Panduan Memulai untuk Pekerjaan Jarak Jauh

Merebaknya COVID-19 dan periode karantina berikutnya memaksa perusahaan yang bekerja di kantor untuk mengadopsi gaya kerja jarak jauh. Namun, para pemula tidak merasa terjepit karena sebagian besar sudah memilih budaya yang mengutamakan jarak jauh.

Namun, pekerjaan jarak jauh jauh lebih luas daripada pengertian biasanya – meninggalkan kantor Anda untuk bekerja dari kenyamanan rumah Anda .

Pekerjaan jarak jauh juga memerlukan pemindahan semua proses dan operasi fisik Anda ke proses digital atau jarak jauh. Sayangnya, ini mungkin tidak hanya merusak beberapa alur kerja tetapi juga membuka bisnis Anda terhadap kebocoran keuangan, kurangnya visibilitas dan komunikasi, dan lebih banyak masalah seperti itu. Jadi pemilik startup perlu mempertimbangkan untuk membuat rencana antipeluru untuk mendekati pekerjaan jarak jauh secara keseluruhan.

Tapi di mana seseorang mulai? Kami telah membuat artikel ini untuk membantu Anda menemukan cara baru untuk mendekati dan membuat pekerjaan jarak jauh berhasil untuk startup Anda. Jadi, mari kita mulai!

Bagaimana startup Anda dapat mengambil pendekatan yang lebih baik untuk pekerjaan jarak jauh?

1. Dorong manajer dan tim untuk melakukan satu lawan satu dan berdiri setiap hari

Pastikan tim secara teratur memperbarui kemajuan pekerjaan, tenggat waktu, dan hambatan yang mungkin mereka hadapi.

Komunikasi yang berlebihan diperlukan dengan pekerjaan jarak jauh untuk memastikan bahwa setiap orang jelas tentang tanggung jawab dan tujuan mereka. Itu selalu lebih baik untuk mengingatkan karyawan lebih dari sekali tentang apa yang sudah mereka ketahui daripada mengembangkan kesalahpahaman yang mengarah pada pemborosan waktu.

Hati-hati, saat Anda mencoba menegakkan ini, beri tahu manajer bahwa mereka tidak boleh terlalu mengganggu karyawan untuk standup harian ini. Alih-alih, biarkan mereka tetap pada sesi standup atau sinkronisasi harian mereka untuk memastikan karyawan berada di jalur yang benar dan fokus untuk mencapai tujuan mereka.

2. Manfaatkan manfaat konferensi video

Tidak dapat disangkal bahwa setiap bisnis harus menggunakan alat konferensi video untuk menyelesaikan pekerjaan hari ini.

Dorong karyawan untuk selalu menyalakan kamera mereka selama rapat sebagai aturan praktis. Memiliki video akan memastikan Anda memahami semua faktor komunikasi non-verbal seperti gerakan wajah, emosi, dan gerakan lainnya. Ini akan membantu Anda memahami apakah mereka setuju dengan rencana Anda, apakah mereka memiliki keraguan atau jika mereka tampak gelisah tentang hal itu. Selain itu, ini akan membawa tim Anda lebih dekat satu sama lain, memberi mereka tampilan dan nuansa bekerja dari kantor.

Merekomendasikan alat untuk konferensi video:

• Google Bertemu
• Perbesar
• dimana
• KlikRapat

3. Pastikan semua orang tahu apa yang perlu dilakukan

Pekerjaan jarak jauh hanya efektif ketika semua orang dalam tim menyadari tanggung jawab khusus mereka.

Untuk memfasilitasi ini, pastikan bahwa manajer Anda menetapkan sasaran dan pencapaian utama dengan tim mereka. Jika sebuah tujuan tampak terlalu besar untuk didekati, bagilah menjadi target yang lebih kecil dan lebih mudah didekati – batu loncatan yang menjadi langkah penting untuk rencana yang lebih besar.

Alat manajemen proyek ada untuk membantu Anda menyiapkan tonggak kecil ini untuk mencapai tujuan Anda.

Merekomendasikan alat manajemen proyek:

• Trello
• asana

4. Dokumentasikan secara menyeluruh pekerjaan apa pun yang dilakukan

Meskipun SMS atau email akan menjadi cara untuk memberi tahu semua anggota tim tentang perkembangan terbaru dalam pekerjaan, menuliskan hal-hal di dokumen bersama dapat memastikan semua orang di organisasi dapat memperoleh informasi tentang kemajuan. Selain itu, ini membangun budaya inklusi dalam perusahaan Anda.

Alat yang direkomendasikan untuk dokumentasi:

• Google Dokumen
• Gagasan

5. Lindungi keuangan Anda dengan mengotomatisasi manajemen pengeluaran Anda

“Waspadalah terhadap pengeluaran kecil; kebocoran kecil dapat menenggelamkan kapal besar” – Benjamin Franklin.

