Keuntungan Didukung Data dari Sistem Telepon VoIP

Anda pernah mendengar desas-desus tentang sistem telepon virtual, tetapi sebelum Anda menyingkirkan telepon kantor tradisional, Anda ingin melihat data di balik mengapa beralih ke VoIP adalah ide yang tepat.

VoIP (Voice Over Internet Protocol) mungkin yang paling terkenal karena secara drastis mengurangi biaya komunikasi bisnis, tetapi juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan, memberikan lebih banyak fleksibilitas kepada tim jarak jauh, menawarkan kualitas panggilan yang lebih tinggi, dan banyak lagi.

Di bawah ini, kami akan menunjukkan kepada Anda angka-angka yang membuat kasus menarik untuk manfaat VoIP dan melengkapi Anda dengan fitur-fitur yang mengurangi miskomunikasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Penurunan Biaya Operasional

Beralih ke telepon VoIP dari telepon bisnis darat tradisional menghemat rata-rata 49-69% biaya komunikasi bulanan perusahaan. (Sumber)

Mengingat bahwa tabel di atas menunjukkan bagaimana VoIP menurunkan biaya komunikasi, pemeliharaan, dan perangkat keras, tidak sulit untuk mempercayai studi terbaru dari Microsoft yang membuktikan bahwa 82% perusahaan mengalami penghematan biaya yang signifikan ketika beralih ke opsi VoIP berbiaya rendah. .

Berkomunikasi melalui Internet sebagai lawan dari sistem telepon tradisional, PSTN, juga dapat menyelamatkan Anda:

• Hingga 40% dari biaya bulanan panggilan telepon lokal dan pengurangan biaya panggilan jarak jauh
• Hingga 90% dari biaya bulanan panggilan internasional
• Hingga 90% dari biaya komunikasi awal untuk bisnis baru
• Hingga 30% dari biaya telekonferensi (bila menggunakan kemampuan suara dan video)

Meskipun Anda mungkin ingin membeli peralatan VoIP dasar seperti telepon IP dan headset, satu-satunya hal yang benar-benar Anda perlukan untuk mengoperasikan sistem telepon virtual dengan sukses adalah koneksi Internet broadband yang andal, dengan biaya rata-rata $50-$75 per bulan.

Plus, bahkan jika Anda memilih untuk membeli telepon dan peralatan VoIP yang kompatibel, bisnis kecil dengan 30 karyawan atau kurang akan tetap menghemat hingga $1200/bulan dengan beralih ke VoIP. Dan jika Anda menggunakan kemampuan softphone VoIP dengan peralatan Anda saat ini? Anda dapat melihat penghematan hingga $1727/bulan.

(Sumber: Virtual PBX Whitepaper, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbour Networks)

Beragam Fitur dan Paket

Fitur VoIP tingkat lanjut dapat menghemat rata-rata 29 menit waktu panggilan pengguna setiap hari. (Sumber)

(Sumber Gambar)

Telepon analog dan saluran telepon tradisional memiliki fitur dasar seperti pesan suara, ID penelepon, dan opsi penerusan panggilan terbatas.

Tetapi fitur VoIP jauh lebih maju, memungkinkan pengguna untuk membawa komunikasi bisnis ke tingkat berikutnya.

Fitur yang harus dicari meliputi:

• Rekaman panggilan
• Distribusi panggilan otomatis dan sistem IVR
• Penjawab otomatis
• Perutean panggilan, transfer panggilan, parkir panggilan, dan panggilan tunggu
• Temukan Saya/Ikuti Saya
• Integrasi CRM pihak ketiga
• Konferensi video
• antrian panggilan
• Pesan suara ke teks
• Grup dering
• Pemantauan panggilan, panggilan tongkang, panggilan bisikan
• Analisis dan data panggilan lanjutan

Fitur-fitur ini dapat:

