Panduan Ulimate tentang Cara Merencanakan dan Menyelenggarakan Acara yang Sukses

Acara adalah salah satu cara paling umum untuk merayakan, mengenang, dan membangun komunitas. Mereka dapat berfungsi sebagai cara untuk menyatukan orang dalam perayaan, atau sekadar mempromosikan kesadaran tentang sesuatu yang penting. Kunci untuk merencanakan acara adalah pertama-tama memahami jenis acara yang Anda selenggarakan: Jika hanya untuk bersenang-senang (atau penggalangan dana), maka pertahankan hal-hal sederhana. Namun jika tujuan Anda juga pengembangan pendidikan atau profesional—dan Anda ingin peserta mengambil sesuatu dari pengalaman tersebut—maka pertimbangkan untuk memasukkan semacam agenda formal dengan tujuan pembelajaran bersama dengan apa pun yang terjadi di acara Anda.

Mengatur Agenda

Apa itu agenda?

Agenda adalah daftar item yang akan dibahas pada rapat atau acara. Ini membantu orang mempersiapkan pertemuan, sehingga mereka tahu apa yang akan mereka bicarakan dan kapan itu akan terjadi.

Mengapa penting untuk membuat agenda?

Agenda membantu memastikan bahwa setiap orang yang perlu berbicara selama rapat mendapat kesempatan, serta memastikan tidak ada topik penting yang terlewatkan selama diskusi. Jika ada beberapa pembicara yang dijadwalkan untuk satu slot waktu (misalnya: dua pembicara pada jam 3 sore), maka memiliki agenda juga memastikan bahwa setiap pembicara mendapatkan waktu yang cukup untuk presentasi mereka sebelum melanjutkan ke topik berikutnya dalam daftar Anda!

Merencanakan dan Mengatur Tempat

Memilih tempat adalah bagian penting dari perencanaan acara. Anda ingin memastikan bahwa ruang acara Anda sesuai dengan jenis acara yang Anda rencanakan, serta jumlah orang yang akan hadir dan persyaratan lainnya.

• Pilih tempat yang sesuai dengan acara Anda: Jika Anda mengadakan pesta koktail kecil di rumah, memilih ballroom besar mungkin tidak perlu atau praktis. Di sisi lain, jika Anda mengadakan upacara pernikahan di luar ruangan dengan 500 tamu yang hadir dari seluruh dunia (dan ingin semuanya cocok dengan nyaman), maka menyewakan seluruh stadion olahraga mungkin diperlukan!
• Pilih tempat yang dapat diakses oleh semua orang yang terlibat: Jika sulit bagi orang yang bepergian jauh atau mereka yang tidak memiliki mobil (seperti pengguna transportasi umum), pertimbangkan untuk membuat pengaturan terlebih dahulu agar mereka dapat tiba di sana dengan mudah tanpa mengkhawatirkan waktu mengemudi / masalah jarak di atas semua hal lain yang terjadi selama acara seperti pernikahan dan sebagainya.
• Pilih opsi yang terjangkau sedapat mungkin karena sebagian besar anggaran ketat akhir-akhir ini karena kondisi ekonomi di seluruh dunia.

Mendapatkan Orang dan Mitra yang Tepat

Langkah pertama untuk merencanakan acara yang sukses adalah melibatkan orang dan mitra yang tepat. Sangat penting untuk memilih individu yang bersemangat dengan tujuan Anda, dan dapat membawa keahlian unik mereka sendiri untuk membantu mewujudkannya.

Anda mungkin ingin memulai dengan bertanya pada diri sendiri: Siapa yang saya kenal yang mungkin tertarik untuk membantu proyek saya? Kemudian pertimbangkan bagaimana setiap orang dapat berguna selama pelaksanaannya–keterampilan apa yang dia miliki? Apakah mereka memiliki koneksi dalam industri kita yang akan menguntungkan kita?

