip pembayaran, atau mengakses kebijakan perusahaan.

Kemampuan integrasi

3. Integrasi penggajian yang mulus

Mengintegrasikan sistem SDM Anda dengan perangkat lunak penggajian menghilangkan entri data manual dan memastikan pemrosesan penggajian akurat dan tepat waktu. Hal ini menghemat waktu dan sumber daya HR sekaligus mengurangi kesalahan.

4. Integrasi aplikasi pihak ketiga

Apakah Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi? Bagaimana dengan alat manajemen kinerja? Pertimbangkan EMS yang memungkinkan integrasi dengan aplikasi bisnis lain yang Anda gunakan. Hal ini mendorong ekosistem data terpadu dan menyederhanakan pertukaran data antar departemen.

Analisis dan pelaporan

5. Data dan pelaporan waktu nyata

Fitur pelaporan yang canggih memberikan wawasan berharga tentang tenaga kerja Anda. Carilah sistem yang menyediakan laporan yang dapat disesuaikan mengenai metrik utama seperti pergantian karyawan, tren waktu istirahat, dan data kinerja. Data real-time memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data. Hal ini juga mengarah pada strategi SDM proaktif yang menguntungkan tenaga kerja Anda.

Layanan mandiri karyawan

6. Portal swalayan

Portal layanan mandiri karyawan memberdayakan anggota staf untuk mengelola informasi SDM mereka sendiri, meminta cuti, memperbarui detail pribadi, dan mengakses dokumen perusahaan. Hal ini meringankan beban kerja HR sekaligus menumbuhkan rasa kepemilikan di kalangan karyawan.

Pertimbangan tambahan

7. Fleksibilitas harga

Sistem SDM hadir dalam berbagai model penetapan harga. Jelajahi opsi yang sesuai dengan ukuran dan anggaran perusahaan Anda. Carilah solusi terukur yang dapat berkembang seiring dengan kebutuhan bisnis Anda.

8. Langkah-langkah keamanan data

Pastikan sistem memprioritaskan keamanan data dengan fitur seperti kontrol akses, enkripsi, dan pencadangan rutin. Kepatuhan terhadap peraturan privasi data yang relevan juga penting.

Ingat, ini bukanlah daftar yang lengkap. Selain itu, fitur terpenting akan bervariasi tergantung pada kebutuhan unik organisasi Anda. Namun demikian, pertimbangkan fungsi inti ini dan bagaimana mereka mengatasi masalah Anda. Melakukan hal ini akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat ketika memilih EMS yang tepat untuk bisnis Anda.

Kesimpulan

EMS adalah solusi perangkat lunak canggih yang menyederhanakan proses SDM, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan menghasilkan wawasan berharga untuk membantu Anda membangun tenaga kerja yang lebih kuat.

Perhatikan bahwa menemukan alat manajemen karyawan terbaik untuk bisnis Anda seperti menemukan pakaian yang tepat—alat ini harus sesuai dengan kebutuhan Anda! Ya, fitur itu penting. Namun jangan lupa untuk mempertimbangkan apakah sistem tersebut dapat berkembang bersama Anda.

Akankah perusahaan di balik alat ini membantu Anda menyiapkan sistem? Seberapa mudahnya memindahkan data yang ada? Jawablah pertanyaan-pertanyaan ini juga.

Pertimbangkan semua aspek tersebut bersama dengan kebutuhan spesifik Anda dan rencana pertumbuhan di masa depan. Begitulah cara Anda memilih EMS yang memberikan laba atas investasi positif.

Referensi :

1. “Laporan Pasar Sistem Manajemen SDM untuk Usaha Kecil”, Sumber: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. “Jumlah akun pengguna yang terpapar di seluruh dunia dari kuartal pertama tahun 2020 hingga kuartal ke-4 tahun 2023 (dalam jutaan)”, Sumber: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. “5 Cara Menumbuhkan Nilai Bisnis Melalui Analytics”, Sumber: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9