• Meningkatkan tingkat resolusi panggilan pertama, yang dapat mengurangi churn pelanggan sebesar 80% dan meningkatkan penerimaan penjualan silang sebesar 20%
• Kurangi kebutuhan penelepon untuk berbicara dengan agen langsung dengan mengandalkan IVR swalayan (yang biayanya 100 kali lebih murah daripada panggilan agen langsung)
• Kurangi waktu tunggu pelanggan, yang mengurangi tingkat pengabaian panggilan, menghemat hingga 40% pendapatan yang hilang
• Kurangi potensi miskomunikasi bisnis, yang setiap tahun dapat merugikan perusahaan antara $4000-$6000/karyawan
• Tingkatkan tingkat retensi panggilan hingga 98% berkat menahan musik dan pesan

Seperti yang akan kita bahas nanti dalam posting ini, fungsionalitas VoIP juga meningkatkan produktivitas karyawan dan menawarkan tingkat fleksibilitas yang lebih tinggi untuk tim jarak jauh.

Hal ini terutama berlaku untuk fitur konferensi video, yang

Layanan VoIP juga menawarkan beberapa paket berbeda per produk, tidak hanya memudahkan Anda untuk menikmati skalabilitas dengan layanan telepon Anda di masa mendatang, tetapi juga membantu Anda menghindari membayar fitur-fitur canggih yang mungkin tidak Anda perlukan.

Selain fitur yang dibundel yang disertakan dengan paket, banyak penyedia menawarkan fitur tambahan seperti transkripsi rekaman panggilan, ruang penyimpanan cloud ekstra, dan pesan suara ke email. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda dapat menambahkan saluran komunikasi tambahan dan fitur baru untuk memenuhi kebutuhan Anda yang terus berkembang.

(Sumber: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

Peningkatan Kualitas Panggilan

Kualitas panggilan yang buruk membebani perusahaan sekitar $550/karyawan per tahun. (Sumber)

(Sumber Gambar)

Masalah seperti kebisingan latar belakang telepon meja, panggilan terputus, pemberitahuan pesan suara tidak terjawab, dan statis tidak hanya mengganggu — mereka juga membebani pendapatan perusahaan Anda dalam hal panggilan yang diabaikan dan penurunan produktivitas karyawan.

Faktanya, rata-rata karyawan kehilangan sekitar setengah jam setiap minggu karena masalah dengan kualitas audio panggilan.

Selain itu, kualitas audio yang buruk adalah mimpi buruk dalam hal konferensi audio atau panggilan video grup yang sukses. Lebih dari 80% tim mengatakan bahwa audio berkualitas tinggi adalah salah satu faktor terpenting dalam keberhasilan konferensi grup atau tidak.

Penyedia layanan VoIP dapat menawarkan panggilan HD berkualitas tinggi menggunakan fitur seperti peredam bising latar belakang, codec audio pita lebar, dan peningkatan kualitas panggilan otomatis dengan mengoptimalkan penggunaan bandwidth.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menangani masalah kualitas panggilan umum seperti latensi dan kehilangan paket data, lihat posting kami tentang masalah dan solusi VoIP.

(Sumber: EPOS, UCToday)

Peningkatan Produktivitas Tim

Telepon VoIP dapat meningkatkan produktivitas tim hingga 20%. (Sumber)

(Sumber Gambar)

Teknologi VoIP tidak hanya meningkatkan produktivitas tim dengan menghemat waktu yang sebelumnya hilang karena kualitas audio yang buruk dan fitur-fitur canggih.

Fitur seperti auto-dialer membuat penetrasi daftar panggilan jauh lebih efektif, karena mereka memanggil nomor untuk agen, melewati nomor yang sibuk atau terputus, dan secara otomatis menghapus daftar panggilan. Mereka juga hanya mentransfer agen ke panggilan saat penelepon sedang menelepon dan siap untuk berbicara.

Agen yang memanggil nomor secara manual hanya memiliki waktu bicara sekitar 10-15 menit per jam, sedangkan penghematan waktu yang ditawarkan VoIP dapat meningkatkan waktu bicara tersebut hingga 200-300%.

Selain itu, kemampuan IVR (Interactive Voice Response) memungkinkan layanan mandiri pelanggan tingkat tinggi tanpa perlu berbicara dengan agen langsung. Ini tidak hanya membebaskan agen Anda untuk menangani masalah yang lebih sensitif terhadap waktu, tetapi juga berarti bahwa perusahaan Anda tersedia 24/7.