Setelah Anda mengidentifikasi calon anggota tim, hubungi! Pastikan tidak hanya menjelaskan mengapa proyek ini sangat penting bagi mereka (dan mengapa itu akan menyenangkan), tetapi juga memberi mereka pilihan bagaimana mereka dapat menyumbangkan waktu dan energi mereka – apakah itu dengan menjadi sukarelawan di sebuah acara atau menyumbangkan uang untuk pembuatannya. biaya

Membuat Situs Web Acara

Anda dapat membuat situs web untuk acara Anda menggunakan platform seperti Wix atau Squarespace. Anda juga dapat mempekerjakan seseorang untuk membuatnya untuk Anda, jika Anda memilih untuk tidak melakukannya sendiri. Setelah situs web Anda aktif dan berjalan, pastikan untuk menyertakan semua hal berikut:

• Deskripsi tentang apa yang akan terjadi di acara tersebut (mis., "Bergabunglah dengan kami untuk konferensi tahunan kami di mana kami akan membahas bagaimana praktik terbaik dalam SDM telah berubah dari waktu ke waktu.")
• Gambaran tentang siapa yang harus hadir (misalnya, "Konferensi ini terbuka hanya untuk karyawan di dalam perusahaan kami.")
• Tanggal dan waktu saat pendaftaran dibuka dan juga ditutup (mis., “Pendaftaran akan dibuka pada 1 Januari pukul 09.00 EST dan ditutup pada 1 Maret pukul 17.00 EST.”). Pastikan semua pendaftar memiliki kesempatan sebelum itu!

Memasarkan Acara Anda

Selain media sosial, pemasaran email dan iklan cetak juga merupakan metode efektif untuk mempromosikan acara Anda. Media sosial menawarkan keuntungan untuk menjangkau audiens yang besar dalam sekejap, tetapi penting untuk diingat bahwa banyak orang memilih untuk tidak dibombardir dengan iklan di umpan berita atau garis waktu mereka. Pemasaran email memberi Anda lebih banyak kontrol atas siapa yang melihat pesan Anda dan juga memungkinkan lebih banyak penyesuaian saat mendesain template email itu sendiri (misalnya, menambahkan tautan langsung dari spreadsheet). Iklan cetak dapat mencakup selebaran atau poster di bisnis lokal di mana orang mungkin melihatnya saat berbelanja atau makan di restoran dekat tempat acara akan diadakan. Iklan radio dan TV juga patut dipertimbangkan karena biasanya lebih murah daripada bentuk iklan lainnya karena biaya produksi yang lebih rendah.

Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Acara

Menggunakan perangkat lunak manajemen acara seperti alternatif Cvent dan pesaing adalah cara terbaik untuk tetap teratur dan sesuai rencana Anda. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda melacak semua detail yang perlu dipertimbangkan untuk suatu acara, seperti penganggaran, penjadwalan, dan bahkan tiket.

Anda juga dapat menggunakannya sebagai hub pusat untuk berbagi informasi dengan orang lain yang terlibat dalam proses perencanaan. Ini memungkinkan semua orang yang terlibat dalam proyek (termasuk sponsor, vendor, dan sukarelawan) mengakses dari mana saja kapan saja sehingga mereka dapat menyumbangkan ide atau umpan balik tentang apa yang menurut mereka harus terjadi selanjutnya.

Pengambilan Kunci

Anda dapat mengatur acara yang sukses dengan membuat rencana, mendapatkan orang dan mitra yang tepat, membuat situs web, dan memasarkan acara Anda.

Pertama-tama Anda perlu memutuskan siapa yang akan terlibat dalam perencanaan acara tersebut. Pastikan setiap orang memiliki peran dan tanggung jawab khusus mereka sendiri untuk setiap tahap proyek Anda. Selain itu, adalah bijaksana untuk menyertakan seseorang yang berpengalaman dalam mengorganisir acara karena mereka akan dapat memandu Anda melalui masalah apa pun yang muncul selama proses perencanaan atau pengorganisasian acara.

Saat mencari tempat, pertimbangkan apakah ada cukup ruang yang tersedia untuk semua peserta sekaligus; pertimbangkan juga apakah ada batasan pada jenis makanan/minuman apa yang dapat disajikan di tempat ini (mis., alkohol tidak diperbolehkan). Jika memungkinkan, coba pesan tempat yang lebih dekat satu sama lain daripada lebih jauh sehingga orang tidak memiliki jarak yang jauh di antara mereka saat bepergian antar lokasi selama jeda antara sesi dan sebagainya… ini juga menghemat waktu yang seharusnya dihabiskan untuk menunggu sambil menunggu orang lain sebelum kembali lagi setelah istirahat makan siang mungkin?

Kesimpulan

Sebagai kesimpulan, penting untuk diingat bahwa tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua dalam merencanakan suatu acara. Itu tergantung pada jenis acara yang Anda selenggarakan dan apa tujuan Anda. Kami harap panduan ini membantu Anda memahami seluk beluk perencanaan acara sehingga Anda dapat menciptakan pengalaman tak terlupakan untuk tamu Anda!