Tidak mengherankan bahwa tim Keuangan yang efisien hadir di jantung setiap startup yang sukses. Namun, pekerjaan jarak jauh telah membuat keuangan startup dalam keadaan rentan dengan menambahkan jarak fisik antara karyawan, yang menyebabkan proses yang rusak. Ini telah membuat tim Keuangan bekerja berjam-jam untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang pengeluaran bisnis.

Pekerjaan jarak jauh merusak manajemen pengeluaran manual dan membuat organisasi Anda rentan terhadap berbagai kebocoran keuangan melalui catatan yang rusak, penipuan pengeluaran, dan banyak lagi. Akibatnya, perusahaan di seluruh dunia perlahan mulai mengadopsi perangkat lunak manajemen biaya untuk memastikan keuangan yang solid.

Perangkat lunak penggantian biaya dengan mudah menutup semua kebocoran keuangan Anda dan membebaskan waktu untuk tugas yang lebih sensitif terhadap waktu. Ini memastikan hanya biaya yang sesuai yang diajukan dengan mengotomatiskan pemeriksaan pra-pengajuan; dengan demikian, menjaga penipuan di teluk. Selain itu, perangkat lunak laporan pengeluaran dilengkapi dengan teknologi OCR yang secara otomatis mengekstrak data dari tanda terima dan mengisi otomatis semua kolom penting dari laporan pengeluaran. Ini memastikan tidak ada ketergantungan pada tenaga kerja manual dan mencegah kesalahan entri data sekaligus menjaga keuangan perusahaan Anda tetap aman.

6. Pekerjakan orang yang tepat

Saat merekrut, cari tanda yang akan memberi tahu Anda apakah kandidat akan cocok dengan budaya kerja jarak jauh organisasi Anda. Ajukan pertanyaan seperti “Apakah Anda pernah bekerja dari jarak jauh sebelumnya?” atau “Apakah Anda pernah melakukan pekerjaan lepas?” Orang dengan pengalaman seperti itu biasanya memiliki disiplin yang lebih baik dan termotivasi untuk “melakukan sesuatu” secara alami.

Pada saat yang sama, luangkan waktu untuk memahami bagaimana Anda dapat melengkapi karyawan Anda yang sudah ada untuk siapa perubahan ini mungkin baru. Berikan mereka sumber daya dan alat yang tepat untuk membantu mereka menjembatani kesenjangan dan memanfaatkan sebaik-baiknya bekerja dari jarak jauh, dengan cara kerja, dan sebaliknya.

7. Percayai karyawan Anda

Seringkali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, manajer memiliki keraguan yang akan datang tentang apakah anggota tim mereka benar-benar bekerja. Jadi satu aturan praktis di sini adalah jika Anda ingin pekerjaan jarak jauh berhasil, kepercayaan harus berjalan dua arah. Mulai dulu!

Micromanaging dan kontrol yang berlebihan tidak berjalan dengan baik di lingkungan yang jauh. Dengan memberi orang kebebasan yang mereka butuhkan, Anda akan melihat bahwa mereka mulai mengambil lebih banyak kepemilikan atas proyek mereka. Menetapkan pedoman yang jelas tentang jenis kinerja yang diharapkan dan mekanisme pelaporan.

PS – Sesuatu yang akan dilihat sebagai batas kediktatoran meminta tim Anda untuk merekam layar saat mereka bekerja atau mengambil tangkapan layar untuk melaporkan secara teratur. Ini menghancurkan moral mereka dalam jangka panjang.

8. Lakukan percakapan pendingin air virtual

Buat saluran terpisah di mana karyawan Anda dapat bersosialisasi dan mengambil istirahat yang sangat dibutuhkan dari pekerjaan. Karyawan dapat menggunakan ruang ini untuk berbagi minat pribadi dan momen lucu untuk sekadar tertawa bersama anggota tim. Jangan memiliki terlalu banyak saluran ini, karena dapat mengacaukan ruang kerja Anda dan bertindak sebagai pengalih perhatian.

Selain itu, Anda dapat membuat saluran ini tetap bisu dan mendedikasikan sejumlah waktu tertentu setiap hari untuk memeriksanya saat Anda membutuhkan gangguan. Dengan cara ini, mereka tidak akan mengganggu karyawan Anda saat mencoba fokus pada pekerjaan.

Pikiran perpisahan

Alat dan strategi yang disebutkan di sini dapat membantu Anda secara efisien beralih ke mode kerja jarak jauh 100% dengan mempermudah prosesnya. Dengan kembalinya kami ke ruang kantor yang terlihat lebih jauh, inilah saat yang tepat untuk memastikan bahwa startup Anda siap untuk jangka panjang.