Plus, tidak ada karyawan yang ingin mengulang jawaban yang sama untuk pertanyaan yang sama hari demi hari. Dengan membiarkan sistem IVR menangani bagian pekerjaan yang lebih biasa, anggota tim Anda akan dapat fokus pada hal-hal yang mereka sukai — dan karyawan yang lebih bahagia setidaknya 13% lebih produktif daripada yang tidak bahagia.

Terakhir, seperti yang akan kita lihat di bawah, VoIP meningkatkan kemampuan anggota tim untuk bekerja dari jarak jauh — yang penting untuk produktivitas. Lebih dari 75% pekerja jarak jauh melaporkan tingkat produktivitas yang lebih tinggi daripada di ruang kantor tradisional, sementara hampir 1/4 pekerja jarak jauh mengatakan mereka bekerja lebih lama berkat fleksibilitas tambahan dan kurangnya perjalanan.

(Sumber: Pembantu Pusat Panggilan, Jaringan Pelabuhan, Personil Hari Ini, CoSo Cloud)

Ramah Kerja Jarak Jauh

Hampir 60% karyawan mengatakan bahwa VoIP telah meningkatkan kemampuan mereka untuk bekerja dari jarak jauh tanpa mengorbankan kualitas. (Sumber)

(Sumber Gambar)

Aman untuk mengatakan bahwa pekerjaan jarak jauh adalah normal baru.

Laporan Nextiva baru-baru ini menunjukkan bahwa, bahkan sebelum COVID-19, 1 dari 3 perusahaan memiliki setidaknya beberapa karyawan yang bekerja dari jarak jauh, sementara survei Gartner menunjukkan bahwa 74% bisnis akan memiliki beberapa bentuk pekerjaan jarak jauh permanen pada akhir tahun 2021.

Aplikasi seluler VoIP berarti anggota tim Anda dapat diakses ke mana pun mereka pergi. Faktanya, jajak pendapat Gallup baru-baru ini menemukan bahwa aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan sebesar 20%.

Tidak mengherankan bahwa lebih dari 75% pemilik bisnis mengatakan bahwa peningkatan mobilitas yang diberikan VoIP kepada anggota tim telah menjadi salah satu hal terbaik dalam beralih.

Penerusan panggilan dan akses jarak jauh ke pesan suara adalah dua fitur terbesar yang membantu pekerja jarak jauh. Hampir 30% karyawan mengatakan kebutuhan kerja jarak jauh terbesar mereka adalah untuk dapat meneruskan panggilan ke perangkat pribadi mereka, sementara 25% sebagian besar membutuhkan sistem pesan suara yang fleksibel.

Fitur tambahan seperti sinkronisasi multi-perangkat, pesan obrolan tim, perutean panggilan lanjutan, pemberitahuan panggilan tidak terjawab dan pesan suara, softphone, dan integrasi CRM juga memudahkan anggota tim untuk membawa pekerjaan mereka ke mana saja dengan portabilitas sistem telepon VoIP.

(Sumber: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

Temukan Keuntungan VoIP Sendiri

Sekarang Anda dapat melihat apa yang telah dilakukan VoIP untuk perusahaan lain, saatnya bisnis Anda merasakan manfaat yang sama.

Tentu saja, keberhasilan nyata dari sistem telepon virtual Anda tergantung pada penyedia yang Anda pilih.

Anda harus mempertimbangkan fitur yang ditawarkan setiap paket jika layanan tersebut kompatibel dengan perangkat lunak bisnis pihak ketiga atau perangkat keras yang ada, dan biaya keseluruhan sistem telepon bisnis baru.

Tabel interaktif kami membandingkan fitur, harga, paket yang tersedia, dan ulasan pengguna dari penyedia VoIP bisnis terkemuka seperti Nextiva, Vonage, RingCentral, dan GoToConnect.

FAQ Layanan Telepon VoIP

Di bawah ini, kami telah menyusun daftar pertanyaan umum layanan telepon VoIP yang sering diajukan.